王志敏

(江蘇省 南通市第三人民醫(yī)院 226006)

醫(yī)院人事檔案在醫(yī)院人才培養(yǎng)、干部選拔、職稱(chēng)晉升、工資核定等各項(xiàng)工作中均發(fā)揮著重要作用，切實(shí)做好檔案制度建設(shè)、業(yè)務(wù)建設(shè)、資源開(kāi)發(fā)利用等各項(xiàng)工作對(duì)醫(yī)院發(fā)展有著獨(dú)特的重要意義。目前我院共有人事檔案800余卷，其中:在職干部檔案447卷，在職工人檔案46卷，離退休干部檔案145卷，退休工人檔案36卷，離院未來(lái)辦理手續(xù)的人事檔案1 8卷，編外人員檔案近100卷，死亡人員檔案35卷。為了加強(qiáng)和規(guī)范我院人事檔案管理工作，提高檔案資源的利用效率，近期我院集中人力和精力對(duì)全院人事檔案進(jìn)行了重新整理。筆者在檔案整理的過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)在醫(yī)院人事檔案管理過(guò)程中還存在諸多的問(wèn)題，并對(duì)存在的問(wèn)題進(jìn)行了思考和總結(jié)。

1 目前醫(yī)院人事檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題

1.1 人檔分離現(xiàn)象嚴(yán)重，影響工作效率

1.1.1 在人才流動(dòng)的過(guò)程中，有些單位以扣押人才的檔案材料為手段限制人才外流。這樣做不但不能真正的留住人才，反而會(huì)使原單位和人才之間弄僵，大部分人才不惜棄檔離開(kāi)原單位，可以說(shuō)是“兩敗俱傷”，單位沒(méi)有留住人才，人才也不得不面對(duì)“人檔分離”的現(xiàn)實(shí)。

1.1.2 人事代理人員的檔案都存放在人事代理處，這樣必然導(dǎo)致人檔分離。在編外用工越來(lái)越多的情況下，用人單位處于人檔分離現(xiàn)象的人員也越來(lái)越多，這種情況勢(shì)必給管理帶來(lái)諸多的不便，影響工作效率。

1.1.3 在員工辭職或被解聘后，原單位或個(gè)人未及時(shí)辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)，這也經(jīng)常會(huì)導(dǎo)致棄檔現(xiàn)象的發(fā)生。

1.2.人事檔案管理不夠規(guī)范，影響檔案的利用價(jià)值

1.2.1 零散材料不能及時(shí)歸檔。形成檔案材料的單位或部門(mén)歸檔不及時(shí);管檔單位沒(méi)有主動(dòng)催要應(yīng)歸檔材料;對(duì)于沒(méi)有及時(shí)送交應(yīng)歸檔材料的部門(mén)或單位，沒(méi)有相應(yīng)的制度進(jìn)行約束;在管檔單位與應(yīng)歸檔單位或部門(mén)之間沒(méi)有建立良好的經(jīng)常性的聯(lián)系與溝通制度，諸多因素一起造成零散材料不能及時(shí)歸檔。

1.2.2 檔案轉(zhuǎn)遞時(shí)手續(xù)不齊備、材料不完整等現(xiàn)象嚴(yán)重。檔案轉(zhuǎn)遞時(shí)未提供調(diào)檔函或未填寫(xiě)“干部人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單”，未通過(guò)機(jī)要通道轉(zhuǎn)遞或未派專(zhuān)人送取，有些單位甚至違反轉(zhuǎn)遞制度將人事檔案交由本人自帶。轉(zhuǎn)遞之前零散材料沒(méi)有及時(shí)歸檔，人事檔案沒(méi)有及時(shí)整理，導(dǎo)致檔案內(nèi)容不完整，“亂而不全”的現(xiàn)象時(shí)常發(fā)生。

1.2.3 不同性質(zhì)和不同類(lèi)型人員，平時(shí)和接受檢查對(duì)人事檔案的管理松緊不一。(1)編內(nèi)和編外人員人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不一，出現(xiàn)檔案質(zhì)量參差不齊的現(xiàn)象。(2)臨時(shí)工檔案、退職退養(yǎng)人員檔案、死亡人員檔案等管理松懈。(3)人事檔案管理過(guò)程中存在平時(shí)與檢查時(shí)、年中和年底要求不一，不能一如既往地保持高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求。很多單位都是在檢查前對(duì)檔案進(jìn)行突擊整理，平時(shí)基本是“不聞不問(wèn)”。

1.3.新畢業(yè)生人事檔案管理比較混亂，影響檔案的規(guī)范管理隨著人事代理制度的進(jìn)一步推行，用人結(jié)構(gòu)的不斷變化，與實(shí)行人事代理制度的初衷相比，醫(yī)院人事檔案在代理的過(guò)程中出現(xiàn)了一些問(wèn)題。對(duì)于新參加工作的畢業(yè)生人事檔案管理辦法，人事代理中心與各基層單位的處理意見(jiàn)不一。研究生檔案一部分在用人單位，一部分在人事代理服務(wù)中心，在核定工資、工齡和預(yù)備黨員轉(zhuǎn)正等方面時(shí)就很不方便，這勢(shì)必會(huì)影響工作效率。下面筆者將單位2007—2010年新錄用員工檔案的當(dāng)時(shí)狀況統(tǒng)計(jì)如下表。

2007—2010年新錄用員工檔案庫(kù)存現(xiàn)狀

從上表可以一目了然的看出新員工人事檔案管理比較混亂的現(xiàn)狀，在大大影響工作效率的同時(shí)，也不便于檔案的統(tǒng)一管理。筆者建議為了便于工作，提高工作效率，對(duì)各種不同性質(zhì)人員的人事檔案管理盡快做出統(tǒng)一要求，制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。

1.4.計(jì)算機(jī)化程度不高，缺乏電子化檔案的管理經(jīng)驗(yàn)

有些單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重要性缺乏足夠認(rèn)識(shí)，觀念沒(méi)有根本轉(zhuǎn)變。雖然現(xiàn)在很多單位的檔案室都已經(jīng)配備了相應(yīng)的先進(jìn)設(shè)備，但是這些設(shè)備往往被擱置在檔案室一角，變成了擺設(shè)，沒(méi)有真正發(fā)揮它們的利用價(jià)值。大部分單位購(gòu)買(mǎi)這些設(shè)備完全是為了應(yīng)付檢查，等應(yīng)付完檢查后，就將這些設(shè)備“冷落”在角落里，平時(shí)很少有時(shí)間維護(hù)檔案軟件中的信息，這就使人事檔案管理人員操作不熟練，先進(jìn)設(shè)備沒(méi)有起到先進(jìn)作用。

2 加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理工作對(duì)策與思考

2.1.加大宣傳教育力度，增強(qiáng)檔案意識(shí)。增強(qiáng)檔案意識(shí)，對(duì)檔案工作有著巨大的推動(dòng)作用。檔案意識(shí)與檔案工作相輔相成、相互制約。有好的檔案意識(shí)，才能使檔案材料在日常工作中被及時(shí)收集、整理，才能使檔案材料盡可能準(zhǔn)確和完整，而宣傳是增強(qiáng)檔案意識(shí)的主要手段［1］。醫(yī)院人事檔案工作也不例外。醫(yī)院檔案工作者要充分利用各種機(jī)會(huì)、積極主動(dòng)地向科室領(lǐng)導(dǎo)、院領(lǐng)導(dǎo)宣傳檔案工作的相關(guān)政策法規(guī)，及時(shí)向他們請(qǐng)示、匯報(bào)，經(jīng)常與他們進(jìn)行交流、溝通，最大限度地爭(zhēng)取他們的理解與支持。

領(lǐng)導(dǎo)重視是做好人事檔案管理工作的重要保證，是檔案實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理的前提。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要把人事檔案管理納入醫(yī)院管理和醫(yī)院發(fā)展的重要內(nèi)容來(lái)抓，與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展;要大力宣傳醫(yī)院人事檔案管理的意義，加強(qiáng)檔案法律法規(guī)學(xué)習(xí)，使全院干部職工充分認(rèn)識(shí)檔案的重要性，認(rèn)識(shí)檔案與醫(yī)院日常工作的密切關(guān)系，更好地支持人事檔案管理工作［2］。

2.2.用制度管檔，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理制度化。在人事檔案管理工作上，要把制度建設(shè)貫穿于人事檔案管理工作全過(guò)程。同時(shí)要加強(qiáng)監(jiān)督，使檔案的各項(xiàng)管理制度都能夠加以落實(shí)并行之有效。在制訂和健全一系列檔案管理制度的同時(shí)，還要嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)制度，做到在制度面前人人平等，不循私情，堅(jiān)決維護(hù)制度的嚴(yán)肅性;要堅(jiān)持用制度管人、用制度管事，在加強(qiáng)人事檔案保密工作的同時(shí)，要合理開(kāi)發(fā)利用檔案資源;要明確各崗位的工作職責(zé)，制定工作規(guī)范，強(qiáng)調(diào)工作原則，規(guī)范工作行為，從制度上杜塞漏洞;檔案管理部門(mén)要與檔案材料形成的業(yè)務(wù)部門(mén)保持密切聯(lián)系和有效溝通，要以科室為基礎(chǔ)建立與之相應(yīng)的檔案收集網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，使收集工作程序化、制度化［3］。

3 加強(qiáng)業(yè)務(wù)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理規(guī)范化

3.1 全面細(xì)致，及時(shí)收集。在檔案材料的收集上，應(yīng)注重把“功”做在平時(shí)。對(duì)檔案材料做到當(dāng)日收，當(dāng)日入檔，做到日清日結(jié)，材料收集上盡可能做到全面細(xì)致。要求材料形成一個(gè)月內(nèi)及時(shí)歸檔，充實(shí)干部檔案內(nèi)容，擴(kuò)大檔案資料信息量。

3.2 認(rèn)真審查，嚴(yán)謹(jǐn)甄別。為了確保材料的真實(shí)性，在材料歸檔時(shí)，管理人員要嚴(yán)格按照《干部檔案整理工作細(xì)則》和((關(guān)于干部檔案材料收集、歸檔暫行規(guī)定》、《鑒別歸檔制度》的要求、規(guī)定和程序辦事，堅(jiān)持歷史唯物主義和辯證唯物主義，對(duì)材料進(jìn)行鑒別篩選，做到“去粗取精、去偽存真”。

3.3 嚴(yán)把標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范整理。在整理過(guò)程中，要認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案整理的新方法。每幾年，都要抽調(diào)入力、集中時(shí)間，按照《檔案整理工作細(xì)則》的要求對(duì)人事檔案進(jìn)行重新整理，使新整理的干部檔案達(dá)到編排有序、目錄清楚、裝訂整齊、整潔美觀、使用方便的要求。

4 抓培訓(xùn)，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理隊(duì)伍專(zhuān)業(yè)化

檔案工作者是人事檔案工作的主體，檔案工作者的整體素質(zhì)水平，在某種意義上決定著人事檔案工作的管理水平。因此，必須在人事檔案管理過(guò)程中體現(xiàn)以人為本的精神充分發(fā)揮檔案管理人員的主觀能動(dòng)性，用科學(xué)的思維和態(tài)度來(lái)探索和掌握檔案工作的規(guī)律，提高現(xiàn)代化檔案管理的能力［4］。

4.1 檔案管理人員要有良好的敬業(yè)精神，要積極掌握檔案管理工作的新知識(shí)、新技術(shù)，了解醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的具體內(nèi)容。

4.2 要通過(guò)舉辦業(yè)務(wù)培訓(xùn)會(huì)、現(xiàn)場(chǎng)觀摩指導(dǎo)等方法，對(duì)人事檔案管理人員進(jìn)行全面業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使他們熟練掌握人事檔案管理工作基本技能。

4.3 醫(yī)院要將檔案人員的培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計(jì)劃，關(guān)心他們的職稱(chēng)晉升和工作業(yè)績(jī)，使他們的辛勤勞動(dòng)得到公正回報(bào)。

5 強(qiáng)化資源開(kāi)發(fā)，實(shí)現(xiàn)檔案利用服務(wù)效能化

醫(yī)院人事檔案工作從材料收集、整理到保管、鑒定等各個(gè)環(huán)節(jié)，都是圍繞檔案利用這一中心展開(kāi)的。為干部管理和人才開(kāi)發(fā)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)是檔案工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)。在人事檔案管理工作中，要始終立足于為醫(yī)院發(fā)展大局服務(wù)的宗旨，要注重在創(chuàng)新服務(wù)手段、拓寬服務(wù)領(lǐng)域、提高服務(wù)質(zhì)量上下功夫，要明確服務(wù)方向、堅(jiān)定服務(wù)思想、改變服務(wù)理念，要認(rèn)真研究醫(yī)院檔案利用工作的特點(diǎn)和規(guī)律［5］，使醫(yī)院檔案更好的發(fā)揮檔案資源的僥勢(shì)，為醫(yī)院人才培養(yǎng)、干部聘用、職稱(chēng)晉升、工資福利、辦理退休等工作提供真實(shí)可靠的檔案信息，為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的決策提供詳實(shí)、準(zhǔn)確的第一手資料。

［1］洪虹.加強(qiáng)檔案意識(shí)促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展［J］.檔案與建設(shè)，2010(4):20.

［2］王丹姝.醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策［J］.中華現(xiàn)代醫(yī)院管理雜志，2009，7(12).

［3］陳存標(biāo).醫(yī)療衛(wèi)生單位人事檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策［J］.海峽預(yù)防醫(yī)學(xué)雜志，2007，13(2):88 ～89.

［4］陳少毅.以人為本促進(jìn)高校檔案館管理與服務(wù)［J］.檔案與建設(shè)，2010(3):27～28.

［5］董毓貴.醫(yī)院檔案利用工作之管見(jiàn)［J］.檔案與建設(shè)，2009(5):58.