張施琴

（宿遷學(xué)院，江蘇 宿遷 223800）

教學(xué)工作是高等院校的中心工作，有效的教學(xué)管理工作是一個學(xué)校的教學(xué)活動能夠正常運轉(zhuǎn)、并最終完成教學(xué)工作任務(wù)的根本保證，缺乏有效管理的學(xué)校教學(xué)必然會一片混亂。教學(xué)秘書作為高等院校最基層的教學(xué)管理者和組織者，肩負(fù)著院系教學(xué)管理的組織和協(xié)調(diào)任務(wù)，其作用是不可替代的。正確認(rèn)識和對待教學(xué)秘書工作，實現(xiàn)高效的基層教學(xué)管理是保證高等院校教學(xué)工作有序進行的基礎(chǔ)，也是推動高等院校教學(xué)質(zhì)量，以及人才培養(yǎng)質(zhì)量提高的重要力量。我就自身工作中的一些感受談?wù)剬ψ龊酶咝＝虒W(xué)秘書工作的幾點思考。

高校教學(xué)秘書首先要正確理解教學(xué)秘書工作的任務(wù)：教學(xué)秘書是在教學(xué)系主任(院長)領(lǐng)導(dǎo)下，處理日常教學(xué)行政工作并從事教學(xué)狀態(tài)、質(zhì)量信息的經(jīng)常性調(diào)查了解工作的教學(xué)行政管理人員。具體來講，教學(xué)秘書首先是教學(xué)管理的具體執(zhí)行者、實施者，要協(xié)助院系分管領(lǐng)導(dǎo)管理教學(xué)方面的常規(guī)事務(wù)，保證教學(xué)工作的正常運轉(zhuǎn)，是高校教學(xué)工作實施過程中實實在在的基層管理者。其次，教學(xué)秘書是教學(xué)工作的服務(wù)者。教學(xué)秘書的工作就是為院系領(lǐng)導(dǎo)和師生提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，以促進院系教學(xué)質(zhì)量的提高。同時教學(xué)秘書還要為領(lǐng)導(dǎo)的決策性工作創(chuàng)造方便條件，提高其工作效率和質(zhì)量。另外，教學(xué)秘書也是各項教學(xué)活動的組織者、安排者、協(xié)調(diào)者。院系教學(xué)秘書處在最基層的教學(xué)管理位置，很多教學(xué)活動都需要教學(xué)秘書進行組織和安排，同時還是教務(wù)處與學(xué)院之間、教師之間、師生之間開展教學(xué)活動的橋梁和紐帶，對上要直接為教務(wù)處和院系領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，對下要為在教學(xué)與科研第一線的教師以及廣大的學(xué)生服務(wù)，橫向還要和其他職能部門、各院系進行協(xié)調(diào)。高校教學(xué)秘書處于管理與教學(xué)的中間，是貫徹教學(xué)管理決策的得力助手，工作職責(zé)是在教務(wù)部門與院系級領(lǐng)導(dǎo)的調(diào)控下，組織和協(xié)調(diào)各項教學(xué)活動，為順利完成教學(xué)任務(wù)、實現(xiàn)教學(xué)目的提供必要條件。正確理解教學(xué)秘書的工作內(nèi)容，是做好教學(xué)秘書工作的最基本的保證。

當(dāng)然，要做好教學(xué)秘書工作，僅僅做到以上幾點是遠遠不夠的，教學(xué)秘書人員還必須注重提高素質(zhì)，不斷學(xué)習(xí)。

一、強化服務(wù)意識，提高服務(wù)質(zhì)量

教學(xué)工作是一個學(xué)校的中心工作，教學(xué)管理人員是為教師和學(xué)生的教學(xué)活動服務(wù)的，教學(xué)秘書作為基層教學(xué)管理人員，同時也是教學(xué)工作的服務(wù)者。因此教學(xué)秘書人員在工作中一定要明確自己的工作職責(zé)，明確角色，正確定位，強化服務(wù)意識，做好服務(wù)工作。

當(dāng)然，由于教學(xué)秘書的工作量大、面廣，內(nèi)容比較瑣碎，而且常常是同一件工作要多次重復(fù)，還有些原本可以一次性處理完成的工作由于某一環(huán)節(jié)的疏漏往往會導(dǎo)致多次反復(fù)，使得工作效率降低，而且有些時候雖然對于老師和同學(xué)們來說僅僅是一件事而已，但對于教學(xué)秘書來說工作量卻是巨大的，所有這些都會影響到他們的工作熱情。有一位教學(xué)秘書老師曾跟我說：“其實，面對老師和同學(xué)們，也很想熱情一點，可是真覺得很累，想笑都笑不出來?！蔽覀冊诠ぷ髦幸苍?jīng)有過多次這樣的經(jīng)歷，面對那些產(chǎn)生失誤而使得自己措手不及的老師和學(xué)生有時候要做到笑臉相迎確實很難。但作為教育管理工作者，教學(xué)秘書人員必須了解自己的工作職責(zé)，有時候即使是很小的、看起來微不足道的問題，也可能影響學(xué)校教學(xué)秩序的穩(wěn)定。因此，在處理問題的時候一定要有足夠的耐心和細(xì)心。

二、加強職業(yè)道德修養(yǎng)，建立良好人際關(guān)系

教學(xué)秘書應(yīng)具備良好的職業(yè)道德素質(zhì)。良好的職業(yè)道德素質(zhì)是做好教學(xué)秘書工作的保證。教學(xué)秘書必須認(rèn)識到自身工作在高校教學(xué)管理工作中的重要性，樹立全心全意為教學(xué)服務(wù)、為教師服務(wù)、為學(xué)生服務(wù)的服務(wù)意識，擁有良好的敬業(yè)精神和奉獻精神，具備強烈的責(zé)任感和高度的事業(yè)心，力求高質(zhì)量、高效率地完成基層的教學(xué)管理工作。同時，教學(xué)秘書的工作性質(zhì)決定了在工作過程中要面臨各種各樣復(fù)雜的工作關(guān)系：院系領(lǐng)導(dǎo)、教師、學(xué)生、上級管理部門、同級教學(xué)管理部門等，良好的人際關(guān)系有利于順利開展工作，實現(xiàn)預(yù)期的工作目標(biāo)。因此，教學(xué)秘書人員要具備奮發(fā)向上的精神面貌和豁達開朗的性格，這樣有助于正確處理各方面的人際關(guān)系問題，為做好教學(xué)秘書工作提供有效保證。

三、加強專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)

教學(xué)秘書必須具備相應(yīng)的專業(yè)知識，而且要根據(jù)工作需要不斷進行更新補充。首先，教學(xué)秘書要掌握所在院（系）的專業(yè)知識，熟悉各門學(xué)科的基本知識、基本結(jié)構(gòu)及其相互間的關(guān)系，了解教學(xué)過程和教學(xué)規(guī)律，能夠高效準(zhǔn)確地完成日常教學(xué)管理工作。這在很多情況下不是件容易的事情，因為很多學(xué)校的教學(xué)秘書的配備根本不能保證專業(yè)相關(guān)，而且同一院系可能同時開設(shè)幾個專業(yè)。其次，教學(xué)秘書要不斷豐富自己的管理學(xué)和教育學(xué)理論知識，掌握科學(xué)先進的教育管理理念和方法，并通過理論與實踐相結(jié)合，達到管理育人、服務(wù)育人的功效。最后，由于許多教學(xué)秘書并非文秘專業(yè)出身，甚至所學(xué)專業(yè)與秘書專業(yè)毫不相關(guān)，因此必須對秘書業(yè)務(wù)知識進行系統(tǒng)的學(xué)習(xí)和了解，并在實際工作中加以運用，不斷提高自身的工作水平。

四、培養(yǎng)綜合能力，提高工作效率

現(xiàn)代社會是一個競爭日趨激烈的社會，能者上、庸者下。教學(xué)秘書必須樹立終身學(xué)習(xí)觀，豐富知識儲備，注意綜合能力的培養(yǎng)，以適應(yīng)工作的需要。首先，教學(xué)秘書要注意協(xié)調(diào)能力的培養(yǎng)，必須增強協(xié)調(diào)意識，善于分析和處理各種錯綜復(fù)雜的關(guān)系，原則堅定而又策略靈活，行動果斷而又處事穩(wěn)妥。只有這樣才能輔助院系領(lǐng)導(dǎo)處理好各種矛盾，調(diào)動一切積極因素，形成和諧有序的工作局面。其次，管理能力也是教學(xué)秘書必備能力之一，管理是一門科學(xué)，也是一門藝術(shù)。高校教學(xué)秘書必須不斷豐富自己的管理學(xué)知識，掌握先進的管理理念和方法，科學(xué)地配置和運用領(lǐng)導(dǎo)活動賴以進行的人力、物力、信息、時間，以及其他相關(guān)資源，以保證管理工作事半功倍，卓有成效。因此，教學(xué)秘書一方面要通曉辦事的渠道，提高辦事的效能，另一方面要具備點面兼顧的計劃能力和運籌帷幄的調(diào)度能力，能夠用系統(tǒng)的觀點統(tǒng)籌安排工作。此外，良好的語言表達能力和溝通能力能夠幫助教學(xué)秘書與教師和學(xué)生間實現(xiàn)良好的信息互動，為順利完成教學(xué)管理工作打下基礎(chǔ)。最后，還應(yīng)具備信息化手段的應(yīng)用能力?，F(xiàn)代化的交流方式加快了信息傳遞的速度，教學(xué)秘書常常要處理大量的信息，面對教師學(xué)生的通知、信息反饋的收集等，其中大量的工作可以通過現(xiàn)代化手段得到高效的處理，比如電子郵件、短信、QQ等，都是提高工作效率的有效手段。

五、增強創(chuàng)新意識，改進工作方法

長期以來，人們對教學(xué)秘書工作缺乏正確的認(rèn)識和評價，輕視教學(xué)秘書在教學(xué)管理中所發(fā)揮的作用，認(rèn)為他們只是簡單的、機械的重復(fù)勞動，最終導(dǎo)致教學(xué)秘書人員對自己的工作同樣缺乏正確的認(rèn)識，工作中滿足于簡單重復(fù)應(yīng)付一些事務(wù)性工作，缺少創(chuàng)新性，缺少工作熱情。因此，教學(xué)秘書人員應(yīng)能夠認(rèn)識到自身工作的重要性，充分發(fā)揮自身的主觀能動性，積極開動腦筋，利用創(chuàng)新思維，提出自己的新觀點、新視角，創(chuàng)造性地開展工作，更新工作思路，改進工作方法，高效有序地開展自己的教學(xué)管理工作。

六、養(yǎng)成良好工作習(xí)慣，提高工作效能

首先，教學(xué)秘書工作人員要養(yǎng)成做計劃的習(xí)慣，把一件階段性的工作分成幾個階段來完成，把計劃通知所有涉及的人員，使相關(guān)人員知道計劃安排，了解計劃的進展情況，并自覺地按計劃安排完成自己該做的工作。當(dāng)然，要使計劃順利進行，還必須養(yǎng)成良好的時間管理習(xí)慣，良好的時間管理習(xí)慣有助于工作在規(guī)定的時限內(nèi)按時完成。在日常工作中，必須養(yǎng)成各項工作按時完成的習(xí)慣，因為教學(xué)秘書的工作都具有一定的時效性，而且涉及面廣，涉及的人多，如果其中個別人不能按時做好自己的工作，就會導(dǎo)致整個工作不能順利進行，從而破環(huán)整個工作計劃的實施。在工作中不能讓個別人的拖拉牽著鼻子走，不能讓相關(guān)人員產(chǎn)生“事情拖一點也沒關(guān)系”的念頭，經(jīng)過一段時間的堅持，不但自己能養(yǎng)成時間管理習(xí)慣，而且能使相關(guān)人員養(yǎng)成按計劃工作的習(xí)慣。另外，隨手記錄也是教學(xué)秘書應(yīng)具備的良好習(xí)慣之一，因為教學(xué)秘書工作內(nèi)容極其繁瑣，時效性強，有些當(dāng)時無法立即處理的事情不能單純依靠頭腦去記憶，否則會導(dǎo)致大腦由于害怕遺忘而處于比較緊張的狀態(tài)，同時確實也不夠安全，所以應(yīng)該養(yǎng)成使用便利貼的習(xí)慣，要處理尚未處理的工作隨手記錄，從而既確保不會遺漏工作，又不會擔(dān)心忘記從而使自己處于一種比較輕松的工作狀態(tài)。

總之，高等院校的教學(xué)秘書工作是學(xué)校教學(xué)管理的重要環(huán)節(jié)，教學(xué)秘書人員應(yīng)該在理解教學(xué)秘書工作的基礎(chǔ)上不斷提高自身的各方面素質(zhì)，為順利完成學(xué)校的教學(xué)管理工作、實現(xiàn)教學(xué)目標(biāo)及人才培養(yǎng)目標(biāo)作出自己應(yīng)有的貢獻。

［1］張志宏，陶瑞蓮.關(guān)于做好高校教學(xué)秘書工作的若干思考.教育科學(xué)，2009，（10）.

［2］鄒海英，李彬.關(guān)于高校教學(xué)秘書崗位的幾點思考.行政管理，2009，（10）.