[摘 要]本文論述了文獻(xiàn)查證工作的背景、目的及意義，結(jié)合筆者工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)文獻(xiàn)查證服務(wù)工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行了分析，并提出了解決的建議。

[關(guān)鍵詞]科研評(píng)價(jià);文獻(xiàn)查證;收錄;引用

DOI:10.3969/j.issn.1008-0821.2010.07.036

[中圖分類號(hào)]G252 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1008-0821(2010)07-0126-03

Analysis on the Work of Literature Verification

Based on Scientific Research and EvaluationXie Guiping

(National Library of China，Beijing 100081，China)

[Abstract]The article discussed the background of literature verification，purpose and meaning，combined with work experience，analysed the problems，and put forward wome suggestions.

[Keywords]scientific research evaluation;literature verification;indexed;cited

1 文獻(xiàn)查證工作

基于科研評(píng)價(jià)的文獻(xiàn)查證即收錄引用檢索，是根據(jù)用戶提供的來(lái)源文獻(xiàn)信息檢索文獻(xiàn)被國(guó)內(nèi)外著名檢索工具收錄及引用情況?？砂凑疹}名、作者、機(jī)構(gòu)、課題、出版物等進(jìn)行檢索，并對(duì)檢出的數(shù)據(jù)在統(tǒng)計(jì)分析的基礎(chǔ)上歸納總結(jié)，最終出具檢索報(bào)告給用戶。圖書情報(bào)界也有把文獻(xiàn)查證叫做引文查新檢索，出具的檢索報(bào)告為引文查新報(bào)告。

1.1 背景、目的及意義

上世紀(jì)80年代，針對(duì)國(guó)內(nèi)學(xué)術(shù)評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)不合理的現(xiàn)狀，南京大學(xué)率先將SCI(美國(guó)科學(xué)引文索引)引入科研評(píng)價(jià)體系[1]，以SCI評(píng)價(jià)校內(nèi)科研產(chǎn)出。隨后國(guó)內(nèi)各高校和科技界相繼廣泛采用。中國(guó)科技信息研究所受國(guó)家科委的委托，從1987年開始對(duì)中國(guó)科技人員在國(guó)內(nèi)外發(fā)表論文數(shù)量和論文被引用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，對(duì)我國(guó)科研機(jī)構(gòu)和科學(xué)家的學(xué)術(shù)水平和科研績(jī)效進(jìn)行客觀評(píng)價(jià)[2]。每年向社會(huì)公開發(fā)布統(tǒng)計(jì)結(jié)果。國(guó)內(nèi)的科研論文被SCI收錄雜志刊登數(shù)目逐年上升。SCI收錄國(guó)內(nèi)論文開始被關(guān)注。隨后我國(guó)以SCI為基礎(chǔ)，編制了各種引文數(shù)據(jù)庫(kù)，在一定程度上提供了科學(xué)評(píng)價(jià)所必需的大量數(shù)據(jù)。我國(guó)的科學(xué)評(píng)價(jià)方式由同行評(píng)議的定性方式轉(zhuǎn)為定量評(píng)價(jià)方式[3]。

上世紀(jì)90年代始，以論文數(shù)量等量化指標(biāo)為要素的學(xué)術(shù)成果考核評(píng)價(jià)體系，在高等院校和科研機(jī)構(gòu)廣泛推行[4]。由于文章的收錄及引用情況在一定程度上反映了科研工作者的科技成果、學(xué)術(shù)水平、學(xué)術(shù)影響力及社會(huì)貢獻(xiàn)，成為科研績(jī)效評(píng)價(jià)的重要指標(biāo)。為科研人員申報(bào)兩院院士、國(guó)家自然科學(xué)基金、杰出青年基金等國(guó)家各類教育科研基金，機(jī)構(gòu)學(xué)術(shù)水平評(píng)估和人才引進(jìn)及個(gè)人職稱評(píng)定等提供客觀、準(zhǔn)確的依據(jù)。

國(guó)家圖書館的文獻(xiàn)查證工作始于1991年以后，至今已有近20年的歷程了，其間，文獻(xiàn)查證工作規(guī)范不斷細(xì)化，以其優(yōu)質(zhì)的服務(wù)得到了社會(huì)的廣泛贊譽(yù)，也創(chuàng)出了自己的品牌。隨著國(guó)家科技的不斷創(chuàng)新，論文產(chǎn)出量不斷增長(zhǎng)，每天全國(guó)各地用戶通過(guò)電子郵件、電話或到館委托的數(shù)量不斷增加。

1.2 常用檢索工具

可供我們進(jìn)行文獻(xiàn)收錄檢索的數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)以千計(jì)，供引文分析的國(guó)內(nèi)外引文數(shù)據(jù)庫(kù)也有十幾個(gè)之多[5]。目前常用數(shù)據(jù)庫(kù)檢索工具有:SCI(科學(xué)引文索引)、EI(工程索引)、ISTP(科學(xué)技術(shù)會(huì)議錄索引)、ISSHP(人文社會(huì)科學(xué)會(huì)議錄索引)、SSCI(社會(huì)科學(xué)引文索引)、CA(化學(xué)文摘)、MEDLINE(醫(yī)學(xué)索引)、INSPEC(科學(xué)文摘)、BIOSIS Previews(生命科學(xué))、中國(guó)科學(xué)引文索引(CSCD)、中文社會(huì)科學(xué)引文索引(CSSCI)、中國(guó)引文數(shù)據(jù)庫(kù)(CNKI)等中外文著名數(shù)據(jù)庫(kù)，其中SCI、EI、ISTP稱為著名三大檢索。

2 文獻(xiàn)查證工作中遇到的問(wèn)題

2.1 用戶委托

2.1.1 檢索目的不明確

由于用戶學(xué)科不同，申報(bào)項(xiàng)目的不同，委托的每一單咨詢都有他們的個(gè)性化要求。一般來(lái)說(shuō)，用戶在委托之前都有明確的要求，要檢索哪些數(shù)據(jù)庫(kù)，是否區(qū)分自引他引、通訊作者、第一作者和非第一作者是否統(tǒng)計(jì)，與其檢索的目的有直接的關(guān)系，如申報(bào)杰出青年基金項(xiàng)目明確規(guī)定檢索SCI、EI、ISTP、CSCD數(shù)據(jù)庫(kù)，并且區(qū)分完全他引。但也有相當(dāng)一部分用戶委托檢索論文收錄引用情況，在填寫委托單時(shí)很盲目，不清楚自已要查哪些數(shù)據(jù)庫(kù)，常常把委托單中所列數(shù)據(jù)庫(kù)選項(xiàng)都選上了。有些所列論文清單是經(jīng)濟(jì)類的期刊論文，還要選擇檢索EI、ISTP等數(shù)據(jù)庫(kù)，引文數(shù)據(jù)庫(kù)有的選擇了多個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)，這部分用戶不清楚各數(shù)據(jù)庫(kù)的收錄范圍，需要工作人員幫助他們區(qū)分各數(shù)據(jù)庫(kù)的關(guān)系，所以工作人員除需了解用戶的委托目的還要進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)知識(shí)的普及介紹。

2.1.2 同一機(jī)構(gòu)的科研管理部門沒(méi)有制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

同一科研機(jī)構(gòu)的用戶在評(píng)定職稱、科研績(jī)效考核前來(lái)委托收錄引用檢索時(shí)，沒(méi)有規(guī)定統(tǒng)一檢索的標(biāo)準(zhǔn)。使前來(lái)委托檢索的個(gè)人，常常是檢索完所選數(shù)據(jù)庫(kù)后感覺(jué)檢出的數(shù)量不夠多，又回來(lái)重新委托檢索另外的數(shù)據(jù)庫(kù)。例如在檢索國(guó)內(nèi)數(shù)據(jù)庫(kù)引用時(shí)，有的要求檢索CSCD數(shù)據(jù)庫(kù)，有的要求檢索CNKI數(shù)據(jù)庫(kù)。CNKI引文庫(kù)包含期刊、學(xué)位論文、會(huì)議論文、圖書等類型的引文，有的只要求檢索CNKI中期刊論文的引用，有的要求檢索所有文獻(xiàn)類型的引文。不同數(shù)據(jù)庫(kù)的收錄標(biāo)準(zhǔn)有很大的差距，CSCD數(shù)據(jù)庫(kù)收錄我國(guó)出版的中英文核心期刊和少量?jī)?yōu)秀期刊，而CNKI的收錄標(biāo)準(zhǔn)卻沒(méi)有嚴(yán)格的限制。如果只看檢出的數(shù)量，不考慮數(shù)據(jù)庫(kù)的權(quán)威性，那么對(duì)檢索CSCD數(shù)據(jù)庫(kù)的用戶則有失公平。

2.1.3 用戶提供的來(lái)源文獻(xiàn)信息不全或不準(zhǔn)確

用戶提供的信息是否完整準(zhǔn)確，直接影響著檢索結(jié)果的準(zhǔn)確性。來(lái)源文獻(xiàn)信息是核實(shí)收錄引文檢索結(jié)果的重要依據(jù)，用戶在提供文獻(xiàn)清單時(shí)往往存在論文目錄不全的情況。主要有幾種情況:(1)只提供被查作者的姓名，其他合作著者姓名沒(méi)有提供。這樣被檢索的作者不是第一著者的文章就會(huì)漏檢，如在檢索引用情況時(shí)，雖然可以檢索到部分非第一作者文獻(xiàn)被引用的情況，但是檢索結(jié)果不全。被引文獻(xiàn)檢索時(shí)必須使用第一作者進(jìn)行檢索。(2)英文文獻(xiàn)目錄中的著者姓名不全，往往只提供縮寫，如某篇論文著者是wang jiankang，用戶提供的論文清單中只標(biāo)注了wang j，檢索時(shí)需要輸入著者全稱名及縮寫的各種拼寫形式，所以必須提供全名。(3)個(gè)別論文信息不全甚至錯(cuò)誤。如年代、出處、卷期頁(yè)寫錯(cuò)，以中文發(fā)表或發(fā)表在中文出版物上的論文缺少關(guān)鍵性英文信息，我國(guó)出版的英文版期刊標(biāo)引錯(cuò)誤等等。(4)提供的文章篇目不全。實(shí)施檢索時(shí)，經(jīng)常檢出目錄以外的論文。

2.2 檢索過(guò)程中存在的問(wèn)題

為了確保統(tǒng)計(jì)結(jié)果的準(zhǔn)確，收錄引用檢索在查全查準(zhǔn)上有著更高更嚴(yán)格的要求。影響查全查準(zhǔn)的因素除了用戶提交文獻(xiàn)清單及相關(guān)信息不完整外，還包括其他的一些因素:

2.2.1 檢索策略不當(dāng)

由于每個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)的編排體制不同，其各自的檢索規(guī)范也就各不相同。在檢索中如果對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)不熟悉，就會(huì)造成漏檢。如EI數(shù)據(jù)庫(kù)中檢索中文姓名時(shí)，姓名的表達(dá)多則十幾個(gè)。機(jī)構(gòu)檢索使用縮寫或全稱，拼寫形式多樣，如果檢索策略不當(dāng)，就會(huì)造成漏檢。

2.2.2 數(shù)據(jù)庫(kù)標(biāo)引不規(guī)范

(1)引文檢索時(shí)，如果不使用第一作者檢索，雖然可以檢索到部分非第一作者文獻(xiàn)被引用的信息，但是檢索結(jié)果不全。(2)被引出版物名稱縮寫的各種變化容易漏檢。(3)被引文獻(xiàn)的表達(dá)，如CSCD數(shù)據(jù)庫(kù)在做標(biāo)引的時(shí)候沒(méi)有將被引文獻(xiàn)進(jìn)行規(guī)范化著錄，導(dǎo)致檢索結(jié)果中同一篇被引文獻(xiàn)可能出現(xiàn)多個(gè)命中，有時(shí)候還不排列在相近的位置，需要對(duì)檢出的數(shù)據(jù)進(jìn)行歸納。

2.2.3 數(shù)據(jù)庫(kù)中的錯(cuò)誤信息多

(1)著者、機(jī)構(gòu)名稱拼寫錯(cuò)誤。如zhang sl拼寫成zang sl;shanxi normal univ拼寫成shaoxi normal univ。(2)文章題名錯(cuò)誤。(3)同一篇文章重復(fù)收錄，有兩個(gè)收錄號(hào)。如鐘茂華發(fā)表的論文“Development of fire risk assessment”在EI數(shù)據(jù)庫(kù)中的收錄號(hào)分別是Accession number:2004057973400和Accession number:2000115420169，實(shí)際是同一篇文章。(4)通訊作者著錄錯(cuò)誤。(5)引文標(biāo)引錯(cuò)誤。如做SCI引文檢索時(shí)，WANG JH發(fā)表在ACTA ELECT SINICA 1999，VOL.27，NO.5，P3上的文章引用信息中，共有9次引用，經(jīng)作者本人確認(rèn)，其中的5次引用是錯(cuò)誤的等。

2.2.4 用戶提出不合理要求

(1)一些用戶要求更改數(shù)據(jù)庫(kù)中著錄的錯(cuò)誤信息。(2)有些單位EI網(wǎng)絡(luò)版數(shù)據(jù)庫(kù)和INSPEC數(shù)據(jù)庫(kù)在同一個(gè)檢索平臺(tái)，用戶錯(cuò)誤認(rèn)為INSPEC收錄的數(shù)據(jù)是EI數(shù)據(jù)庫(kù)收錄的。要求開具證明。(3)要求更改檢索年限。(4)要求把即將收錄的論文加到數(shù)據(jù)中等。

3 建 議

3.1 用戶培訓(xùn)

向用戶講解查證工作的作用、流程， 提高客戶對(duì)查證的認(rèn)識(shí)，讓客戶真正了解查證工作。對(duì)查證服務(wù)而言，服務(wù)的重點(diǎn)是高校和科研單位的教學(xué)、科研人員，對(duì)教師、科研人員則采取不定期培訓(xùn)講座形式，向他們介紹國(guó)內(nèi)外檢索系統(tǒng)。使其了解相關(guān)數(shù)據(jù)庫(kù)收錄的學(xué)科范圍及基本的檢索方法，以便了解本專業(yè)學(xué)科發(fā)展方向，通過(guò)期刊被引用率和影響因子等指標(biāo)，幫助科研人員找到某一學(xué)科領(lǐng)域?qū)W術(shù)影響最大的期刊，科研人員可根據(jù)這些引證指標(biāo)選擇自己用來(lái)收藏和經(jīng)常閱讀的期刊，及時(shí)了解本專業(yè)的研究進(jìn)展。并根據(jù)自己論文內(nèi)容和期刊的引證指標(biāo)來(lái)選擇投稿方向，使自己的論文在合適的期刊上發(fā)表，并在同行中得到有效的交流。

3.2 加強(qiáng)與科研機(jī)構(gòu)的交流

對(duì)于一些科研機(jī)構(gòu)在科研績(jī)效考核前來(lái)委托收錄引用檢索時(shí)，沒(méi)制定統(tǒng)一檢索標(biāo)準(zhǔn)的問(wèn)題。本著為用戶負(fù)責(zé)的原則，應(yīng)積極主動(dòng)和相關(guān)單位的科研處或人事處取得聯(lián)系。介紹文獻(xiàn)查證相關(guān)檢索數(shù)據(jù)庫(kù)的功能作用。為科技機(jī)構(gòu)制定相關(guān)政策提供幫助。既可節(jié)省科研人員的寶貴時(shí)間及費(fèi)用，又可避免工作人員重復(fù)和無(wú)效勞動(dòng)。

3.3 完善來(lái)源文獻(xiàn)信息

(1)通過(guò)檢索《中國(guó)期刊全文數(shù)據(jù)庫(kù)》等信息源，補(bǔ)充未提供的論文目錄和個(gè)別論文不完整的信息，如果論文發(fā)表在書中或收錄在論文集中，還應(yīng)明確補(bǔ)充書名和主編名稱，通過(guò)搜索引擎或館藏OPAC系統(tǒng)，補(bǔ)充論文中關(guān)鍵性英文信息，通過(guò)與論文作者溝通，了解作者研究的領(lǐng)域，補(bǔ)充合作者的中文名稱及其它特殊信息。

(2)個(gè)人收錄引用檢索。一般應(yīng)整理出①作者姓名，姓名拼音或英文姓名;②作者單位，包括檢索時(shí)間范圍內(nèi)作者服務(wù)過(guò)的所有單位;③已經(jīng)發(fā)表的論文目錄，包括中文、英文篇名、期刊名稱及卷期頁(yè)、書名或?qū)＠?hào)、發(fā)表時(shí)間;會(huì)議論文應(yīng)包括會(huì)議名稱、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)。按照論文類型、語(yǔ)種分類，同時(shí)以論文發(fā)表時(shí)間排序。

(3)出版物的引用檢索。一般應(yīng)整理出①出版物所有歷史名稱的全稱，全稱拼音或英文名稱;②出版物名稱的各種縮寫形式。

(4)科研機(jī)構(gòu)、課題組論文收錄引用檢索。機(jī)構(gòu)、課題組所有作者學(xué)術(shù)論文匯總后，按個(gè)人學(xué)術(shù)論文收錄引用檢索。

3.4 分析檢索結(jié)果，及時(shí)調(diào)整檢索策略

咨詢員在檢索時(shí)，注意運(yùn)用各數(shù)據(jù)庫(kù)中的檢索規(guī)則，并根據(jù)檢索結(jié)果的數(shù)量，通過(guò)各數(shù)據(jù)庫(kù)中的多字段進(jìn)行邏輯組合檢索，對(duì)檢出結(jié)果進(jìn)行分析，決定縮檢或擴(kuò)檢，及時(shí)調(diào)整檢索策略。

3.5 堅(jiān)持原則，為用戶提供客觀、準(zhǔn)確的的數(shù)據(jù)

收錄引用檢索，檢索出的每一條記錄，都應(yīng)以客觀事實(shí)和文獻(xiàn)為依據(jù)，不包含任何個(gè)人偏見，也不受其他人為干擾，必須實(shí)事求是地反映檢索中的情況和檢索的結(jié)果，這是作為一名合格的參考咨詢員應(yīng)遵守的職業(yè)道德和規(guī)范。

遇到用戶要求修改數(shù)據(jù)的不合理要求，工作人員必須堅(jiān)持原則，要以數(shù)據(jù)庫(kù)中檢中的記錄為依據(jù)，絕對(duì)不能對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行改動(dòng)，若記錄本身有錯(cuò)誤，也應(yīng)當(dāng)以檢中的記錄為準(zhǔn)，可提醒用戶在提交檢索證明時(shí)一并將原文提交上去，或者與數(shù)據(jù)庫(kù)商聯(lián)系將錯(cuò)誤的信息改正過(guò)來(lái)。依據(jù)客觀、公正、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)脑瓌t，工作中注意掌握方式方法，把握好分寸，相信絕大多數(shù)用戶都是正直而通情達(dá)理的。因此，咨詢員不僅要有豐富的檢索經(jīng)驗(yàn)，還要具備與人打交道的基本素養(yǎng)。

4 結(jié) 語(yǔ)

綜上，文獻(xiàn)查證工作是一項(xiàng)需要耐心、細(xì)致的工作，參考咨詢員要有高度的責(zé)任心，并且在工作中要不斷學(xué)習(xí)，積累經(jīng)驗(yàn)，完善檢索技巧，才能更好地為廣大科研人員服務(wù)。

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