花蕊

摘要：電力監(jiān)理檔案管理是電力工程監(jiān)理工作的重要職責(zé)之一，是監(jiān)理全過程的真實記錄。文章介紹了電力監(jiān)理檔案的分類，并結(jié)合監(jiān)理檔案管理經(jīng)驗，分析了檔案管理管理人員在工作過程中遇到的問題和解決的辦法。

關(guān)鍵詞：電力監(jiān)理；檔案；管理

隨著我國工程建設(shè)、管理水平的提高，監(jiān)理在電力工程建設(shè)中的管理職責(zé)越來越重要。根據(jù)監(jiān)理任務(wù)的不同，主要分為施工監(jiān)理（含設(shè)備監(jiān)造）、設(shè)計監(jiān)理。本文主要對施工監(jiān)理的檔案管理工作進行分析和探討。

1監(jiān)理檔案的分類

按照《電力建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》（DLT5434—2009）的規(guī)定：“監(jiān)理單位檔案管理人員應(yīng)對監(jiān)理工程師在監(jiān)理工作中形成的文件進行收集整理”、“對各參建單位在工程進行中形成的文件進行審查，對竣工圖等竣工檔案的編制和案卷的質(zhì)量進行審查”、“將監(jiān)理過程中形成的有價值的文件按規(guī)定整理和歸檔，并移交建設(shè)單位存檔”。這就以行業(yè)規(guī)范的形式，向我們闡明了監(jiān)理資料員及監(jiān)理工程師在監(jiān)理過程中對檔案分類、整理、歸檔等要求。監(jiān)理檔案的內(nèi)容應(yīng)包含編制說明、目錄、正文、附錄四部分。按正文的內(nèi)容、來文單位等不同，監(jiān)理檔案通常分為基本文件、工程文件、施工文件、監(jiān)理文件四大類。

（1）基本文件。招標(biāo)書、投標(biāo)書、委托監(jiān)理、監(jiān)造等合同文件；施工方、供貨方、特殊作業(yè)人員的資質(zhì)審查報告；上級部門的審批文件；材料供應(yīng)商資料等。

（2）工程文件。設(shè)計圖、施工圖等設(shè)計文件；設(shè)計交底、圖紙會審、設(shè)計變更文件、工程相關(guān)的會議記要、設(shè)備制造生產(chǎn)計劃等。

（3）施工文件。委托施工合同、施工方案和施工組織設(shè)計、施工過程中施工質(zhì)量檢驗和監(jiān)理評定意見、設(shè)備制造過程中檢驗記錄等。

（4）工程監(jiān)理文件。監(jiān)理工作中的聯(lián)系單、工程師的通知單、監(jiān)理日志、質(zhì)量事故處理文件、監(jiān)理規(guī)劃、實施細則、階段性總結(jié)、施工方案等。在監(jiān)理檔案生成、管理工作過程中，應(yīng)遵循“不遺漏、不重復(fù)、客觀反映事實”的原則，對監(jiān)理資料、文件進行分類歸檔。檔案管理人員可根據(jù)工程需要，對以上分類進行細化和調(diào)整，以進行更好的管理、查閱和保存。另外，應(yīng)注意文件的交接，在施工階段對分部驗收時施工單位形成檔案按有關(guān)要求進行嚴(yán)格把關(guān)，在文件整理時注意遵循文件形成的先后順序和文件結(jié)構(gòu)上的隸屬關(guān)系，在項目竣工時及時將檔案資料和驗收文件整理歸檔并移交相關(guān)部門，做到檔案歸檔與工程建設(shè)同步進行。

2電力監(jiān)理檔案管理中的問題及解決方法

2.1對監(jiān)理檔案管理缺乏重視，缺乏專業(yè)的檔案管理人員

在工程建設(shè)過程中，大多單位領(lǐng)導(dǎo)將重點放在了工程建設(shè)的質(zhì)量、進度、安全管理等“實事”上，忽略了檔案管理的重要性，對檔案管理不當(dāng)導(dǎo)致的延誤工期、浪費人力物力等情況認識不足，影響了工程的順利進行。另外，因檔案管理工作繁雜量大，涉及的知識面很廣，很多人不愿去做，給檔案管理工作造成了難度。因此，管理人員應(yīng)對檔案管理工作引起高度重視，定期對檔案管理人員進行專業(yè)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的整體水平。主要培訓(xùn)的內(nèi)容應(yīng)包括以下兩方面。

1）以《國家檔案法》、《檔案管理規(guī)范》、《電力建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》（DLT5434—2009）等檔案管理要求為內(nèi)容，進行專業(yè)知識培訓(xùn)，闡明監(jiān)理檔案的收集整理要求、整理方法和整理歸檔意義等，并結(jié)合各監(jiān)理單位整理歸檔的實際情況，對檔案管理人員如何在電力項目建設(shè)中形成資料的整理歸檔進行詳細的檢查和指導(dǎo)。2）針對具體工程項目，進行監(jiān)理工作內(nèi)容及工程建設(shè)等專業(yè)知識培訓(xùn)，最終使檔案管理人員不僅具備基本的檔案管理知識，還要掌握項目建設(shè)的主要內(nèi)容，理解建設(shè)過程中形成的文件。提高了管理人員的業(yè)務(wù)水平，開闊了視野，最終達到領(lǐng)導(dǎo)重視、檔案管理人員目標(biāo)明確、思路清晰的效果。

2.2檔案管理與項目建設(shè)不同步，檔案整理滯后

項目建設(shè)中各參建單位檔案管理人員水平參差不齊，有些單位沒有設(shè)立專門的檔案管理人員，影響了檔案整理的進度。檔案管理人員平時不注重資料的收集，后期整理的難度增大，影響了最后的交接和歸檔。強化檔案管理人員責(zé)任意識，實現(xiàn)檔案管理和項目建設(shè)同步進行。在項目實施前，可以組織各參建單位召開檔案管理工作專題會，明確各單位檔案管理職責(zé)，構(gòu)成由建設(shè)單位牽頭，監(jiān)理單位監(jiān)督、設(shè)計單位等其他單位配合、施工單位實施的網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)。監(jiān)理單位的檔案管理人員負責(zé)監(jiān)督、檢查、審核施工單位的檔案管理，真正做到從工程招投標(biāo)、規(guī)劃、設(shè)計、施工至竣工驗收全過程都及時、有效地進行資料的整理歸檔，保證檔案的完整性、規(guī)范性、真實性，做到檔案管理外觀有序、真實有效、查找便捷、有助于驗收整理。

2.3檔案整理頭緒不清，歸檔困難

《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》中規(guī)定了建設(shè)工程施工階段的監(jiān)理資料達到28個條目之多，其中有些條目中所包含的內(nèi)容相當(dāng)繁多，這些資料如果全部歸檔于監(jiān)理單位，會給監(jiān)理單位檔案管理工作造成不必要的負擔(dān)。在檔案整理過程中，應(yīng)充分利用文件形成單位不同，對歸檔資料進行區(qū)別對待。有些資料出于監(jiān)理單位，必須全部歸入監(jiān)理檔案中，可歸入“卷內(nèi)”資料。包括：監(jiān)理委托合同、監(jiān)理工程師下發(fā)的通知、監(jiān)理日記、分項工程檢驗報告、監(jiān)理總結(jié)等。因監(jiān)理資料中的一些備案資料基本上由施工單位來完成，通常情況下一式三份，除自已保留一份存檔外，還報送質(zhì)量監(jiān)督機構(gòu)和建設(shè)單位，雖也屬于監(jiān)理資料，又不會全部歸入監(jiān)理檔案，就可歸入“卷外”資料。這樣在面對數(shù)量繁多的資料時，只要確定了這一原則，即可理清頭緒。

2.4重視檔案移交，忽略過程管理

參建單位普遍對竣工驗收、檔案移交等里程碑比較重視，不重視檔案的過程管理，認為檔案管理只是完工后檔案的整理及向建設(shè)單位的移交，從而造成在工程建設(shè)過程中，檔案管理混亂，文件遺失、延誤等問題層出不窮。監(jiān)理單位應(yīng)根據(jù)規(guī)范、監(jiān)理大綱、監(jiān)理細則，建立完善的收發(fā)文制度，包括與建設(shè)方、承包方、設(shè)計方往來文件的具體格式和傳遞方式等，做到對收到文件時包括接收人、審核人、整理人都有登記（文件的處理結(jié)果、歸檔位置和參考文號），便于查證。對發(fā)出的文件要粘貼發(fā)文處理簽，從發(fā)稿人、簽發(fā)人到日期都應(yīng)寫清。另外，文件按不質(zhì)量、進度、投資、安全、付款等類型不同分開保存，各大類可根據(jù)文件多少再次進行細分，使文件條理清楚；對不同載體的資料如光盤、圖紙等也要分別存放，便于將來查找。

2.5管理手段落后，工作繁重

由于對檔案管理重視不夠，檔案管理人員與外界溝通甚少，管理方法只采用一直延續(xù)下來的老方法，不能運用現(xiàn)代化技術(shù)提高檔案管理質(zhì)量，造成“歸檔靠手、查找靠走、記不清有沒有”的現(xiàn)象。當(dāng)前，隨著計算機和網(wǎng)絡(luò)等信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，給檔案管理帶來了多元化的發(fā)展，利用檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)了信息的錄入、管理、傳輸?shù)?。利用系統(tǒng)對檔案進行分類管理，便于資料的查閱和使用，增強了資料的實用性，還使檔案資料的完整性、系統(tǒng)性和準(zhǔn)確性得了更多的保障。同時，還可以通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)上下級單位和兄弟單位間的電子公文往來，便于遠程查詢和下載。

3結(jié)束語

通過對電力監(jiān)理檔案管理水平的提高和手段的改進，在一定程度上對監(jiān)理工作和項目建設(shè)起到了積極的推動作用。在今后的監(jiān)理工作中，應(yīng)讓檔案管理人員全面參與項目建設(shè)，通過各種方式不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，保證電力監(jiān)理檔案的完整性、規(guī)范性和真實性，從而提高監(jiān)理工作水平，建設(shè)更好的電力工程。

參考文獻：

［1］王黎平.電力標(biāo)準(zhǔn)化管理實施指南［M］.中國水利水電出版社，2012.

［2］楊遠峰.淺談施工階段工程監(jiān)理資料的整編方法［J］.山西建筑，2008.