摘 要:文章通過實(shí)際案例，分析了會(huì)計(jì)電算化課程實(shí)驗(yàn)中，期末業(yè)務(wù)處理中自動(dòng)轉(zhuǎn)賬的常見問題，并對(duì)產(chǎn)生的原因及解決方法進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞:用友ERP-U8.5 期末業(yè)務(wù)處理 自動(dòng)轉(zhuǎn)賬

中圖分類號(hào):G642.0 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A

文章編號(hào):1004-4914(2009)10-123-02

會(huì)計(jì)電算化課程以培養(yǎng)學(xué)生會(huì)計(jì)信息化方面的實(shí)際動(dòng)手能力為目的， 現(xiàn)大多高校都采用用友公司ERP-U8.5財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)作為會(huì)計(jì)電算化課程教學(xué)軟件來進(jìn)行講述，以企業(yè)會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)的相關(guān)案例為實(shí)驗(yàn)內(nèi)容進(jìn)行實(shí)驗(yàn)。由于用友ERP-U8.5軟件設(shè)計(jì)的復(fù)雜性及學(xué)生對(duì)期末處理流程不熟悉，導(dǎo)致學(xué)生在實(shí)驗(yàn)過程中出現(xiàn)錯(cuò)誤。筆者通過近幾年的教學(xué)，總結(jié)了學(xué)生在學(xué)習(xí)過程中遇到的難點(diǎn)，提出了相應(yīng)的解決思路。

一、期末業(yè)務(wù)處理的含義

期末業(yè)務(wù)處理是會(huì)計(jì)電算化工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容。所謂期末業(yè)務(wù)，是指將本月所發(fā)生的全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)登記入賬以后要做的一系列工作，主要包括成本及費(fèi)用的計(jì)提、分?jǐn)?、期末結(jié)轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)，另外還包括試算平衡、對(duì)賬、結(jié)賬等工作。期末會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)與日常業(yè)務(wù)相比較，數(shù)量不多，但業(yè)務(wù)種類復(fù)雜且時(shí)間緊迫。在手工會(huì)計(jì)工作中，每到會(huì)計(jì)期末，由會(huì)計(jì)人員手工編制記賬憑證來完成這項(xiàng)工作，處理起來較為繁瑣，而在計(jì)算機(jī)處理下，由于各會(huì)計(jì)期間的許多期末業(yè)務(wù)具有較強(qiáng)的規(guī)律性，用計(jì)算機(jī)處理這些有規(guī)律的業(yè)務(wù)，不但節(jié)省會(huì)計(jì)人員的工作量，提高工作效率，也可以加強(qiáng)財(cái)務(wù)核算的規(guī)范性。由于在會(huì)計(jì)電算化工作中，期末業(yè)務(wù)處理的正確與否關(guān)系到成本費(fèi)用的計(jì)提分?jǐn)?、期間損益的計(jì)算，進(jìn)而關(guān)系到會(huì)計(jì)報(bào)表編制的正確與否，是會(huì)計(jì)電算化非常重要的環(huán)節(jié)。

二、期末自動(dòng)轉(zhuǎn)賬流程

會(huì)計(jì)核算期末結(jié)賬前，有許多成本、費(fèi)用需要進(jìn)行結(jié)轉(zhuǎn)。轉(zhuǎn)賬分為外部轉(zhuǎn)賬和內(nèi)部轉(zhuǎn)賬。外部轉(zhuǎn)賬是指將其他核算子系統(tǒng)(如工資、固定資產(chǎn)、應(yīng)收應(yīng)付等子系統(tǒng))生成的憑證轉(zhuǎn)入總賬系統(tǒng)中;內(nèi)部轉(zhuǎn)賬是指在總賬系統(tǒng)內(nèi)部把某個(gè)或幾個(gè)會(huì)計(jì)科目中的余額或本期發(fā)生額結(jié)轉(zhuǎn)到一個(gè)或多個(gè)會(huì)計(jì)科目中。本文討論內(nèi)部轉(zhuǎn)賬。

一般期末轉(zhuǎn)賬有如下特點(diǎn):

1.期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)主要在各個(gè)會(huì)計(jì)的期末進(jìn)行;

2.期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)不同于日常核算，不必附有反映該業(yè)務(wù)的原始憑證，是由會(huì)計(jì)部門自己填制的憑證，且憑證的摘要、借貸方科目固定不變，金額的來源、計(jì)算方法也基本不變;

3.期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)大多來源于賬簿，這就要求在處理期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)前必須先將其他具體業(yè)務(wù)登記入賬;

4.有些期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)必須依據(jù)另一些期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，這就要求期末轉(zhuǎn)賬需要根據(jù)業(yè)務(wù)的特點(diǎn)分批按步驟來進(jìn)行處理。

由于期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)的以上特點(diǎn)，使其轉(zhuǎn)賬的內(nèi)容和形式一般都相對(duì)固定，具有固定性、重復(fù)性的的特點(diǎn)，現(xiàn)有的財(cái)務(wù)軟件正是利用這一特點(diǎn)，將會(huì)計(jì)期末所要進(jìn)行的固定的、程序化的工作進(jìn)行整理，制作出一些通用的憑證框架，這些框架包含憑證摘要、會(huì)計(jì)科目、借貸方向、金額計(jì)算公式，預(yù)先存入系統(tǒng)中，告訴系統(tǒng)進(jìn)行轉(zhuǎn)賬的數(shù)據(jù)是從哪里來的，如何進(jìn)行分配，放到哪里去。每到月末要進(jìn)行結(jié)轉(zhuǎn)時(shí)，只須調(diào)出這些預(yù)先定義好的憑證框架，系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)生成相應(yīng)的轉(zhuǎn)賬憑證，完成相應(yīng)的結(jié)轉(zhuǎn)工作，使得會(huì)計(jì)人員的重復(fù)性工作大為減少，極大地提高總賬系統(tǒng)的使用效率。在會(huì)計(jì)電算化中把憑證的摘要、會(huì)計(jì)科目、借貸方向及金額的計(jì)算公式稱為自動(dòng)轉(zhuǎn)賬分錄。用友ERP-U8期末自動(dòng)轉(zhuǎn)賬工作一般分為兩個(gè)步驟。

1.設(shè)置自動(dòng)轉(zhuǎn)賬分錄，即自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證取數(shù)公式的定義。包括自定義轉(zhuǎn)賬、對(duì)應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)、期間損益結(jié)轉(zhuǎn)等。自動(dòng)轉(zhuǎn)賬分錄的定義完成后可長(zhǎng)期使用，只有在所定義的轉(zhuǎn)賬內(nèi)容發(fā)生變化時(shí)，才需要重新修改。

2.執(zhí)行自動(dòng)轉(zhuǎn)賬，即生成自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證。

三、實(shí)驗(yàn)中常見錯(cuò)誤及原因分析

學(xué)生在進(jìn)行實(shí)驗(yàn)時(shí)，由于對(duì)期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)特點(diǎn)不熟悉，出現(xiàn)的問題較為典型?，F(xiàn)以用友ERP-U8.5為例，針對(duì)以下業(yè)務(wù)進(jìn)行處理:

1.按短期借款期末余額的0.2%計(jì)提短期借款利息;

2.將“應(yīng)交稅費(fèi)——應(yīng)交增值稅——銷項(xiàng)稅額”貸方轉(zhuǎn)入“應(yīng)交稅費(fèi)——應(yīng)交增值稅——未交增值稅”;

3.將本月“期間損益”轉(zhuǎn)入“本年利潤(rùn)”。

以上業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)處理與自動(dòng)轉(zhuǎn)賬分錄的取數(shù)公式分別為:

第一題分錄:

借:財(cái)務(wù)費(fèi)用——利息

貸:預(yù)提費(fèi)用

第一題取數(shù)公式:

5503 借 QM(2101，月)*0.2%

2191 貸 JG()

第二題分錄:

借:應(yīng)交稅費(fèi)——應(yīng)交增值稅——銷項(xiàng)稅額

貸:應(yīng)交稅費(fèi)——應(yīng)交增值稅——未交增值稅

第二題取數(shù)公式:利用對(duì)應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)進(jìn)行設(shè)置，結(jié)轉(zhuǎn)系數(shù)為1

轉(zhuǎn)出科目:21710105

轉(zhuǎn)入科目:21710103

第三題分錄:

借:本年利潤(rùn)

貸:費(fèi)用類損益科目

借:收入類損益科目

貸:本年利潤(rùn)

第三題取數(shù)公式:利用期間損益結(jié)轉(zhuǎn)進(jìn)行設(shè)置

轉(zhuǎn)出科目:所有損益科目編碼

轉(zhuǎn)入科目:3131

以上的5503，2101，2191，2171010，21710103，3131分別是會(huì)計(jì)科目:財(cái)務(wù)費(fèi)用、短期借款、預(yù)提費(fèi)用、應(yīng)交稅費(fèi)——應(yīng)交增值稅——銷項(xiàng)稅額、應(yīng)交稅費(fèi)——應(yīng)交增值稅——未交增值稅、本年利潤(rùn)的科目編碼;QM、JG是用友賬務(wù)取數(shù)函數(shù)。

學(xué)生在設(shè)置好以上自動(dòng)轉(zhuǎn)賬分錄，執(zhí)行自動(dòng)轉(zhuǎn)賬生成自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證后，常見錯(cuò)誤主要有兩種。第一種:生成的轉(zhuǎn)賬憑證有多張相同;第二種:生成的第一、第二張憑證正確，第三張憑證沒有計(jì)提利息財(cái)務(wù)費(fèi)用這條分錄。

分析以上問題產(chǎn)生的原因，第一種問題是由于進(jìn)行了多次結(jié)轉(zhuǎn)，生成了多張自動(dòng)結(jié)轉(zhuǎn)憑證。在賬務(wù)處理過程中，由系統(tǒng)根據(jù)預(yù)先設(shè)置好的自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證生成記賬憑證，并完成相應(yīng)的結(jié)轉(zhuǎn)工作，但這種機(jī)制憑證每月只進(jìn)行一次結(jié)轉(zhuǎn)，多次結(jié)轉(zhuǎn)就會(huì)產(chǎn)生多張相同憑證，造成賬簿記錄錯(cuò)誤。第二種問題是期末結(jié)轉(zhuǎn)時(shí)，沒有根據(jù)業(yè)務(wù)特點(diǎn)分批按步驟來進(jìn)行結(jié)轉(zhuǎn)。由于期末自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證的數(shù)據(jù)大多來源于賬簿記錄，這就要求在處理期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)前，必須要將其他具體業(yè)務(wù)登記入賬，而有些期末轉(zhuǎn)賬憑證的數(shù)據(jù)必須依據(jù)另一些期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，也就是說，對(duì)于一組相關(guān)轉(zhuǎn)賬憑證，它們之間同本月其他經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)有一定聯(lián)系，必須在全部相關(guān)業(yè)務(wù)入賬后使用，并且要按照合理的先后次序逐一生成憑證，在某些轉(zhuǎn)賬憑證已經(jīng)記賬的前提下，另一些轉(zhuǎn)賬憑證才能生成，否則就會(huì)發(fā)生取數(shù)錯(cuò)誤。即如果涉及到多項(xiàng)轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)，轉(zhuǎn)賬生成的先后次序非常重要。具體到以上業(yè)務(wù)，在轉(zhuǎn)賬生成時(shí)不應(yīng)同時(shí)生成三張結(jié)轉(zhuǎn)憑證，這樣會(huì)由于“財(cái)務(wù)費(fèi)用——利息”的數(shù)據(jù)沒有登記入賬，導(dǎo)致生成期間損益憑證時(shí)“財(cái)務(wù)費(fèi)用——利息”取不了數(shù)。正確的方法是，首先生成第一、第二張自動(dòng)結(jié)轉(zhuǎn)憑證，并審核記賬，確保一、二張憑證數(shù)據(jù)登記入賬后，再生成第三張期間損益結(jié)轉(zhuǎn)憑證，這樣生成的憑證數(shù)據(jù)才不會(huì)出錯(cuò)。

從以上兩種典型錯(cuò)誤可總結(jié)出:自動(dòng)轉(zhuǎn)賬分錄可分為兩類，第一類為獨(dú)立自動(dòng)轉(zhuǎn)賬分錄，其憑證金額與本月發(fā)生的任何經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)無關(guān)，期末只能進(jìn)行一次轉(zhuǎn)賬生成;第二類為相關(guān)自動(dòng)轉(zhuǎn)賬分錄，其憑證金額與本月發(fā)生的業(yè)務(wù)相關(guān)，必須在全部相關(guān)業(yè)務(wù)入賬后，并且要按照合理的先后次序逐一生成憑證。具體到以上業(yè)務(wù)，第一題與第二題屬于獨(dú)立自動(dòng)轉(zhuǎn)賬分錄，每月只需結(jié)轉(zhuǎn)一次。第三題屬于相關(guān)自動(dòng)轉(zhuǎn)賬分錄，要在全部相關(guān)業(yè)務(wù)登記入賬后，才能進(jìn)行轉(zhuǎn)賬生成。

四、結(jié)束語

期末業(yè)務(wù)處理的自動(dòng)轉(zhuǎn)賬，可以提高會(huì)計(jì)系統(tǒng)的工作效率，但不注意期間的數(shù)據(jù)關(guān)系和轉(zhuǎn)賬生成的時(shí)間順序，會(huì)造成生成的憑證數(shù)據(jù)錯(cuò)誤，影響后續(xù)工作的正確性，在學(xué)生進(jìn)行學(xué)習(xí)及實(shí)驗(yàn)時(shí)，要使其了解透徹，掌握其要點(diǎn)。

參考文獻(xiàn):

1.孫萬軍，陳偉清主編.財(cái)務(wù)軟件應(yīng)用技術(shù).清華大學(xué)出版社

2.王新玲，房琳琳主編.用友ERP財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)實(shí)驗(yàn)教程，清華大學(xué)出版社

(作者單位:成都大學(xué)管理學(xué)院 四川成都 610106)

(責(zé)編:賈偉)