Harpal Mattu

電子采購一直是比較熱門的話題,英國眾多的公共事業(yè)組織已經開始運用電子采購來節(jié)約成本,而私營組織也在熱烈地討論如何引入電子采購這一高效的流程。

電子采購是把供應商通過電子信息系統整合到供應鏈中的一種模式,包含以下內容:

●供應商將其產品目錄放到安全的網站上。

●采購商登錄該網站以下達采購訂單。

●產生的電子訂單被傳送給供應商。

●采購商在收到貨物后在網站上發(fā)出已收貨通知。

● 與該訂單相匹配的電子發(fā)票被傳遞給采購商,采購商據此付款。

如果運用得當,這個流程可以極大地提升效率,以下是有效實施電子采購的六個步驟。

充分了解公司

戴爾公司曾聲稱,對價值鏈的充分理解是其制勝的關鍵。這使得它可以更準確地采購原材料,進而提高了整個供應鏈的反應速度。這對那些銷量大、毛利低的公司至關重要。

實施邁克爾?波特的價值鏈分析,對公司是非常有好處的,他的模型中的兩個關鍵要素—采購和物流,與電子采購高度相關。價值鏈中的采購環(huán)節(jié)是支持公司運轉活動中的一部分。管理者應該從戰(zhàn)略高度來考慮公司的采購模式。

戰(zhàn)略采購職能,是要決定企業(yè)該買什么。同時,要保證采購價格合理,并有合同支持。

進貨物流是提升效率的主戰(zhàn)場,此時電子采購系統可以派上大用場。一旦采購團隊選定了供應商并與之簽署協議,接下來就由電子采購系統來保證采購員可以從電子系統中方便地執(zhí)行采購任務。

理解采購對象

電子采購是采購價格低、批量大的貨物的理想工具。如果公司試圖將所有的采購都通過電子采購系統來完成,最終將發(fā)現得到的收益要遠低于預期。

在這一步,你要考察公司過去采購產品和服務的費用,并分析它們的類型,比如文具、差旅、工服等。同時,也要考察每種類型的采購有多少供應商以及采購量分別是多大。要分析每個類型的采購金額及平均采購價值,有時還要對某些特殊的采購進行細分。

通常,大批量購買的貨物往往有較低的平均采購價值,這些貨物最適合使用電子采購方式。以下的問題對企業(yè)決定是否運用電子采購方式有幫助:

你們公司是否有多于一家的文具供應商?如果是,真的需要那么多文具供應商嗎?

員工是否遵守采購規(guī)定?例如,是否從沒有簽訂合約的供應商那里采購了貨物?

供應商出價是否和合同條款一致?

選定系統

盡管市場上有許多標準的系統,但建議最好還是使用公司ERP系統提供的電子采購模塊。大多數ERP系統,如SAP、甲骨文等都提供這樣的模塊。運用ERP系統里的電子采購模塊的好處是,你可以用主系統生成采購訂單,并接收供應商的電子發(fā)票。這樣,所有數據都整合在一個系統中,便于生成完全的財務報告和計劃。

讓員工適應變化

目前的采購流程可能是,采購員拿起電話告訴供應商要采購什么。為了更有效率,新的系統必須使采購更便捷。當亞馬遜的總裁Jeff Bezos談到公司的成功秘訣時,他不斷重復:“網站的便利性”,就是那么簡單。

對于一個公司來說,采用電子采購是一次公司文化的轉變,尤其對于那些對信息技術一竅不通的員工。因此,有效的培訓和管理計劃是非常重要的。

讓供應商適應轉變

采用電子采購對供應商提出了新的要求。他們能將其產品信息放入電子目錄,并與你們公司的系統對接嗎?如果他們不能,那你該怎么辦?這會迫使你只尋找能“電子化”的供應商嗎?

通常有兩種方法能將電子采購系統與供應商的產品目錄相鏈接。一種是與供應商產品目錄直接鏈接,這樣的好處是直接且成本低。但缺點是,如果有許多這樣的供應商與公司的系統相鏈接,管理起來就很困難,使用起來也容易混亂。

另一種方法是通過所謂的“集市”(第三方網絡平臺)作為鏈接公司和眾多供應商的媒介。“集市”負責將產品信息放入產品目錄,同時為一些沒有電子目錄的供應商提供簡單的解決方案,以幫助他們加入電子采購的變革中。

評估收益

一旦電子采購開始運行,定期評估其運行效果是非常重要的。典型的可供評估的收益體現在以下方面。

首先,在效率方面包括:1.減少了交易成本。通常,處理一單采購業(yè)務的成本在20~64英鎊之間。采用電子采購系統后,處理速度更快,差錯更低,可顯著降低交易成本。有公司統計其每筆交易的成本降低到10英鎊左右。但仍建議每個公司獨立分析一下自身成本的節(jié)約程度。2.規(guī)模經濟。所有的采購都在正規(guī)的采購框架下,適用合同價格。由于采購批量大,公司往往會得到更好的折扣。3.無需再管理產品目錄。通常,更新管理供應商的產品目錄是采購團隊的一項職責,而通過電子采購,維護和更新產品電子目錄的職責將交由供應商來處理。

其次,在有效性方面包括:1.采購合同化。確保產品和服務的采購都在法律合同的框架內,使員工沒有可能購買合同范圍外的貨物。例如,在一個采購管理制度松懈的醫(yī)院里,員工可能外購一些沒有被批準的供應商的藥品,這就可能影響對病人的醫(yī)療效果,甚至引發(fā)嚴重的法律問題。2.在恰當的時間采購正確的產品。電子采購系統要求供應商只顯示與公司有交易的產品,同時還列明了采購提前期。3.可提供準確詳細的報表信息。將電子采購模塊與ERP系統相鏈接,使得提供詳細的采購明細分析非常方便,為更好管理采購提供信息支持。

(本文首發(fā)于CIMA Financial Management雜志,本刊經授權編譯刊發(fā))