宋效丹

（吉林職工醫(yī)科大學(xué)，吉林吉林132011）

設(shè)立行政督導(dǎo)機(jī)構(gòu)提高學(xué)校行政管理工作質(zhì)量

宋效丹

（吉林職工醫(yī)科大學(xué)，吉林吉林132011）

行政督導(dǎo)；行政管理工作；質(zhì)量提升

在全國(guó)許多所普通高校和成人高校中，都設(shè)立了教學(xué)督導(dǎo)機(jī)構(gòu)，而設(shè)立行政督導(dǎo)崗位的院校據(jù)了解到目前為止還為數(shù)不多。我校借鑒教學(xué)督導(dǎo)在教學(xué)工作質(zhì)量提高方面起到的重要作用，為進(jìn)一步加強(qiáng)行政部門(mén)的服務(wù)意識(shí)，全面提升行政部門(mén)的工作質(zhì)量和辦事效率，在原有教學(xué)督導(dǎo)崗位的同時(shí)增設(shè)了行政督導(dǎo)崗位。

1 學(xué)校行政督導(dǎo)崗位職責(zé)

我校督導(dǎo)室分為教學(xué)督導(dǎo)組和行政督導(dǎo)組，是學(xué)校的獨(dú)立處室。督導(dǎo)室由校紀(jì)檢委書(shū)記分管，督導(dǎo)員由校長(zhǎng)親自聘任并頒發(fā)聘書(shū)，聘期1年，督導(dǎo)員掛牌開(kāi)展工作。

（1）行政督導(dǎo)組負(fù)責(zé)對(duì)學(xué)生處、人事處、就業(yè)處、后勤處等各處室、2所附屬醫(yī)院等部門(mén)年度工作目標(biāo)的完成情況，開(kāi)展檢查、指導(dǎo)、考核、咨詢(xún)、服務(wù)等工作。

（2）負(fù)責(zé)收集各職能部門(mén)行政管理運(yùn)行情況及相關(guān)信息。并將督查信息和建議及時(shí)反饋匯報(bào)。定期召開(kāi)學(xué)生、教師座談會(huì)，聽(tīng)取并收集整理學(xué)生、教師對(duì)學(xué)校行政管理工作方面的意見(jiàn)、建議。并針對(duì)不同時(shí)期的重點(diǎn)和突出問(wèn)題進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)調(diào)研，掌握第一手資料，為學(xué)校決策提供依據(jù)。

（3）參與學(xué)校各種重大活動(dòng)，參與過(guò)程評(píng)價(jià)及經(jīng)驗(yàn)總結(jié)。

（4）對(duì)學(xué)校行政管理制度的科學(xué)性和可行性進(jìn)行評(píng)估調(diào)研，逐步完善管理制度和考核辦法，檢查執(zhí)行情況。（5）負(fù)責(zé)檢查指導(dǎo)2所附屬醫(yī)院的醫(yī)德醫(yī)風(fēng)建設(shè)和服務(wù)質(zhì)量。（6）每2周在校園網(wǎng)上出一期督導(dǎo)工作簡(jiǎn)報(bào)，通報(bào)督導(dǎo)工作情況。

2 學(xué)校行政督導(dǎo)工作具體做法和成效

2.1 加強(qiáng)引導(dǎo)，積極推動(dòng)行政科室工作創(chuàng)新

行政督導(dǎo)組在督導(dǎo)行政科室工作目標(biāo)完成情況時(shí)，積極倡導(dǎo)并推動(dòng)科室開(kāi)展創(chuàng)新活動(dòng)。此項(xiàng)舉措我們體會(huì)比較深的是在對(duì)學(xué)生管理系統(tǒng)開(kāi)展督導(dǎo)工作時(shí)，提出并協(xié)助學(xué)生處建立學(xué)生信息員網(wǎng)絡(luò)。即在學(xué)校新生、老生班級(jí)中每班隨機(jī)抽出5名學(xué)生、共在學(xué)校3個(gè)年級(jí)抽出了234名學(xué)生信息員。在此基礎(chǔ)上，與學(xué)生信息員通過(guò)學(xué)校局域網(wǎng)、電子信箱、QQ群等電子信息平臺(tái)這行支流；發(fā)放學(xué)生及學(xué)生家長(zhǎng)調(diào)查問(wèn)卷；分別召開(kāi)新、老生信息員座談會(huì)；與信息員個(gè)別談話等方式進(jìn)行全方位立體式交流。其中最受學(xué)生歡迎、最簡(jiǎn)便易行、效果最佳的是網(wǎng)上平臺(tái)交流。通過(guò)交流溝通，及時(shí)全面地了解了學(xué)生當(dāng)前的生活、學(xué)習(xí)情況，尤其是及時(shí)了解到了學(xué)生對(duì)學(xué)校教學(xué)、生活服務(wù)、校園軟環(huán)境等方面的要求、建議。然后利用督導(dǎo)工作涉及全校各個(gè)科室的有利條件，在征得領(lǐng)導(dǎo)同意的前提下，與各有關(guān)科室協(xié)調(diào)溝通，及時(shí)疏導(dǎo)學(xué)生的情緒，解釋困惑，把學(xué)校的意圖、舉措告知學(xué)生，及時(shí)解決已經(jīng)出現(xiàn)或在萌芽狀態(tài)的問(wèn)題。例如，在我校更換物業(yè)公司之際，新接手的物業(yè)公司對(duì)餐廳、門(mén)衛(wèi)等部門(mén)的管理規(guī)定，因與學(xué)生之間缺乏溝通而產(chǎn)生了矛盾。督導(dǎo)人員通過(guò)信息員網(wǎng)很快發(fā)現(xiàn)了情況，進(jìn)行調(diào)研后及時(shí)將問(wèn)題向領(lǐng)導(dǎo)做了匯報(bào)并通報(bào)給有關(guān)部門(mén)。在校領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注下，經(jīng)學(xué)生、學(xué)生管理部門(mén)、班主任、物業(yè)公司幾方協(xié)作，很快化解了矛盾，問(wèn)題得到很好解決。使學(xué)生心情舒暢、精力充沛地投入學(xué)習(xí)，使物業(yè)公司的管理有的放矢，服務(wù)質(zhì)量也上了一個(gè)新臺(tái)階。

總結(jié)學(xué)生信息員網(wǎng)的主要作用，一是使學(xué)生與學(xué)校管理部門(mén)密切了聯(lián)系，做到了溝通零距離；二是使學(xué)生真正體會(huì)到了學(xué)生是學(xué)校的主人，激發(fā)了參與學(xué)校管理、發(fā)展的熱情；三是使職能部門(mén)增強(qiáng)了服務(wù)意識(shí)，提高了服務(wù)質(zhì)量。可以說(shuō)學(xué)生信息員網(wǎng)是學(xué)校教學(xué)及行政管理工作質(zhì)量的最好的驗(yàn)收平臺(tái)。

2.2 準(zhǔn)確定位，確保行政督導(dǎo)的正性作用，增加實(shí)效性

行政督導(dǎo)工作涉及學(xué)校各個(gè)行政科室。我們認(rèn)為，在開(kāi)展行政督導(dǎo)工作時(shí)應(yīng)該特別注意的是：準(zhǔn)確界定自身的角色、站位。行政督導(dǎo)既要通過(guò)主動(dòng)聯(lián)系、積極指導(dǎo)、提供服務(wù)、嚴(yán)格考核以促進(jìn)行政科室工作質(zhì)量提高，又不能盲目插手、干預(yù)科室工作，更不能“喧賓奪主”或“越俎代庖”。工作實(shí)踐使我們認(rèn)識(shí)到，督導(dǎo)人員應(yīng)該是領(lǐng)導(dǎo)的參謀、科室工作質(zhì)量提高的引領(lǐng)員、各科室之間的聯(lián)絡(luò)員、學(xué)生與學(xué)校的紐帶、師生的良師益友。由于督導(dǎo)員在工作中注意到了自身的準(zhǔn)確定位，使行政督導(dǎo)工作能順利展開(kāi)并較有成效，使個(gè)別科室人員從對(duì)行政督導(dǎo)工作不理解、不配合變成了樂(lè)于接受直至主動(dòng)尋求合作。

2.3 重視調(diào)查研究，增強(qiáng)行政督導(dǎo)工作的針對(duì)性

學(xué)校工作在整體目標(biāo)前提下，每個(gè)階段都有其不同重點(diǎn)。督導(dǎo)人員應(yīng)緊緊圍繞學(xué)校中心工作和突出問(wèn)題，通過(guò)與科室人員談心，定期巡視校園，網(wǎng)上征求意見(jiàn)，參加科室活動(dòng)等方式進(jìn)行調(diào)研。將情況綜合整理后，有的以簡(jiǎn)報(bào)形式通報(bào)全校，有的向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，有的向科室反饋，收到了實(shí)效。起到了其他某一科室難以起到的作用，為學(xué)校決策提供了依據(jù)，體現(xiàn)了督導(dǎo)機(jī)構(gòu)為“決策支持系統(tǒng)”的作用。

2.4 及時(shí)客觀的評(píng)價(jià)行政科室工作，發(fā)揮督導(dǎo)工作的激勵(lì)性作用

每進(jìn)行一段時(shí)間的檢查和調(diào)研，都要盡快地按照評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)及時(shí)評(píng)價(jià)。并將評(píng)價(jià)結(jié)果盡快向各部門(mén)反饋。在評(píng)價(jià)過(guò)程中，注意發(fā)現(xiàn)先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和有創(chuàng)新的做法，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，在中層干部例會(huì)等會(huì)議上作介紹，使科室工作成績(jī)能及時(shí)被全校了解，先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)得到迅速推廣。同時(shí)將發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及工作中的困難盡可能幫助協(xié)調(diào)解決。使行政科室工作人員積極性被進(jìn)一步調(diào)動(dòng)起來(lái)，也改變了個(gè)別人員懶散、不積極鉆研業(yè)務(wù)的作風(fēng)，發(fā)揮了督導(dǎo)工作的激勵(lì)作用。

2.5 在督導(dǎo)工作中貫徹“以人為本”、“和諧督導(dǎo)”的理念

進(jìn)行行政督導(dǎo)是提升行政工作質(zhì)量的重要手段，而在行政督導(dǎo)工作中體現(xiàn)人性化工作理念是做好行政督導(dǎo)工作的重要保證。行政督導(dǎo)工作應(yīng)強(qiáng)化指導(dǎo)、幫助、服務(wù)功能，做到尊重他人，與人為善，避免居高臨下的姿態(tài)，以切磋的態(tài)度去探討工作。

2.6 堅(jiān)持校園巡視制度，協(xié)助有關(guān)科室確保校園秩序和安全

設(shè)立行政督導(dǎo)崗位以來(lái)，行政督導(dǎo)人員堅(jiān)持巡視校園內(nèi)的教學(xué)樓、宿舍樓、實(shí)訓(xùn)中心、體育館、辦公樓、餐廳等處。對(duì)校園公共設(shè)施、“四防”安全、節(jié)水節(jié)電、環(huán)境衛(wèi)生等進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)情況及時(shí)通報(bào)給有關(guān)部門(mén)。對(duì)杜絕“跑冒滴漏”現(xiàn)象，確保校園安全等方面起到了一定作用。

經(jīng)過(guò)2年多的探索實(shí)踐，我們對(duì)行政督導(dǎo)工作的內(nèi)容、意義有了一定認(rèn)識(shí)，取得了一定收獲，但仍存在很多不足。如：缺乏有關(guān)行政督導(dǎo)工作的理論學(xué)習(xí)、工作缺乏前瞻性和系統(tǒng)性、認(rèn)識(shí)問(wèn)題還存在片面性、行政督導(dǎo)工作評(píng)價(jià)體系還不完善等迫切需要學(xué)習(xí)有指導(dǎo)意義的行政督導(dǎo)工作理論及成功經(jīng)驗(yàn)。我們希望通過(guò)學(xué)習(xí)和工作實(shí)踐，逐一找到改進(jìn)行政督導(dǎo)工作的方法，探索出一條適合我校發(fā)展的行政督導(dǎo)工作的路子，對(duì)提升學(xué)校行政管理工作起到更大的推進(jìn)作用。

[1]張軍海.新形勢(shì)下高校教學(xué)督導(dǎo)新思維[J].河北師范大學(xué)學(xué)報(bào)，2008，10：100～103.

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1671-1246（2011）06-0059-02