摘要：本文根據(jù)首都功能核心區(qū)行政區(qū)調(diào)整工作的需要，以東城區(qū)檔案工作情況為例，就如何做好檔案管理工作，保證完整記錄城市發(fā)展歷史進行了思考。

關(guān)鍵詞：行政區(qū)劃調(diào)整 檔案工作

2010年6月底，國務(wù)院正式批復(fù)了北京市政府關(guān)于調(diào)整首都功能核心區(qū)行政區(qū)劃的請示，同意撤銷北京市東城區(qū)、崇文區(qū)，設(shè)立新的北京市東城區(qū)，以原東城區(qū)、崇文區(qū)的行政區(qū)域為東城區(qū)的行政區(qū)域；撤銷北京市西城區(qū)、宣武區(qū)，設(shè)立新的北京市西城區(qū)，以原西城區(qū)、宣武區(qū)的行政區(qū)域為西城區(qū)的行政區(qū)域。如何根據(jù)首都功能核心區(qū)行政區(qū)劃調(diào)整工作的需要，落實國家檔案管理部門關(guān)于檔案資源體系建設(shè)的目標任務(wù)，完成檔案工作記錄城市歷史的重要使命，成為檔案行政管理部門的當務(wù)之急。

一、行政區(qū)劃調(diào)整中的檔案工作難點

這次核心區(qū)行政區(qū)劃調(diào)整工作，按照中央的指示和國務(wù)院批復(fù)的精神，要堅持“精簡、統(tǒng)一、效能”的原則?！熬啞敝饕w現(xiàn)在，把原東城、西城、崇文、宣武四個區(qū)的區(qū)級行政機構(gòu)精簡整合，推動區(qū)級機關(guān)盡快實現(xiàn)機構(gòu)整合、工作整合、人員融合?！敖y(tǒng)一”主要體現(xiàn)在，按照統(tǒng)一政策安排干部?！靶堋敝饕w現(xiàn)在，行政區(qū)劃調(diào)整工作，要以提高行政效能，更好地推動首都功能核心區(qū)科學(xué)發(fā)展為目標。根據(jù)區(qū)劃調(diào)整工作的原則和要求，檔案行政管理部門需要密切關(guān)注幾個環(huán)節(jié)上的檔案工作重點：

1.機構(gòu)整合過程中，有關(guān)區(qū)劃調(diào)整工作的文件材料的收集整理面臨困難。調(diào)整行政區(qū)劃，涉及到很多方面的工作，機構(gòu)整合工作涉及工作性質(zhì)不同、業(yè)務(wù)內(nèi)容不同、人員結(jié)構(gòu)不同的各級各類機構(gòu)，時間緊張，情況復(fù)雜，齊全完整的保存這一特定工作過程中各單位和部門機構(gòu)調(diào)整變化的有關(guān)檔案資料，更好地為這一地區(qū)的經(jīng)濟社會發(fā)展服務(wù)，成為區(qū)劃調(diào)整過程中檔案工作的一項重要任務(wù)。

2.區(qū)劃調(diào)整工作中，機構(gòu)發(fā)生變動的單位和部門檔案的歸屬和流向亟待確定。區(qū)劃調(diào)整涉及城區(qū)的大部分機構(gòu)有重大變動，從維護黨和國家歷史真實面貌的高度出發(fā)，按照中央的指示和國務(wù)院批復(fù)的精神，本著維護檔案的完整安全、方便利用的原則，對撤銷和新建單位檔案進行合理處置，直接關(guān)系到全宗的延續(xù)性和完整性，也是機構(gòu)變動單位各項工作有序銜接的重要保證。

3.工作整合、辦公地址合并過程中，室藏檔案的安全問題值得關(guān)注。由于工作整合的需要，大量機構(gòu)合并重組，有關(guān)單位辦公地址發(fā)生密集的調(diào)整變化，許多基層檔案室隨之搬遷新址重新分配。如何在檔案室調(diào)整遷移的過程中確保室藏檔案的完整與安全，是基層檔案室亟待解決的一個重要問題。

4.人員調(diào)整融合對檔案工作會產(chǎn)生一定的影響。兩區(qū)合并重組，按照統(tǒng)一的政策安排干部，機構(gòu)變動的各單位都有不同程度的人員變化。專兼職檔案人員的調(diào)整變化對檔案工作有直接影響，各機構(gòu)各部門的人員調(diào)整也會間接影響已經(jīng)形成的文件材料的收集整理工作。所以，區(qū)劃調(diào)整中人員的融合使下一步檔案工作的開展進入了一個調(diào)整銜接期。

5.區(qū)劃調(diào)整后新建單位如何依法開展檔案工作。檔案行政管理部門還需要把握時機，穩(wěn)妥推進合并重組后新組建的單位依法開展檔案工作，建立檔案工作體系，健全各項檔案工作制度，落實責任，明確職責，設(shè)立機構(gòu)，設(shè)置庫房及配套設(shè)施，配備專兼職檔案人員，從各單位組建伊始為今后基層檔案工作的系統(tǒng)化、制度化、規(guī)范化打下一個良好的基礎(chǔ)。

二、把握時機，整合資源，提出解決對策

按照中央的指示精神，嚴格遵循行政區(qū)劃調(diào)整工作的原則，根據(jù)區(qū)級機關(guān)實現(xiàn)機構(gòu)整合、工作整合、人員融合的實際工作需要，以提高工作效能，更好地推動區(qū)劃調(diào)整中的檔案工作發(fā)展為目標，東城區(qū)檔案局在自身機構(gòu)和人員由原東城區(qū)檔案局、原崇文區(qū)檔案局合并重組的同時，迅速把工作重點轉(zhuǎn)移到確保區(qū)劃調(diào)整過程中全區(qū)檔案工作的有序開展上，及時把握區(qū)劃調(diào)整中的各個重要時間節(jié)點，摸清底數(shù)，分析情況，提出對策，整合資源，有步驟有計劃地系統(tǒng)解決了區(qū)劃調(diào)整中檔案工作面臨的重要任務(wù)。

1.及時調(diào)整重心，明確工作思路

要做好區(qū)劃調(diào)整中的檔案工作，首先對國務(wù)院批復(fù)的精神，要認真學(xué)習、深刻理解、全面貫徹落實。要把國務(wù)院批復(fù)精神體現(xiàn)到檔案工作各項方案和決策之中。在區(qū)劃調(diào)整工作開展之初，東城區(qū)檔案局領(lǐng)導(dǎo)班子及時根據(jù)區(qū)劃調(diào)整需要展開工作，研究對策，在本局機構(gòu)合并重組的同時，迅速調(diào)整工作重心，明確了在區(qū)劃調(diào)整中為中心工作服務(wù)的思路，其中最為重要的是抓好三個方面：一是根據(jù)各單位機構(gòu)調(diào)整的實際工作需要加強檔案服務(wù)。突破既定工作計劃的制約，暫時停止檔案工作等級資格評審、復(fù)查和檔案行政執(zhí)法檢查等工作，把檔案工作重點轉(zhuǎn)移到根據(jù)各單位在機構(gòu)合并重組中遇到的實際問題進行針對性強化性的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和服務(wù)上來，促進檔案工作在調(diào)整期間的有序開展。二是在更高層次上對區(qū)劃調(diào)整后的檔案工作進行規(guī)劃。以前瞻性的眼光對調(diào)整后的檔案館館藏資源建設(shè)和基層檔案室工作提出構(gòu)想，提高新東城區(qū)檔案工作的力度和水平，增強檔案工作中的歷史文化特色，促進檔案工作走上科學(xué)發(fā)展道路，實現(xiàn)整體提升，提高檔案工作發(fā)展水平。

2.組織業(yè)務(wù)力量，研究工作方案

按照調(diào)整后的工作思路，由局領(lǐng)導(dǎo)牽頭，組織全局有關(guān)業(yè)務(wù)部門的骨干力量，根據(jù)原東城區(qū)、原崇文區(qū)檔案工作實際以及在區(qū)劃調(diào)整中出現(xiàn)的特殊情況，及時開展了緊張而深入的業(yè)務(wù)討論，提出下一步的工作方案，內(nèi)容主要集中在三個方面：一是原東城區(qū)、原崇文區(qū)涉及機構(gòu)調(diào)整變化的各有關(guān)單位和部門的檔案工作現(xiàn)狀及面臨的問題。其中既包括有關(guān)單位在調(diào)整過程中陸續(xù)提出的已經(jīng)出現(xiàn)的特殊情況，也提出了根據(jù)檔案管理工作的科學(xué)性和規(guī)律性在下一步工作中可以預(yù)見的問題。二是新東城區(qū)各新建單位在資源整合、統(tǒng)籌規(guī)劃時對檔案工作的安排。要確保各新建單位在更高層次上對檔案工作進行規(guī)劃，最大限度地統(tǒng)籌利用人力、物力、財力，做好檔案資源保護和開發(fā)利用，使檔案發(fā)揮更大效益，為新東城經(jīng)濟社會發(fā)展的各項工作提供服務(wù)。三是檔案館在機構(gòu)合并資源整合過程中的工作重點。包括館藏資源的整合和管理，各立檔單位新舊全宗的處置以及有關(guān)檔案的接收征集工作。

3.及時下發(fā)文件，解決工作難點

在充分論證的基礎(chǔ)上，迅速采取有效措施，把有關(guān)要求落實到各項工作中。新東城區(qū)人民政府籌備組成立后的第一份發(fā)文即《關(guān)于在行政區(qū)劃調(diào)整中做好檔案工作的通知》，要求各單位在區(qū)劃調(diào)整過程中做好幾項工作：一是強調(diào)要將檔案工作納入本單位區(qū)劃調(diào)整工作總體方案同部署、同落實，責任到人、措施到位。二是明確各立檔單位以2010年6月30日為時間節(jié)點，區(qū)分新舊檔案全宗進行收集整理和妥善管理，確保原兩區(qū)及新建東城區(qū)行政機構(gòu)檔案的完整和安全。三是針對組建合并工作中，大量涉及檔案實體搬遷的單位，要求在檔案遷移時獨立封裝運輸，清點核查，加強管理，保證檔案實體的安全。四是明確區(qū)劃調(diào)整后新組建的單位應(yīng)建立健全檔案工作領(lǐng)導(dǎo)體系和工作體系，明確職責，設(shè)立機構(gòu)，配備人員，落實制度。五是要求各單位做好區(qū)劃調(diào)整過程中文件材料收集歸檔工作，為這項重要歷史性工作保存完整的原始記錄。

根據(jù)工作進展情況，東城區(qū)檔案局還適時發(fā)布了《關(guān)于加強行政區(qū)劃調(diào)整前應(yīng)進館檔案管理工作的通知》（東政辦發(fā)〔2010〕11號）、《東城區(qū)檔案工作交接規(guī)定》（東檔發(fā)〔2010〕7號）等文件，對全宗劃分、案卷質(zhì)量標準、機構(gòu)調(diào)整變化單位檔案的歸屬和流向以及檔案人員變動時工作的移交接收提出了具體要求和明確規(guī)定。一系列文件的出臺解決了各單位在區(qū)劃調(diào)整中面臨的具體問題，為今后新東城區(qū)檔案工作的發(fā)展奠定了扎實的基礎(chǔ)。

4.加強檢查指導(dǎo)，建立長效機制

行政區(qū)劃調(diào)整基本完成后，涉及機構(gòu)合并重組的單位的辦公地點和人員大都發(fā)生了變化，為了摸清新建單位檔案工作開展的情況和有關(guān)文件要求的落實情況，確保檔案工作的均衡發(fā)展和有序銜接，東城區(qū)檔案局適時加強了對各單位的業(yè)務(wù)檢查與指導(dǎo)。一方面對有關(guān)單位進行有針對性的重點指導(dǎo)服務(wù)，了解掌握調(diào)整合并中不同單位出現(xiàn)的具體問題，具體分析解決。另一方面抓住各單位合并重組初步到位的恰當時機及時開展檔案行政執(zhí)法檢查，重點檢查新建單位檔案機構(gòu)和人員的設(shè)置，檔案安全保管情況以及區(qū)劃調(diào)整過程中檔案的收集整理工作完成情況。通過指導(dǎo)與檢查，強基固本，夯實基礎(chǔ)，推進基層檔案室建設(shè)，促進檔案資源的高效整合，拓展檔案工作新的發(fā)展空間。

下一步將以促進新東城區(qū)檔案工作的協(xié)調(diào)發(fā)展為目標，建立長效機制，針對不同類型的單位，給予相應(yīng)的監(jiān)督指導(dǎo)，抓好基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，加強調(diào)整前各單位應(yīng)進館檔案的管理，開展基層室等級資格重新認定，循序漸進，逐步推進檔案工作規(guī)范化、制度化。要善于研究區(qū)劃調(diào)整后出現(xiàn)的新情況、新問題，尋求解決問題的方法和途徑，促進檔案事業(yè)的發(fā)展。要抓好“三個重點”，即：抓好基層檔案資源建設(shè)，抓好重點工作檔案服務(wù)，抓好涉及民生的檔案工作，確保檔案工作在依法治檔的軌道上健康發(fā)展。

作者單位：北京市東城區(qū)檔案局