任紅燕

（常熟理工學(xué)院 檔案館，江蘇 常熟 215500）

一、引 言

高校檔案提供利用是指高校檔案館（室）將檔案以閱覽、外借、制發(fā)復(fù)制本等方式提供給學(xué)校各相關(guān)部門和個(gè)人以及校外某些特定人群。做好高校檔案提供利用工作，可以滿足多方面需求，充分發(fā)揮檔案的作用；同時(shí)能擴(kuò)大檔案工作在學(xué)校和社會(huì)的影響，爭取學(xué)校各部門和領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持，使高校檔案工作步入良性發(fā)展軌道。［1］

新建本科高校多是在原有?？茖W(xué)?；A(chǔ)上，通過獨(dú)立升格或合并辦學(xué)而組建的普通院校。晉升本科院校行列后，它們除了要接受來自上級(jí)教育主管部門和條線的常規(guī)工作檢查，還面臨學(xué)位授予單位評(píng)審、本科教學(xué)工作水平評(píng)估等一系列挑戰(zhàn)。學(xué)校也往往以各種評(píng)估、檢查作為開展工作的抓手，以評(píng)促建，使學(xué)校事業(yè)得以可持續(xù)發(fā)展。這些都要集中利用檔案，可謂對(duì)學(xué)校檔案工作的一次次全面檢驗(yàn)。筆者結(jié)合常熟理工學(xué)院檔案利用情況，就如何增強(qiáng)新建本科高校檔案利用工作展開探討。

二、常熟理工學(xué)院檔案利用情況

表1是常熟理工學(xué)院2004年5月至2011年4月間檔案利用情況的統(tǒng)計(jì)。7年間，我校共提供利用檔案7149卷（件）次。

從統(tǒng)計(jì)結(jié)果看，我校檔案利用主要特點(diǎn)如下。

（一）利用對(duì)象不均衡

圖1 各類檔案利用情況折線圖

圖1可見，館藏各類檔案均被利用，但利用卷次很不均衡，從利用卷（件）次頻率看，依次為行政、教學(xué)、財(cái)會(huì)、黨群、基建、科研、實(shí)物、專題、聲像、出版、外事、設(shè)備。我校行政類檔案利用頻率居首，究其原因，主要是我校升本后開展了校史編纂工作。該工作自2005年下半年開始，歷時(shí)2年多，因而2005-2007年的檔案提供利用卷次比較多，其中行政類最多，黨群類次之（詳見表1）。2008年，學(xué)校準(zhǔn)備迎接學(xué)士學(xué)位授予權(quán)單位評(píng)審，除教學(xué)檔案，行政類檔案提供利用卷（件）次也比較多。拋開迎接各類評(píng)估和檢查集中利用檔案因素，教學(xué)檔案的利用頻率最高，且呈現(xiàn)逐年增加的趨勢。

表1 各類檔案提供利用情況統(tǒng)計(jì)表

（二）利用率低

我校歷年檔案提供利用率最高不超過12%，遠(yuǎn)低于高校檔案案卷利用率為20%左右［2］的統(tǒng)計(jì)結(jié)果。檔案利用率與檔案管理工作水平有關(guān)。檔案利用率低與檔案工作重視不夠、檔案人員配備不足、檔案質(zhì)與量不平衡有關(guān)。升本后，我校在籌建校史館、編纂校史等工作過程中，發(fā)現(xiàn)大量該歸檔材料沒有歸檔，有些會(huì)議通知等不必歸檔的材料卻保存著。

（三）呈現(xiàn)專題化趨勢

高校檔案工作主要為學(xué)校中心工作服務(wù)，新建本科院校面臨比一般院校更多的檢查、評(píng)估，這使得檔案利用呈現(xiàn)出很強(qiáng)的專題化趨勢。2009年，為配合學(xué)校迎接本科教學(xué)工作水平評(píng)估，我校檔案館提供了校領(lǐng)導(dǎo)討論教學(xué)工作的會(huì)議記錄（紀(jì)要）、有關(guān)教學(xué)質(zhì)量保證體系的所有文件材料、升本以來學(xué)校歷年基礎(chǔ)數(shù)據(jù)等檔案，共提供各類檔案近400卷（件）次，其中教學(xué)類檔案較常年多出一倍左右。2007年江蘇省統(tǒng)一部署開展高校資產(chǎn)清查工作，財(cái)會(huì)類檔案提供利用數(shù)量達(dá)479卷次。2005、2008年，伴隨各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)任期經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)的開展，財(cái)會(huì)檔案利用卷次達(dá)280多卷次。

（四）呈現(xiàn)社會(huì)化趨勢

檔案的社會(huì)化服務(wù)是指檔案部門為滿足社會(huì)公眾需求所提供的各種形式的信息服務(wù)。［3］高校檔案服務(wù)社會(huì)化趨勢主要體現(xiàn)在社會(huì)各單位、個(gè)體對(duì)教學(xué)、科研類檔案的利用。新建本科院校檔案利用社會(huì)化趨勢主要體現(xiàn)在教學(xué)類檔案的利用。近年來我校檔案館教學(xué)類檔案的利用服務(wù)大多為校外人員提供，且年利用率呈逐年上升趨勢。教學(xué)檔案利用服務(wù)包括提供畢業(yè)生學(xué)籍、學(xué)位檔案信息，核實(shí)學(xué)歷真?zhèn)危峁┏煽冏C明，提供學(xué)歷、學(xué)位原始證明，提供?？齐A段歷年學(xué)習(xí)成績、當(dāng)年新生錄取表等材料。

三、增強(qiáng)檔案利用功能的思考

當(dāng)下，要扭轉(zhuǎn)檔案工作在學(xué)校各項(xiàng)工作中的邊緣化地位，就必須加強(qiáng)檔案宣傳，而檔案利用是檔案工作的最終目的，也是最好的宣傳方式。［4］高校檔案部門要重視自身建設(shè)，分析檔案利用現(xiàn)狀及其原因，并針對(duì)現(xiàn)實(shí)問題，改進(jìn)檔案工作，重視檔案從收集到利用工作的每個(gè)環(huán)節(jié)，進(jìn)而提高檔案利用率，更好地為學(xué)校各項(xiàng)中心工作和各類人群服務(wù)。

（一）樹立服務(wù)創(chuàng)新意識(shí)，更新服務(wù)觀念

進(jìn)入21世紀(jì)，我國的人才強(qiáng)國戰(zhàn)略決定了社會(huì)對(duì)人才尋求和遴選工作的重視是前所未有的，有關(guān)方面和單位為了選擇合適的人才，需要高校提供人才學(xué)歷水平的真實(shí)情況。同時(shí)，大量畢業(yè)生面臨學(xué)歷提升、出國留學(xué)等問題。出國留學(xué)需要向該生留學(xué)學(xué)校提供成績證明；晉升學(xué)歷需提供本人前一階段歷年學(xué)習(xí)成績、當(dāng)年新生錄取表等材料。凡此種種，都需要高校檔案部門面向社會(huì)，主動(dòng)為社會(huì)公眾服務(wù)。這種新的服務(wù)定位決定了高校必須走出傳統(tǒng)的思維和工作模式，準(zhǔn)確把握社會(huì)變革的脈搏，尋找和發(fā)現(xiàn)高校檔案工作滿足學(xué)校和社會(huì)的不同需求的切入點(diǎn)，充分展示高校檔案部門的作用。

（二）開展檔案利用需求研究，改變服務(wù)方式

高校檔案館不同于社會(huì)公共檔案館，高校檔案利用雖然呈現(xiàn)社會(huì)化趨勢，但它為學(xué)校黨政機(jī)關(guān)和中心工作服務(wù)的功能永遠(yuǎn)不可抹殺。學(xué)校在不同發(fā)展階段，有不同的工作重心，隨之產(chǎn)生不同的檔案利用需求傾向。檔案部門要改變各單位要什么，檔案部門提供什么的局面，就要研讀學(xué)校發(fā)展規(guī)劃和年度工作計(jì)劃，把握高校工作規(guī)律性，尋找與檔案工作的對(duì)節(jié)點(diǎn)，積極準(zhǔn)備各種檔案信息，在合適的時(shí)候主動(dòng)提供給相關(guān)部門。作為新建本科院校，學(xué)校發(fā)展過程中需要面對(duì)哪些檢查、評(píng)估，這些檢查、評(píng)估又需要什么材料，檔案部門必須展開研究，做到心中有數(shù)，并做好相關(guān)編研，編制專題檔案目錄，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。

（三）重視管理工作各環(huán)節(jié)建設(shè)

1.做好收集、整理工作

檔案管理是一個(gè)系統(tǒng)工程，在這個(gè)系統(tǒng)中，處于最前端的是對(duì)檔案的收集。而做好檔案收集、整理工作，是提高檔案服務(wù)質(zhì)量的保障。升本后，我校結(jié)合實(shí)際情況，修訂了歸檔范圍和保管期限表等相關(guān)規(guī)章制度，規(guī)范檔案收集工作；提前介入各項(xiàng)重大活動(dòng)，確保檔案收集的全面系統(tǒng)。從近幾年的實(shí)踐看，這些措施確實(shí)起到了應(yīng)有的作用。2008年，我校承辦江蘇省第十六屆高?！靶ｉL杯”乒乓球賽。該活動(dòng)規(guī)模大，層次高。由于檔案館人員的提前介入，該項(xiàng)活動(dòng)材料收集全面。學(xué)校2010年承辦江蘇省首屆高?！拔逅谋庇鹈蛸悾瑱n案館及時(shí)提供“校長杯”乒乓球賽檔案材料，為學(xué)校節(jié)約了大量人力物力。

2.加強(qiáng)編研工作，提升編研層次

檔案編研工作把分散在各個(gè)案卷中的檔案信息進(jìn)行開發(fā)和加工，使之系統(tǒng)化和密集化，并形成新的文獻(xiàn)形式和知識(shí)產(chǎn)品。開展好編研工作，可以使利用者不必翻閱大批分散的檔案，就能滿足一定的利用需求，或者找到自己需要查閱檔案的線索。加強(qiáng)檔案編研工作，提升檔案編研層次，這是提高檔案利用效率的有效途徑。我校的高?；A(chǔ)數(shù)據(jù)匯集、發(fā)文匯集等編研成果在提供檔案服務(wù)中發(fā)揮了不小作用。

3.加快數(shù)字化建設(shè)，盡快實(shí)現(xiàn)全文信息查詢

檔案數(shù)字化通常包括檔案數(shù)字化輸入、檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換、數(shù)字化檔案接收。［5］強(qiáng)化并加快檔案數(shù)字化建設(shè)，有利于盡早實(shí)現(xiàn)檔案全文信息的快速查詢，大大提高高校檔案服務(wù)相關(guān)工作的效率。例如，我校在升本后，逐步推進(jìn)檔案數(shù)字化工作，制定了電子文件歸檔和電子檔案管理辦法等相關(guān)規(guī)章制度，館藏大部分檔案建立了目錄數(shù)據(jù)庫，利用率高的文書和教學(xué)檔案實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化轉(zhuǎn)換，建立了全文數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)了部分檔案的網(wǎng)上檢索，提高了檔案的查全率和檔案利用效率。目前，我校正致力于推進(jìn)數(shù)字化檔案接收工作，不斷完善各檔案信息數(shù)據(jù)庫，及時(shí)更新數(shù)據(jù)庫內(nèi)容，提高檔案服務(wù)質(zhì)量。

四、結(jié) 語

檔案具有“資政、存史、教化”作用，因而除了要采取多種措施，使學(xué)校檔案在日常管理中起到“資政”作用外，圍繞各類人才培養(yǎng)目標(biāo)，新建本科高校還應(yīng)該主動(dòng)積極不斷發(fā)掘檔案信息，把檔案館建設(shè)成為廣大學(xué)生的思想素質(zhì)教育基地，讓高校檔案充分發(fā)揮“教化”作用，進(jìn)一步增強(qiáng)檔案利用功能。

［1］陳智為，鄧紹興，劉越男.檔案管理學(xué)［M］.第三版.北京：中國人民大學(xué)出版社，2008：377-403.

［2］肖偉芳.高校檔案利用工作制約因素及對(duì)策［J］.廣東檔案，2010（4）：38，40-41.

［3］丁光勛.信息時(shí)代檔案學(xué)理論研究與實(shí)踐［M］.上海：三聯(lián)書店，2007：192-201.

［4］周曉云，向艾君.高校檔案利用特點(diǎn)探析［J］.蘭臺(tái)世界，2005（9）：96-97.

［5］吳建華.檔案信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化及三者關(guān)系［J］.科技檔案，2006（3）：32-35.