〔摘 要〕隨著計(jì)算機(jī)的普及,網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用,電子文獻(xiàn)資源的出現(xiàn)和推廣,圖書(shū)館的采訪工作發(fā)生了巨大的變化。本文在上海大學(xué)圖書(shū)館歷年來(lái)采訪工作的基礎(chǔ)上,采用定量比較、定性分析的方法,分別從文獻(xiàn)資源量和文獻(xiàn)資源投入經(jīng)費(fèi),采訪制度,機(jī)構(gòu)設(shè)置和崗位職責(zé),人力資源等方面總結(jié)了近年來(lái)采訪工作發(fā)生的一系列變革,最后對(duì)未來(lái)采訪發(fā)展進(jìn)行了探索,闡述了各高校應(yīng)根據(jù)自己的實(shí)際情況調(diào)整自身采訪體制的觀點(diǎn)。
〔關(guān)鍵詞〕采訪工作;變革;紙本資源;電子資源
DOI:10.3969/j.issn.1008-0821.2010.09.025
〔中圖分類(lèi)號(hào)〕G253 〔文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼〕B 〔文章編號(hào)〕1008-0821(2010)09-0101-04
The Reformation of the Acquisition in University Library
——Based on Shanghai University LibraryTao Lei
(Library,Shanghai University,Shanghai 200444,China)
〔Abstract〕Along with the popularization of computer,the widespread application of network and the appearance and promotions of electronic literature resources,the acquisition work of library has great changes.Based on the acquisition work of the library of Shanghai University over the years,using the quota comparison and the qualitative analysis methods,this article summarized a series of reformations from different aspects:the amount and the funds of resources,the acquisition system,the organization,and the human resources.Finally this article explored the future of the acquisition development,and made a point that various universities should adjust their structures according to actual situation.
〔Keywords〕acquisition;reformation;print resource;digital resource
文獻(xiàn)資源建設(shè)是圖書(shū)館業(yè)務(wù)工作和圖書(shū)館學(xué)研究的一個(gè)重要領(lǐng)域,而采訪工作則是文獻(xiàn)資源建設(shè)工作的首要步驟和關(guān)鍵環(huán)節(jié)。近幾年隨著計(jì)算機(jī)在圖書(shū)館的普及,網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的日臻成熟和廣泛應(yīng)用,新興電子文獻(xiàn)資源的出現(xiàn)和推廣,圖書(shū)館的采訪工作發(fā)生了全方位的變化。各高校圖書(shū)館為與時(shí)俱進(jìn),不斷對(duì)文獻(xiàn)資源采訪工作進(jìn)行探索和變革。本文以上海大學(xué)圖書(shū)館為例,分別從文獻(xiàn)資源量和文獻(xiàn)資源投入經(jīng)費(fèi),采訪制度,崗位職責(zé),人力資源等方面,介紹了保障上海大學(xué)構(gòu)建高質(zhì)量、有特色的學(xué)術(shù)文獻(xiàn)館藏體系,文獻(xiàn)資源采訪工作近年來(lái)所發(fā)生的一系列深刻變革。
1 上海大學(xué)簡(jiǎn)介
上海大學(xué)是國(guó)家“211工程”重點(diǎn)建設(shè)高校之一,是一所綜合性大學(xué)?,F(xiàn)設(shè)有23個(gè)學(xué)院和1個(gè)校管系;設(shè)有68個(gè)學(xué)士學(xué)位專(zhuān)業(yè)、131個(gè)碩士學(xué)位授權(quán)點(diǎn)、17個(gè)工程碩士領(lǐng)域、35個(gè)二級(jí)學(xué)科博士學(xué)位授權(quán)點(diǎn)、5個(gè)一級(jí)學(xué)科博士學(xué)位授權(quán)點(diǎn)、19個(gè)自主增設(shè)二級(jí)學(xué)科博士專(zhuān)業(yè)、11個(gè)博士后科研流動(dòng)站、1個(gè)MBA授權(quán)點(diǎn)和1個(gè)法律碩士授權(quán)點(diǎn);擁有教育部重點(diǎn)學(xué)科4個(gè)、上海市優(yōu)勢(shì)學(xué)科4個(gè)、上海市特色學(xué)科5個(gè)。上海大學(xué)的奮斗目標(biāo)是發(fā)揚(yáng)自強(qiáng)不息精神,構(gòu)建綠色、文明、信息化校園,建立與上海現(xiàn)代化國(guó)際大都市地位相適應(yīng)的高層次人才教育體系和科技創(chuàng)新體系,成為國(guó)內(nèi)一流的綜合性研究型大學(xué)[1]。
2 上海大學(xué)圖書(shū)館文獻(xiàn)資源采訪工作變革
2.1 文獻(xiàn)資源量迅速擴(kuò)大
2.1.1 紙本文獻(xiàn)方面
(1)中外文圖書(shū):2003年前中文圖書(shū)每年購(gòu)入3萬(wàn)到5萬(wàn)冊(cè)不等;2003年起每年預(yù)定9萬(wàn)冊(cè)中文新書(shū),并根據(jù)學(xué)生數(shù)量的增加同步增長(zhǎng),使每名本科生每年能夠擁有3冊(cè)以上新書(shū),達(dá)到教育部對(duì)本科教學(xué)評(píng)估的要求;隨后幾年中文圖書(shū)保持穩(wěn)步增長(zhǎng),到2008年突破10萬(wàn)冊(cè);外文圖書(shū)因?yàn)橐恢睂?shí)行教授或者學(xué)科帶頭人推薦制度,購(gòu)入量不多,經(jīng)費(fèi)投入量較少。具體數(shù)據(jù)見(jiàn)表1:
(2)中外文期刊:中文期刊的訂購(gòu)量和投入的經(jīng)費(fèi)每年都比較穩(wěn)定;外文原版期刊從無(wú)到現(xiàn)在的400多種,經(jīng)費(fèi)達(dá)到300多萬(wàn),其中價(jià)格萬(wàn)元以上的原版期刊達(dá)到70多種。近年來(lái)外文期刊的訂購(gòu),涉及越來(lái)越多的其他因素,包括:中國(guó)加入世貿(mào),原版刊價(jià)格上漲,部分刊與電子資源捆綁銷(xiāo)售,有電子刊的紙本刊可以優(yōu)惠訂購(gòu)或者因?yàn)榻?jīng)費(fèi)問(wèn)題剔除部分紙本刊。具體數(shù)據(jù)見(jiàn)表2:
2.1.2 電子文獻(xiàn)資源方面
從2000年起上海大學(xué)開(kāi)始引進(jìn)電子文獻(xiàn)資源,起初引進(jìn)的都是文摘、題錄等二次文獻(xiàn)的光盤(pán)電子資源,包括:工程索引數(shù)據(jù)庫(kù)、科學(xué)文摘數(shù)據(jù)庫(kù)、金屬文摘數(shù)據(jù)庫(kù)等,沒(méi)有引進(jìn)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù);從2003年起開(kāi)始陸續(xù)引進(jìn)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù),截止到2008年,已經(jīng)引進(jìn)了大量的中外文網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù),覆蓋了上海大學(xué)所有學(xué)科范圍,包括:國(guó)內(nèi)外二次文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)、中外文電子圖書(shū)、中外文全文電子期刊、學(xué)位論文以及事實(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)等,目前可供使用的中外文電子期刊達(dá)1.8萬(wàn)余種,中文電子圖書(shū)達(dá)30萬(wàn)余種,電子文獻(xiàn)這種新型資源迅速發(fā)展擴(kuò)大。具體數(shù)據(jù)見(jiàn)表3:
2.1.3 紙本文獻(xiàn)資源與電子文獻(xiàn)資源比例不斷變化
通過(guò)表1、表2和表3可以看出,經(jīng)過(guò)近幾年的建設(shè),館藏資源得到了迅速擴(kuò)大,載體類(lèi)型也豐富多樣,虛擬館藏和實(shí)體館藏相互對(duì)照,形成互補(bǔ),構(gòu)成了復(fù)合型、多元化的新型館藏體系。傳統(tǒng)的紙本文獻(xiàn)資源依然是館藏資源為重頭,但隨著電子文獻(xiàn)資源的迅速推廣,圖書(shū)館投入紙本的經(jīng)費(fèi)與電子的經(jīng)費(fèi)投入比例逐年下降,電子文獻(xiàn)資源的采訪也成為目前采訪工作的重要組成部分,這也是數(shù)字化圖書(shū)館的未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)。具體數(shù)據(jù)見(jiàn)表4:
2.2 文獻(xiàn)資源采訪制度的一系列變革
2.2.1 制定新的采訪制度
根據(jù)上海大學(xué)的學(xué)科設(shè)置和發(fā)展規(guī)劃,制定圖書(shū)館的藏書(shū)發(fā)展政策和采購(gòu)原則,使圖書(shū)館的采訪工作有章可循。近幾年,一些高校為了迎接教育部的評(píng)估,搞突擊采購(gòu),有些館為了在數(shù)量上達(dá)到目標(biāo),撇開(kāi)了采訪原則,這樣的做法直接導(dǎo)致文獻(xiàn)經(jīng)費(fèi)被盲目使用,背離了教育部組織評(píng)估的初衷。圖書(shū)館的文獻(xiàn)資源建設(shè)是系統(tǒng)性、長(zhǎng)期性的工程,日積月累才能形成本館特色,因此制定本館藏書(shū)發(fā)展政策是必須的,也是搞好本館文獻(xiàn)資源建設(shè)的指導(dǎo)方針[2]。2000年前成文的采訪制度幾乎沒(méi)有,采訪人員還處于菜場(chǎng)“買(mǎi)白菜”狀態(tài),供應(yīng)商更是什么樣的都有,有“個(gè)體戶”也有“集體制”的,采訪書(shū)目非常少,采訪人員基本上手里一張“新華書(shū)目報(bào)”勾勾選選,采訪工作無(wú)據(jù)可循,無(wú)據(jù)可依。2000年后上海大學(xué)圖書(shū)館不斷與時(shí)俱進(jìn),制定了一系列采訪制度,并每年進(jìn)行修訂以確保采訪制度更加嚴(yán)密,采訪工作從而開(kāi)始變得規(guī)范有序。新的采訪制度包括:采訪流程、采訪原則、采訪審批流程,復(fù)本原則、典藏原則、采訪報(bào)銷(xiāo)流程、采訪報(bào)表制度、采訪人員自律原則等。
2.2.2 實(shí)現(xiàn)明折明扣制度
自2007年起,文獻(xiàn)資源采訪報(bào)銷(xiāo)全部實(shí)現(xiàn)明折明扣制度,這不僅節(jié)省了采訪人員一到年底就忙著算勞務(wù)費(fèi),同時(shí)要不停催討供應(yīng)商及時(shí)結(jié)算返回款所花費(fèi)的大量精力;而且由于采訪賬目筆筆清晰、折扣透明,方便采訪人員計(jì)賬付款,徹底杜絕了糊涂賬的現(xiàn)象;此外這項(xiàng)制度還大大提高了圖書(shū)館的經(jīng)費(fèi)使用效益,上海大學(xué)圖書(shū)館在文獻(xiàn)資源建設(shè)上每年因此至少可以節(jié)約經(jīng)費(fèi)達(dá)100萬(wàn)元以上。
2.2.3 引進(jìn)供應(yīng)商招標(biāo)制度,建立制約機(jī)制
為了規(guī)范圖書(shū)館的文獻(xiàn)采訪行為,現(xiàn)在許多圖書(shū)館都實(shí)行了政府采購(gòu)。政府采購(gòu)的優(yōu)點(diǎn)在于:文獻(xiàn)采訪工作公開(kāi)、公平、公正、合理,消除了文獻(xiàn)采訪工作中的各種弊端。2007年上海大學(xué)圖書(shū)館首次對(duì)中文圖書(shū)和外文期刊進(jìn)行招標(biāo);2008年又對(duì)中標(biāo)供應(yīng)商的服務(wù)情況進(jìn)行全面評(píng)估,簽訂了續(xù)標(biāo)合同;2009年采取末位淘汰制再次進(jìn)行了新一輪的中文書(shū)招標(biāo)。招標(biāo)制度的引進(jìn)使圖書(shū)館不僅獲得了優(yōu)惠的折扣,節(jié)省了經(jīng)費(fèi),使有限的圖書(shū)館經(jīng)費(fèi)能夠購(gòu)買(mǎi)更多的學(xué)術(shù)資源,而且隨著近年來(lái)各館開(kāi)始重視文獻(xiàn)資源供應(yīng)商的售后服務(wù)質(zhì)量,建立了各館的售后服務(wù)評(píng)價(jià)制度,從而對(duì)供應(yīng)商形成了制約,充分保障了圖書(shū)館的利益,制約主要包括[3]:
(1)從程序上進(jìn)行制約:預(yù)審優(yōu)選;
(2)招標(biāo)書(shū)和合同上進(jìn)行制約:信息提供、總到書(shū)率、特定出版社到書(shū)率、特定學(xué)科門(mén)類(lèi)圖書(shū)到書(shū)率、再次投標(biāo)與續(xù)簽合同的條件、隨時(shí)監(jiān)控和督促;
(3)從業(yè)務(wù)上進(jìn)行制約:包括圖書(shū)信息的規(guī)定提供量、種數(shù)與選中統(tǒng)計(jì);規(guī)定時(shí)間到書(shū)率統(tǒng)計(jì);催缺和反饋等。
目前上海大學(xué)圖書(shū)館供應(yīng)商售后服務(wù)評(píng)價(jià)內(nèi)容包括:中文圖書(shū)到貨情況,計(jì)算到貨率;中外文期刊到刊情況,計(jì)算到刊率;及時(shí)向期刊供應(yīng)商催缺,并定期監(jiān)督催缺效果;撰寫(xiě)中標(biāo)代理商執(zhí)行情況詳細(xì)報(bào)告:以合同為依據(jù),對(duì)主要條款的執(zhí)行情況進(jìn)行總結(jié)和分析,作為后續(xù)招標(biāo)的依據(jù)文件。以上數(shù)據(jù)對(duì)完善館藏文獻(xiàn)資源,圖書(shū)館領(lǐng)導(dǎo)制定采訪原則和供應(yīng)商招標(biāo)工作,日后開(kāi)展高質(zhì)量的采訪工作奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
2.2.4 中文采訪引進(jìn)核心出版社機(jī)制
圖書(shū)采訪工作是圖書(shū)館資源建設(shè)的源頭,圖書(shū)的采購(gòu)質(zhì)量直接影響到館藏整體質(zhì)量,因此提高采購(gòu)質(zhì)量成為圖書(shū)館館藏建設(shè)的重要一環(huán),而出版社圖書(shū)質(zhì)量更是直接影響高校圖書(shū)采購(gòu)質(zhì)量[4]。核心出版社具有信息密度高、文獻(xiàn)新穎、文獻(xiàn)利用率高和學(xué)術(shù)聲譽(yù)高的自身特征,確定核心出版社的直接目的就是要將其應(yīng)用于圖書(shū)的采訪工作,提高采購(gòu)質(zhì)量和效率,從而對(duì)整個(gè)館藏質(zhì)量的提高起到至關(guān)重要作用[5]。采訪人員依據(jù)CALIS聯(lián)合目錄2006-2007年圖書(shū)書(shū)目信息、上海大學(xué)2007年秋季招生簡(jiǎn)章和教學(xué)計(jì)劃以及2006-2007年我館流通部入藏圖書(shū)的使用情況,確定了上海大學(xué)圖書(shū)館社科類(lèi)圖書(shū)一級(jí)核心出版社32家,二級(jí)核心出版社12家,相關(guān)出版社1家,專(zhuān)業(yè)出版社50家;理工科圖書(shū)一級(jí)核心出版社6家,二級(jí)核心出版社12家,相關(guān)出版社12家。核心出版社測(cè)定的意義在于為圖書(shū)采訪提供策略支持,使圖書(shū)館選擇符合館藏特色,且能滿足讀者需求的文獻(xiàn)源[6]。
2.2.5 明確了電子文獻(xiàn)資源引進(jìn)途徑和建設(shè)原則
電子文獻(xiàn)資源作為新興的資源類(lèi)型,近年來(lái)得到了迅速發(fā)展和擴(kuò)大。上海大學(xué)圖書(shū)館積極參加中國(guó)高等教育文獻(xiàn)保障系統(tǒng)(簡(jiǎn)稱(chēng)CALIS,它是“211工程”中二個(gè)公共服務(wù)體系之一)的集團(tuán)采購(gòu),堅(jiān)持以引進(jìn)全文數(shù)據(jù)庫(kù)為主,具有權(quán)威性的文摘數(shù)據(jù)庫(kù)為輔的原則,充分滿足讀者的全文獲取需要;堅(jiān)持以網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)為主,光盤(pán)數(shù)據(jù)庫(kù)為輔的原則,使圖書(shū)館資源不再受物理地址的局限,通過(guò)校園網(wǎng)向3個(gè)校區(qū)讀者提供電子資源;此外還積極建設(shè)上海大學(xué)特色數(shù)據(jù)庫(kù),作為引進(jìn)電子資源的補(bǔ)充,與全文型、文摘型數(shù)據(jù)庫(kù)整合成綜合性、多層次的電子資源體系。
2.2.6 建立文獻(xiàn)資源評(píng)估制度
圖書(shū)館資源評(píng)估調(diào)查的目的是通過(guò)調(diào)查分析,及時(shí)發(fā)現(xiàn)和了解讀者對(duì)于館藏文獻(xiàn)資源或電子資源的使用及需求情況,并能夠從讀者反饋的評(píng)價(jià)中得到有價(jià)值的意見(jiàn)和建議,從而有利于圖書(shū)館及時(shí)調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃,合理配置資源,提高服務(wù)質(zhì)量[7]。從2007年文獻(xiàn)資源采購(gòu)人員就對(duì)現(xiàn)有館藏資源的利用情況高度關(guān)注,具體包括:電子資源月使用情況,數(shù)據(jù)庫(kù)月下載情況等大量客觀數(shù)據(jù);每年年底對(duì)引進(jìn)的電子資源進(jìn)行成本分析,為日后續(xù)訂工作提供依據(jù);紙本文獻(xiàn)方面,2007年以北京大學(xué)圖書(shū)館中文核心期刊為標(biāo)準(zhǔn),對(duì)預(yù)訂的中文期刊進(jìn)行全面評(píng)價(jià);以中圖法為學(xué)科分類(lèi),以horizon管理系統(tǒng)原始數(shù)據(jù)為基礎(chǔ),每年對(duì)中文圖書(shū)館藏利用率全面評(píng)價(jià),并形成分析報(bào)告。評(píng)估制度的建立是資源的質(zhì)量得到了保證,而評(píng)估分析報(bào)告則是制定和調(diào)整采訪制度(復(fù)本原則,典藏原則,是否引進(jìn)某電子資源等)的重要依據(jù)。
2.3 采訪工作崗位職責(zé)變革
隨著圖書(shū)館內(nèi)部機(jī)構(gòu)重組,文獻(xiàn)資源量的迅速增長(zhǎng),數(shù)字化圖書(shū)館的進(jìn)程,以及供應(yīng)商提供外包服務(wù),各部門(mén)內(nèi)的崗位設(shè)置和崗位職責(zé)也發(fā)生了巨大的變化,有的崗位消失不見(jiàn),有的崗位則應(yīng)聲而生。以資源建設(shè)中心采訪部的“中文圖書(shū)采訪”崗位和“中文圖書(shū)加工”崗位為例,2003年的崗位職責(zé)和2009年的崗位職責(zé)及崗位設(shè)置見(jiàn)表5、表6:
從表6可以看出,采訪人員的崗位職責(zé)包含的內(nèi)容越來(lái)越多,采訪工作不再是把資源買(mǎi)回來(lái)這么簡(jiǎn)單,圖書(shū)館的文獻(xiàn)資源建設(shè)需要有一個(gè)長(zhǎng)遠(yuǎn)的規(guī)劃和可持續(xù)性發(fā)展,除了量的要求,還要有質(zhì)的飛躍,未來(lái)新資源和新服務(wù)要求有新知識(shí),因此對(duì)采訪人員的業(yè)務(wù)要求也會(huì)越來(lái)越高。2007年上海大學(xué)圖書(shū)館的采訪人員重新進(jìn)行聘任,所聘用的紙本文獻(xiàn)采訪人員、電子資源采訪人員全部是碩士以上學(xué)歷,他們的外語(yǔ)水平,計(jì)算機(jī)能力,創(chuàng)新能力等素質(zhì)達(dá)到歷史最高,此外他們都分別具有不同的學(xué)科背景,這使得采訪人員知識(shí)化、專(zhuān)業(yè)化程度大為提高,極大地提高了各類(lèi)文獻(xiàn)資源采訪的質(zhì)量,是日后文獻(xiàn)資源建設(shè)的中流砥柱。未來(lái)的采訪人員必須不斷接受培訓(xùn)學(xué)習(xí)以適應(yīng)新變化,同時(shí)圖書(shū)館還要積極吸收新人才,以提升服務(wù)乃至圖書(shū)館的整體品質(zhì)[3]。
3 總結(jié)和探索
綜上所述,近幾年資源建設(shè)工作的變革是全方位的,不論意識(shí)到與否,我們都在根據(jù)變化或主動(dòng)或被動(dòng)地做針對(duì)變化的適應(yīng)性調(diào)整;變革也是漸進(jìn)的,文獻(xiàn)資源建設(shè)工作也在這漸進(jìn)中發(fā)生著顯性或隱性的變化[3]。上海大學(xué)圖書(shū)館主動(dòng)適應(yīng)變化,不斷嘗試各種變革,在目前各高校圖書(shū)館經(jīng)費(fèi)緊張的大環(huán)境下,不僅為學(xué)校節(jié)省了大量的經(jīng)費(fèi)做到資金效益最大化;而且由于重視各類(lèi)資源的評(píng)估和調(diào)研工作,使館藏資源質(zhì)量近幾年得到大的飛躍,文獻(xiàn)資源建設(shè)的成果顯著。但是隨著數(shù)字化圖書(shū)館進(jìn)程,新的課題也擺在了圖書(shū)館人的眼前:
3.1 在經(jīng)費(fèi)有限的條件下,圖書(shū)館應(yīng)該如何分配紙本文獻(xiàn)資源和電子文獻(xiàn)資源的經(jīng)費(fèi)投入事實(shí)上,各個(gè)高校對(duì)這個(gè)問(wèn)題的態(tài)度不一樣,偏好電子資源的認(rèn)為紙本資源受空間的限制,而堅(jiān)持紙本資源的則對(duì)電子資源的未來(lái)存檔以及價(jià)格趨勢(shì)則表示質(zhì)疑,所以到現(xiàn)在還沒(méi)有統(tǒng)一的配置原則。我們很難泛泛地用“以誰(shuí)為主”或“兩者并重”這樣抽象的說(shuō)法來(lái)描述這種關(guān)系。因?yàn)椴煌膱D書(shū)館有自己不同的情況,他們的性質(zhì)、任務(wù)不同,讀者需求不同,基礎(chǔ)和條件不同,因而在處理傳統(tǒng)文獻(xiàn)和數(shù)字文獻(xiàn)采訪的關(guān)系時(shí),必須要根據(jù)自己的實(shí)際做出不同的選擇。目前有幾個(gè)基本原則值得借鑒:需求導(dǎo)向的原則、協(xié)調(diào)互補(bǔ)原則、成本效益原則[8]。各個(gè)高校根據(jù)自己的實(shí)際情況,正在努力對(duì)兩種資源進(jìn)行探索,試圖找到一種最優(yōu)的組合。
3.2 未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)是不是采訪加工和編目工作全部外包加工外包已經(jīng)成為許多學(xué)校的選擇,有的采訪加工外包,有的采訪加工和編目全部外包。上海大學(xué)目前還沒(méi)有實(shí)現(xiàn)外包,還處于半加工狀態(tài)。毫無(wú)疑問(wèn),加工外包的出現(xiàn)為高校節(jié)省了人工成本,場(chǎng)地成本,極大地提高了加工的效率;但是加工的質(zhì)量和編目的質(zhì)量一直讓圖書(shū)館不敢輕易放手,圖書(shū)館走向加工外包之路需要更多的相互磨合和探索。
參考文獻(xiàn)
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