摘 要:內(nèi)部控制關(guān)系到財(cái)產(chǎn)物資的安全完整，關(guān)系到會(huì)計(jì)系統(tǒng)對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)反映的正確性和可靠性。企業(yè)為實(shí)現(xiàn)既定的管理目標(biāo)，必須建立起一整套內(nèi)部控制制度，以保證企業(yè)健康有序地發(fā)展。實(shí)施電算化后，提高電算化的科學(xué)管理、完善和強(qiáng)化內(nèi)部控制制度應(yīng)當(dāng)著眼于整體適應(yīng)性和內(nèi)在增值性，這既是建立現(xiàn)代化企業(yè)制度的內(nèi)在要求，也是提高企業(yè)競(jìng)爭能力的重要途徑。

關(guān)鍵詞:會(huì)計(jì)電算化 變化 內(nèi)部控制 要求

中圖分類號(hào):F234 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A

文章編號(hào):1004-4914(2009)10-153-02

會(huì)計(jì)電算化是以電子計(jì)算機(jī)為主的現(xiàn)代電子技術(shù)和信息技術(shù)應(yīng)用到會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)的簡稱，是電子計(jì)算機(jī)代替人工，實(shí)現(xiàn)報(bào)帳、記賬、算賬、查賬以及部分須由人工完成的對(duì)會(huì)計(jì)信息的統(tǒng)計(jì)、分析、判斷乃至提供決策的過程。會(huì)計(jì)電算化的普及減少了因疏忽大意及計(jì)算失誤造成的差錯(cuò)，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的處理速度加快了，會(huì)計(jì)核算的準(zhǔn)確性和可靠性得到了極大的提高，核算手段和財(cái)務(wù)管理決策更準(zhǔn)確、更及時(shí)。建立了電算化系統(tǒng)后，會(huì)計(jì)核算和會(huì)計(jì)管理的環(huán)境發(fā)生了很大的變化，也為內(nèi)部控制帶來了新問題，使內(nèi)部控制制度在新的環(huán)境下顯得落后于形勢(shì)。財(cái)政部頒布的《內(nèi)部會(huì)計(jì)控制規(guī)范---基本規(guī)范(試行)》中指出:“電子信息技術(shù)控制要求運(yùn)用電子信息手段建立內(nèi)部會(huì)計(jì)控制系統(tǒng)，減少和消除人為操縱因素，確保內(nèi)部控制的有效實(shí)施”?？梢姇?huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的特殊性，要求建立一整套適合電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制。

一、與手工會(huì)計(jì)環(huán)境相比，會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)下內(nèi)部控制面對(duì)的變化

1.會(huì)計(jì)核算的組織形式發(fā)生了變化。使用計(jì)算機(jī)處理會(huì)計(jì)和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)后，會(huì)計(jì)部門的組織人員從原有財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)專業(yè)人員組成，轉(zhuǎn)變?yōu)橛韶?cái)務(wù)、會(huì)計(jì)專業(yè)人員和計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)的管理人員及計(jì)算機(jī)專家組成。計(jì)算機(jī)技術(shù)的引入，給會(huì)計(jì)工作增加了新的工作內(nèi)容，會(huì)計(jì)部門不僅利用計(jì)算機(jī)完成基本的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，而且還需要利用計(jì)算機(jī)完成各種原先沒有的或由其他部門完成的更為復(fù)雜的業(yè)務(wù)(如銷售預(yù)測(cè)、人力資源規(guī)劃等)。隨著遠(yuǎn)程通訊技術(shù)的發(fā)展，會(huì)計(jì)信息的網(wǎng)上處理成為可能，業(yè)務(wù)事項(xiàng)可以在遠(yuǎn)離企業(yè)的某個(gè)終端機(jī)上一次完成;原先應(yīng)由幾個(gè)部門按預(yù)定完成的業(yè)務(wù)事項(xiàng)，現(xiàn)在可能集中在一個(gè)部門甚至一個(gè)人完成。因此，電算化系統(tǒng)下內(nèi)部控制制度在控制范圍和控制程序較之手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)更加廣泛和復(fù)雜。

2.會(huì)計(jì)和財(cái)務(wù)的業(yè)務(wù)處理方法和處理程序發(fā)生了變化。在手工會(huì)計(jì)環(huán)境下，經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)均記錄于紙上，并按會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理的不同過程分為原始憑證、記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表。紙張上的書面數(shù)據(jù)形成會(huì)計(jì)人員所熟悉的會(huì)計(jì)證據(jù)原件，這些紙質(zhì)原件的數(shù)據(jù)若被修改，則容易辨別出修改的線索和痕跡，這也是傳統(tǒng)會(huì)計(jì)工作的一個(gè)基本特征。在電算化系統(tǒng)中，會(huì)計(jì)和財(cái)務(wù)的業(yè)務(wù)處理方法和程序發(fā)生了很大的變化，各類會(huì)計(jì)憑證和報(bào)表的生成方式、會(huì)計(jì)信息的儲(chǔ)存方式和媒介也發(fā)生了很大的變化。原先反映會(huì)計(jì)和財(cái)務(wù)處理過程作為基本會(huì)計(jì)資料的書面形式的減少了，有些甚至消失了。由于電子商務(wù)、網(wǎng)上交易、無紙化交易等的推行，每一項(xiàng)交易發(fā)生時(shí)，有關(guān)該項(xiàng)交易的有關(guān)信息由業(yè)務(wù)人員直接輸入計(jì)算機(jī)，并由計(jì)算機(jī)自動(dòng)記錄，原先使用的每一項(xiàng)交易發(fā)生時(shí)的各種憑證被取消了，必要的校對(duì)、審核一部分也由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成了。以文件記錄的形式儲(chǔ)存磁盤或光盤上，是肉眼看不見的，很容易被刪除或篡改，由于在技術(shù)上對(duì)電子數(shù)據(jù)非法修改可做到不留痕跡，這樣就很難辨別哪一個(gè)是業(yè)務(wù)紀(jì)錄的“原件”。另外，電磁介質(zhì)容易受損壞，所以會(huì)計(jì)信息也存在丟失或毀壞的危險(xiǎn)。因此，在計(jì)算機(jī)中如何使磁性介質(zhì)的數(shù)據(jù)安全可靠，防止數(shù)據(jù)被非法修改是一個(gè)非常重要的問題。

3.會(huì)計(jì)控制范圍發(fā)生了變化，計(jì)算機(jī)的使用提高了內(nèi)控的難度。在手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)中，會(huì)計(jì)控制主要是針對(duì)交易處理，對(duì)于一項(xiàng)業(yè)務(wù)的每個(gè)環(huán)節(jié)都要經(jīng)過某些具有相應(yīng)權(quán)限人員的簽章。但在電算化信息系統(tǒng)中，業(yè)務(wù)人員可利用特殊的授權(quán)文件或口令，獲得某種權(quán)力或運(yùn)行特定程序進(jìn)行業(yè)務(wù)處理，由此引起失控而造成損失的案例數(shù)不勝數(shù)。隨著計(jì)算機(jī)適用范圍的擴(kuò)大，同時(shí)增加了新的控制內(nèi)容。計(jì)算機(jī)犯罪具有很大的隱蔽性和危害性，發(fā)現(xiàn)計(jì)算機(jī)舞弊和犯罪的難度較之手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)更大，計(jì)算機(jī)舞弊和犯罪造成的危害和損失可能比手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)更大，因此，電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制不僅難度大、復(fù)雜，而且還要有各種控制計(jì)算機(jī)的技術(shù)手段。

由此可見，電算化系統(tǒng)下的內(nèi)部控制制度與手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度相比較，電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制在控制范圍、控制程序以及綜合性方面比手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)更復(fù)雜，控制的重點(diǎn)也轉(zhuǎn)變?yōu)樨?cái)務(wù)職能部門和計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理部門并重的全面控制，是人工控制和計(jì)算機(jī)自動(dòng)控制相結(jié)合的多方位控制。

從我國會(huì)計(jì)電算化的應(yīng)用來看，大部分企業(yè)停留在一般應(yīng)用水平上。人們對(duì)于人員職責(zé)分工，數(shù)據(jù)備份和保管使用和維護(hù)等方面的重要性往往認(rèn)識(shí)不足。所以，強(qiáng)化內(nèi)部控制制度，提高電算的科學(xué)管理是建立現(xiàn)代化企業(yè)制度的內(nèi)在要求，也是提高企業(yè)競(jìng)爭能力的重要途徑。

二、實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后對(duì)建立和健全內(nèi)部控制系統(tǒng)的新要求

1.提高有關(guān)人員對(duì)系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)和理解。電算化系統(tǒng)應(yīng)在開發(fā)階段就要對(duì)使用該系統(tǒng)的有關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高這些人員對(duì)系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)和理解，以減少系統(tǒng)運(yùn)行后出錯(cuò)的可能性。在系統(tǒng)運(yùn)行前對(duì)有關(guān)人員進(jìn)行的培訓(xùn)，不僅僅是系統(tǒng)的操作培訓(xùn)，還應(yīng)包括讓這些人員了解系統(tǒng)投入后新的內(nèi)部控制制度、計(jì)算機(jī)運(yùn)行后的新的憑證流轉(zhuǎn)程序以及計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)提供的高質(zhì)量的會(huì)計(jì)信息的進(jìn)一步利用和分析的前景等等。

2.人員組織和管理的控制。實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)電算化以后，應(yīng)對(duì)原有的組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行調(diào)整，以適應(yīng)計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的要求。通過部門的設(shè)置、人員的分工、崗位職責(zé)制定、權(quán)限的劃分等組織與管理控制形式進(jìn)行控制，其基本目標(biāo)是建立恰當(dāng)?shù)慕M織機(jī)構(gòu)和職責(zé)分工制度，以達(dá)到互相牽制、互相制約、防止或減少舞弊發(fā)生的目的。會(huì)計(jì)電算化以后的工作崗位可包括會(huì)計(jì)主管、出納、會(huì)計(jì)核算、稽核、會(huì)計(jì)檔案管理等工作崗位。電算化會(huì)計(jì)崗位可包括系統(tǒng)管理、操作、進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)等工作崗位。計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)與手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)一樣，內(nèi)部控制的關(guān)鍵點(diǎn)就在于不相容職務(wù)的分離，對(duì)每一項(xiàng)可能引起舞弊或欺詐的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，都不能由一個(gè)人或一個(gè)部門經(jīng)手到底，必須分別有幾個(gè)人或幾個(gè)部門承擔(dān)。企業(yè)為防止舞弊或欺詐，應(yīng)建立一整套職責(zé)劃分原則的內(nèi)部控制制度，同時(shí)，還應(yīng)建立起職務(wù)定期輪換制度。

3.會(huì)計(jì)電算化日?？刂婆c管理。用于計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)應(yīng)盡可能是專用的，企業(yè)應(yīng)對(duì)計(jì)算機(jī)的的使用建立一整套管理制度，以保證每一個(gè)工作人員和每一臺(tái)計(jì)算機(jī)都只做其應(yīng)該做的事情。對(duì)于計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的各種硬件設(shè)備，應(yīng)當(dāng)建立一套完備的管理制度以保證設(shè)備的完好。會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的日?？刂撇僮髦饕憩F(xiàn)為系統(tǒng)操作控制和日常系統(tǒng)維護(hù)管理，系統(tǒng)操作控制表現(xiàn)為操作權(quán)限控制和操作規(guī)程控制兩個(gè)方面。操作權(quán)限控制是指每個(gè)崗位的人員只能按照授予的權(quán)限對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行作業(yè)，不能超越權(quán)限接觸系統(tǒng)。操作權(quán)限控制常采用設(shè)置口令來實(shí)行，操作規(guī)程控制是指系統(tǒng)操作必須遵循一定的標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程進(jìn)行。操作規(guī)程應(yīng)明確職責(zé)、操作程序和注意事項(xiàng)。系統(tǒng)的日常維護(hù)就是為保障系統(tǒng)正常運(yùn)行而進(jìn)行的安裝、修正、更新，擴(kuò)展、備份等方面的工作。系統(tǒng)維護(hù)包括硬件維護(hù)和軟件維護(hù)。硬件維護(hù)主要是對(duì)其進(jìn)行檢查并做好記錄。此外硬件對(duì)所處環(huán)境進(jìn)行的溫度、濕度、防火、防雷擊、防靜電的控制，也包括對(duì)人文環(huán)境的控制，防止無關(guān)人員進(jìn)入計(jì)算機(jī)工作區(qū)域、防止設(shè)備被盜、防止設(shè)備用于其他方面等。而軟件維護(hù)包括正確性維護(hù)、適應(yīng)性維護(hù)和完善性維護(hù)。在軟件修改、升級(jí)和硬件更換中，要保證實(shí)際會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的連續(xù)和安全，并由有關(guān)人員進(jìn)行監(jiān)督。

4.經(jīng)濟(jì)活動(dòng)業(yè)務(wù)過程中的控制。經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)的控制是對(duì)業(yè)務(wù)發(fā)生通過計(jì)算機(jī)相應(yīng)的控制程序，對(duì)業(yè)務(wù)發(fā)生的合法性和合理性完整性進(jìn)行檢查和控制。由于計(jì)算機(jī)處理數(shù)據(jù)的能力很強(qiáng)，處理速度非?？?，如果輸入的數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，處理結(jié)果就會(huì)出現(xiàn)差錯(cuò)，在數(shù)據(jù)輸入時(shí)如果存在哪怕是很小的錯(cuò)誤數(shù)據(jù)，一旦輸入計(jì)算機(jī)就可能導(dǎo)致錯(cuò)誤的擴(kuò)大化，影響整個(gè)計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的正常運(yùn)行。因此企業(yè)應(yīng)建立起一整套內(nèi)部控制制度以便對(duì)輸入的數(shù)據(jù)進(jìn)行嚴(yán)格的控制，保證數(shù)據(jù)輸入的準(zhǔn)確性。數(shù)據(jù)輸入控制首先要求輸入的數(shù)據(jù)經(jīng)過必要的授權(quán)，并經(jīng)有關(guān)的內(nèi)部控制部門進(jìn)行檢查。在數(shù)據(jù)輸出控制過程中，有關(guān)的內(nèi)部控制部門應(yīng)對(duì)數(shù)據(jù)的輸出是否與輸入數(shù)據(jù)相一致，輸出的數(shù)據(jù)是否完整，輸出數(shù)據(jù)是否能滿足使用部門的要求進(jìn)行檢查核對(duì)。

綜上所述，企業(yè)在實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后，必須建立健全整套內(nèi)部控制制度，才能使企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)有序正常進(jìn)行，才能使企業(yè)避免系統(tǒng)運(yùn)行過程中存在的漏洞。使會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)更好地發(fā)揮它的功效，為企業(yè)當(dāng)好助手，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。

參考文獻(xiàn):

1.崔菲.論網(wǎng)絡(luò)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制.財(cái)務(wù)與會(huì)計(jì)導(dǎo)刊，2003(12)

2.李靜華.電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)環(huán)境下內(nèi)部控制的研究.會(huì)計(jì)之友，2006(7)

(作者單位:太原市城市建設(shè)發(fā)展公司山西太原 030002)(責(zé)編:芝榮)