許 路

（無錫衛(wèi)生高等職業(yè)技術(shù)學(xué)校，江蘇 無錫 214021）

校、系（部）二級管理是高職院校管理體制改革的客觀要求，目前很多高職院校都全面推行了校、系（部）二級管理。然而，由于校、系（部）二級管理的實施是一項復(fù)雜的工程，在具體操作過程中難免會遇到困難。特別是很多學(xué)校原本的管理制度不完善，實施校、系（部）二級管理后就更容易出現(xiàn)多方面的問題。筆者認(rèn)為，校、系（部）二級管理的目的是把管理主體中各個要素的功能統(tǒng)一起來，使總體功能大于各部分相加之和，以提高管理績效。其中很重要的一點就是協(xié)調(diào)好各部門的關(guān)系，把學(xué)校整體工作目標(biāo)逐層分解、展開，達(dá)到“降低管理重心、縮短管理跨度、避免相互推諉、提高管理效益”的目的[1]。而科學(xué)地運用溝通策略則是達(dá)到預(yù)期目標(biāo)的“助推器”。

1 我校實施校、系（部）二級管理的現(xiàn)狀與存在的問題

我校是一所五年制高職學(xué)校，由以前的中專學(xué)校升格而來，在當(dāng)時的規(guī)模下，學(xué)校實行一級管理模式。學(xué)校升格后，隨著專業(yè)的增加，教師的增多，班級的擴(kuò)大，一級管理模式已不適應(yīng)學(xué)校的規(guī)模，只有實施校、系（部）二級管理，區(qū)分各層次功能，明確各層次職責(zé)，才能實施有效管理。2007年底，學(xué)校成立了護(hù)理系、藥學(xué)系和基礎(chǔ)部，實行校、系（部）二級管理。

在實行校、系（部）二級管理的5年中，學(xué)校對于系（部）級管理組織，在組織架構(gòu)、崗位設(shè)置、人員安排、責(zé)任劃分、權(quán)力分配等方面都進(jìn)行了有力的推動。校級管理機(jī)構(gòu)即職能部門主要負(fù)責(zé)宏觀調(diào)控、目標(biāo)管理、信息反饋以及協(xié)調(diào)指導(dǎo)，系（部）級管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)具體工作的執(zhí)行與落實，進(jìn)行教學(xué)、科研的過程管理、質(zhì)量管理，同時有一定的管理自主權(quán)。管理的重心下移，使資源配置更優(yōu)化，工作目標(biāo)的分解更細(xì)致，管理措施更具體，成效更顯著?？梢哉f，校、系（部）二級管理是高職院校有效的管理模式。

然而，在實施二級管理過程中，由于管理層級的增加，很多工作要求不能夠及時、準(zhǔn)確地傳達(dá)到教學(xué)一線，有時還存在職能部門與系（部）間相互推諉的現(xiàn)象，造成部門之間的相互指責(zé)，甚至影響到某些工作的開展。雖然學(xué)校早已做好“磨合期”的思想準(zhǔn)備，但各層管理人員在溝通能力、溝通技巧、溝通策略等方面，還有很大的提升空間。

2 二級管理中主要的溝通障礙

2.1 一級管理的習(xí)慣性思維

在我校92年的辦學(xué)歷史中，無論是教職工還是管理人員，一級管理的思維模式根深蒂固，總是習(xí)慣說“以前是怎樣怎樣”、“一直都是這樣做的”等，對新的管理模式一時無法適應(yīng)，甚至有抵觸情緒，不能理解二級管理是學(xué)校達(dá)到一定規(guī)模后的必由之路，總是以以往的思維來思考新模式下的各項工作，使溝通不暢。

2.2 信息失真

由于二級管理層級的增多，信息在上傳下達(dá)的過程中較一級管理更易失真。當(dāng)信息自上而下傳遞時，下級會揣摩上級的意圖，從而導(dǎo)致信息膨脹；有時也會由于層層傳遞，導(dǎo)致信息萎縮或走樣。而當(dāng)信息自下而上傳遞時，下級常常會壓縮或整合信息，以減輕上級負(fù)擔(dān)，從而導(dǎo)致信息刪減[2]，如果重要信息被刪除，就會影響上級對真實情況的了解，影響溝通效果。

2.3 管理者的經(jīng)驗水平

系（部）是新設(shè)機(jī)構(gòu)，其管理人員有些是從教師中產(chǎn)生，沒有足夠的管理經(jīng)驗。而組織成員之間特別是管理者之間由于缺乏溝通，或者不善于溝通，也會人為地造成一些不必要的矛盾，給溝通制造了障礙。

2.4 管理部門職責(zé)不明確

二級管理模式對于高職院校來說是一個新生事物，各個學(xué)校的情況又不盡相同，沒有現(xiàn)成的模板可以套用，因此，對于職能部門和系（部）的工作職責(zé)雖然有宏觀和微觀的區(qū)分，但在實際操作過程中還不可能劃分得十分清晰，這也是溝通不暢的又一原因。

3 溝通策略的合理運用

若想使二級管理順利推行，縮短部門間的磨合期，使學(xué)校的日常管理早日步入正軌，達(dá)到二級管理的預(yù)期目標(biāo)，學(xué)校各級人員首先要認(rèn)識到溝通的重要性，管理者更要學(xué)會使用溝通策略，掌握溝通技巧，提高管理效率。筆者認(rèn)為可以從以下幾方面入手。

3.1 營造良好的溝通氛圍

領(lǐng)導(dǎo)者要充分認(rèn)識到溝通對實現(xiàn)組織目標(biāo)的重要性，建立良好的校園文化和溝通環(huán)境。無論是管理者還是教職工，都要將個人的事業(yè)追求、價值觀念與學(xué)校的總體發(fā)展規(guī)劃統(tǒng)一起來，形成一種相互理解的溝通氛圍。學(xué)校通過各種會議、公示、網(wǎng)絡(luò)、調(diào)研、文件、談話、宣傳以及聊天、聚會等正式或非正式溝通平臺，既讓教職工了解學(xué)校的信息，又讓教職工有發(fā)表意見、反饋信息的渠道，以正確引導(dǎo)組織內(nèi)部非正式渠道人際溝通的流向[3]。

3.2 提高管理者的自身素質(zhì)

盡管溝通事關(guān)每位教職工，但管理者素質(zhì)的高低直接影響溝通的效果，因此，管理者首先要學(xué)會運用領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)，提高溝通技能。

3.2.1 校領(lǐng)導(dǎo)層面 校領(lǐng)導(dǎo)是學(xué)校的掌舵人，應(yīng)具備對“事”的決策力和對“人”的凝聚力這兩個要素[4]，而這些都離不開溝通。對學(xué)校將要推行的重大變革理念，重要規(guī)章制度，文化、價值觀，重要的管理思想，都需要反復(fù)溝通。領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)是在正確價值觀指導(dǎo)下，由領(lǐng)導(dǎo)者的智慧和經(jīng)驗產(chǎn)生的領(lǐng)導(dǎo)技巧[4]。領(lǐng)導(dǎo)要與教職工平等溝通，深入基層一線，充分尊重教職工的思想，認(rèn)真聆聽他們的意見和想法，激發(fā)教職工的創(chuàng)造性、主動性和工作熱情，培養(yǎng)教職工獨立思考和解決問題的能力，肯定他們的成績和為組織作出的貢獻(xiàn)。要把正面的反饋作為一種激勵，把負(fù)面的反饋作為組織的期望[5]，多鼓勵、多指導(dǎo)，少指責(zé)、少批評。3.2.2管理干部層面 中層管理干部，既是各系（部）的決策者，又是校級指令的執(zhí)行者，是學(xué)校管理工作的中堅力量。要讓其接受培訓(xùn)，學(xué)習(xí)管理溝通的基本理論與技能，并在實際工作中合理運用，不斷提升管理水平。決策時站在全局的高度考慮問題，不能只從本部門利益出發(fā)。接受領(lǐng)導(dǎo)指示時應(yīng)注意細(xì)節(jié)，以積極的態(tài)度接受工作任務(wù)，明確工作內(nèi)容，有疑問當(dāng)場提出，并清晰地表達(dá)自己的意見，重復(fù)重點內(nèi)容以確認(rèn)正確與否。

在與下級溝通的過程中，要學(xué)會換位思考，不能居高臨下地發(fā)號施令，即使意見不一致，也要保持理性和克制，盡量以討論等容易接受的方式進(jìn)行溝通，同時學(xué)會通過肢體語言強(qiáng)化溝通效果。職能科室對于系（部）應(yīng)給予更多的幫助、指導(dǎo)，系（部）也要充分發(fā)揮自主管理的積極性，正確理解管理重心降低的涵義所在，遇事互相商量，形成良好的雙向溝通機(jī)制。

3.3 建立溝通反饋機(jī)制

良好的反饋是有效溝通的重要保證，如果只有溝通沒有反饋，就不能保證信息自上而下傳遞的正確性，不能明確傳遞的指向目標(biāo)；而自下而上反饋的信息由于得不到處理結(jié)果，下級將失去溝通的愿望，引發(fā)工作挫折感。一旦出現(xiàn)的問題遲遲沒有解決，執(zhí)行者就會失去溝通的信心。雖然反饋的間隔時間越短意義越大，但有時也可能無法盡快反饋，這時管理者應(yīng)告之原因，不能讓教職工覺得意見被忽視，沒有人理會。管理者若能對教職工的意見迅速做出回應(yīng)，就會鼓勵其進(jìn)一步溝通。通過及時而真誠的溝通反饋，可以建立教職工對管理者的信任感和溝通的認(rèn)同感[6]，從而形成良性循環(huán)。

3.4 加強(qiáng)各部門的橫向溝通

在同級管理層面，溝通同樣是聯(lián)系的橋梁。在學(xué)校這個大環(huán)境下，雖然各部門工作任務(wù)相對獨立，卻又是相互關(guān)聯(lián)的。但在日常工作中往往出現(xiàn)“各人自掃門前雪”的狀況，只顧做好自己部門的工作，維護(hù)自己部門的利益，造成有些工作無人去做，有些工作重復(fù)勞動，降低了工作效率。因此，各部門之間特別是部門負(fù)責(zé)人之間應(yīng)多聯(lián)系、多商量、多討論，這樣才能相互理解、相互包容，形成良好的協(xié)作意識，共同為學(xué)校的管理作出貢獻(xiàn)。

3.5 加強(qiáng)與學(xué)生群體的溝通

學(xué)校加強(qiáng)管理、實行改革的最終目的要落到學(xué)生身上，讓學(xué)生成才是教育的根本。改革是否成功，管理是否到位，最終由是否提高教學(xué)質(zhì)量，是否提升學(xué)生綜合素質(zhì)為評判標(biāo)準(zhǔn)。如今，學(xué)生往往成為被管教的對象，而我校由于未成年女生占多數(shù)的原因，對學(xué)生的管理條例多、約束多，學(xué)生與學(xué)校管理者的溝通則很少。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，學(xué)生消費者觀念的增強(qiáng)，他們不再僅僅認(rèn)為自己是受教育、被管制的對象，認(rèn)為自身也是具有相應(yīng)合法權(quán)利的“顧客”。因此，學(xué)校的管理溝通不能忽視這一群體，必須以更主動的方式與學(xué)生進(jìn)行有效溝通[7]。要充分發(fā)揮學(xué)生會、校長接待日、校長信箱、BBS論壇、校園廣播、校園網(wǎng)絡(luò)的作用，建立師生溝通平臺，了解學(xué)生內(nèi)心、學(xué)習(xí)上的問題、生活上的需求，了解管理中存在的問題，提高管理質(zhì)量。

[1]葉敏.關(guān)于我校二級管理體制改革工作的認(rèn)識與思考[EB/OL].http://218.4.157.18/user2/17604/77174.html，2009-08-17.

[2]居民.淺析管理溝通在高校行政管理中的運用[J].當(dāng)代教育論壇，2009（12）：49.

[3]王鈺，姚利民.高校管理中的溝通障礙及其消除[J].企業(yè)家天地，2007，（9）：134.

[4]伊鴻慧.高校管理中的領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)與溝通技能[J].雙語學(xué)習(xí)，2007（10）：124.

[5]姚麗萍.管理溝通中的激勵技巧[J].商場現(xiàn)代化，2007（10）：112.

[6]孫納珍.建立管理溝通的有效途徑[J].中國煤炭工業(yè)，2007（10）：62.

[7]陳運超.現(xiàn)代大學(xué)管理有效溝通的策略[J].理工高教研究，2008（12）：9.