將管理標(biāo)準(zhǔn)化

企業(yè)構(gòu)建人事管理制度必須要?jiǎng)趧?dòng)法規(guī)的法源依據(jù)，幷且經(jīng)過(guò)員工認(rèn)可簽字，才不致於違法或處于法律風(fēng)險(xiǎn)之中。

蕭新永

作者為遠(yuǎn)通國(guó)際經(jīng)營(yíng)管理顧問(wèn)公司總經(jīng)理

《臺(tái)商》月刊企管顧問(wèn)團(tuán)首席顧問(wèn)

?；鶗?huì)臺(tái)商財(cái)經(jīng)法律顧問(wèn)

人事管理作業(yè)是企業(yè)組織中關(guān)於人力資源的管理與服務(wù)工作，包括了員工招聘、任用、培訓(xùn)、試用、考勤、請(qǐng)(休)假、工資、績(jī)效、離職等日常業(yè)務(wù)，是勞動(dòng)關(guān)系管理的日常性、重復(fù)性、復(fù)雜性工作，這些工作必須有規(guī)范性、標(biāo)準(zhǔn)化的作業(yè)程式，這些程式都有一定范圍的勞動(dòng)法規(guī)之約束，亦即企業(yè)構(gòu)建人事管理制度必要有勞動(dòng)法規(guī)的法源依據(jù)，才不致於違法或處?kù)斗娠L(fēng)險(xiǎn)之中，徒增日常管理作業(yè)的困饒。

一、勞動(dòng)法律對(duì)企業(yè)制訂人事管理制度的規(guī)范

大陸《勞動(dòng)法》第4條規(guī)定:「用人單位應(yīng)當(dāng)依法建立和完善規(guī)章制度，保障勞動(dòng)者享有勞動(dòng)權(quán)利和履行勞動(dòng)義務(wù)?！?/p>

《最高人民法院關(guān)於審理勞動(dòng)爭(zhēng)議案件適用法律若干問(wèn)題的解釋》第19條指出:「用人單位根據(jù)《勞動(dòng)法》第4條之規(guī)定，通過(guò)民主程式制定的規(guī)章制度，不違反國(guó)家法律、行政法規(guī)及政策規(guī)定，并已向勞動(dòng)者公示的，可以作為人民法院審理勞動(dòng)爭(zhēng)議案件的依據(jù)。」

《勞動(dòng)合同法》第4條第1款規(guī)定:「用人單位應(yīng)當(dāng)依法建立和完善勞動(dòng)規(guī)章制度，保障勞動(dòng)者享有勞動(dòng)權(quán)利、履行勞動(dòng)義務(wù)。」

由以上的法律條款可以看出，依法制訂的人事管理制度具有充分的法律授權(quán)的效力，其效力表現(xiàn)在企業(yè)的人事管理制度對(duì)員工具有約束力，也是處罰違紀(jì)員工的依據(jù)。

所謂依法有兩層意思，一是規(guī)章制度內(nèi)容合法，不能與法律法規(guī)相抵觸;二是制訂程式要合法，企業(yè)應(yīng)該依法完成通知討論與公示的必要的程式。依據(jù)《勞動(dòng)合同法》第4條第2款的規(guī)定(詳看下述「(二)法律對(duì)人事管理制度制訂的范圍與程式」之說(shuō)明)

二、法律對(duì)人事管理制度制訂的范圍與程式規(guī)定

法律對(duì)人事管理制度，要求企業(yè)制訂時(shí)程式要完成的規(guī)定，《勞動(dòng)合同法》第4條第2款規(guī)定:「用人單位在制定、修改或者決定有關(guān)勞動(dòng)報(bào)酬、工作時(shí)間、休息休假、勞動(dòng)安全衛(wèi)生、保險(xiǎn)福利、職工培訓(xùn)、勞動(dòng)紀(jì)律以及勞動(dòng)定額管理等直接涉及勞動(dòng)者切身利益的規(guī)章制度或者重大事項(xiàng)時(shí)，應(yīng)當(dāng)經(jīng)職工代表大會(huì)或者全體職工討論，提出方案和意見(jiàn)，與工會(huì)或者職工代表平等協(xié)商確定。」

換句話說(shuō)，只有上述的八大項(xiàng)目，企業(yè)必須完成通知討論與公示的程式，這是法定的程式，否則就是程式違法。

雖然企業(yè)只限上述的范圍的程式要合法，然而企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理是要讓員工有參與感，才會(huì)認(rèn)同公司的作法，因此有些規(guī)章制度雖非上述限定的范圍，仍然要視制度性質(zhì)與管理需要，如實(shí)告知員工。

這些法定的程式是生效條件，這當(dāng)中包含了兩個(gè)程式要合法，其一為程式合法，經(jīng)民主程式制定并向員工公示或者告知;其二為內(nèi)容合法，不與法律法規(guī)相抵觸。

三、企業(yè)立法權(quán)的法律特性

有關(guān)企業(yè)制訂的人事管理制度，是企業(yè)立法權(quán)的體現(xiàn);企業(yè)有權(quán)根據(jù)自己的經(jīng)營(yíng)狀況及管理的需要，依法制訂有關(guān)規(guī)章制度，是企業(yè)執(zhí)行用工制度和員工管理的依據(jù)。然而企業(yè)的立法權(quán)也有其局限性，那就是企業(yè)制訂的規(guī)章制度，必須符合法定程式，且內(nèi)容不得與法律法規(guī)的強(qiáng)制性規(guī)定相抵觸。

再者企業(yè)制訂的人事管理制度，是企業(yè)立法權(quán)的延展性，這些規(guī)章制度是對(duì)法律法規(guī)的細(xì)化與量化，是企業(yè)根據(jù)法律法規(guī)制訂的實(shí)施細(xì)則，所以我們一般稱(chēng)人事管理制度為「小法」，國(guó)家及地方制訂的法律、法規(guī)與規(guī)章為「大法」。

人事管理制度的訂立，也體現(xiàn)了企業(yè)立法權(quán)的權(quán)威性:合法有效的規(guī)章制度是司法機(jī)關(guān)審理、裁判勞動(dòng)爭(zhēng)議案件的法律依據(jù)。

四、企業(yè)如何完成人事管理制度制訂的程式

按照《勞動(dòng)合同法》第4條第2款的規(guī)定(如前述)，企業(yè)制訂程式如下圖所示:

(一)規(guī)章制度需要的形成和議案提出

人資部門(mén)或總經(jīng)理室負(fù)責(zé)制度管理單位可根據(jù)企業(yè)的狀況和制度實(shí)施現(xiàn)況，發(fā)現(xiàn)需要在哪些方面設(shè)立或修改規(guī)章制度，哪些方面需要利用制度推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展，哪些制度需要變革，提出規(guī)章制度立、改、廢的議案，提案應(yīng)說(shuō)明理由。在這個(gè)階段，企業(yè)也可借助外部專(zhuān)家顧問(wèn)的專(zhuān)業(yè)諮詢，協(xié)助診斷目前的規(guī)章制度。

(二)審查、立項(xiàng)

人資部門(mén)或總經(jīng)理室提出，權(quán)責(zé)部門(mén)就提出的議案在各自的職權(quán)范圍內(nèi)對(duì)提案進(jìn)行審查，認(rèn)為確有必要的，應(yīng)組織有關(guān)人員或部門(mén)起草。在這個(gè)階段，除非一些特別簡(jiǎn)單的制度可由企業(yè)自己製作外，宜聘請(qǐng)規(guī)章制度設(shè)計(jì)的專(zhuān)業(yè)人士介入。

(三)現(xiàn)況檢討與起草

負(fù)責(zé)的部門(mén)與人員、專(zhuān)家先進(jìn)行制度現(xiàn)況檢討后，應(yīng)仔細(xì)研究提案說(shuō)明，明確要設(shè)立的規(guī)章制度的目的。根據(jù)事先擬定的原則與方式，應(yīng)用製作技巧，起草規(guī)章制度。在這個(gè)階段，用人單位應(yīng)予以配合，提供必要的材料。

(四)通知討論與協(xié)商確定

草案完成后交有關(guān)部門(mén)初步討論后，還要符合《勞動(dòng)合同法》所規(guī)定的通知討論之程式要件，亦即規(guī)章制度應(yīng)當(dāng)經(jīng)職工代表大會(huì)或者全體職工討論，提出方案和意見(jiàn)，與工會(huì)或者職工代表平等協(xié)商確定。否則就有可能被認(rèn)定為不合法的規(guī)章制度，在仲裁或訴訟中不能作為審理勞動(dòng)爭(zhēng)議案件的依據(jù)。

因此，企業(yè)制訂規(guī)章制度之過(guò)程當(dāng)中，必須完成上述的法律程式，企業(yè)人資部門(mén)要保留開(kāi)會(huì)討論的會(huì)議記錄與簽名記錄。

企業(yè)實(shí)際在打仲裁官司時(shí)，對(duì)方律師通常發(fā)現(xiàn)員工觸犯公司員工手冊(cè)被解除合同是明確的，因此只能想方設(shè)法在仲裁庭或是法院上，推翻掉規(guī)章制度的合法性。所以企業(yè)制訂人事管理制度的民主程式，要取得工會(huì)通過(guò)的制訂會(huì)議紀(jì)錄，沒(méi)有工會(huì)的中小企業(yè)要取得全體員工徵詢意見(jiàn)書(shū)。

(五)制度呈核

規(guī)章制度的呈核手續(xù)，是指企業(yè)內(nèi)部的核決權(quán)限，把前述的通知討論與協(xié)商確定手續(xù)完成確認(rèn)的程式。

(六)公示

經(jīng)批準(zhǔn)后的規(guī)章制度，如涉及到職工的權(quán)益，應(yīng)採(cǎi)取合理的方式向職工公示，以便員工遵守執(zhí)行。如果缺少這個(gè)程式就有可能被認(rèn)定為不合法的規(guī)章制度，在仲裁或訴訟中不能作為審理勞動(dòng)爭(zhēng)議案件的依據(jù)。規(guī)章制度的公示方法很多，根據(jù)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，可採(cǎi)如下公示方法:

1.員工手冊(cè)發(fā)放(將規(guī)章制度編印成冊(cè)，每位員工發(fā)放一本，要有員工簽領(lǐng)確認(rèn));

2.內(nèi)部培訓(xùn)法(將員工集中培訓(xùn)，包括培訓(xùn)時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員、培訓(xùn)內(nèi)容、與會(huì)人員簽到記錄);

3.勞動(dòng)合同約定法(例如合同條款約定:本人已充分閱讀公司規(guī)章制度，愿意遵守執(zhí)行);

4.考試法(組織員工進(jìn)行開(kāi)卷或閉卷考試，要讓員工簽名以示負(fù)責(zé))。

下表為員工手冊(cè)的簽收確認(rèn)函或規(guī)章制度公示培訓(xùn)簽到單:

員工手冊(cè)的簽收確認(rèn)函

一、員工手冊(cè)簽收單

本人謹(jǐn)此確認(rèn)收到《員工手冊(cè)》(編號(hào):__號(hào))，并已認(rèn)真閱讀，作為企業(yè)的一員，本人愿意遵守這些規(guī)章制度。

簽名:

日期:

(注意:此簽收單經(jīng)員工親自簽名后，存入員工檔案內(nèi))

二、規(guī)章制度公示培訓(xùn)簽到單

本人已經(jīng)接受公司有關(guān)規(guī)章制度的培訓(xùn)，并且認(rèn)真閱讀學(xué)習(xí)，作為企業(yè)的一員，本人愿意遵守這些規(guī)章制度。

培訓(xùn)日期:

簽名:

(注意:此簽到單經(jīng)員工親自簽名后，存入員工檔案內(nèi))

(七)實(shí)施

「徒善不足以為政，徒法不足以自行」，規(guī)章制度貴在執(zhí)行，否則就淪為貼在墻壁上的口號(hào)。人資部門(mén)或總經(jīng)理室應(yīng)該隨時(shí)了解執(zhí)行情形，如遇有不合時(shí)宜或管理需要時(shí)，應(yīng)即提報(bào)反應(yīng)，最好於實(shí)施半年后，至少檢核一次，以了解異常原因，尋求改善對(duì)策，以后則視實(shí)施情形不定期進(jìn)行檢核作業(yè)。