安陽水務集團公司 趙建章

大量的管理實踐證明：得控則強、失控則弱、無控則亂，因而內(nèi)部控制制度成為衡量現(xiàn)代企業(yè)管理的重要標志。筆者在A市水務總公司財務管理的實際工作中，深切感到內(nèi)部控制制度的重要性，而對于水務公司財務管理來說，收費系統(tǒng)的內(nèi)部控制尤其重要。筆者結(jié)合在本公司多年的工作實踐，優(yōu)化了此項業(yè)務相關(guān)的業(yè)務流程，重新完善了相關(guān)內(nèi)控制度，并已得到有效運行。

一、原收費系統(tǒng)的內(nèi)部控制狀況和缺陷

（一）原收費系統(tǒng)的內(nèi)部控制狀況

水務總公司收取水費業(yè)務由下設(shè)的經(jīng)營公司負責，為方便居民交費，經(jīng)營公司在市區(qū)分設(shè)三個收費大廳：城南收費所、城北收費所、城西收費所。

經(jīng)營公司業(yè)務人員分為抄表班、制票班、收費班。

水務公司收取水費分如下情況：

1、單位用戶。單位用戶中有繳存現(xiàn)金、有轉(zhuǎn)賬的；2、居民用戶。居民戶目前均繳存現(xiàn)金，有直接到收費大廳繳納的，也有由銀行劃扣的；3、偷漏水經(jīng)查補繳水費的；4、新區(qū)建設(shè)房地產(chǎn)公司預存水費押金的；5、智能卡水表收取消費的。

經(jīng)營公司收費通過一套電子收費系統(tǒng)核算，抄表員每月1-13日到用戶家抄上月用水量，由制票班錄入到收費系統(tǒng)內(nèi)，每月25日前收費班按照系統(tǒng)顯示的應收水費數(shù)據(jù)收取。

（二）原收費業(yè)務的內(nèi)部控制缺陷

1、收費員每日收取現(xiàn)金，填好交款單各自向上門收款的銀行工作人員交款，銀行工作人員不當面清點，回銀行后再清點，然后在現(xiàn)金交款單上蓋章?，F(xiàn)金交款時不當面點清加蓋印章，若日后出錯，企業(yè)交款人員與銀行收款人員責任難以劃清。

2、水務總公司只設(shè)置應收賬款總賬，未設(shè)置明細賬核算明細戶欠費信息。明細戶欠費信息通過經(jīng)營公司收費系統(tǒng)核算。由于各種原因，經(jīng)營公司收費系統(tǒng)未包括所有水費信息：收費系統(tǒng)顯示大部分應收單位戶、居民戶欠費及預存情況，另有部分單位、TM卡水費、補繳水費未在收費系統(tǒng)反映。向總公司報送的應收水費報表按收費系統(tǒng)錄入的數(shù)據(jù)報送，使得應收賬款總賬核算的應收水費不完整。

3、收到的款項未及時向總公司劃轉(zhuǎn)，一方面存在資金隱患，另一方面總公司應收賬款總賬核算的實收水費不正確。

4、總賬與收費系統(tǒng)顯示的明細戶信息長期未核對相符。

二、優(yōu)化流程并完善內(nèi)部控制狀況

（一）抄表

1、抄表員負責全市用水客戶水表抄表工作，對出現(xiàn)的問題負責解答處理應按規(guī)定日期及時、到位、準確,不允許漏抄、估抄。水表實抄率必須達到98%以上。

2、抄表員抄表應認真仔細、準確抄讀。要做到字跡工整，不得涂改和隨意變更，抄表準確率不得低于99%。

3、抄表員應確保抄表本中水表卡序號順序正確。新增水表卡，抄表員應及時新建抄表序號。

4、抄表員必須管好本區(qū)域水表，發(fā)現(xiàn)異常情況，如：水表損壞、丟失、失靈、閥門損壞、漏水、缺水等情況，應及時通知客戶或向班長匯報并及時填寫工作單。

5、發(fā)現(xiàn)用水性質(zhì)與實際不符應及時報告，并填寫改價通知單。

6、每月1-13日，抄表員抄表時，如發(fā)現(xiàn)水量過高，應先核對表碼是否正確，再查看是否存在表后漏水情況，并及時通知用戶。如發(fā)現(xiàn)水量過低，應先查看水表是否存在已停、倒走情況，并及時調(diào)表。審核無誤后，送至制票班輸機。通過抄表，能保證水務總公司及時掌握用戶當月水費信息，并為收費提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。

（二）制票

1、制票員根據(jù)審核后的表本逐一錄入用水客戶當月表碼，微機自動產(chǎn)生客戶當月水量、水價后，制票員根據(jù)每一表本當月匯總水量與微機產(chǎn)生的水量核對。

2、通過委托收款繳費的單位用戶，由制票員專人負責錄入客戶水費信息，并把應收水費明細表交給出納，由出納于每月15日前對委托收款用戶開具委托收款憑證。

3、制票班長應于每月15日之前出具應收水費 （用水戶編碼、名稱、水量、水費）明細表，包括單位戶、居民戶應收水費、補繳水費、TM卡應收水費。

上述報表交于經(jīng)營公司財務總監(jiān)，財務總監(jiān)審核后，一份交于明細賬會計登記應收賬款明細賬，一份交于總公司財務部登記應收賬款總賬。

水務公司制票過程即是把抄表得到的水費信息輸入電腦系統(tǒng)，一方面生成了收費所需數(shù)據(jù)，另一方面也為水務總公司核算售水收入提供了數(shù)據(jù)。

（三）收款管理

1、收費及數(shù)據(jù)核對

（1）收費員負責全市用水客戶的收費，應做到快捷、高效、準確、無誤。收回的現(xiàn)金應由收費員保管，現(xiàn)金管理應符合現(xiàn)金管理制度，嚴禁私自挪用現(xiàn)金，不得以白條、借條、單據(jù)充抵庫存，并于當日交給出納，由出納送存銀行。

（2）每天收費工作結(jié)束，居民戶收費員負責填制收費日綜表，自我核對每日收款業(yè)務數(shù)據(jù)。收費班班長每日根據(jù)實收水費、收費日綜表、發(fā)票記賬聯(lián)進行核對，如果存在差異，由責任人負責補齊差額。核對無誤在日收費記錄表上填寫當日實收水費后，將上述手續(xù)交于出納登記銀行存款日記賬。

（3）出納每月14-15日，負責將委托收款憑證送至銀行。每月16日至下月初將銀行委托收款回單取回，由單位戶收費員負責在系統(tǒng)中錄入收款信息。

（4）每天收費工作結(jié)束，單位戶收費員負責填制收費日綜表，自我核對每日收款業(yè)務數(shù)據(jù)。收費班班長每日根據(jù)實收水費、收費日綜匯總表、收費日綜明細表、轉(zhuǎn)賬支票回單、委托收款回單、發(fā)票記賬聯(lián)等進行核對，如果存在差異，由責任人負責補齊差額。核對無誤在日收費記錄表上填寫當日實收水費后，將上述手續(xù)交于出納登記銀行存款日記賬。

（5）每天收費工作結(jié)束，收費員如有收到偷漏水戶補繳的水費，收費班班長根據(jù)實收現(xiàn)金、商業(yè)發(fā)票存根聯(lián)與記賬聯(lián)進行核對，如果存在差異，由責任人負責補齊差額。核對無誤在日收費記錄表上填寫當日實收金額后，將商業(yè)發(fā)票記賬聯(lián)交于出納登記銀行存款日記賬。

（6）每天收費工作結(jié)束，收費員收居民戶采用TM卡預交的水費，收費班班長根據(jù)實收現(xiàn)金、商業(yè)發(fā)票存根聯(lián)與記賬聯(lián)進行核對，如果存在差異，由責任人負責補齊差額。收費員及時向銀行交款，核對無誤在日收費記錄表上填寫當月實收金額后，將商業(yè)發(fā)票記賬聯(lián)交于出納登記銀行存款日記賬。

（7）每天收費工作結(jié)束，單位戶收費員收居民戶的房地產(chǎn)施工單位的水費押金，應開具三聯(lián)單，收費班班長根據(jù)實收現(xiàn)金、三聯(lián)單存根聯(lián)與記賬聯(lián)進行核對，如果存在差異，由責任人負責補齊差額。核對無誤在日收費記錄表上填寫當日實收金額后，將三聯(lián)單記賬聯(lián)交于出納登記銀行存款日記賬。

（8）從銀行劃扣居民戶的水費，出納應于每月月末向銀行索要劃扣水費手續(xù)，登記銀行存款日記賬，同時明細賬的會計登記應收賬款明細賬。

（9）出納從銀行取回現(xiàn)金繳款單、轉(zhuǎn)賬支票回單、委托收款憑證后，根據(jù)收費員開具的收費日綜表、發(fā)票記賬聯(lián)核對，核對無誤后根據(jù)上述手續(xù)登記銀行存款日記賬借方發(fā)生額，按日結(jié)出余額，同時明細賬會計登記應收賬款明細賬。

（10）為了及時了解每日收費情況，收費員應與每日下班時，將實收水費統(tǒng)一登記在日收費記錄表上，收費班長于次日上午九點之前報于經(jīng)營公司財務總監(jiān)、經(jīng)營公司財務總監(jiān)于上午九點半之前，將城南、城北、城西營業(yè)所數(shù)據(jù)匯總后電話上報總公司財務部。每旬末，收費班長將日收費記錄表交于經(jīng)營公司財務總監(jiān)，由財務總監(jiān)將上述記錄表送至總公司財務部。每月末，收費班長將收費員出具的當月收費月綜表、日收費記錄表交于經(jīng)營公司財務總監(jiān)，由財務總監(jiān)將上述記錄表送至總公司財務部。

（11）總公司財務部及經(jīng)營公司財務總監(jiān)每月對各種實收款繳存情況進行抽查。 收款是其中最為重要的一環(huán)，保證了水費資金的完全完整。

2、向總公司報送水費數(shù)據(jù)、轉(zhuǎn)款

（1）制票班長每月15日向總公司報送應收水費數(shù)據(jù)時，應分別列示:正常水費、補繳水費、TM卡水費。同時列示凈水價、污水處理費、水資源附加費。

（2）出納每次向總公司轉(zhuǎn)款時，應出具向總公司轉(zhuǎn)款明細表，轉(zhuǎn)款明細表應顯示：正常水費、補繳水費、TM卡水費、復裝費、水費押金、銀行存款利息等項目。

（3）出納通過銀行系統(tǒng)將實收款項劃轉(zhuǎn)總公司財務部，總公司分營業(yè)所開具收款收據(jù)，如存在差異，經(jīng)營公司財務總監(jiān)跟蹤處理，確保實收款項及時準確劃轉(zhuǎn)到總公司賬上。

向水務總公司報送水費數(shù)據(jù)、轉(zhuǎn)款，保證了水務總公司售水收入及水費收取等經(jīng)營效果的財務核算及時、準確。

三、完善過的內(nèi)部控制運行效果

內(nèi)部控制是為了保證企業(yè)正常的經(jīng)營發(fā)展而建立的，在某種意義上說，內(nèi)控制度的有效與否決定了企業(yè)的發(fā)展前景。因此，對公司而言，加強對內(nèi)部控制制度的建設(shè)是公司發(fā)展的必要環(huán)節(jié)。只有建立有效的內(nèi)部控制制度，才能保證公司各項業(yè)務活動的有效運行，保證公司內(nèi)部控制重點活動的執(zhí)行及監(jiān)督充分有效，完善企業(yè)內(nèi)部環(huán)境，才能保證企業(yè)持續(xù)、快速、健康的發(fā)展。

筆者結(jié)合實際設(shè)計的水費收取業(yè)務內(nèi)部控制制度已運行多年，有效的克服了原來內(nèi)部控制的缺陷，保證了公司水費收取資金的順暢劃轉(zhuǎn)，有效地保護了國有資產(chǎn)的完整性。

四、幾點啟示

筆者通過本公司水費收取業(yè)務內(nèi)部控制設(shè)計及有效運行，得到以下幾點啟示：

（一）加強內(nèi)部控制的幾個對策

1、優(yōu)化控制環(huán)境

一個企業(yè)的內(nèi)部控制不可能在真空中進行設(shè)計、執(zhí)行和評價，它必然受到組織結(jié)構(gòu)、職工的勝任能力及忠誠度、分權(quán)與責任表達、預算與財務報告、組織牽制與制衡等多種因素的影響。控制環(huán)境是對控制程序和控制技術(shù)的選擇及其有效性有著重要影響的各種因素的總和，包括外部環(huán)境和內(nèi)部環(huán)境兩大類，但外部環(huán)境超出了企業(yè)的控制能力，因而不能作為內(nèi)部控制系統(tǒng)的組成部分。內(nèi)部環(huán)境主要包括組織和人員兩個方面：

（1）組織。內(nèi)部控制機制發(fā)揮作用的硬件要素是企業(yè)有一個健全的組織機構(gòu)，在組織機構(gòu)的首要組成部分—法人治理結(jié)構(gòu)中，重點應完善董事會組織的建設(shè)。企業(yè)應根據(jù)其經(jīng)營管理特點、規(guī)模、最高當局的管理理念和經(jīng)營戰(zhàn)略、外部環(huán)境等因素綜合分析，在職責分解的同時，搞好整合，使整個企業(yè)的組織體系在相互制衡的前提下協(xié)調(diào)高效地運行。

（2）人員。企業(yè)的全體員工是本企業(yè)內(nèi)部控制思想的塑造者，其誠實狀況、敬業(yè)精神、業(yè)務知識與工作技能、創(chuàng)新能力等方面素質(zhì)的優(yōu)劣，是內(nèi)部控制科學有效與否的重要決定因素。

2、明確控制目標

內(nèi)部控制目標是內(nèi)部控制所要實現(xiàn)的目的或收到的效果。企業(yè)內(nèi)部控制的目標與其經(jīng)營目標緊密相關(guān)，內(nèi)部控制的目標主要有維護資產(chǎn)安全、完整及有效使用，保證各種管理信息的存在、可靠與及時提供，盡量減少不必要的成本、費用以求盈利，保證下放的各種職責得到圓滿履行，提高各項作業(yè)的效益或效率，預防或查明錯誤和弊端，為管理政策的制定尋找依據(jù)和履行各種法律義務。要實現(xiàn)上述內(nèi)部控制目標，應確定單位內(nèi)部每一管理階層所應達到的具體目標，進行目標分解，并且內(nèi)部各階層應協(xié)調(diào)合作才能達到預定目標。

3、建立健全與業(yè)務規(guī)模相適應的組織機構(gòu)與權(quán)責分派體系

企業(yè)要有效地從事各項業(yè)務活動，必須設(shè)置相應的組織機構(gòu)，行使管理與控制的職能。中小企業(yè)在設(shè)置組織機構(gòu)時，首先要根據(jù)自身特點，按照不同的管理幅度劃分不同的管理層次，設(shè)計不同的組織機構(gòu)，做到簡單、高效、協(xié)調(diào)，確?？刂颇繕说膶崿F(xiàn)。其次，要根據(jù)責、權(quán)、利相結(jié)合的原則，明確規(guī)定各職能機構(gòu)的權(quán)限與責任，根據(jù)各職能機構(gòu)的經(jīng)營任務與特點劃分崗位系列，確定需要的崗位，根據(jù)崗位的需要選擇合適的人才。最后，要規(guī)定各層次主管人員不僅要履行自己的職責，而且要對其下屬進行有效的監(jiān)督和檢查，保證各層次目標的實現(xiàn)。組織結(jié)構(gòu)要有利于上下級信息的溝通，避免機構(gòu)重復，以最小費用取得最大效果。

4、根據(jù)崗位選擇合格的人才，不斷培養(yǎng)適合自身的人才

人力資源是企業(yè)的第一資源，企業(yè)設(shè)置的各個崗位，必須要有能履行其職責的人來勝任。目前，中小企業(yè)中關(guān)鍵崗位的人才還主要依靠外聘，要善于挑選能力突出、經(jīng)驗豐富、具有職業(yè)精神的高端人才為己所用，充分發(fā)揮其才智。此外，要著手培養(yǎng)自己的人才，逐步建立適合自身特點的員工培訓體系，加強職業(yè)道德教育和技能技術(shù)教育，促進本企業(yè)各類人才的快速成長。

5、建立一個良好的信息與溝通系統(tǒng)

一個良好的信息和溝通系統(tǒng)可以使企業(yè)及時掌握企業(yè)營運的狀況和組織中發(fā)生的事情。信息系統(tǒng)的好壞直接影響到企業(yè)內(nèi)部控制的效率和效果。比如，企業(yè)會計系統(tǒng)的每一個環(huán)節(jié)都是一個控制的過程。一般而言，企業(yè)的信息系統(tǒng)包括企業(yè)的財務信息系統(tǒng)和管理信息系統(tǒng)。企業(yè)的財務信息系統(tǒng)以會計為主，提供有關(guān)企業(yè)財務方面的信息，而管理信息系統(tǒng)還提供很多非財務的信息。一個健全的信息系統(tǒng)應該能夠提供質(zhì)量較高的信息，所謂高質(zhì)量，是指內(nèi)容適當、及時、正確且可取得。