符海蘭

（羅定職業(yè)技術(shù)學(xué)院，廣東 羅定 527200）

努力構(gòu)建“模擬辦公室”，大力加強(qiáng)文秘專業(yè)學(xué)生實(shí)訓(xùn)教學(xué)

符海蘭

（羅定職業(yè)技術(shù)學(xué)院，廣東 羅定 527200）

文秘專業(yè)人才的培養(yǎng)需要特別注重實(shí)踐性。構(gòu)建文秘專業(yè)“模擬辦公室”，不僅可以進(jìn)一步加強(qiáng)文秘專業(yè)實(shí)訓(xùn)、實(shí)踐環(huán)節(jié)的教學(xué)力度，培養(yǎng)學(xué)生對(duì)文秘工作實(shí)際操作能力，大力推動(dòng)課程、實(shí)訓(xùn)和實(shí)踐教學(xué)一體化建設(shè)，還可以培養(yǎng)學(xué)生的秘書角色意識(shí)，幫助學(xué)生樹立正確的秘書職業(yè)理念，切實(shí)提高文秘專業(yè)的教學(xué)質(zhì)量，真正做到服務(wù)當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)。

文秘專業(yè)；模擬辦公室；實(shí)訓(xùn)教學(xué)

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，文秘人員的需求量越來越大，文秘工作也越來越專業(yè)化，而文秘專業(yè)人才的培養(yǎng)卻出現(xiàn)了困境。我們培養(yǎng)出來的學(xué)生，參加工作后在很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)都難以較好地適應(yīng)文秘工作，這主要就是他們的實(shí)際操作能力較差，在學(xué)校所學(xué)的理論知識(shí)很難與文秘的具體實(shí)踐工作有效地結(jié)合起來，缺乏靈活性。文秘專業(yè)人才的培養(yǎng)需要特別注重實(shí)踐性，文秘專業(yè)的學(xué)生除了學(xué)習(xí)和掌握必要的理論知識(shí)以外，如何培養(yǎng)對(duì)文秘工作的實(shí)際操作能力，是培養(yǎng)高素質(zhì)文秘人才的關(guān)鍵。然而，我們很多院校的文秘教育工作者，都沒有找到解決這一問題的有效途徑。

筆者認(rèn)為，可以通過增加實(shí)訓(xùn)教學(xué)來彌補(bǔ)畢業(yè)實(shí)習(xí)的不足。為此，設(shè)想了一個(gè)文秘專業(yè)實(shí)訓(xùn)教學(xué)的方法——構(gòu)建“模擬辦公室”。經(jīng)過幾年的探索和實(shí)踐證明，構(gòu)建文秘專業(yè)“模擬辦公室”，不僅可以加強(qiáng)實(shí)訓(xùn)教學(xué)環(huán)節(jié)，還可以大力推動(dòng)文秘專業(yè)課程、實(shí)訓(xùn)和實(shí)踐教學(xué)一體化建設(shè)。

一、“模擬辦公室”的機(jī)構(gòu)設(shè)置

根據(jù)秘書的職能要求、社會(huì)發(fā)展的需要和高職院校文秘專業(yè)的教學(xué)實(shí)際，“模擬辦公室”設(shè)辦公室主任1名，副主任2名，下設(shè)7個(gè)科室，具體設(shè)置如下：

1.辦公室主任。1名，為大二學(xué)生，是領(lǐng)導(dǎo)和老師身邊的參謀和助手，是“模擬辦公室”的學(xué)生負(fù)責(zé)人。其職責(zé)主要有：全面管理“模擬辦公室”日常事務(wù)，組織和指揮辦公室成員辦文、辦會(huì)、辦事以及完成領(lǐng)導(dǎo)和老師交辦事項(xiàng)。辦公室主任要在領(lǐng)導(dǎo)、老師和辦公室成員之間、各科室之間、辦公室與內(nèi)外公眾之間發(fā)揮綜合協(xié)調(diào)作用。

2.辦公室副主任。2名，均為大二學(xué)生，其職責(zé)主要是協(xié)助辦公室主任管理“模擬辦公室”日常事務(wù)。

3.文書科?？崎L(zhǎng)1名，為大二學(xué)生，成員從文秘專業(yè)大一、大二學(xué)生中挑選若干名。文書科是幫助學(xué)生全面掌握文書工作的有關(guān)知識(shí)和培養(yǎng)學(xué)生文件撰擬、修改、印制、校對(duì)、裝訂、寄發(fā)、登記、擬辦、傳閱、辦理等文書處理技能的機(jī)構(gòu)?？崎L(zhǎng)的職責(zé)主要是協(xié)助老師進(jìn)行“文書工作”的課程教學(xué)、實(shí)訓(xùn)教學(xué)和實(shí)踐教學(xué)；向校內(nèi)外相關(guān)單位、部門推薦文秘專業(yè)的學(xué)生，并為其提供“文書處理”等相關(guān)服務(wù)。

4.文員科?？崎L(zhǎng)1名，為大二學(xué)生，成員從文秘專業(yè)大一、大二學(xué)生中挑選若干名。文員科是幫助學(xué)生全面掌握“辦公自動(dòng)化”的有關(guān)知識(shí)和培養(yǎng)學(xué)生打字、打印、復(fù)印、傳真等辦公自動(dòng)化熟練操作技能的機(jī)構(gòu)?？崎L(zhǎng)的職責(zé)主要是協(xié)助老師進(jìn)行“辦公自動(dòng)化”的課程教學(xué)、實(shí)訓(xùn)教學(xué)和實(shí)踐教學(xué)；向校內(nèi)外相關(guān)單位、部門推薦文秘專業(yè)的學(xué)生，并為其提供操作“辦公自動(dòng)化”等相關(guān)服務(wù)。

5.檔案科?？崎L(zhǎng)1名，為大二學(xué)生，成員從文秘專業(yè)大一、大二學(xué)生中挑選若干名。檔案科是幫助學(xué)生全面掌握文書檔案與人事檔案工作的有關(guān)知識(shí)和培養(yǎng)學(xué)生文件整理、立卷、歸檔、保管、利用等檔案管理技能的機(jī)構(gòu)?？崎L(zhǎng)的職責(zé)主要是協(xié)助老師進(jìn)行“文書檔案管理和人事檔案管理”的課程教學(xué)、實(shí)訓(xùn)教學(xué)和實(shí)踐教學(xué)；向校內(nèi)外相關(guān)單位、部門推薦文秘專業(yè)的學(xué)生，并為其提供“檔案管理”的服務(wù)。

6.會(huì)務(wù)科?？崎L(zhǎng)1名，為大二學(xué)生，成員從文秘專業(yè)大一、大二學(xué)生中挑選若干名。會(huì)務(wù)科是幫助學(xué)生全面掌握“會(huì)務(wù)操辦”有關(guān)知識(shí)和培養(yǎng)學(xué)生會(huì)務(wù)操辦技能的機(jī)構(gòu)?？崎L(zhǎng)的職責(zé)主要是協(xié)助老師進(jìn)行“會(huì)務(wù)操辦”的課程教學(xué)、實(shí)訓(xùn)教學(xué)和實(shí)踐教學(xué)；向校內(nèi)外有關(guān)單位、部門推薦文秘專業(yè)的學(xué)生，并為其提供“會(huì)務(wù)操辦”的服務(wù)

7.禮儀科。科長(zhǎng)1名，為大二學(xué)生，成員為文秘專業(yè)所有身高1.6米以上的女學(xué)生。禮儀科是培養(yǎng)“禮儀小姐”的機(jī)構(gòu)?？崎L(zhǎng)的職責(zé)主要是聯(lián)系校內(nèi)外專業(yè)老師并協(xié)助其進(jìn)行“禮儀小姐”的課程教學(xué)、實(shí)訓(xùn)教學(xué)和實(shí)踐教學(xué)；向校內(nèi)外有關(guān)單位、部門推薦文秘專業(yè)的禮儀小姐，并為其提供相關(guān)服務(wù)。

8.儀表科?？崎L(zhǎng)1名，為大二學(xué)生，成員從文秘專業(yè)大一、大二學(xué)生中挑選若干名。儀表科是幫助學(xué)生全面掌握“儀容儀表”有關(guān)知識(shí)和培養(yǎng)學(xué)生化妝、規(guī)范著裝等技能的機(jī)構(gòu)?？崎L(zhǎng)的職責(zé)主要是聯(lián)系校內(nèi)外專業(yè)老師并協(xié)助其進(jìn)行“儀容儀表”的課程教學(xué)、實(shí)訓(xùn)教學(xué)和實(shí)踐教學(xué)；為廣大師生提供“儀容儀表”的指導(dǎo)服務(wù)。

9.社交科?？崎L(zhǎng)1名，為大二學(xué)生，成員從文秘專業(yè)大一、大二學(xué)生中挑選若干名。社交科是幫助學(xué)生全面掌握社交禮儀的有關(guān)知識(shí)和培養(yǎng)學(xué)生接待、應(yīng)對(duì)電話、問候、介紹、握手、迎來送往、演講等技能的機(jī)構(gòu)?？崎L(zhǎng)的職責(zé)主要是協(xié)助老師進(jìn)行“社交禮儀”的課程教學(xué)、實(shí)訓(xùn)教學(xué)和實(shí)踐教學(xué)；為文秘專業(yè)學(xué)生提供“聯(lián)系實(shí)習(xí)和就業(yè)單位”等服務(wù)。

二、構(gòu)建“模擬辦公室”的具體操作

文秘專業(yè)人才的培養(yǎng)需要特別注重實(shí)踐性?！澳M辦公室”的構(gòu)建，不僅可以幫助學(xué)生學(xué)習(xí)和掌握必要的理論知識(shí)，大力加強(qiáng)學(xué)生對(duì)秘書工作的實(shí)際操作能力，還可以避免課程教學(xué)和實(shí)訓(xùn)實(shí)踐教學(xué)相脫節(jié)的現(xiàn)象，推動(dòng)課程、實(shí)訓(xùn)和實(shí)踐教學(xué)一體化的建設(shè)，更重要的是可以培養(yǎng)學(xué)生的秘書角色意識(shí)，增強(qiáng)學(xué)生的責(zé)任感，幫助學(xué)生樹立正確的秘書職業(yè)理念，讓學(xué)生參加工作后在較短的時(shí)間內(nèi)就可以很好地適應(yīng)秘書工作。具體操作如下：

1.在學(xué)校設(shè)置一個(gè)固定教室作為文秘專業(yè)專用的“模擬辦公室”?！澳M辦公室”的成員主要由文秘專業(yè)的學(xué)生組成，每個(gè)科室必須安排一個(gè)指導(dǎo)教師，指導(dǎo)教師可以是與科室的設(shè)置相關(guān)課程的老師擔(dān)任，也可以是具有這方面專長(zhǎng)的老師擔(dān)任。

2.在文秘專業(yè)的課程教學(xué)中，任課教師要結(jié)合秘書工作的實(shí)踐和“模擬辦公室”的實(shí)訓(xùn)、實(shí)踐教學(xué)來開展教學(xué)。這樣的教學(xué)要更加注重秘書專業(yè)的實(shí)踐性，可以形成“學(xué)以致用，用以促學(xué)”的良好教育格局。

3.在文秘專業(yè)的實(shí)訓(xùn)教學(xué)中，指導(dǎo)教師主要是模擬秘書部門的工作來開展實(shí)訓(xùn)教學(xué)活動(dòng)。指導(dǎo)教師應(yīng)制定學(xué)期實(shí)訓(xùn)計(jì)劃和階段實(shí)施方案，參加并予以指導(dǎo)。利用“模擬辦公室”進(jìn)行實(shí)訓(xùn)還應(yīng)結(jié)合課程教學(xué)內(nèi)容，就處理某一事件而開展模擬活動(dòng)。例如，學(xué)到“文書處理”這一章時(shí)，可進(jìn)行“模擬處理公文活動(dòng)”。指導(dǎo)教師先讓學(xué)生做好預(yù)習(xí)工作，在課堂上簡(jiǎn)短地講一下要求，然后由“模擬辦公室”中的文書科、文員科和檔案科合作完成活動(dòng)。為了讓學(xué)生熟悉文書處理活動(dòng)的全過程，要配備兩套班子，每套班子都要設(shè)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門負(fù)責(zé)人，設(shè)收發(fā)、登記、傳遞的秘書以及文員若干名。一套班子搞發(fā)文模擬，弄清擬稿——核稿——簽發(fā)——繕印——校對(duì)——蓋印封發(fā)——注發(fā)各環(huán)節(jié)。擬定的公文結(jié)構(gòu)、格式、附加標(biāo)記應(yīng)正確，文字、內(nèi)容符合要求。結(jié)束后，由另外一套班子模擬簽收——登記——分發(fā)——擬辦——批辦——承辦——注辦——?dú)w檔過程。指導(dǎo)教師在各環(huán)節(jié)上指出錯(cuò)誤或注意點(diǎn)。

4.文秘專業(yè)的實(shí)踐教學(xué)，其目的除了培養(yǎng)學(xué)生對(duì)秘書工作的實(shí)際操作能力外，更重要的是服務(wù)學(xué)校，服務(wù)當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)?！澳M辦公室”不僅僅是實(shí)訓(xùn)基地，而且是實(shí)踐基地；“模擬辦公室”不僅僅是模擬性機(jī)構(gòu)，而且是組織性機(jī)構(gòu)。學(xué)校本身就是一個(gè)龐大的實(shí)踐基地，蘊(yùn)含著豐富的教學(xué)資源，有很多可以為文秘專業(yè)教學(xué)實(shí)踐提供實(shí)踐機(jī)會(huì)，如果能夠充分利用本學(xué)校的資源，既可以延伸課堂，豐富教學(xué)內(nèi)容，又可以為學(xué)生提供多種專業(yè)技能訓(xùn)練的平臺(tái)，符合文秘專業(yè)發(fā)展的需要。例如，“模擬辦公室”的學(xué)生可以聯(lián)系本學(xué)校有關(guān)部門，讓文秘專業(yè)的學(xué)生在學(xué)校各部門擔(dān)任秘書，學(xué)習(xí)處理辦公室各種事務(wù)，而學(xué)生又對(duì)校園辦公環(huán)境比較熟悉，能夠很快進(jìn)入角色，在實(shí)際崗位上的鍛煉，可以獲得更多的對(duì)辦公室工作和秘書職業(yè)的感性認(rèn)識(shí)；學(xué)校舉辦各種大型會(huì)議活動(dòng)時(shí)，可以讓“模擬辦公室”中會(huì)務(wù)科的學(xué)生參與其中，從最初的旁觀學(xué)習(xí)觀摩到真正的參與會(huì)議籌備，學(xué)生可以發(fā)揮專業(yè)特長(zhǎng)，逐步了解熟悉秘書工作的具體流程，在實(shí)踐中學(xué)會(huì)組織、策劃、協(xié)調(diào)等方面的技能；學(xué)校舉辦各種慶典活動(dòng)時(shí)，可以聘用“模擬辦公室”中禮儀科的禮儀小姐為其提供迎賓、剪彩、倒茶等服務(wù)；學(xué)校有關(guān)接待賓客的任務(wù)也可以交給“模擬辦公室”中社交科的學(xué)生來完成，讓他們將課堂上所學(xué)到的秘書禮儀規(guī)范落實(shí)到日常言行，不斷地磨練學(xué)習(xí)以積累豐富的經(jīng)驗(yàn)；“模擬辦公室”還可以組織文員科的學(xué)生定期到學(xué)校的計(jì)算機(jī)實(shí)驗(yàn)室、圖書館、閱覽室等網(wǎng)絡(luò)辦公場(chǎng)所，學(xué)習(xí)現(xiàn)代辦公系統(tǒng)的操作和對(duì)圖書館、閱覽室的管理，提高自己的綜合素質(zhì)、綜合知識(shí)運(yùn)用能力和綜合秘書工作能力。而且，通過學(xué)生自己聯(lián)系（指導(dǎo)教師可以輔助協(xié)調(diào)），還可以鍛煉學(xué)生的公關(guān)能力。

“模擬辦公室”的實(shí)踐教學(xué)不能局限于校內(nèi)，還應(yīng)服務(wù)當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)。例如，在重大節(jié)日或有關(guān)單位、公司慶典期間，“模擬辦公室”的禮儀科可以聯(lián)系有關(guān)單位、公司，推薦“模擬辦公室”的禮儀小姐為其提供相關(guān)服務(wù)；在有關(guān)單位、公司召開重大會(huì)議活動(dòng)時(shí)，可以組織文書科、文員科、會(huì)務(wù)科、禮儀科和社交科的學(xué)生為其提供相關(guān)服務(wù)。通過這樣的實(shí)踐教學(xué)，不僅能夠很好地鞏固學(xué)生所學(xué)理論知識(shí)，培養(yǎng)學(xué)生對(duì)秘書工作的實(shí)際操作能力，增加學(xué)生接觸社會(huì)的機(jī)會(huì)，還可以很好地服務(wù)當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)，在當(dāng)?shù)啬酥寥≡斐梢欢ǖ挠绊懀瑸槲拿貙I(yè)和學(xué)校作無形的正面宣傳，樹立學(xué)校的良好形象。

5.文秘專業(yè)的學(xué)生參加“模擬辦公室”活動(dòng)的時(shí)間，沒有必要在所有的專業(yè)理論知識(shí)都學(xué)習(xí)完以后才開始，而可以在學(xué)生一入校，就組織他們對(duì)“模擬辦公室”進(jìn)行了解和逐漸參與，甚至可以將課堂安排在“模擬辦公室”進(jìn)行。

三、構(gòu)建“模擬辦公室”的保障措施

1.學(xué)校重視，各方支持。構(gòu)建“模擬辦公室”，推動(dòng)課程、實(shí)訓(xùn)和實(shí)踐教學(xué)一體化建設(shè)，是一項(xiàng)涉及文秘專業(yè)未來發(fā)展的教學(xué)改革，是完全符合各高職院校辦學(xué)宗旨、辦學(xué)理念和教學(xué)改革發(fā)展方向的一項(xiàng)重大舉措，但同時(shí)也需要學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和當(dāng)?shù)卣母叨戎匾暎⒔o予政策和資金的支持，需要學(xué)校各部門的大力配合。

2.加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，精心組織。為了保證“模擬辦公室”活動(dòng)順利開展，文秘專業(yè)課程、實(shí)訓(xùn)和實(shí)踐教學(xué)一體化建設(shè)的有效推進(jìn)，學(xué)?；蛟合祽?yīng)成立“模擬辦公室”領(lǐng)導(dǎo)小組，全面負(fù)責(zé)“模擬辦公室”工作的運(yùn)行。

3.廣泛宣傳，營(yíng)造氛圍。利用“模擬辦公室”來推動(dòng)文秘專業(yè)課程、實(shí)訓(xùn)和實(shí)踐教學(xué)一體化建設(shè)是一項(xiàng)重大教學(xué)改革，許多人對(duì)“模擬辦公室”的構(gòu)建和運(yùn)行都不甚了解，應(yīng)在學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和各部門中，在廣大教師尤其在文秘專業(yè)的任課教師中，在文秘專業(yè)的學(xué)生中作廣泛的宣傳，利用“模擬辦公室”揭牌儀式等活動(dòng)，創(chuàng)造良好的氛圍。

4.搭建平臺(tái)，重點(diǎn)培養(yǎng)。為成功構(gòu)建“模擬辦公室”，培養(yǎng)大量?jī)?yōu)秀的文秘人才，將文秘專業(yè)建設(shè)成為學(xué)校的一個(gè)品牌專業(yè)，需要學(xué)校提供一個(gè)固定教室為文秘專業(yè)學(xué)生專用，要在“模擬辦公室”里為學(xué)生購(gòu)置傳真機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、電話、攝影攝像機(jī)、掃描儀和電腦等相關(guān)器材，為學(xué)生提供模擬文秘辦公的工作環(huán)境；在實(shí)踐教學(xué)和各種文秘活動(dòng)中，也需要各部門積極配合，為文秘專業(yè)的學(xué)生提供一個(gè)實(shí)踐的舞臺(tái)。

四、結(jié)束語(yǔ)

經(jīng)過近5年的探索和實(shí)踐證明，構(gòu)建文秘專業(yè)“模擬辦公室”，不僅可以加強(qiáng)實(shí)訓(xùn)教學(xué)環(huán)節(jié)，還可以大力推動(dòng)文秘專業(yè)課程、實(shí)訓(xùn)和實(shí)踐教學(xué)一體化建設(shè)，形成“學(xué)以致用，用以促學(xué)”的良好教育格局，培養(yǎng)學(xué)生對(duì)文秘工作的實(shí)際操作能力和秘書角色意識(shí)，幫助學(xué)生樹立起正確的秘書職業(yè)理念，能夠切實(shí)提高文秘專業(yè)的教學(xué)質(zhì)量，真正做到服務(wù)當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)。羅定職業(yè)技術(shù)學(xué)院自從2005年開辦文秘專業(yè)以來，就一直在摸索構(gòu)建文秘專業(yè)“模擬辦公室”，現(xiàn)已取得很好的效果：培養(yǎng)出來的文秘專業(yè)學(xué)生，受到了當(dāng)?shù)馗鹘绲暮迷u(píng)，特別是受用人單位的歡迎。盡管我們從第一年只招了9名文秘專業(yè)的學(xué)生，到2009年增加到招收2個(gè)班的文秘專業(yè)學(xué)生，就業(yè)時(shí)還是出現(xiàn)了供不應(yīng)求的現(xiàn)象。

當(dāng)然，無論什么改革都必定會(huì)遇到各種各樣的困難和挫折，文秘專業(yè)教改雖然在本校取得了較大成功，但在別的高職院校是否可行還有待于實(shí)踐的進(jìn)一步檢驗(yàn)。另外，構(gòu)建“模擬辦公室”的具體實(shí)施還牽涉到教學(xué)計(jì)劃的安排、學(xué)生能力的起點(diǎn)等問題，這就需要各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和教師、學(xué)生乃至秘書實(shí)際工作者以教高［2006］16號(hào)文件精神為指導(dǎo)思想，以專業(yè)建設(shè)為平臺(tái)，以實(shí)訓(xùn)實(shí)踐為抓手，以現(xiàn)代教育理念作支撐，突出以就業(yè)導(dǎo)向?yàn)橹鞯慕逃卣?，切?shí)加強(qiáng)實(shí)訓(xùn)、實(shí)踐環(huán)節(jié)，重視學(xué)生綜合素質(zhì)、專業(yè)知識(shí)和職業(yè)技能的培養(yǎng)，特別是實(shí)際操作能力的培養(yǎng)。

［1］方國(guó)雄.秘書學(xué)［M］.北京：高等教育出版社，2003.

［2］李文得.行政管理學(xué)［M］.北京：警官教育出版社，1994.

［3］吳加才.對(duì)本科秘書專業(yè)教育改革的思考［J］.秘書，2002，（4）.

［4］丁伯江.試論中等職校文秘專業(yè)的專業(yè)技能結(jié)構(gòu)［J］.秘書，2002，（6）.

［5］符海蘭.文秘專業(yè)如何提高學(xué)生的實(shí)際操作能力［J］.漯河職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2008，（3）.

2010-08-18

符海蘭（1978-），女，羅定職業(yè)技術(shù)學(xué)院講師，碩士，主要從事文秘專業(yè)教學(xué)及政治哲學(xué)研究。