摘 要：成功的商務(wù)信函有助于樹(shù)立和展現(xiàn)企業(yè)良好的形象。商務(wù)信函的寫作必須重視相應(yīng)的禮儀規(guī)范及其要求。從禮儀規(guī)范的角度解析商務(wù)信函祝頌語(yǔ)的內(nèi)容構(gòu)成、書寫格式和選擇應(yīng)用，以指導(dǎo)具體的寫作實(shí)踐。

關(guān)鍵詞：商務(wù)信函；祝頌語(yǔ)；禮儀規(guī)范

中圖分類號(hào)：C912.1 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1002-2589（2011）27-0055-02

商務(wù)信函簡(jiǎn)稱商函，是指在企業(yè)商務(wù)交往中為處理各種商務(wù)事務(wù)和日常性商務(wù)工作而寫作和使用的一系列文書，其具體的種類很多，最常見(jiàn)的如推銷函、詢價(jià)函、報(bào)價(jià)函、還價(jià)函、訂購(gòu)函、確認(rèn)函、索賠函、理賠函、催款函等。一份成功的、出色的商務(wù)信函在實(shí)現(xiàn)其文體功能的同時(shí)，更有助于樹(shù)立和展現(xiàn)企業(yè)良好的形象，促進(jìn)商務(wù)活動(dòng)的順利開(kāi)展，為企業(yè)帶來(lái)良好的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。所以，商務(wù)信函的篇幅雖然一般都很簡(jiǎn)短，但在寫作時(shí)必須重視相應(yīng)的禮儀規(guī)范及其要求，做到簡(jiǎn)明扼要、真誠(chéng)樸實(shí)、直接準(zhǔn)確，具體來(lái)講就是要求格式規(guī)范、稱謂得體、內(nèi)容得當(dāng)、措詞嚴(yán)謹(jǐn)、語(yǔ)言恰當(dāng)?shù)?。祝頌語(yǔ)的使用是商務(wù)信函寫作中一個(gè)不可忽視又常被忽視的禮儀細(xì)節(jié)。

一、商務(wù)信函祝頌語(yǔ)的結(jié)構(gòu)內(nèi)容

商務(wù)信函寫作的基本要求之一就是要符合書信體文書的一般結(jié)構(gòu)規(guī)范。祝頌語(yǔ)是包括商務(wù)信函在內(nèi)的書信體文書的慣用結(jié)構(gòu)內(nèi)容，是寫在正文之后、落款之前用來(lái)表達(dá)恭敬與祝愿的習(xí)慣用語(yǔ)，即人們熟悉的一般書信中相當(dāng)于“此致——敬禮”這部分的內(nèi)容。祝頌語(yǔ)一般由請(qǐng)候語(yǔ)和安好語(yǔ)兩部分內(nèi)容構(gòu)成：請(qǐng)候語(yǔ)用來(lái)表達(dá)寫信方的恭謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度，安好語(yǔ)用來(lái)表達(dá)寫信方對(duì)收信方的美好的祝愿。祝頌語(yǔ)的使用是商務(wù)信函體現(xiàn)禮儀特征的要素之一，商務(wù)信函的祝頌語(yǔ)在寫作中是不能省略的。

書信體文書的祝頌語(yǔ)很豐富，會(huì)因具體內(nèi)容的差異、雙方關(guān)系與身份的不同而區(qū)別使用。商務(wù)信函內(nèi)容的商務(wù)性決定了祝頌語(yǔ)的使用也宜“在商言商”。常見(jiàn)的商務(wù)信函祝頌語(yǔ)的請(qǐng)候語(yǔ)有：此致、敬祝、謹(jǐn)祝、恭祝、誠(chéng)祝、順祝、順頌、敬希等，可以說(shuō)，它和一般書信體文書的請(qǐng)候語(yǔ)沒(méi)有太大的區(qū)別。常見(jiàn)的商務(wù)信函祝頌語(yǔ)的安好語(yǔ)有：敬禮、商安、商祺、金安、安康、財(cái)源通暢、生意興隆、鴻運(yùn)高照等，也包括與時(shí)令有關(guān)的春安、夏安、秋安、冬安等，可以說(shuō)，這部分是體現(xiàn)商務(wù)信函的商務(wù)屬性和禮儀特征的最重要的表現(xiàn)形式，特別是像“商安”、“商祺”、“財(cái)源通暢”、“生意興隆”、“鴻運(yùn)高照”這類安好語(yǔ)著重體現(xiàn)了商務(wù)信函祝頌語(yǔ)的“在商言商”禮儀表達(dá)。

二、商務(wù)信函祝頌語(yǔ)的書寫格式

在禮儀性文書中，標(biāo)準(zhǔn)、正確的書寫格式是其禮儀特征的最直接的表現(xiàn)形式，其作用不亞于內(nèi)容上的恰當(dāng)表述。同一般書信體文書一樣，商務(wù)信函祝頌語(yǔ)的書寫格式應(yīng)當(dāng)遵守常規(guī)的禮儀要求，不可以隨意為之。其請(qǐng)候語(yǔ)的書寫格式有兩種：一種是在正文最后一段之下另起一行前空兩個(gè)漢字書寫，另一種是在正文最后一段的最后一句話后直接書寫，請(qǐng)候語(yǔ)后面無(wú)論采用哪種寫法均不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。安好語(yǔ)的書寫格式則只有一種，即在請(qǐng)候語(yǔ)不管以上述哪種格式書寫完畢后，均另起一行頂格書寫，后面不必一定加上標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，如加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)一般加感嘆號(hào)。

從禮儀的角度來(lái)講，商務(wù)信函祝頌語(yǔ)的書寫格式必須嚴(yán)格遵守。因?yàn)槿缜八?，?qǐng)候語(yǔ)是表示寫信方對(duì)收信方的恭謹(jǐn)態(tài)度，其行為仍指向?qū)懶欧阶约海钥梢栽谡淖詈笠欢沃铝砥鹨恍星翱諆蓚€(gè)漢字書寫或直接在正文最后一段之后接著書寫；安好語(yǔ)則是表示寫信方對(duì)收信方的美好祝愿，其行為實(shí)際指向收信方，所以無(wú)論請(qǐng)候語(yǔ)采用哪種書寫格式，安好語(yǔ)則一定要另起一行頂格書寫，以示對(duì)收信人的尊重，這與書信體文書中抬頭部分對(duì)致信對(duì)象的稱謂要頂格書寫是一個(gè)道理。

目前常見(jiàn)的祝頌語(yǔ)書寫格式錯(cuò)誤表現(xiàn)為，一是將請(qǐng)候語(yǔ)頂格書寫或安好語(yǔ)不頂格書寫；二是將安好語(yǔ)寫在請(qǐng)候語(yǔ)的下一行并后移幾字，“右錯(cuò)”形成“樓梯式”；三是將請(qǐng)候語(yǔ)與安好語(yǔ)連為一句書寫。從現(xiàn)代書信體文書寫作實(shí)踐來(lái)看，第三種情況未嘗不可，但是從規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)亩Y儀角度講，還是不提倡這種寫法。上述三種不正確的商務(wù)信函祝頌語(yǔ)書寫都沒(méi)有體現(xiàn)寫信方對(duì)收信方的尊重意識(shí)，在寫作實(shí)踐中應(yīng)當(dāng)引起注意，所謂細(xì)微見(jiàn)精神，得失方寸間，字字珠璣的商務(wù)信函不應(yīng)該失禮于此。

三、商務(wù)信函祝頌語(yǔ)的選擇使用

在使用商務(wù)信函過(guò)程中，除了實(shí)現(xiàn)信函中所要達(dá)到的顯性目的，如推銷、報(bào)價(jià)、索賠、催款等，同時(shí)還要實(shí)現(xiàn)隱性目的，即或建立、或維護(hù)、或鞏固雙方的關(guān)系，即使如索賠函、催款函也應(yīng)當(dāng)盡最大努力不讓其損及雙方的關(guān)系，以至影響今后的交往與合作。這除了在正文中注意措辭、語(yǔ)氣等問(wèn)題，正文后的祝頌語(yǔ)的使用也是一定需要注意的細(xì)節(jié)，因?yàn)樽ｍ炚Z(yǔ)顯示了寫信方的誠(chéng)懇、禮貌、平和及對(duì)受信方的尊重，于細(xì)微之處彰顯著企業(yè)管理的良好形象。所以，商務(wù)信函的祝頌語(yǔ)在使用上還要注意根據(jù)寫信目的、具體內(nèi)容等因素進(jìn)行恰當(dāng)選擇，不要忽略祝頌語(yǔ)之間的細(xì)微差異而導(dǎo)致誤用、錯(cuò)用，也不要簡(jiǎn)單地一味使用中性色彩最強(qiáng)的“此致——敬禮”。

具體來(lái)講，一是要注意情感色彩。如在新年、新春之際，給對(duì)方所寫的一般日常聯(lián)系函，使用“恭?！欉\(yùn)高照”這樣的祝頌語(yǔ)肯定顯得更合時(shí)宜，樂(lè)于被對(duì)方接受。而平時(shí)的報(bào)價(jià)、訂購(gòu)等，使用“順?！天鳌?、“敬?！馀d隆”等更為人喜愛(ài)。二是要注意所談問(wèn)題。如寫索賠函，畢竟涉及雙方的爭(zhēng)執(zhí)與糾紛，在信函整體內(nèi)容注重合情合理的基礎(chǔ)上，祝頌語(yǔ)使用“此致——敬禮”則在合情合理中顯出一份冷靜和莊重；而理賠函的祝頌語(yǔ)使用“恭?！?cái)源通暢”等更顯出在爭(zhēng)議中的合作與友誼的姿態(tài)。三是注意致信對(duì)象。雖然大多數(shù)商務(wù)信函的授受雙方都是平等的商家，但如推銷函面對(duì)的就可能更多的是普通消費(fèi)者，如果對(duì)其一味言商就不得體了，對(duì)一個(gè)普通的消費(fèi)者說(shuō)“敬?！天鳌?，就顯得有些滑稽了。

四、商務(wù)信函祝頌語(yǔ)的實(shí)例解讀

下面是針對(duì)同一問(wèn)題的前后兩份催款函，讓我們結(jié)合內(nèi)容體會(huì)一下兩份催款函祝頌語(yǔ)使用上的不同：

例文1

尊敬的××公司：

貴公司20××年×月×日從我公司購(gòu)買一批打印機(jī)，雙方協(xié)議于20××年×月×日付款，現(xiàn)已過(guò)期××日有余，請(qǐng)貴公司盡快付清款額。良好的信譽(yù)是我們雙方應(yīng)共同遵守的，如果貴公司有什么困難，可來(lái)人來(lái)函商議付款事宜。聯(lián)系方式：（略）

望速回音。

恭祝

生意興?。?/p>

××公司

20××年×月×日

例文2

尊敬的××公司：

貴公司應(yīng)于×月×日向我公司付款一事遲遲未兌現(xiàn)，現(xiàn)已過(guò)付款期近2個(gè)月，此間多次去函催問(wèn)，未見(jiàn)回音。我公司投入再生產(chǎn)急需該筆款額，請(qǐng)務(wù)必于×月×日前付清全部貨款，以免發(fā)生向法院提出訴訟等不愉快事宜。

此致

敬禮！

××公司

20××年×月×日

很顯然，例文1是剛剛開(kāi)始催款時(shí)所寫，主要著眼于提醒對(duì)方及時(shí)付款，正文也強(qiáng)調(diào)“良好的信譽(yù)是我們雙方應(yīng)共同遵守的”，并以關(guān)心的態(tài)度告訴對(duì)方“如果貴公司有什么困難，可來(lái)人來(lái)函商議付款事宜”，雖然是催款，但這里主要還是商議性的口吻，所以祝頌語(yǔ)配合使用了“恭?！馀d隆”，更利于繼續(xù)保持雙方的合作關(guān)系。例文2則是在多次催款后對(duì)方仍不付款而不得不采取“最后通牒”時(shí)所寫，正文中已經(jīng)沒(méi)有商量的語(yǔ)氣，“以免發(fā)生向法院提出訴訟等不愉快事宜”表明了己方的明確態(tài)度，所以祝頌語(yǔ)配合使用了中性的“此致——敬禮”則更多體現(xiàn)出一種嚴(yán)正與堅(jiān)定的意味。在這兩份催款函中，祝頌語(yǔ)都對(duì)正文內(nèi)容和行文目的起到了很好的補(bǔ)充作用。

綜上，商務(wù)信函雖然篇幅短小，但是由于它是企業(yè)商務(wù)活動(dòng)中交往雙方彼此相互來(lái)往的重要紐帶和交際工具，也是一個(gè)現(xiàn)代企業(yè)形象的外在表現(xiàn)和展示的媒介之一，所以使用時(shí)不可因“小”失“大”，寫作中該講“禮”處要講“禮”。本文只是從祝頌語(yǔ)這個(gè)小的角度說(shuō)明這個(gè)問(wèn)題。

參考文獻(xiàn)：

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[2]姬瑞環(huán)，等.商務(wù)文書寫作與處理[M].北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社，2004．