摘要 本文從財(cái)務(wù)角度對(duì)ERP R／3系統(tǒng)中PS模塊在工程項(xiàng)目管理中的實(shí)現(xiàn)方式和可實(shí)現(xiàn)的功能進(jìn)行介紹，并對(duì)應(yīng)用過(guò)程中存在的的不足進(jìn)行了分析，提出解決方案。

關(guān)鍵詞 ERP PS 核算 問(wèn)題分析

企業(yè)資源計(jì)劃(Enterprise Resources Planning，ERP)是一套現(xiàn)代化的企業(yè)管理理念。ERP系統(tǒng)是基于ERP企業(yè)管理理念上高度集成化的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的新型企業(yè)管理模式。ERP系統(tǒng)包含財(cái)務(wù)及管理會(huì)計(jì)(FI及CO)、生產(chǎn)計(jì)劃(PP)、銷售管理(SD)、物料管理(MM)、人力資源(HR)、項(xiàng)目管理(PS)等子系統(tǒng)。工程項(xiàng)目管理(PS)系統(tǒng)通過(guò)先進(jìn)成熟的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及通訊技術(shù)建立了一個(gè)規(guī)范、準(zhǔn)確、高效的項(xiàng)目資源管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了工程項(xiàng)目從立項(xiàng)到工程結(jié)算整個(gè)管理過(guò)程。

一、PS系統(tǒng)在工程項(xiàng)目管理中的實(shí)現(xiàn)方式

PS系統(tǒng)通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)流程維護(hù)來(lái)實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目管理。從圖中，可以看到，PS包括了工程項(xiàng)目管理的全過(guò)程，實(shí)現(xiàn)了工程項(xiàng)目資源管理的有機(jī)統(tǒng)一。

1 投資總概算分配。

對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，每年的投資項(xiàng)目不止一個(gè)，如何有效地管理這些項(xiàng)目，使投資控制在當(dāng)年預(yù)算內(nèi)，是工程項(xiàng)目管理的重要內(nèi)容，運(yùn)用PS系統(tǒng)就能高效、簡(jiǎn)捷地解決這一問(wèn)題。系統(tǒng)提供了創(chuàng)建投資結(jié)構(gòu)的功能，可以按投資結(jié)構(gòu)進(jìn)行投資總概算分配。

2 項(xiàng)目立項(xiàng)。

項(xiàng)目得到審批后，按照既定的編碼規(guī)則將投資項(xiàng)目下達(dá)到在ERP系統(tǒng)中，并與投資程序進(jìn)行掛接，同時(shí)維護(hù)項(xiàng)目預(yù)算。

3 項(xiàng)目執(zhí)行計(jì)劃。

該流程包括：WBS層次細(xì)分、WBS預(yù)算細(xì)分、項(xiàng)目料單輸入、服務(wù)采購(gòu)安排。項(xiàng)目細(xì)分工作分解結(jié)構(gòu)即細(xì)分WBS，是PS系統(tǒng)管理工程項(xiàng)目的關(guān)鍵。WBS，即Work Breakdown Structure工作分解結(jié)構(gòu)，是一個(gè)劃分等級(jí)的模型，作用是定義項(xiàng)目范圍、構(gòu)建項(xiàng)目任務(wù)的層次結(jié)構(gòu)模型。它將項(xiàng)目分解為不同層次的更小的更易管理的單元，可以對(duì)這些單元進(jìn)行預(yù)算、計(jì)劃和控制。一般將項(xiàng)目建筑工程費(fèi)、安裝工程費(fèi)、設(shè)備購(gòu)置費(fèi)及其他創(chuàng)建四層WBS。

4 項(xiàng)目實(shí)施。

在項(xiàng)目創(chuàng)建后，項(xiàng)目管理部門就可以具體細(xì)分每WBS層概算，然后創(chuàng)建工程網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)。網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)，即Network，用于描述項(xiàng)目流程，是項(xiàng)目的執(zhí)行過(guò)程。它代表了一個(gè)任務(wù)的邏輯性順序，其主要由作業(yè)構(gòu)成，其主要包括物料需求作業(yè)(內(nèi)部作業(yè)，作業(yè)，即Activities是指項(xiàng)目過(guò)程中的具體工作安排)和服務(wù)需求作業(yè)(外部作業(yè))。在網(wǎng)絡(luò)下達(dá)、保存后，對(duì)于網(wǎng)絡(luò)上的內(nèi)外部作業(yè)會(huì)分別生成一個(gè)“預(yù)留(是一種需求，內(nèi)部預(yù)定，倉(cāng)庫(kù)發(fā)貨的憑證)”和“采購(gòu)申請(qǐng)(即采購(gòu)計(jì)劃)”。

對(duì)于“預(yù)留”，即物料需求作業(yè)，由物資倉(cāng)庫(kù)保管員向“預(yù)留”進(jìn)行發(fā)貨，發(fā)貨后即計(jì)入工程項(xiàng)目成本，同時(shí)形成集成記賬憑證，“借項(xiàng)目成本，貸原材料”，物資保管員按規(guī)定每?jī)商鞂⒊鰩?kù)單據(jù)送交財(cái)務(wù)處，工程核算會(huì)計(jì)檢查發(fā)料情況。對(duì)于“采購(gòu)申請(qǐng)”即服務(wù)需求作業(yè)，由項(xiàng)目管理部門與施工單位簽訂合同后，將合同信息維護(hù)進(jìn)系統(tǒng)，即創(chuàng)建采購(gòu)訂單(采購(gòu)合同)執(zhí)行合同內(nèi)容，并進(jìn)行服務(wù)接收，對(duì)供應(yīng)商提供的服務(wù)、勞務(wù)進(jìn)行數(shù)量上的確認(rèn)。同時(shí)形成集成記賬憑證“借項(xiàng)目成本，貸應(yīng)付暫估”，供應(yīng)商開具發(fā)票以后，由項(xiàng)目管理部門拿發(fā)票及其他單據(jù)，如合同，決算單據(jù)等到財(cái)務(wù)部門進(jìn)行發(fā)票校驗(yàn)，形成“借應(yīng)付賬款一某單位，貸應(yīng)付暫估”，如有質(zhì)保金等，財(cái)務(wù)部門在進(jìn)行付款時(shí)不予支付，做掛賬處理。對(duì)于一些如差旅費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)等費(fèi)用或是沒(méi)有做采購(gòu)訂單的，由財(cái)務(wù)直接借記到項(xiàng)目成本中，貸記現(xiàn)金、銀行存款等。

5 項(xiàng)目結(jié)算。

項(xiàng)目成本只是過(guò)渡科目，財(cái)務(wù)部門應(yīng)維護(hù)項(xiàng)目結(jié)算規(guī)則，月末將項(xiàng)目成本全部結(jié)轉(zhuǎn)到在建工程。維護(hù)好結(jié)算規(guī)則，是搭建好項(xiàng)目成本與在建工程科目之間的橋梁，其實(shí)現(xiàn)方式是：(1)創(chuàng)建在建工程主數(shù)據(jù)，一般分別對(duì)應(yīng)以下會(huì)計(jì)科目：在建工程－建筑工程、安裝工程、在安裝設(shè)備、不需安裝設(shè)備和其他支出；(2)維護(hù)WBS的結(jié)算規(guī)則，即每一WBS對(duì)應(yīng)在建工程主數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)100％結(jié)轉(zhuǎn)，如將某一項(xiàng)目的WBS建筑工程費(fèi)對(duì)應(yīng)到在建工程－建筑工程，按100％比例結(jié)轉(zhuǎn)。

6 項(xiàng)目關(guān)閉。

項(xiàng)目關(guān)閉是在項(xiàng)目全部結(jié)算完后，在線上對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行的操作。項(xiàng)目一旦關(guān)閉。任何在線上對(duì)項(xiàng)目的操作都是不允許的。這樣才能保證項(xiàng)目的可控性。

7 工程轉(zhuǎn)資。

工程項(xiàng)目完工后，財(cái)務(wù)部門根據(jù)項(xiàng)目管理部門對(duì)形成的建筑工程費(fèi)用、安裝工程費(fèi)用、設(shè)備購(gòu)置費(fèi)用和其他投資按一定的分配規(guī)則分配到單項(xiàng)資產(chǎn)進(jìn)行轉(zhuǎn)資。

二、PS模塊在工程項(xiàng)目管理中的優(yōu)勢(shì)

1 實(shí)現(xiàn)了投資的完全控制。

PS系統(tǒng)只允許按前期工作程序報(bào)批并下達(dá)項(xiàng)目計(jì)劃，增強(qiáng)了計(jì)劃的嚴(yán)肅性，避免了計(jì)劃外項(xiàng)目的發(fā)生；項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，系統(tǒng)會(huì)及時(shí)、自動(dòng)監(jiān)控項(xiàng)目的實(shí)際成本發(fā)生，超預(yù)算時(shí)及時(shí)反饋信息，并可設(shè)置中止業(yè)務(wù)處理；項(xiàng)目轉(zhuǎn)資后，也會(huì)實(shí)時(shí)反映在系統(tǒng)中，計(jì)劃管理部門可以及時(shí)進(jìn)行項(xiàng)目關(guān)閉，避免項(xiàng)目計(jì)劃外成本的發(fā)生。

2 實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)處理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

PS系統(tǒng)本身是通過(guò)后臺(tái)配置來(lái)實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化。伴隨著系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化，系統(tǒng)中所有的數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)部門的業(yè)務(wù)流程也相應(yīng)的實(shí)現(xiàn)了標(biāo)準(zhǔn)化，這種標(biāo)準(zhǔn)化帶來(lái)的是規(guī)范的命名、操作。使得工程項(xiàng)目管理這個(gè)復(fù)雜的過(guò)程變得易于控制、組織、管理和監(jiān)控。

3 PS模塊嚴(yán)格針對(duì)項(xiàng)目物料產(chǎn)生需求，產(chǎn)生的需求在系統(tǒng)上實(shí)時(shí)反應(yīng)到物資采購(gòu)部門，有利于控制工程材料成本和提高物資需求準(zhǔn)確度，防止工程余料的發(fā)生。

三、PS工程項(xiàng)目核算的不足及解決方法

目前，企業(yè)采用PS模塊對(duì)工程項(xiàng)目進(jìn)行核算的不足主要表現(xiàn)在：

1 尚不能按最終形成的單項(xiàng)資產(chǎn)進(jìn)行歸集核算，可能導(dǎo)致單項(xiàng)資產(chǎn)成本歸集不合理。

這主要是基于PS模塊目前的配置，工程部門只能按項(xiàng)目建設(shè)單元控制成本、創(chuàng)建網(wǎng)絡(luò)，系統(tǒng)不支持按單項(xiàng)資產(chǎn)創(chuàng)建網(wǎng)絡(luò)。同時(shí)，由于合同的簽訂大多是按建筑、安裝單元?jiǎng)澐值?，在目前系統(tǒng)操作中，尚不能核算到每項(xiàng)資產(chǎn)多少費(fèi)用；再者，如通用材料，也不可能實(shí)現(xiàn)知道具體用到某項(xiàng)資產(chǎn)上。另外，基于目前轉(zhuǎn)資時(shí)資產(chǎn)的不同的分配方式，都可能造成單項(xiàng)資產(chǎn)在成本歸集時(shí)不完全合理，造成單項(xiàng)資產(chǎn)多記或少記。

2 初始項(xiàng)目信息不規(guī)范，易造成會(huì)計(jì)核算建設(shè)成本歸集不準(zhǔn)確。

初始項(xiàng)目信息一定要嚴(yán)格按編碼規(guī)則編寫項(xiàng)目名稱。項(xiàng)目一般要?jiǎng)?chuàng)建四層WBS元素，即建筑、安裝、設(shè)備、其他，不能少建，如將設(shè)備更新項(xiàng)目只創(chuàng)建設(shè)備層，就容易造成安裝費(fèi)只能計(jì)入設(shè)備層的現(xiàn)象，使項(xiàng)目成本歸集不準(zhǔn)確，造成以后轉(zhuǎn)資時(shí)固定資產(chǎn)價(jià)值不實(shí)。不利于資產(chǎn)的后續(xù)管理和分析。

3 項(xiàng)目WBS層的預(yù)算分配極易不合理，容易導(dǎo)致成本歸集不實(shí)。

PS的預(yù)算控制實(shí)質(zhì)上是通過(guò)逐層的分配預(yù)算來(lái)控制底層WBS的預(yù)算，各層間的關(guān)系是上層預(yù)算大于等于下層的預(yù)算之和。由于需分配預(yù)算的WBS很多，如在下預(yù)算時(shí)未做通盤考慮，極易造成預(yù)算分配不合理，隨意調(diào)整又容易造成預(yù)算管理不嚴(yán)肅，不規(guī)范，就會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目核算工作效率低下，也可能導(dǎo)致項(xiàng)目成本歸集不準(zhǔn)確，出現(xiàn)哪里有預(yù)算就往哪里放的情況。

基于以上分析，筆者認(rèn)為可以嘗試以下方法進(jìn)行改進(jìn)：

1 若要達(dá)到按單項(xiàng)資產(chǎn)核算的目的，首先要改變PS的模式配置，改變目前系統(tǒng)中主要以WBS為主要結(jié)構(gòu)的配置，而要選擇以資產(chǎn)組和資產(chǎn)為主要結(jié)構(gòu)的配置模式，在資產(chǎn)組下，按工程管理部門編制的《實(shí)物清單》細(xì)分單項(xiàng)資產(chǎn)，在單項(xiàng)資產(chǎn)下再細(xì)分WBS，創(chuàng)建相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)，完成相關(guān)的作業(yè)。

月末，在由項(xiàng)目成本向在建工程結(jié)轉(zhuǎn)時(shí)，只對(duì)應(yīng)項(xiàng)資產(chǎn)建立在建工程主數(shù)據(jù)，轉(zhuǎn)資時(shí)，對(duì)應(yīng)在建工程主數(shù)據(jù)建立固定資產(chǎn)主數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)平行結(jié)轉(zhuǎn)。另外，系統(tǒng)要提供以WBS即建筑工程費(fèi)、安裝工程費(fèi)、設(shè)備購(gòu)置費(fèi)及其他為主要查詢對(duì)象的查詢功能，從多管理角度核算工程項(xiàng)目。

2 建立一套嚴(yán)格的保障運(yùn)行機(jī)制。

PS系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)是一個(gè)涉及多部門、多層次的關(guān)鍵性、全局性的工作，是一個(gè)梳理、優(yōu)化、規(guī)范管理的過(guò)程，會(huì)碰到很多矛盾和沖突，這就要求建立一套嚴(yán)格的保障運(yùn)行機(jī)制，通過(guò)制度來(lái)加強(qiáng)系統(tǒng)操作的規(guī)范性及預(yù)算的嚴(yán)肅性。

3 建立一支高素質(zhì)、復(fù)合型人才隊(duì)伍?；谙到y(tǒng)的綜合性和復(fù)雜性，沒(méi)有一支高素質(zhì)的人才隊(duì)伍是難以勝任的。一方面，企業(yè)應(yīng)將系統(tǒng)關(guān)鍵用戶做為企業(yè)的重要財(cái)富，保持隊(duì)伍的穩(wěn)定；另一方面，要適時(shí)加強(qiáng)培訓(xùn)工作，保持良性循環(huán)，使人人都成為系統(tǒng)操作的能手，最大限度的發(fā)揮系統(tǒng)功能。