摘要： 本文試運(yùn)用圖書館業(yè)務(wù)外包管理理念，分析文書檔案整理業(yè)務(wù)外包的必要性，探索檔案整理工作業(yè)務(wù)外包的利與弊、模式及其實(shí)施方案。

關(guān)鍵詞： 檔案整理 文書檔案 業(yè)務(wù)外包

隨著檔案信息化的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式正在向現(xiàn)代檔案管理模式轉(zhuǎn)變?！皹I(yè)務(wù)外包”作為一種現(xiàn)代管理模式，被運(yùn)用于檔案管理是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。

一、“業(yè)務(wù)外包”的含義及在檔案整理工作中的利與弊

業(yè)務(wù)外包（Outsourcing也譯資源外包、資源外置）是指企業(yè)整合利用其外部最優(yōu)勢的專業(yè)化資源，從而達(dá)到降低成本，提高效率，充分發(fā)揮自身核心競爭力和增強(qiáng)對環(huán)境的迅速應(yīng)變能力的一種管理模式。作為一種經(jīng)營管理模式，上世紀(jì)90年代，就已經(jīng)被西方圖書館界吸收并利用，隨后進(jìn)入我國圖書館界，尤其是在采編部門得到廣泛的應(yīng)用，并取得了階段性成果。目前，對業(yè)務(wù)外包的研究已經(jīng)從實(shí)踐層面總結(jié)上升到理論、方法的研究，并形成完善的運(yùn)作模式、優(yōu)良的監(jiān)督機(jī)制等。這些新的管理理念都值得檔案界學(xué)者借鑒。因?yàn)闄n案工作的機(jī)密性、安全性特點(diǎn)，在檔案界業(yè)務(wù)外包的提法還非常謹(jǐn)慎。主要弊端就是業(yè)務(wù)外包會(huì)觸及檔案的信息安全。但是檔案作為一種歷史資料，它的機(jī)密性和時(shí)效性不是一成不變的，隨著時(shí)間的推移，機(jī)密性逐漸減小，以至消失。事實(shí)證明，業(yè)務(wù)外包可以借助第三方檔案業(yè)務(wù)資源（中介機(jī)構(gòu)、服務(wù)商）整合社會(huì)上圖書與檔案專業(yè)的人力資源和技術(shù)資源等優(yōu)勢力量去完成機(jī)關(guān)企事業(yè)單位因缺乏檔案人員而造成的業(yè)務(wù)積壓和數(shù)據(jù)錄入等浩大工程。目前一些政府機(jī)關(guān)為了把主要精力集中于核心業(yè)務(wù)上，充分發(fā)揮其優(yōu)勢與專長，將非核心的、次要的、技術(shù)含量低的輔助性業(yè)務(wù)，如文書檔案整理（以合約的方式）委托給外包業(yè)務(wù)人員或外部中介服務(wù)機(jī)構(gòu)辦理。這種新的管理模式，可以節(jié)省機(jī)關(guān)人力，達(dá)到降低成本，提高機(jī)關(guān)工作效率的目的，受到政府機(jī)關(guān)的廣泛歡迎。

二、文書檔案整理業(yè)務(wù)外包的必要性

隨著計(jì)算機(jī)及現(xiàn)代辦公技術(shù)的飛速發(fā)展，紙質(zhì)文書檔案大量增加。紙質(zhì)文書檔案整理工作是一項(xiàng)非常浩大的腦力兼手工操作的系統(tǒng)工程，是辦公室的常規(guī)業(yè)務(wù)，任務(wù)繁重而艱巨。以我省文化主管部門為例，受政府職能擴(kuò)大、歸檔文件增加、缺少文書檔案整理人員的影響，文書檔案整理工作面臨著很大困難，而檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和程序化為文書檔案整理業(yè)務(wù)外包提供了可能。

根據(jù)DA/T22—2000《歸檔文件整理規(guī)則》和河南省檔案局發(fā)布的《<歸檔文件整理規(guī)則>實(shí)施細(xì)則》，文書檔案整理的要求十分明確，即分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。同時(shí)，文書檔案整理工作的作業(yè)方法相對穩(wěn)定，帶有一定的流水作業(yè)的性質(zhì)。鑒于文書檔案整理工序簡單、重復(fù)、單一，工作量大的情況，在機(jī)關(guān)人員短缺的情況下，外包十分必要。

三、檔案整理工作業(yè)務(wù)外包模式分析

1．按加工地點(diǎn)劃分：可分為“到單位加工模式”和“外送加工模式”。這是圖書館業(yè)務(wù)外包采用的兩種主要方式。鑒于檔案的保密性、安全性的特點(diǎn)，檔案整理工作業(yè)務(wù)外包建議采用“到機(jī)關(guān)加工模式”，即外包業(yè)務(wù)人員到機(jī)關(guān)辦公室對文書檔案進(jìn)行分類、編號、編目、裝訂等工作。這種外包模式其實(shí)質(zhì)是機(jī)關(guān)辦公室利用外部的人力資源，優(yōu)勢是與外包業(yè)務(wù)人員溝通便利，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤可隨時(shí)修正，機(jī)關(guān)辦公室易于掌握和控制外包工作進(jìn)展，監(jiān)督指導(dǎo)外包業(yè)務(wù)的開展情況，可避免外包人因利益而故意拖延時(shí)間等問題的發(fā)生。

2．按加工深度劃分：為“完全外包”和“部分外包”

“完全外包”是機(jī)關(guān)辦公室把全部文書檔案整理業(yè)務(wù)包括分類、裝訂、排列、編號、編目、裝盒交給外包方完成?！安糠滞獍笔峭獍鼧I(yè)務(wù)實(shí)施后，機(jī)關(guān)辦公室人員（機(jī)要秘書）同時(shí)也擔(dān)負(fù)一部分整理業(yè)務(wù)，如目錄打印、采購整理用具與外包業(yè)務(wù)人員一起商量制定符合本單位的分類方案等。

3．按照檔案整理工序分：可分為分類外包、裝訂外包、歸檔文件排列外包、編號外包、編目外包。

四、檔案整理工作業(yè)務(wù)外包實(shí)施方案

1．選擇合適的外包業(yè)務(wù)人員：選擇信譽(yù)良好、服務(wù)質(zhì)量高對承包業(yè)務(wù)熟悉的外包業(yè)務(wù)人員（中介機(jī)構(gòu)、服務(wù)商），是決定其外包業(yè)務(wù)的執(zhí)行水平和服務(wù)質(zhì)量好壞的關(guān)鍵因素。采用兩種方式：

（1）將檔案整理業(yè)務(wù)承包給檔案中介機(jī)構(gòu)、服務(wù)商并與之簽訂外包合同。這種方法適合經(jīng)濟(jì)實(shí)力強(qiáng)的企業(yè)、學(xué)校檔案的整理。目前檔案中介機(jī)構(gòu)還未像圖書供應(yīng)商那樣形成規(guī)模。

（2）借用外部力量。根據(jù)我國現(xiàn)行體制和隸屬關(guān)系，上級管理機(jī)構(gòu)對下屬單位具有財(cái)權(quán)、人事權(quán)、總體組織協(xié)調(diào)權(quán)。為了保證檔案的安全，更多的政府機(jī)關(guān)請有豐富經(jīng)驗(yàn)的、技術(shù)高的退休的檔案管理人員來機(jī)關(guān)進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，并承擔(dān)其中部分工作，如分類工作。其余的技術(shù)含量相對較低、工作量大的裝訂、編號、編目可以抽調(diào)本系統(tǒng)下屬單位的專業(yè)圖書、檔案人員承擔(dān)。檔案工作中這種外包形式經(jīng)濟(jì)實(shí)用，可降低機(jī)關(guān)成本，從而被普遍應(yīng)用。

2．建立良好的溝通

機(jī)關(guān)辦公室與外包業(yè)務(wù)人員之間是相互合作、互惠互利的關(guān)系，雙方應(yīng)該經(jīng)常溝通，溝通是合作雙方交流思想、互通信息、統(tǒng)一認(rèn)識的過程，合作雙方只有建立良好的溝通，才能增進(jìn)相互了解與信任，保障外包業(yè)務(wù)能夠順利進(jìn)行。溝通內(nèi)容包括：合作條件、檔案整理方案、技術(shù)指導(dǎo)、工作量等。

3．科學(xué)制定合同，明確雙方權(quán)利與義務(wù)

在外包業(yè)務(wù)執(zhí)行前期（或合同中）雙方要對具體的承包內(nèi)容作出詳細(xì)規(guī)定。如制定出工作目標(biāo)、合作范圍、運(yùn)行方式、對編目人員的上崗要求、編目完成質(zhì)量要求、完成時(shí)限、責(zé)任劃分、違約責(zé)任等。

4．對外包業(yè)務(wù)人員進(jìn)行監(jiān)督

機(jī)關(guān)辦公室人員要配置審核人員進(jìn)行實(shí)時(shí)抽查和監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)與外包業(yè)務(wù)人員協(xié)調(diào)和溝通，使外包工作能夠順利開展，并取得較好效果。監(jiān)督工作可分為：事前監(jiān)督、事中監(jiān)督、事后監(jiān)督。良好的監(jiān)督可以保證外包業(yè)務(wù)的工作時(shí)效和工作質(zhì)量，在監(jiān)控抽查中，發(fā)現(xiàn)裝訂質(zhì)量不合格，可要求其返工，打印目錄存在錯(cuò)別字，可要求其及時(shí)改正，避免外包人員因?yàn)楣ぷ髁看蠖笱芙档驼碣|(zhì)量，或者因?yàn)槔嫱涎訒r(shí)間等。

5．與外包業(yè)務(wù)人員簽訂保密協(xié)議

檔案信息安全是檔案工作永恒的主題，也是國家信息安全工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。在檔案整理業(yè)務(wù)外包時(shí)，外包人員在項(xiàng)目實(shí)施期間，因工作需要接觸到機(jī)關(guān)檔案秘密信息，這就要求外包人員必須保守秘密，不得向外泄露機(jī)關(guān)秘密信息，承包方涉密人要填寫個(gè)人簡歷，提供身份證復(fù)印件（交甲方）并保證永久保密，如若違約，將追究外包人員法律責(zé)任，造成損失的由外包人負(fù)責(zé)賠償。

綜上，檔案整理工作中有兩種情況可以考慮外包。一是積壓檔案的整理，二是具有簡單、重復(fù)、技術(shù)含量低等特點(diǎn)的操作性工作。期望檔案中介機(jī)構(gòu)能像圖書供應(yīng)商那樣形成規(guī)?；?、商業(yè)化，承擔(dān)起更多的檔案管理（如收集、整理、數(shù)字化）工作，把檔案工作者從繁重的事務(wù)性工作中解放出來，將更多的精力投入到檔案信息的編研和開發(fā)利用中。

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作者單位：河南省藝術(shù)研究院