呂蘊(yùn)紅

(河北聯(lián)合大學(xué)圖書館 河北唐山 063000)

高校圖書館檔案管理經(jīng)驗(yàn)探討

呂蘊(yùn)紅

(河北聯(lián)合大學(xué)圖書館 河北唐山 063000)

檔案 高校圖書館 內(nèi)容

圖書館檔案是指圖書館及其工作人員在各項(xiàng)活動(dòng)中產(chǎn)生的具有查考、利用價(jià)值并歸檔保存起來(lái)的材料，它既是圖書館業(yè)務(wù)工作的反映，也是圖書館管理水平的體現(xiàn)。隨著高校圖書館工作的發(fā)展與深化，檔案管理在圖書館工作中發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。高校圖書館必須加強(qiáng)檔案意識(shí)，依據(jù)本校檔案管理規(guī)范開展好檔案工作。

1 圖書館檔案工作的重要性

圖書館檔案客觀、真實(shí)地記載著圖書館各個(gè)歷史時(shí)期的發(fā)展軌跡，驗(yàn)證著圖書館歷年實(shí)踐工作的成果，是圖書館工作全面、系統(tǒng)、真實(shí)的記錄，是圖書館發(fā)展歷程的見證［1］。

1.1 為圖書館領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考 圖書館檔案真實(shí)地記錄著圖書館科學(xué)管理的過(guò)程，反應(yīng)了圖書館管理歷史的全貌，是管理者領(lǐng)導(dǎo)決策的第一手參考資料［2］，為領(lǐng)導(dǎo)決策的制定提供了最為真實(shí)可靠的依據(jù)，有助于提高圖書館科學(xué)管理的水平。

1.2 為圖書館的業(yè)務(wù)工作提供依據(jù) 圖書館檔案體現(xiàn)了圖書館的業(yè)務(wù)工作特點(diǎn)和規(guī)律，全面系統(tǒng)地記錄了圖書館各個(gè)階段主要工作及業(yè)務(wù)特色，長(zhǎng)期積累下來(lái)，可以較為全面地反映一定歷史時(shí)期內(nèi)該館的業(yè)務(wù)流程、辦館特色、業(yè)務(wù)重點(diǎn)等，為以后圖書館業(yè)務(wù)工作的開展指明方向。

1.3 為讀者更好地了解和利用圖書館提供借鑒 圖書館檔案為讀者了解圖書館提供了最為詳實(shí)的記錄，使圖書館的各項(xiàng)工作有據(jù)可查。有利于對(duì)外宣傳和樹立良好的圖書館形象，為讀者了解圖書館的辦館特色，更好地利用圖書館的資源，更便捷地獲得所需要的服務(wù)提供參考。

1.4 為圖書館未來(lái)發(fā)展提供參考 圖書館檔案完整地記載了圖書館各個(gè)階段的組織結(jié)構(gòu)、人員編制、工作業(yè)績(jī)、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，客觀地記載了圖書館的歷史、辦館條件、發(fā)展路程、資源結(jié)構(gòu)、讀者服務(wù)以及管理工作等各個(gè)方面的信息。隨著圖書館檔案的不斷累積、豐富和充實(shí)，檔案工作為圖書館制定未來(lái)的發(fā)展規(guī)劃提供了最為可靠的參考信息。

2 圖書館檔案工作的內(nèi)容及原則

2.1 圖書館檔案工作的內(nèi)容 高校圖書館檔案主要是指圖書館管理工作以及業(yè)務(wù)工作中產(chǎn)生的文件材料、報(bào)表、資料、電子文檔等［3］。其內(nèi)容具體表現(xiàn)為以下4個(gè)方面:①在圖書館管理過(guò)程中產(chǎn)生的文件材料，主要是指上級(jí)管理機(jī)關(guān)以及院、校主管部門針對(duì)圖書館及相關(guān)工作下發(fā)的文件材料;圖書館向上級(jí)機(jī)關(guān)及院、校主管部門提交的各種請(qǐng)示、報(bào)告等文件材料;圖書館在日常的管理工作中形成的文件材料。②圖書館業(yè)務(wù)工作活動(dòng)中產(chǎn)生的文件資料，主要包括圖書館各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作中形成的條例、細(xì)則、辦法、規(guī)章制度和重要文件資料;館藏建設(shè)規(guī)劃;各類文獻(xiàn)資源及電子資源的采購(gòu)、征訂計(jì)劃;服務(wù)工作中的產(chǎn)生的用戶檔案;文獻(xiàn)利用、館際交流等形成的各種檔案資料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表;年度計(jì)劃、總結(jié)、工作報(bào)告等。③圖書館科學(xué)研究過(guò)程中產(chǎn)生的文件材料，主要包括圖書館主辦或承辦的學(xué)術(shù)活動(dòng)所形成的文件材料;本館工作人員承擔(dān)的各級(jí)各類科研項(xiàng)目申報(bào)、結(jié)題、鑒定結(jié)果材料;本館工作人員公開出版的論著和公開發(fā)表的論文;館內(nèi)成員撰寫和編制的調(diào)研報(bào)告;專題性文摘和專題性索引等。④圖書館人事檔案，高校圖書館所收集保存的人事檔案是在日常工作中形成的組織人事材料。主要包括:圖書館人才引進(jìn)工作的材料;工作人員基本情況、個(gè)人業(yè)務(wù)自傳;工作人員的繼續(xù)教育情況;職工考評(píng)、考核、評(píng)聘材料;職工工資、職務(wù)、職稱、科研、晉升、任免等材料。

2.2 圖書館檔案工作的原則 高校圖書館檔案管理工作的開展應(yīng)遵循以下的原則:①真實(shí)性原則，要求材料必須客觀、真實(shí)、可靠，經(jīng)得起推敲和追問(wèn)，是圖書館日常工作真實(shí)情況的反映;②原始性原則，要求材料盡可能不要做二次加工，以保持資料的原始面貌為最佳。這樣形成的檔案才會(huì)更加真實(shí)地反映圖書館的發(fā)展歷程，在圖書館今后的發(fā)展中起到查證、參考的作用，為圖書館工作的接班人提供最有價(jià)值的文獻(xiàn)資源。

3 檔案管理的現(xiàn)狀

3.1 檔案工作的優(yōu)勢(shì)

3.1.1 領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作。河北聯(lián)合大學(xué)(建設(shè)路校區(qū))圖書館領(lǐng)導(dǎo)對(duì)圖書館檔案工作比較重視，成立了專門的圖書館檔案工作小組，定期召開會(huì)議，強(qiáng)調(diào)檔案工作對(duì)于圖書館未來(lái)發(fā)展的重要性，加強(qiáng)館員們的歸檔意識(shí)，為我館檔案管理工作的開展打下了良好的基礎(chǔ)。

3.1.2 制定管理細(xì)則，健全管理制度。為了使檔案工作不斷規(guī)范，我館責(zé)成有檔案專業(yè)背景的館員，根據(jù)工作實(shí)際并參照我校檔案館的相關(guān)管理規(guī)則，起草了圖書館檔案管理工作細(xì)則，制定了圖書館檔案的歸檔范圍、保存期限。并將其作為規(guī)章制度長(zhǎng)期參照?qǐng)?zhí)行。

3.1.3 指定專人負(fù)責(zé)，實(shí)行定期檢查。為了把我館的檔案工作開展得更加有條不紊，我館的各個(gè)部門均設(shè)定專人負(fù)責(zé)本部門檔案，各部門業(yè)務(wù)工作中產(chǎn)生的檔案短期內(nèi)在本部門保存，以備查考、利用。每學(xué)期末主管檔案工作的館長(zhǎng)對(duì)各部門檔案進(jìn)行檢查，查找不足，以促進(jìn)各部門在下個(gè)學(xué)期更好地開展檔案工作。

3.2 檔案工作的組織與管理

3.2.1 檔案工作的管理辦法。我館的檔案管理辦法是在多年的工作實(shí)踐中摸索、總結(jié)出來(lái)的。我館的檔案工作自2006年開始實(shí)行。根據(jù)工作狀況，我館的檔案采取總－分制的管理辦法，即圖書館辦公室負(fù)責(zé)圖書館管理以及涉及圖書館總體狀況方面的檔案，各部門(主要包括采編部、流通閱覽部、信息咨詢部、教學(xué)培訓(xùn)部)的業(yè)務(wù)檔案由各部門指定專人負(fù)責(zé)管理，以學(xué)年為單位，每學(xué)年定期檢查。這既有利于檔案的收集、整理，也有利于檔案在業(yè)務(wù)工作中發(fā)揮其應(yīng)有的作用，便于各個(gè)業(yè)務(wù)部門在工作中查考、利用。

3.2.2 檔案工作的案卷組織。組卷，又稱立卷，就是將每一大類下的檔案按照某種聯(lián)系分類組成案卷的工作。我館檔案的組卷主要包括以下幾個(gè)過(guò)程:①按某種特征聯(lián)系對(duì)檔案進(jìn)行組卷，比如，業(yè)務(wù)檔案一般按材料的時(shí)間特征組卷，如遇某個(gè)業(yè)務(wù)問(wèn)題(專題)的文件較多時(shí)，也可單獨(dú)按文件的問(wèn)題特征組卷;②擬寫案卷標(biāo)題，案卷標(biāo)題的擬寫既要表達(dá)言簡(jiǎn)意賅，又要描述準(zhǔn)缺，讓人一目了然;③對(duì)卷內(nèi)文件進(jìn)行排列和編號(hào)。我們一般按文件的形成時(shí)間排列，并編上頁(yè)號(hào)和件號(hào);④填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表，卷內(nèi)目錄一般按事由原則進(jìn)行填寫;⑤對(duì)案卷進(jìn)行裝訂，所有整理好的案卷，均需要逐一裝訂，文件在裝訂前要除去上面的金屬品。以防止文件受潮金屬銹蝕后損壞文件。

3.3 檔案工作中仍需加強(qiáng)的方面

3.3.1 定期對(duì)檔案管理人員培訓(xùn)，增強(qiáng)檔案意識(shí)。檔案意識(shí)與檔案工作相輔相成，檔案意識(shí)直接關(guān)系到檔案工作的質(zhì)量，對(duì)檔案工作有巨大的推動(dòng)作用，有了良好的檔案意識(shí)，使檔案材料在日常工作中被及時(shí)收集、整理，才能使檔案材料盡可能準(zhǔn)確與完整［4］。對(duì)檔案工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，首先要進(jìn)行職業(yè)道德教育，增強(qiáng)其責(zé)任感和歸檔意識(shí);其次要抓好檔案人員的繼續(xù)教育，不斷提高其業(yè)務(wù)能力和實(shí)際操作水平;再次要提高檔案管理人員的交流、溝通能力，主動(dòng)與本部門及相關(guān)部門通知交流，及時(shí)獲得有價(jià)值的檔案材料，保證檔案收集的及時(shí)全面和完整。

3.3.2 深化檔案工作內(nèi)容，加快圖書館檔案電子化進(jìn)程。信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)，在這樣的背景下，對(duì)檔案開發(fā)的要求也越來(lái)越高［5］。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)站建設(shè)、開發(fā)數(shù)據(jù)庫(kù)、在線咨詢、手機(jī)短信、移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)等手段都已成為信息資源的開發(fā)和利用的手段，為檔案管理現(xiàn)代化提供了快捷、準(zhǔn)確、方便的途徑。如何利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)檔案資源進(jìn)行深度的開發(fā)和利用，最大限度地發(fā)揮檔案的作用;既方便檔案的日常存取、利用，又保證檔案的真實(shí)、可靠，成為了今后檔案管理工作的重點(diǎn)。

［1］ 王艷玲.圖書館業(yè)務(wù)檔案規(guī)范性管理探析［J］.南昌教育學(xué)院學(xué)報(bào)，2011，26(5):195

［2］ 孫愛華.圖書館檔案管理創(chuàng)新研究［J］.黑河學(xué)刊，2010，151(3):131

［3］ 孫明華.高校圖書館評(píng)估檔案建設(shè)研究［J］.蘭臺(tái)世界，2010，(8):76

［4］ 安向前.論高校圖書館檔案管理機(jī)制的創(chuàng)新［J］.晉中學(xué)院學(xué)報(bào)，2011，28(1):119

［5］ 孫大東.我國(guó)高校檔案利用問(wèn)題研究綜述［J］.檔案管理，2011，(190):46

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2095－2694(2012)02－289－02

(2011－10－08 收稿)(王一伊 編輯)