[摘 要] 由于企業(yè)銷售和收款的時間差距，必然形成企業(yè)的應(yīng)收賬款，應(yīng)收賬款是企業(yè)的一項重大資產(chǎn)，應(yīng)收賬款的核算和管理關(guān)系到企業(yè)生產(chǎn)運作的高效和企業(yè)的生存。手工環(huán)境下，企業(yè)往來賬管理存在著種種漏洞。信息技術(shù)尤其是ERP/ERPII的發(fā)展，為企業(yè)財務(wù)工作提供了新的思維方法和解決方案，同時也使得企業(yè)的財務(wù)變得更加清晰透明。論文從應(yīng)收帳的角度出發(fā)，介紹了簡氏電器有限公司(以下簡稱簡氏)七欄帳自動化財務(wù)系統(tǒng)，對信息化環(huán)境下企業(yè)間財務(wù)往來的創(chuàng)新進(jìn)行研究。

[ 關(guān)鍵詞 ] 應(yīng)收賬款 ERP 七欄帳

一、引言

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)全面進(jìn)入信息化時代。作為企業(yè)管理的一個重要組成部分的會計工作也進(jìn)入信息化時代，尤其隨著企業(yè)資源計劃(ERP)在企業(yè)的推廣和應(yīng)用，更是對傳統(tǒng)會計理念的沖擊。

對往來賬及其應(yīng)收賬款的聯(lián)合研究在國內(nèi)外的研究中是一個薄弱環(huán)節(jié)，在我國權(quán)威會計雜志《會計研究》中，沒有對往來賬目進(jìn)行深入研究的論文。暨南大學(xué)與金蝶軟件有限公司合作的“IT支持商業(yè)模式運作研究”課題組探訪了位于廣東佛山龍江鎮(zhèn)的佛山簡氏，發(fā)現(xiàn)簡氏雖然是一家成長型的中小企業(yè)，但是有10年的信息化支持商業(yè)模式運作的歷史。并且在財務(wù)上實施了金蝶ERP首例為簡氏量身定做開發(fā)的七欄賬自動化軟件系統(tǒng)，這個系統(tǒng)是全新的會計核算方法與ERP財務(wù)軟件相融合的結(jié)晶。七欄帳的應(yīng)用使得企業(yè)間往來賬變得更加透明。

二、企業(yè)應(yīng)收賬款管理

由于企業(yè)銷售和收款的時間差距，必然形成企業(yè)的應(yīng)收賬款。應(yīng)收賬款是指企業(yè)在正常的經(jīng)營過程中，因以賒銷方式銷售商品和提供勞務(wù)應(yīng)向客戶收取的款項，是企業(yè)的一項重大資產(chǎn)，是為了擴(kuò)大銷售和盈利而進(jìn)行的投資。應(yīng)收賬款的核算和管理是關(guān)乎企業(yè)運作效率和生存攸關(guān)的大問題。下面從應(yīng)收賬款的形成及處理流程出發(fā)，分析企業(yè)應(yīng)收賬款管理中可能存在的問題。銷售流程如圖1所示:

從圖1可以看出，貨款結(jié)算后，企業(yè)應(yīng)向客戶收取貨款，而在先前約定的收款條件下，企業(yè)暫時不收或者收取部分貨款，而結(jié)余的貨款形成了企業(yè)的應(yīng)收款。應(yīng)當(dāng)注意，發(fā)貨后在既定的協(xié)議下，不符合結(jié)算條件的貨物是不能記做應(yīng)收款的。

在手工記賬環(huán)境下，企業(yè)應(yīng)收賬管理存在著很多漏洞，主要表現(xiàn)在下面幾個方面:

(1)企業(yè)資產(chǎn)被長期占用，甚至流失。對于那些暫時不滿足結(jié)算條件的貨物，有些可能已經(jīng)被零售商賣出去，有些可能由于長期存放于零售商的倉庫里被損壞。這些貨物在企業(yè)財務(wù)上都沒有形成應(yīng)收賬款，被客戶長期占用甚至流失。

(2)重稅、漏稅現(xiàn)象嚴(yán)重。增值稅發(fā)生的時間為企業(yè)取得銷售款或者取得索取銷售款憑據(jù)的當(dāng)天，由于銷售發(fā)生與銷售憑證并不完全是同時產(chǎn)生的，而這個時候記賬的差異就會導(dǎo)致各種重稅或者是漏稅的現(xiàn)象發(fā)生。

(3)對賬困難。由于沒有清晰的往來賬目，造成企業(yè)間對賬的困難，同時影響客戶關(guān)系。

(4)對于商業(yè)折扣等折扣的處理不恰當(dāng)。商業(yè)折扣不僅僅影響企業(yè)的銷售收入也影響稅收，對商業(yè)折扣準(zhǔn)確合理記賬十分重要。

三、傳統(tǒng)的二維賬簿

1.結(jié)算收款二維帳

傳統(tǒng)的“結(jié)算——收款”二維賬簿是現(xiàn)行會計制度、會計準(zhǔn)則的法定要求，符合復(fù)式記賬的基本原理，揭示了“結(jié)算-收款=人欠”的等式，在現(xiàn)行“稅務(wù)與會計分離”的稅收模式下，不僅準(zhǔn)確地反映了“收入確認(rèn)”的日常經(jīng)營活動，而且與《增值稅條例》保持高度的統(tǒng)一。

“結(jié)算-收款=人欠”的等式雖然是合法的，這種會計反映出來的應(yīng)收賬款是真的，對于企業(yè)老板來說，并不是他們想要看到的。因為它忽略了發(fā)貨和結(jié)算的時間差異造成的發(fā)貨數(shù)和結(jié)算數(shù)之間的差異，從而忽視了已發(fā)貨和已結(jié)算之間的差額，不能反映真實的人欠數(shù)。

2. 發(fā)貨-收款二維帳

由于傳統(tǒng)的“結(jié)算——收款”二維賬簿的缺陷，很多企業(yè)自創(chuàng)一套內(nèi)部賬簿:發(fā)貨-收款二維賬簿。這種賬簿跳躍式地反映了兩個點的結(jié)果，貌似“發(fā)貨-收款=人欠”等式能夠成立，但是回避了收入確認(rèn)的中間環(huán)節(jié)，不能進(jìn)行準(zhǔn)確的貨款結(jié)算，致使重稅漏稅現(xiàn)象脫離主觀意志而頻頻發(fā)生。況且，這種方法不能進(jìn)行復(fù)式記賬，一下子回歸到遠(yuǎn)古的單式流水記錄，會計信息質(zhì)量大打折扣。

要提高會計信息質(zhì)量，我們應(yīng)當(dāng)思考以下問題:

(1)發(fā)貨后要不要反映往來?圖2的方式是不反映的，圖3卻把發(fā)貨全額反映為應(yīng)收款，這兩種方式都是不對的。

(2)該如何反映貨物的發(fā)出情況?

(3)“發(fā)出商品”是資產(chǎn)類賬戶，屬于盤存類賬戶還是結(jié)算類賬戶?

(4) 如何避免對客戶多開發(fā)票致使重復(fù)納稅的情況?如何建立能夠反映銷售全過程的往來賬目?

為了解決上述問題，在這里介紹七欄帳，七欄帳是簡氏獨創(chuàng)使用的，是新的會計核算方法與ERP完美結(jié)合的成果，具有十分重要的意義。

四、七欄帳

1.何謂七欄帳

七欄帳是一種多欄帳，多欄賬一般應(yīng)用于適用于成本、收入、費用和利潤等賬戶。對于應(yīng)收應(yīng)付賬戶，傳統(tǒng)上一般采用三欄帳，三欄帳在發(fā)出商品未結(jié)算時，賬上并不反映銷售收入和應(yīng)收賬款之間的差異，從而不能及時了解應(yīng)收款的形成和回收的動態(tài)情況。

七欄賬引入交易環(huán)節(jié)過程傳遞反映的思路，變傳統(tǒng)“結(jié)算——收款”二維賬簿為新的“發(fā)貨——結(jié)算——收款”三維賬簿，簡單、快捷、完整地反映了交易業(yè)務(wù)的全貌。其記賬方式如圖4所示:

七欄賬恰到好處地彌補(bǔ)了上述兩種方法的不足，采用“發(fā)貨——結(jié)算——收款”全過程反映。發(fā)貨數(shù)- 結(jié)算數(shù)=待結(jié)數(shù)，表示的是已發(fā)貨尚未結(jié)算的金額，反映了發(fā)貨和結(jié)算之間的差額。結(jié)算數(shù)- 收款=已結(jié)算尚欠數(shù)。待結(jié)數(shù)+已結(jié)算尚欠數(shù)=人欠數(shù)。明晰嚴(yán)謹(jǐn)把往來信息躍然紙上，超前地對確認(rèn)收入進(jìn)行精細(xì)管理。小到夫妻店、小作坊，大到大企業(yè)、上市公司一樣適用，無論是投資者、交易雙方會計主體，還是稅務(wù)機(jī)關(guān)將共同關(guān)注著由此形成的重要會計信息。

2.七欄賬簿格式

七欄帳的賬面結(jié)構(gòu)由三部分組成，結(jié)算前業(yè)務(wù)備查資料，結(jié)算后會計賬面數(shù)據(jù)，結(jié)算余額。賬簿格式如表1所示，在此舉例說明七欄帳對比前面所說的兩種二維賬簿的優(yōu)越性。企業(yè)發(fā)貨100萬，對方結(jié)算了60萬，企業(yè)已收到賬款10萬，假如使用傳統(tǒng)的“結(jié)算——收款”二維賬簿來記賬，那會計上所反映的應(yīng)收賬款為60萬，余額60-10萬=50萬。發(fā)貨了100萬，已收的應(yīng)收賬款為10萬，賬上的余額為50萬，那么還有40萬的差額是會計上反映不出來的。這也是很多企業(yè)老板不愿意看這種會計賬的原因，不能一目了然的知道準(zhǔn)確的人欠數(shù)目。而使用發(fā)貨-收款二維賬簿，雖能反映出100萬-10萬=90萬的人欠數(shù)，但是卻忽視了一個很重要的開票結(jié)算環(huán)節(jié)，容易導(dǎo)致重稅漏稅的現(xiàn)象。而在七欄帳中，發(fā)貨，結(jié)算，待結(jié)三欄記錄的是發(fā)貨后的往來情況，這三欄很好的解決了發(fā)貨后怎么記往來的問題。已經(jīng)結(jié)算的貨款才構(gòu)成企業(yè)傳統(tǒng)的應(yīng)收賬款，即借方一欄表示的是企業(yè)應(yīng)收賬款的增加。而貸方一欄則表示收到貨款，應(yīng)收賬款的減少?！坝囝~”反映的是企業(yè)應(yīng)收未收的貨款，合計余額則放映了企業(yè)總的人欠數(shù)。這樣，企業(yè)和客戶整個的往來一目了然，不僅準(zhǔn)確的反映出90萬的人欠數(shù)目，避免對客戶重復(fù)開發(fā)票導(dǎo)致的重復(fù)納稅，還反映出未來待確認(rèn)收入的數(shù)據(jù)信息，

具體的會計記錄如表1。表中蘊(yùn)含的幾個平衡關(guān)系式為:

總的發(fā)貨數(shù)-總的結(jié)算數(shù)=總的待結(jié)數(shù)。

借方-貸方=余額。

總結(jié)七欄帳的功能如下:

1.七欄賬完善了會計制度的核算方法;2.體現(xiàn)了現(xiàn)行稅法收入確認(rèn)的規(guī)定;3.反映了交易雙方往來賬目的完整業(yè)務(wù);4.提高了交易雙方核對賬目的工作效率;5.保證了發(fā)出商品與貨款結(jié)算的直觀可比;6.明確了企業(yè)內(nèi)部各環(huán)節(jié)的受托責(zé)任;7.預(yù)示了未來確認(rèn)收入的數(shù)據(jù)信息;8.明晰了披露報表的可理解性。

需要說明一點，為了在較短的時間里將新創(chuàng)的七欄賬講清楚，本文作者是從應(yīng)收賬款作為切入點進(jìn)行討論的，其實應(yīng)收賬款換一個會計主體就是應(yīng)付賬款了，也就是說七欄賬照樣適用于應(yīng)付賬款的會計核算，他們具有鏡像對稱性。

四 七欄賬融于ERP系統(tǒng)開創(chuàng)了會計核算新思維

在ERP系統(tǒng)中，發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)靠各種電子單據(jù)來確認(rèn)，業(yè)務(wù)發(fā)生時，各種電子單據(jù)無時延地傳到了財務(wù)部門，并通過一定的方式提醒會計人員發(fā)生了新的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。這些電子單據(jù)會自動保存到數(shù)據(jù)庫中。然后，會計人員對傳遞過來的電子單據(jù)進(jìn)行審核并做賬。

每日企業(yè)銷售部門根據(jù)數(shù)據(jù)庫里的訂貨單發(fā)貨，登記電子發(fā)貨單，并對于符合結(jié)算條件的貨款進(jìn)行結(jié)算，開具發(fā)票，并在系統(tǒng)中登記相應(yīng)結(jié)算憑證供財務(wù)部門審核和使用。會計部門核對各電子憑證，據(jù)此生成應(yīng)收款賬簿。

五七欄賬的衍生擴(kuò)展

七欄帳又稱老板娘帳，是為了方便企業(yè)管理者和決策者通過會計報表能一目了然地知道企業(yè)財務(wù)賬款而開發(fā)出來的。新經(jīng)濟(jì)時代會計正由核算型轉(zhuǎn)為管理型、決策支持型。對會計系統(tǒng)信息的輸入、處理和輸出提出更多更新的要求。

第一:要求會計系統(tǒng)能夠提供更多的信息。如應(yīng)收賬款，若能提供每一筆應(yīng)收款來自于哪一批貨物，由哪個業(yè)務(wù)員經(jīng)手，形成時間以及催款的次數(shù)，提供產(chǎn)品交易金額的明細(xì)信息，有利于加強(qiáng)對應(yīng)收賬款的收回，同時也可以更好地使用賬齡分析法對應(yīng)收賬款進(jìn)行賬齡分析。

第二:對會計系統(tǒng)提供更靈活的信息。由于管理和決策的復(fù)雜多變，僅靠增加信息的種類還不能滿足要求，由于信息種類的增加，如果不加分類篩選，可能增加財務(wù)人員以及管理者和決策者的負(fù)擔(dān)。所以應(yīng)該對信息進(jìn)行分類，不同的信息使用者能根據(jù)需要自由組合，得到對其有用的信息。

信息時代，對于信息處理的高速使會計系統(tǒng)為企業(yè)提供更多更靈活的信息成為可能。因此，財務(wù)人員可以通過ERP等信息系統(tǒng)為管理者提供更多更靈活的信息以支持管理和決策，不必拘泥于傳統(tǒng)的會計格式。

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