摘要:文書與檔案工作的發(fā)展與社會環(huán)境的變化具有互動性的規(guī)律，文檔一體化是社會信息化環(huán)境下文書與檔案工作發(fā)展過程中出現(xiàn)的新課題，本文從社會信息化因素對文檔一體化的影響和文檔一體化是提高行政效率的重要工具的角度，來探討區(qū)別于文書與檔案工作利用計算機輔助式一體化管理的信息化環(huán)境下電子文檔一體化的涵義。

關鍵詞:文信息化;文檔一體化;涵義

中圖分類號:G270文獻標志碼:A 文章編號:1002—2589(2009)12—0133—02

文檔一體化是我國檔案界從20世紀80年代中后期以來就開始熱烈探討的一個問題，到目前為止，我國檔案界對文檔一體化涵義還是眾說紛紜。對于“文檔一體化”的涵義大多只是基于對文件和檔案概念的特定理解，只認識到了文書工作與檔案工作之間的有機聯(lián)系，卻沒有從整體上把握文書、檔案工作與整個社會環(huán)境的有機聯(lián)系，因而筆者認為這不是全面、科學的文檔一體化涵義。為此，筆者以文件、檔案的現(xiàn)有認識為基礎，提出基于信息化環(huán)境之下的“文檔一體化涵義”。

一、社會信息化對文檔一體化的影響

隨著社會信息化程度的提高，人類社會已進入信息技術高速發(fā)展的時代。社會信息化是通過現(xiàn)代信息技術和網絡設施把作為社會的最基礎資源──信息資源充分應用到社會各個領域，使全社會過渡到信息化社會。社會信息化是一個漸進的動態(tài)過程，其發(fā)展的最高階段就是社會各個方面、各個領域的全面信息化。受社會信息化的影響，文檔一體化也成為文書與檔案工作發(fā)展的新課題。

1.社會信息化使信息化理念深入文書與檔案領域

在西方發(fā)達國家，文檔一體化相對而言是一個自然的發(fā)展歷程， 而發(fā)展中國家現(xiàn)有的生產力結構并未給信息化鋪平道路，信息化的發(fā)展在很大程度上需要個人的推動，尤其是在相對于社會發(fā)展具有滯后性的文書檔案領域，信息化理念深入到管理者的頭腦中更為重要。而管理者思想觀念的轉變主要得益于社會信息化在發(fā)展過程中使信息產業(yè)逐漸占據了主導地位，信息對生產力的影響也日益擴大，特別是以開放、共享、交互為特點的互聯(lián)網的發(fā)展，使信息化已全面滲透到社會各個領域，并使信息化思想深入人心。文書與檔案工作者在全球信息化的浪潮中認識到只有加強利用信息資源和現(xiàn)代信息技術手段，才能使文書與檔案科學高效、與時俱進地發(fā)展。目前，傳統(tǒng)的實體檔案的管理已經開始向信息化管理轉變，文檔一體化的發(fā)展已經不再是停留在信息技術在文書與檔案領域中的簡單應用，如早期的計算機輔助管理軟件，它一般只有檔案錄入、查詢檢索、統(tǒng)計分析、打印輸出、系統(tǒng)維護等功能。目前更深層次的信息化發(fā)展是將專業(yè)檔案管理系統(tǒng)與行政單位的OA系統(tǒng)實現(xiàn)無縫銜接，使文書與檔案工作適應信息化發(fā)展環(huán)境，因此文書與檔案領域的思想觀念的轉變是文檔一體化能夠有效實施的前提保證。

2.社會信息化使文檔一體化成為文書與檔案工作發(fā)展的客觀要求

由于信息技術在文書領域的廣泛運用，直接導致文書領域生成了大量的電子文件，電子文件的數(shù)字化信息形態(tài)以及其短暫易逝的“生命”性，使文件信息的形成、處理和利用方式都發(fā)生了區(qū)別于紙質檔案的新變化。這就要求檔案管理人員必須進行前端介入，對電子文件進行形成量、運轉量、留存量前端的控制和指導等，以保證電子文件的真實性和原始性，在電子文件轉化為電子檔案后，具有檔案的原始價值。因而這直接導致了文書與檔案的重新進行融合。同時在社會信息化環(huán)境下，檔案管理已由傳統(tǒng)的實體管理向信息化管理轉變，保證OA系統(tǒng)與專業(yè)檔案管理系統(tǒng)兼容的新技術也日臻完善，這一切都使文檔一體化成為我國文書檔案工作發(fā)展的客觀要求。

3.社會信息化為文檔一體化提供了技術支持和網絡環(huán)境

社會信息化的特征之一就是科學技術作為一種生產成為社會經濟發(fā)展的決定因素之一，其中信息技術已成為核心技術。文檔一體化工作，是一項費時費力的浩大工程，如果沒有縮微技術、掃描技術、數(shù)字化技術等信息技術的支持，電子文件不會生成，紙質檔案無法數(shù)字化，文檔一體化管理空怕是紙上談兵了。目前，文檔一體化的內涵已不再是上世紀70年代開始的辦公自動化和信息管理的數(shù)字化，而是要實現(xiàn)檔案信息資源共享的檔案信息化建設，這是一個十分重要的發(fā)展趨勢。我國檔案信息化建設主要包括檔案信息化基礎設施建設、檔案信息資源建設、檔案管理應用系統(tǒng)建設、檔案信息化標準規(guī)范建設、檔案信息化人才隊伍建設、檔案信息安全保障建設等六個方面，它包容了計算機技術、網絡技術和數(shù)字技術在檔案領域運用的各個方面，覆蓋了檔案工作現(xiàn)代化全局。這一切都離不開在社會信息化的發(fā)展進程中日益完善的計算機和網絡通信等現(xiàn)代信息技術。另外，文書與檔案一體化管理要達到其預期的成效，離不開一個良好的網絡環(huán)境。在社會信息化發(fā)展的過程中，國家、企事業(yè)單位不斷投入大量資金進行信息基礎設施的建設，包括國家、省政府網絡和企事業(yè)單位的OA系統(tǒng)等，為文檔一體化的實現(xiàn)創(chuàng)造了一個良好的外部環(huán)境。同時社會信息化的發(fā)展使個人、組織能夠方便的上網，無疑為文檔一體化提供了一個最基本的外部環(huán)境。

二、文檔一體化是提高行政效率的重要工具

自20世紀90年代以來，世界發(fā)達國家紛紛開始實施關系國家未來發(fā)展戰(zhàn)略的全局性信息計劃。我國也明確的指出了國民經濟和社會信息化發(fā)展的目標。在社會信息化的發(fā)展進程中，政府信息化的地位日益突出。政府信息化，是指為完成政府機構職責而進行的信息資源管理過程，目的是通過應用現(xiàn)代信息技術提高政府行政效率和績效， 進而建立虛擬的電子化政府。政府信息化的內容和實施手段都屬于社會信息化的范疇，是社會信息化的重要組成部分。社會信息化促進了政府信息化的迅速發(fā)展，而政府信息化的目的就是要提高政府的行政效率，建立電子化政府。恰好文書檔案工作又是提高行政效率的重要工具，因而提高文檔管理水平的文檔一體化與政府信息化有著密不可分的關聯(lián)。

政府在進行信息化建設實現(xiàn)虛擬電子化政府過程中，必然會產生大量的電子文檔。但在行政管理領域中處理行政事務傳統(tǒng)的手工操作、原始手工抄寫、信息傳遞，使大量行政人員陷于文檔事務之中，信息不準確、傳遞不及時和信息利用率低等弊端顯而易見。為了解決傳統(tǒng)的行政事務的處理弊端，政府利用信息化技術進行政府OA系統(tǒng)建設。但單純的OA系統(tǒng)無法徹底解決電子文檔的管理，如對電子文檔不能科學有效地進行管理，就會造成OA系統(tǒng)信息阻塞，從而導致政府行政工作局面的混亂，因而政府信息化最現(xiàn)實的收益就是實現(xiàn)文檔一體化，理順政府OA系統(tǒng)的信息交通，實現(xiàn)各級政府及政府部門之間的傳遞和文件信息處理。如1933年國民政府為了提高政府的行政辦事效能，推行了“文書檔案改革”，使得文書與檔案工作的管理得到一定程度的改善，行政效率也相應的得到提高。

在社會信息化時代，政府行政效率的提高有賴于對政府信息化過程中產生的大量電子文檔進行科學有效地管理，而傳統(tǒng)的文檔管理方式已不能滿足現(xiàn)實的需要，科學的管理方式就是實現(xiàn)文檔一體化，這是政府信息化順利發(fā)展的最為有效和現(xiàn)實的工具。

三、文檔一體化的涵義

文書與檔案在最初產生的階段是融合在一起的，那只是原始的具體實物的文檔一體，而談不上“化”。“化”是表示轉變成某種性質和狀況。在今天環(huán)境下，文檔一體化并不僅僅是單純意義上實體工作的系統(tǒng)性管理，而是包含信息化環(huán)境下對區(qū)別于實體紙質的虛擬電子文檔和實體檔案利用信息化技術后的信息內容的管理。因此簡單的定義“文檔一體化”是不能得出一個科學、合理的涵義，筆者認為文檔一體化的涵義應是基于社會信息化因素和文件定義這兩者之上的，但由于文件定義的不統(tǒng)一，關于文檔一體化的涵義，我國檔案界認可的也兩種:

1.狹義的涵義

狹義的涵義指的是機關內文書工作與檔案工作合二為一的工作的融合，實現(xiàn)方式也僅僅局限在一個機關內部，這一想法當與民國時期的“文書檔案連鎖法”有一定的關聯(lián)?！拔臅鴻n案連鎖法”是在一個機關范圍內施行的文檔管理辦法。這一觀點是建立在狹義的文件觀的基礎上的，具有一定的片面性，因為它只把握了文書工作、檔案室工作與檔案館工作的局部聯(lián)系而忽略了三者在整體上的有機聯(lián)系。更重要的是它忽視了文檔一體化的社會信息化因素，切斷了文件論和文檔一體化的有機聯(lián)系，文件和檔案的密切聯(lián)系。

2.廣義的涵義

20世紀80年代后期，我國檔案界引進了西方文檔一體化的理論，這一理解是建立在廣義的文件觀基礎之上的。廣義文件觀是強調現(xiàn)行文件和歷史檔案都只是廣義文件運動過程中的某一特定階段，文件管理是檔案管理的前提，檔案管理是文件管理的延伸和發(fā)展，兩者是一個統(tǒng)一的系統(tǒng)工程，因為兩者畢竟是發(fā)展階段不同的同一性質的同一種事物;所以國外對文件、檔案一體化管理的認識既包括一個機關內現(xiàn)行文件與半現(xiàn)行文件管理的一體化，又包括文件中心與檔案館的業(yè)務銜接，這樣確保廣義文件從產生直到最終進館都得到全方位的管理。

廣義的文件概念強調文件從其形成到銷毀或永久保存是一個完整的運動過程，檔案界學者通過論述文件運動階段而衍生出了文件生命周期理論。這一理論成為文檔一體化的基本理論基礎。國外盛行的文件中心就是文件生命周期理論應用的最佳例證，它也是實現(xiàn)全面的文件、檔案一體化管理的有效組織形式之一。

綜上所述，筆者認為文檔一體化是指為提高行政效率，借助現(xiàn)代信息化技術，利用信息化理念把文件處理和檔案管理看成是一個完整的系統(tǒng)，在確保文件與檔案的信息資源的原始性和完整性的情況下，從組織制度、管理方式到工作程序對文件檔案實現(xiàn)信息化管理的方式。

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(責任編輯/肖莉虹)