山西煤炭進出口集團有限公司 馬帥

淺談ERP對會計信息質(zhì)量的影響

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本文從ERP對企業(yè)會計的影響方面說明其能夠有效的幫助提高企業(yè)的會計信息質(zhì)量，并對企業(yè)如何使用ERP提出幾點建議。

ERP 會計信息質(zhì)量 建議

一、ERP概述

ERP是Enterprise Resource Planning（企業(yè)資源計劃）簡稱，是針對物資資源管理（物流）、人力資源管理（人流）、財務(wù)資源管理（資金流）、信息資源管理（信息流）集成一體化的企業(yè)管理軟件。ERP可以是管理者解決企業(yè)管理問題的一種工具，它依靠計算機信息系統(tǒng)，有效地組織和實施企業(yè)的人、財、物管理，并實現(xiàn)各類信息的集成性、實時性和統(tǒng)一性。ERP的核心管理思想就是實現(xiàn)對整個供應(yīng)鏈的有效管理，主要體現(xiàn)在以下三個方面：

1.體現(xiàn)對整個供應(yīng)鏈的資源進行管理的思想

在知識經(jīng)濟的時代僅靠自身的企業(yè)資源不可能有效地參與市場競爭，還必須把經(jīng)營過程中的有關(guān)各方如供應(yīng)商、制造工廠、分銷網(wǎng)絡(luò)、客戶等納入一個緊密的供應(yīng)鏈中，這樣才能有效地安排企業(yè)的產(chǎn)、供、銷活動，滿足企業(yè)利用全社會一切市場資源快速高效地進行生產(chǎn)經(jīng)營的需求，以期能進一步提高效率和在市場上獲得競爭優(yōu)勢。也就是說，如今企業(yè)競爭不是單一企業(yè)與單一企業(yè)間的競爭，而是一個企業(yè)供應(yīng)鏈與另一個企業(yè)供應(yīng)鏈之間的競爭。ERP系統(tǒng)的集成性實現(xiàn)了對整個企業(yè)供應(yīng)鏈的管理，適應(yīng)了企業(yè)在知識經(jīng)濟時代市場競爭的需要。

2.體現(xiàn)精益生產(chǎn)、同步工程和敏捷制造思想

ERP系統(tǒng)支持對混合型生產(chǎn)方式的管理，其管理思想表現(xiàn)在兩個方面：其一是“精益生產(chǎn)LP(Lean Production)”的思想，即企業(yè)按大批量生產(chǎn)方式組織生產(chǎn)時，把客戶、銷售代理商、供應(yīng)商、協(xié)作單位納入生產(chǎn)體系，企業(yè)同其銷售代理、客戶和供應(yīng)商成為利益共享的合作伙伴關(guān)系。其二是“敏捷制造(Agile Manufacturing)”的思想，即當市場發(fā)生變化，企業(yè)會組織一個由特定的供應(yīng)商和銷售渠道組成一個短期或一次性的供應(yīng)鏈，形成“虛擬工廠”，用最短的時間將新產(chǎn)品打入市場，時刻保持產(chǎn)品的高質(zhì)量、多樣化和靈活性。

3.體現(xiàn)事先計劃與事中控制的思想

ERP系統(tǒng)中的計劃體系主要包括：主生產(chǎn)計劃、物料需求計劃、能力計劃、采購計劃、銷售執(zhí)行計劃、利潤計劃、財務(wù)預(yù)算和人力資源計劃等，而且這些計劃功能與價值控制功能已完全集成到整個供應(yīng)鏈系統(tǒng)中。另一方面，ERP系統(tǒng)通過定義事務(wù)處理(Transaction)相關(guān)的會計核算科目與核算方式，以便在事務(wù)處理發(fā)生的同時自動生成會計核算分錄，保證了資金流與物流的同步記錄和數(shù)據(jù)的一致性。從而實現(xiàn)了根據(jù)財務(wù)資金現(xiàn)狀，可以追溯資金的來龍去脈，并進一步追溯所發(fā)生的相關(guān)業(yè)務(wù)活動，改變了資金信息滯后于物料信息的狀況，便于實現(xiàn)事中控制和實時做出決策。此外，計劃、事務(wù)處理、控制與決策功能都在整個供應(yīng)鏈的業(yè)務(wù)處理流程中實現(xiàn)，這要求在每個流程業(yè)務(wù)處理過程中最大限度地發(fā)揮每個人的工作潛能與責任心，流程與流程之間則強調(diào)人與人之間的合作精神，以便在有機組織中充分發(fā)揮每個人的主觀能動性與潛能。實現(xiàn)企業(yè)管理從“高聳式”組織結(jié)構(gòu)向“扁平式”組織機構(gòu)的轉(zhuǎn)變，提高企業(yè)對市場動態(tài)變化的響應(yīng)速度。

總之，ERP系統(tǒng)配合現(xiàn)今的很多先進的管理思想，并在配合管理的同時發(fā)揮自身的功能，使企業(yè)管理更有效。

二、ERP對會計信息質(zhì)量的影響

ERP系統(tǒng)集成了物資資源管理（物流）、人力資源管理（人流）、財務(wù)資源管理（財流）、信息資源管理（信息流）各個模塊，各模塊之間相互集成，其中，財務(wù)會計模塊處于相對核心的地位。這使得ERP系統(tǒng)對企業(yè)會計信息質(zhì)量產(chǎn)生了巨大影響。

1.數(shù)據(jù)采集方式的改變對會計信息質(zhì)量產(chǎn)生了影響

傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)采集方式主要依靠會計人員直接或間接地獲得數(shù)據(jù)信息，數(shù)據(jù)的準確性雖然與會計人員自身專業(yè)素質(zhì)有關(guān)，但其相互稽核的關(guān)系非常嚴謹，因此信息質(zhì)量有相當程度的保障，而ERP系統(tǒng)將各個數(shù)據(jù)采集終端深入分布到企業(yè)各部門與崗位，其數(shù)據(jù)信息采集的功能也隨之分散到各崗位員工身上，由其主觀意識產(chǎn)生錯誤與失誤的可能性被放大。

2.會計數(shù)據(jù)傳輸介質(zhì)方式的改變對會計信息質(zhì)量產(chǎn)生影響

傳統(tǒng)的會計數(shù)據(jù)信息傳遞大多依賴紙介方式，相關(guān)信息被記錄在紙介媒體上，通過各項審核后傳遞到會計部門進行賬務(wù)處理，雖然傳遞速度較慢，但相關(guān)的審核記錄具有一定程度的不可更改性。而ERP系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)信息以磁性介質(zhì)及網(wǎng)絡(luò)為媒介進行傳輸，只要具有相應(yīng)權(quán)限，就可以不留痕跡地進行更改，雖然系統(tǒng)有操作記錄可查，但該操作記錄也是可以人為刪除的，且其更改的具體內(nèi)容也難以被全面記錄。因此，會計部門審核工作將發(fā)生很大變化，傳統(tǒng)的事后審核方式對ERP電子數(shù)據(jù)將不再產(chǎn)生作用。

3.數(shù)據(jù)處理方式的改變對會計信息產(chǎn)生影響

傳統(tǒng)的會計信息處理方式是會計人員通過手工或其他輔助工具按照既定的方式方法進行各項數(shù)據(jù)處理，會計人員在處理過程中很容易發(fā)現(xiàn)各種勾稽關(guān)系錯誤，并及時更正。ERP系統(tǒng)的各類數(shù)據(jù)運算與數(shù)據(jù)選擇均在既定程式下自動完成，并生成會計憑證或賬表，雖然大大簡化了會計核算工作，但一旦數(shù)據(jù)源頭出現(xiàn)錯誤，很可能導(dǎo)致系統(tǒng)整體錯誤。

三、對企業(yè)會計部門如何使用ERP的建議

ERP系統(tǒng)的實施改變了諸多企業(yè)會計行為模式，企業(yè)會計人員應(yīng)對其監(jiān)督和審核的內(nèi)容進行及時調(diào)整。

1.會計信息的及時性和安全性要求更加穩(wěn)定可靠的系統(tǒng)運行環(huán)境

在依賴電腦和網(wǎng)絡(luò)進行會計工作的情況下，一旦出現(xiàn)電腦故障，無論硬件的或軟件的，就會影響正常的會計核算工作。

2.會計信息的可靠性要求企業(yè)建立成熟完善的信息化監(jiān)督系統(tǒng)

由于信息系統(tǒng)犯罪的技術(shù)越來越高，對于某些熟練電腦技術(shù)和會計操作的人來說，篡改賬目和隱藏真實數(shù)據(jù)也許變得更加容易，這將使會計信息的可靠性受到影響，因此，為確保會計信息的真實可靠，會計信息化系統(tǒng)應(yīng)建立成熟完善的監(jiān)督機制。需要更成熟的技術(shù)來建立信息化監(jiān)督系統(tǒng)，比如系統(tǒng)應(yīng)能識別采用非正常途徑操作軟件更改的信息數(shù)據(jù)或從系統(tǒng)中篩選出沒有經(jīng)過任何更改的源數(shù)據(jù)，這需要成熟技術(shù)的支持和軟件開發(fā)經(jīng)驗的累積。

3.充分理解ERP系統(tǒng)各模塊數(shù)據(jù)信息的處理方式，明確傳輸?shù)綍嬆K的數(shù)據(jù)來源與加工方式

在ERP系統(tǒng)中，會計模塊有其自身的一套核算方式，例如月末對庫存原材料的重新估價，傳統(tǒng)會計核算是按原材料的月末加權(quán)平均計算，而在ERP系統(tǒng)中則可能是對所有未形成產(chǎn)品的原材料(包括在產(chǎn)品)進行加權(quán)平均計算。如果會計人員不明白上述計算過程，必將做出錯誤的會計信息分析。因此，會計人員必須熟悉ERP系統(tǒng)中與會計數(shù)據(jù)相關(guān)的處理流程，在出現(xiàn)異常波動時，通過手工測算進行復(fù)核，并據(jù)此展開分析工作。

4.改變會計數(shù)據(jù)復(fù)核方式

ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)在傳輸過程中最大限度地減少了人為干預(yù)，在正常處理數(shù)據(jù)的過程中，其計算過程在理論上比人工計算精確，其數(shù)據(jù)傳遞也非常精確，但是，如果在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錄入時產(chǎn)生失誤，則將直接影響最終計算結(jié)果，由于這類操作被分散到各個網(wǎng)絡(luò)終端，其風險被放大了很多。同時，在系統(tǒng)程式既定的計算過程中，對由于四舍五入產(chǎn)生的數(shù)據(jù)溢余，系統(tǒng)也進行了自我調(diào)整，這就有可能將數(shù)據(jù)錄入時的失誤當作數(shù)據(jù)溢余處理，難以復(fù)核計算結(jié)果。因此，會計人員對會計數(shù)據(jù)的復(fù)核工作必須從源頭開始，對其負責的項目在采集數(shù)據(jù)階段就必須與終端采集人員保持高度的溝通，并對數(shù)據(jù)錄入情況進行即時監(jiān)控與復(fù)核，在數(shù)據(jù)信息未進入系統(tǒng)運算程序之前，就進行有效地復(fù)核，最終保證輸出結(jié)果的正確性。

5.在對會計信息進行分析和深加工時，必須遵循會計稽核的基本要求，先對ERP系統(tǒng)的會計信息質(zhì)量進行分析

企業(yè)ERP系統(tǒng)在實施初期并不是一個成型的系統(tǒng)，它需要在運行過程中逐步按照企業(yè)構(gòu)架和業(yè)務(wù)流程進行設(shè)計，并將各個模塊進行集成，而在集成過程中，一方面ERP會計模塊與我國傳統(tǒng)財務(wù)軟件思路原本就存在很大差異，由此帶來的核算模式與方法的變化還需要驗證。因此，會計人員應(yīng)對ERP會計模塊所提供的信息質(zhì)量先進行分析與評測，在運行過程中對結(jié)果的準確性進行調(diào)試與糾正。

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