[摘要]在圖書館采編業(yè)務(wù)外包過程中，外包書商是圖書館采編業(yè)務(wù)外包能否成功實(shí)施的關(guān)鍵因素。本文嘗試通過建立外包書商評價(jià)指標(biāo)體系，從公司信譽(yù)、資質(zhì)和業(yè)績，公司實(shí)力與服務(wù)，價(jià)格優(yōu)惠，到書率及數(shù)據(jù)、加工的合格率等因素對外包書商進(jìn)行綜合評價(jià)，以期在實(shí)踐中指導(dǎo)高校圖書館選擇適合的外包服務(wù)商，達(dá)到圖書館與書商雙盈的目的，以此推進(jìn)我國采編業(yè)務(wù)外包健康快速發(fā)展。

[關(guān)鍵詞]圖書館;采編業(yè)務(wù);外包質(zhì)量

[中圖分類號(hào)]G251.6 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1005-3115(2010)20-0068-03

業(yè)務(wù)外包(Outsourcing)是近幾年發(fā)展起來的一種新的經(jīng)營策略，即企業(yè)把內(nèi)部業(yè)務(wù)的一部分承包給外部專門機(jī)構(gòu)。其實(shí)質(zhì)是企業(yè)重新定位、配置各種資源，將資源集中于最能反映企業(yè)相對優(yōu)勢的領(lǐng)域，塑造和發(fā)揮企業(yè)獨(dú)特的、難以被其他企業(yè)模仿或替代的核心業(yè)務(wù)，構(gòu)筑自己的競爭優(yōu)勢，獲得企業(yè)持續(xù)發(fā)展的能力。而圖書館的業(yè)務(wù)外包是將采訪、編目、數(shù)據(jù)庫建設(shè)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理、后勤物業(yè)管理等業(yè)務(wù)，外包給專業(yè)公司來承擔(dān)，從而達(dá)到降低成本、提高效率、更好地做好核心工作的目的。隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，業(yè)務(wù)外包也逐漸被我國一些圖書館所吸收和采用。目前，圖書館業(yè)務(wù)外包主要集中在圖書采編業(yè)務(wù)上，為了保證圖書館文獻(xiàn)資源建設(shè)的質(zhì)量，圖書館必須對采編業(yè)務(wù)外包進(jìn)行質(zhì)量控制。

一、圖書館采編業(yè)務(wù)外包的優(yōu)點(diǎn)

(一)降低圖書館的運(yùn)作成本

圖書館業(yè)務(wù)外包的策略性考慮是為了減輕資金緊張而帶來的運(yùn)作壓力。而承包商采用的是成本核算、規(guī)模化經(jīng)營的管理模式，就完成同一業(yè)務(wù)來講，承包商的投入往往低于圖書館的投入。專業(yè)機(jī)構(gòu)(團(tuán)體)往往具有規(guī)模經(jīng)濟(jì)，有著專業(yè)化程度強(qiáng)、效率高、經(jīng)營成本低的特點(diǎn)，通過他們來提供服務(wù)，可以取得較大的價(jià)格優(yōu)惠，并能節(jié)省大量費(fèi)用。以采編業(yè)務(wù)為例，將采編業(yè)務(wù)委托給地區(qū)采編中心來做，一方面，可以通過聯(lián)合采購取得價(jià)格優(yōu)惠;另一方面，采編中心是一個(gè)以采、編、配送一條龍服務(wù)為特色的服務(wù)機(jī)構(gòu)，在完成購書的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)了隨書配送書目數(shù)據(jù)，有些采編中心甚至幫助圖書館將所購圖書貼條形碼、書標(biāo)、蓋館藏章等圖書加工工作，而且這些工作是完全免費(fèi)的。在美國，圖書館成為OCLC成員館后，套錄一條書目記錄費(fèi)用是1.5美元(OCLC成立之前，美國國會(huì)圖書館一條書目記錄成本是75美元，Ohio大學(xué)圖書館是30美元)，委托編目平均才2～12美元。我國也存在類似情況，據(jù)統(tǒng)計(jì)，圖書館單獨(dú)編目，每種圖書約10～15元，而套錄每種圖書是0.3元，委托地區(qū)采編中心或書商，編目免費(fèi)。由于圖書市場的激烈競爭，書商為了能建立與固定客戶的長期業(yè)務(wù)關(guān)系，讓利折扣還遠(yuǎn)達(dá)不到這一水平，外包給書商加工的成本只有幾個(gè)百分點(diǎn)，有的書商可提供免費(fèi)加工。

(二)提高圖書館的工作效率

圖書館業(yè)務(wù)外包可以借助外部的人力資源，來彌補(bǔ)自身人力資源的不足，大大節(jié)省人員成本。如選購成熟的圖書館管理軟件，既可以彌補(bǔ)本館高水平技術(shù)人員的不足，也能提高圖書館的服務(wù)水平;將編目業(yè)務(wù)外包給具備專業(yè)實(shí)力的外包方，既能保證數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，又可以減少本館編目人員的數(shù)量;后勤業(yè)務(wù)外包既可以減少工作人員的數(shù)量，又可以讓一些工作人員轉(zhuǎn)而從事其他主要業(yè)務(wù)，使核心業(yè)務(wù)能力加強(qiáng)。將采編業(yè)務(wù)部分或全部外包，可簡化圖書館采編部門的工作流程，從根本上解決圖書館新書積壓、新書上架滯后現(xiàn)象，大大縮短了從圖書采購到新書上架與讀者見面的時(shí)間，極大地提高了工作效率。

(三)增強(qiáng)圖書館的整體競爭能力

首先，實(shí)行業(yè)務(wù)外包有利于提高圖書館工作人員的素質(zhì)。在實(shí)行業(yè)務(wù)外包的過程中，與圖書館合作的書商都具有所承攬業(yè)務(wù)的技術(shù)優(yōu)勢，通過外包業(yè)務(wù)實(shí)施過程中的合作以及項(xiàng)目質(zhì)量的監(jiān)督檢查，可以提高圖書館工作人員相應(yīng)的知識(shí)水平和技術(shù)能力。

其次，實(shí)行業(yè)務(wù)外包有利于改變傳統(tǒng)觀念，加強(qiáng)人們的服務(wù)理念。長期以來，許多圖書館都把采編業(yè)務(wù)作為核心業(yè)務(wù)來看待，分類編目是圖書館文獻(xiàn)管理的核心。因此，過去的采編部是圖書館優(yōu)秀人才比較集中的地方，采編工作的彈性又大，因而給人一種地位高又悠閑舒適的感覺，許多人都想辦法去采編部門工作。隨著業(yè)務(wù)外包的發(fā)展，許多圖書館把采編業(yè)務(wù)外包出去。采編業(yè)務(wù)外包產(chǎn)生了兩方面的效應(yīng):其一，由于業(yè)務(wù)外包，使圖書館采編部門的人員減少，部門縮小;其二，隨著采編部門的縮小，促使以采編為中心的圖書館管理理念發(fā)生了變化，圖書館的優(yōu)秀人才不可能向過去那樣向采編部門聚集，而轉(zhuǎn)向?qū)W科服務(wù)的崗位聚集，產(chǎn)生的直接效應(yīng)是服務(wù)崗位地位的提升和服務(wù)理念的進(jìn)一步加強(qiáng)和鞏固。

編目外包可以使圖書館編目人員從繁雜的體力勞動(dòng)和重復(fù)性工作中解脫出來，集中精力開展深層次的服務(wù)，為讀者提供有效的信息服務(wù)，體現(xiàn)圖書館的自身特色，增強(qiáng)競爭能力。

二、圖書館采編業(yè)務(wù)外包的缺點(diǎn)

與任何事物一樣，圖書館采編業(yè)務(wù)外包也存在兩面性。在充分理解它為我們帶來利益的同時(shí)，更要清楚地認(rèn)識(shí)到可能造成的弊端。

(一)對圖書采編人員心理及圖書館發(fā)展的影響

采編業(yè)務(wù)外包后易對采編工作人員的心理產(chǎn)生負(fù)面影響。采購和編目一直是圖書館專業(yè)技術(shù)含量較高的業(yè)務(wù)之一，采編人員一向具有較大的優(yōu)越感，采編業(yè)務(wù)全部外包的提法使有些編目人員猜測編目部門是否將會(huì)調(diào)整取消，更使他們擔(dān)心自身地位和前途，如果不能充分認(rèn)識(shí)和主動(dòng)調(diào)整，其工作積極性會(huì)受到影響。

另外，采編業(yè)務(wù)外包可能會(huì)使圖書館失去學(xué)習(xí)和創(chuàng)新的機(jī)會(huì)，館員業(yè)務(wù)能力的培養(yǎng)是一個(gè)長期的過程，尤其是采編工作，不僅需要較高的專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)水平，還需要不斷實(shí)踐與創(chuàng)新，不斷了解行業(yè)的新知識(shí)。實(shí)行采編業(yè)務(wù)外包使館員加大了對書商的依賴，缺少實(shí)踐的機(jī)會(huì)，可能會(huì)對業(yè)務(wù)失去鉆研的動(dòng)力。

圖書館采編業(yè)務(wù)外包是為了節(jié)約成本和人力資源，但如果沒有及時(shí)進(jìn)行采編業(yè)務(wù)外包后的業(yè)務(wù)重組和工作重心的轉(zhuǎn)移，有可能造成新的競爭。

(二)來自外包服務(wù)商方面的風(fēng)險(xiǎn)

圖書館選擇的外包服務(wù)商多數(shù)是圖書供應(yīng)商，這一方面是市場客觀條件決定的，另一方面也是圖書館自身需求決定的。因此，在選擇外包服務(wù)商時(shí)，更多考慮的是它的供貨能力，而外包項(xiàng)目的需求往往作為輔助條件考慮，容易影響外包業(yè)務(wù)的質(zhì)量。而在外包過程中存在信息不對稱，容易出現(xiàn)逆向選擇風(fēng)險(xiǎn)和道德風(fēng)險(xiǎn)。 逆向選擇是指外包服務(wù)商可能會(huì)向圖書館提供不充分或不真實(shí)的信息，使圖書館難以做出科學(xué)的外包決策;道德風(fēng)險(xiǎn)是指在合同履行中，圖書館無法觀察到外包服務(wù)商的某些行為或者外部環(huán)境的變化，而外包服務(wù)商可能采取不利于圖書館的一些機(jī)會(huì)主義行為，不誠實(shí)地追求自身利益最大化，比如不遵守合約承諾、降低服務(wù)質(zhì)量、增加潛在費(fèi)用等。而且圖書館與外包服務(wù)商的經(jīng)營目的存在差異，圖書館要求通過采編業(yè)務(wù)外包獲得最大效益的服務(wù)和產(chǎn)品，而書商則希望在采編業(yè)務(wù)外包中獲取最大利潤，如果一旦出現(xiàn)成本上漲等經(jīng)營環(huán)境的改變，外包書商在無法完成外包業(yè)務(wù)或無法獲得相應(yīng)利潤時(shí)，可能不愿意履行外包合約，導(dǎo)致圖書館采編業(yè)務(wù)外包失敗，甚至影響?zhàn)^藏建設(shè)的連續(xù)性和完整性。

圖書館采編業(yè)務(wù)外包在我國是近幾年才出現(xiàn)的新生事物，書商的加工服務(wù)也是由加蓋館藏章、埋磁條、貼書標(biāo)及覆膜等基本加工向書目數(shù)據(jù)深層次加工發(fā)展的起步階段，雖然有一些書商已經(jīng)成立專門的編目加工部門，并加入到CALIS組織，但普遍缺少高層次的專業(yè)技術(shù)人員。工作人員流動(dòng)性大，甚至在工作量激增時(shí)臨時(shí)聘用人員進(jìn)行數(shù)據(jù)加工，書目質(zhì)量較難保證，而編目數(shù)據(jù)的質(zhì)量又直接影響圖書館的其他服務(wù)。例如有的書商管理不當(dāng)，高層技術(shù)人員流失的同時(shí)也將一些圖書館客戶的加工要求等資料丟失，給書商和圖書館造成一定的損失。另外，將條碼等交給書商，不利于圖書館的財(cái)產(chǎn)管理。

三、圖書館采編業(yè)務(wù)外包的有效制衡

(一)從觀念上接受采編業(yè)務(wù)外包的做法

圖書館領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)該率先更新思維，認(rèn)識(shí)到采編業(yè)務(wù)外包是圖書館解決目前存在的采購量大、人員短缺、讀者需求不能及時(shí)滿足等問題的一條有效途徑。管理者要不斷向館員進(jìn)行服務(wù)意識(shí)的教育工作，并充分利用激勵(lì)機(jī)制，鼓勵(lì)館員主動(dòng)學(xué)習(xí)，發(fā)揮其特長。具體的工作人員也要充分認(rèn)識(shí)到采編業(yè)務(wù)外包并不是圖書館要放棄這塊陣地，相反更要加強(qiáng)管理和控制，需要更加專業(yè)、精干、有責(zé)任心、具備網(wǎng)絡(luò)和自動(dòng)化技術(shù)的工作人員來完成。

(二)做好準(zhǔn)備工作，制定出可行性方案

根據(jù)本館自身特點(diǎn)，明確采編業(yè)務(wù)外包的目的、范圍、形式、成本管理等具體問題，是采編業(yè)務(wù)外包得以順利進(jìn)行的先決條件。圖書館必須結(jié)合自身的特點(diǎn)，不能原樣照搬其他圖書館的方法，應(yīng)在條件成熟的情況下理性實(shí)施，避免承擔(dān)不必要的風(fēng)險(xiǎn)。

(三)慎重選擇外包服務(wù)商

外包服務(wù)商的服務(wù)質(zhì)量直接影響采編的質(zhì)量和館藏建設(shè)。在我國，關(guān)于圖書館業(yè)務(wù)外包的理論研究和實(shí)踐近幾年才開始，圖書館和承包商都處在摸索階段，業(yè)務(wù)外包市場還處于發(fā)展階段，承包商的實(shí)力、水平良莠不齊，因此在選擇上要格外慎重。如果在選擇承包商上產(chǎn)生失誤，則會(huì)對圖書館工作產(chǎn)生負(fù)面影響。為防止選擇承包商失誤，應(yīng)從圖書館外包業(yè)務(wù)的內(nèi)容、承包商的資金、技術(shù)實(shí)力、過去的業(yè)績、信譽(yù)、社會(huì)影響力以及圖書館的經(jīng)濟(jì)承受能力等方面，綜合分析選擇最合適的合作承包商。

(四)制定并簽署有效的合同

由于圖書館與外包服務(wù)商之間的合作是以利益為基礎(chǔ)的非行政隸屬關(guān)系，必須加強(qiáng)管理，嚴(yán)格按正常程序簽訂外包合同，用具有法律效力的外包合同約束雙方，以保證各自的利益。圖書館要制定條款清晰、內(nèi)容明確、涵蓋全面的外包合同。因?yàn)楦黟^的加工要求不一樣，所以要把圖書館要求的部分加工或全部加工的細(xì)則形成書面文件，作為合同的一部分。例如，要求對采購的圖書進(jìn)行二次控制，規(guī)定哪些標(biāo)準(zhǔn)的圖書不予配送，磁條的廠家、長度、材質(zhì)，館藏章、條碼、書標(biāo)的樣式、字體、加工位置，特別是編目數(shù)據(jù)中9XX字段的規(guī)定，以及有本館特色的分類等方面，都要做到盡可能完備。

(五)在合同實(shí)施過程中，要與外包服務(wù)商多聯(lián)系、多溝通

圖書館采編業(yè)務(wù)社會(huì)化之后，并不代表圖書館無事可做，而是需要花費(fèi)更多的時(shí)間，與書商進(jìn)行采訪和編目數(shù)據(jù)著錄標(biāo)準(zhǔn)、圖書質(zhì)量、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換格式要求、館藏和書目查重等問題的詳細(xì)溝通。一方面，可隨時(shí)了解和監(jiān)督外包業(yè)務(wù)的工作進(jìn)度和工作質(zhì)量，加深對加工細(xì)則的理解，建立良好的合作共識(shí)。另一方面，盡管事先做了大量的準(zhǔn)備工作，但在實(shí)際合作過程中還會(huì)出現(xiàn)一些意外因素，包括外包服務(wù)商的人員問題，也包括圖書館因工作需要對加工要求的改動(dòng)等。例如，流通部門的工作人員提出為方便工作而將條碼粘貼的位置加以調(diào)整等。這就要求圖書館能及時(shí)與外包服務(wù)商溝通，發(fā)現(xiàn)問題后及時(shí)提出，并有效解決。

(六)圖書館要加強(qiáng)驗(yàn)收工作，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，進(jìn)行有效監(jiān)控

采編業(yè)務(wù)外包后的驗(yàn)收工作同傳統(tǒng)業(yè)務(wù)的驗(yàn)收工作有所不同，除了進(jìn)行實(shí)物與清單的驗(yàn)收之外，還要進(jìn)行書目數(shù)據(jù)的審核驗(yàn)收。在驗(yàn)收實(shí)物過程中，除了要核實(shí)清單上的書目信息及價(jià)格、復(fù)本數(shù)等項(xiàng)目，還要對館藏章、條碼等的加工進(jìn)行核對，尤其要做好磁條的檢測工作，以免對圖書館的其他工作造成影響。在對書目數(shù)據(jù)進(jìn)行審校的過程中，更要高質(zhì)量、嚴(yán)要求，不但著錄格式和項(xiàng)目要與本館一致，還須認(rèn)真與已有的館藏?cái)?shù)據(jù)查重，避免索書號(hào)不當(dāng)，或同類圖書分散排架。這都要求圖書館員不但要有精湛的業(yè)務(wù)能力，還要有認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度。

(七)建立行業(yè)監(jiān)管與監(jiān)督機(jī)制，促進(jìn)采編業(yè)務(wù)外包的正常發(fā)展

整個(gè)圖書館行業(yè)應(yīng)建立相應(yīng)的監(jiān)管與監(jiān)督機(jī)制，嚴(yán)格控制外包業(yè)務(wù)的正常開展。通過建立圖書館行業(yè)性和標(biāo)準(zhǔn)化的采編業(yè)務(wù)外包機(jī)制，針對圖書館行業(yè)有很多的共性特征，以及目前存在的分散外包現(xiàn)象，開展以圖書館行業(yè)為單位的標(biāo)準(zhǔn)化的采編業(yè)務(wù)外包，逐步將圖書館采編業(yè)務(wù)外包推向標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化操作。

外包并不表示某項(xiàng)工作的管理結(jié)束了，而是意味著另一種更艱難的管理開始了。在這一新的管理模式下，不但要求本館工作人員而且要讓外部人員按質(zhì)按量地完成工作;既要讓他們高質(zhì)量完成工作，還不能動(dòng)用招聘、解聘、升職、獎(jiǎng)勵(lì)等行政手段。這就要求從圖書館領(lǐng)導(dǎo)層到基層的管理人員必須具備新的思維方式，即業(yè)務(wù)外包并不意味著某項(xiàng)工作不重要，也不是放棄責(zé)任，而是從事新型外包業(yè)務(wù)管理。圖書館要保持對外包業(yè)務(wù)性能的隨時(shí)監(jiān)測和評估，避免失控，并及時(shí)與外包服務(wù)商交換意見，明確管理監(jiān)控貫穿于外包實(shí)施的初期乃至全程。

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