摘要:公安檔案管理是從公安檔案的收集開始的。公安實踐活動源源不斷地形成的公安檔案為公安檔案的收集提供了豐富的物質(zhì)基礎，這也是公安檔案工作中最繁重、最活躍的一項內(nèi)容。因而，必須講求收集策略和整理歸檔方法，以提高這項工作的科學性和有效性。

關鍵詞:公安檔案;收集;整理

中圖分類號:G272文獻標志碼:A 文章編號:1002—2589(2009)15—0110—03

一、公安檔案的收集方法

公安檔案的收集工作是公安檔案工作的起點和基礎，是公安機關積累檔案、豐富室藏的重要手段，是開發(fā)公安檔案信息資源的物質(zhì)基礎和先決條件。沒有健全的收集工作就沒有健全的公安檔案。公安檔案部門必須依據(jù)收集對象和收集任務的具體情況，明確和疏通具體的收集渠道，對公安檔案進行定方向、定內(nèi)容的收集，在方法上又應力求做到簡便、靈活、實事求是。

(一)日常工作中不斷積累

公安機關的每一個專業(yè)領域、每一位公安民警都在直接或間接地產(chǎn)生、管理和使用著公安檔案。公安工作檔案材料的收集涉及方方面面，各個部位，無時不有、無處不在，可以說檔案材料收集工作貫穿于公安各項工作的全過程，涉及到全體干警。從辦案的卷宗看，各科室部門的干警到領導干部，對每一個案件幾乎都要經(jīng)手;從文書檔案看，上至國家各級黨政、司法機關下發(fā)到公安部門的各種文件的簽收、傳閱、下至本單位各種文件、簡報，信息的草擬、印發(fā)，各種會議記錄的制作，也要由許多人經(jīng)手。可以講，檔案收集工作是全體干警共同的工作。每個民警都要有較強的檔案意識，在開展日常業(yè)務工作過程中，要熟悉本職業(yè)務和文書處理的要求和規(guī)范，學習和掌握立卷的技能，做好日常的收集，使之有效提高案卷質(zhì)量和立卷工作效率。

(二)集中收集

集中人力、物力，限定時間，落實責任，對積存的檔案資料進行定期全面清理。公安專業(yè)活動的階段性比較強，常常針對季節(jié)性犯罪進行“嚴打”戰(zhàn)役，如春節(jié)前打擊黃牛行動、夏季打擊賣淫嫖娼等專項行動，行動結(jié)束后，公安文件已于該階段全部產(chǎn)生。這時，如果檔案部門集中力量進行重點收集，往往會取得良好的效果。抓住公安活動的主要環(huán)節(jié)和關鍵階段，不失時機地做好公安檔案的接收歸檔工作是公安檔案收集的一條重要經(jīng)驗。各業(yè)務部門材料內(nèi)勤除按規(guī)定接收歸檔材料外，還要結(jié)合檔案工作升級達標、創(chuàng)建合格檔案室、節(jié)前保密檢查等工作，以突擊的方式進行檔案清理和收集。這種方式的特點是人力集中，效率比較高。許多檔案工作先進單位都采用這一方法來解決歷史“舊賬”，以保持檔案的完整性，提高檔案的質(zhì)量。

(三)跟蹤收集

影響公安檔案收集質(zhì)量的一個重要原因在于公安檔案具有極強的流動性。同一公安對象，隨著工作的進展采取不同的措施，產(chǎn)生不同的處理結(jié)果，從而形成不同類別的文件材料。在歷經(jīng)了較長周期的工作階段，流經(jīng)一系列工作環(huán)節(jié)后，往往容易造成材料散失，特別是一些重要法律文書、各類清單(如罰沒款、扣押物品處理清單)等，這就需要檔案干部以鍥而不舍的精神，找準源頭，一追到底，收齊補全缺失文件。公安業(yè)務部門偵查終結(jié)后，要將檔案材料移送人民檢察院審查決定，最后移交人民法院作出判決。等到審判結(jié)束，案卷退回，歷經(jīng)的時間少則幾個月，多則一二年。在這一流轉(zhuǎn)過程中，很可能由于登記、移交、管理的不規(guī)范，造成案卷滯留、退卷不及時、部分材料缺失，甚至案卷“下落不明”，直接影響到公安檔案的齊全完整。因此，檔案管理干部要長期、持續(xù)地做好跟蹤收集工作，使檔案保持完整。

(四)拓展征集渠道

要拓展征集渠道、擴大征集范圍，在做好紙質(zhì)、電子、聲像等載體檔案收集、整理、歸檔工作的同時，圍繞重點時期、重大事件、重要活動、重要人物，盡可能將一切與公安工作和公安隊伍建設有關的具有紀念意義、憑證性和保存利用價值的文獻、手稿、圖表、書刊傳單、徽章證件、印信圖章、警用裝備、外交禮品、名人或烈士遺物等門類不同、載體各異的各種實物資料收集起來，加以整理歸檔，豐富館藏內(nèi)容，逐步形成檔案載體形式多樣、門類齊全的多元化庫藏結(jié)構，使公安檔案更具特色、更為完整、更加豐富。公安機關內(nèi)一些學有專長，在公安實戰(zhàn)和學術方面成就比較顯著的刑偵、法醫(yī)等公安領域的專家或教學、研究人員，他們個人形成的一些論文、專著、譯著或水平較高的教材等材料也應該作為收集的重點。

(五)及時歸檔

文書檔案應在第二年第一季度，最遲第二季度將上一年文件歸檔。業(yè)務檔案，要隨時結(jié)辦隨時歸檔，統(tǒng)一由本機關檔案部門管理。由于各項公安實踐活動的內(nèi)容、規(guī)律各具特點，其形成的公安文件不可能按統(tǒng)一的時間進行歸檔，而應按專業(yè)的不同區(qū)別對待。從實踐來看，確定公安文件歸檔時間必須依據(jù)是否有利于歸檔文件的完整與齊全，是否有利于公安工作的進行。一般而言，刑事偵查案卷應在結(jié)案后3月內(nèi)歸檔;勞動教養(yǎng)案卷應在審理完畢后2月內(nèi)歸檔;治安處罰、收容教育、事故處理等案卷應在辦理完結(jié)后1月內(nèi)歸檔;公民因私出入境案卷等行政審批類文件應隨辦隨歸;公安派出所、看守所的公安文件應當隨時形成、隨時收集。

二、公安檔案的分類整理

公安檔案實體分類應從分類對象本身的客觀實際出發(fā)，根據(jù)各種性質(zhì)和問題的公安檔案的形成特點及分類目的和用途，采用不同的分類方法。只有嚴格選擇分類標準，才能確保全宗內(nèi)檔案分類質(zhì)量。

(一)職能分類法

公安工作是有關維護國家安全和社會治安秩序與治安管理、懲治犯罪以及公安機關、人民警察隊伍建設等事務的總和。新時期公安以保衛(wèi)社會主義現(xiàn)代化建設為中心，使公安業(yè)務進入了新的發(fā)展階段，主要包括公安綜合管理、國內(nèi)安全保衛(wèi)、刑事偵察、治安管理、戶政管理、出入境與國(邊)境治安管理道路交通管理、消防監(jiān)督管理、治安保衛(wèi)、公安法制等。依照公安機關管理職能、工作任務劃分類別，每一個類別代表公安機關工作的一種職能或一個方面。然后，每個大類再依據(jù)各自特點分類。職能分類順應了當前公安工作發(fā)展的需要，隨著公安職能分工日益深人、細化，管理活動日趨多樣、交叉，檔案記錄與反映的內(nèi)容也呈現(xiàn)廣泛、豐富的特點。

(二)時間分類法

公安檔案是以一個人或一起案件為分類單元的，各保管單元之間缺乏內(nèi)容上的有機關聯(lián)。隨著公安專門檔案數(shù)量的急劇增多，要求尋找一種能夠揭示公安檔案其它方面聯(lián)系的分類特征，否則不便于管理?，F(xiàn)在不少單位以1000卷或2000卷為限編定一本目錄，由于不同種類案卷每年的形成數(shù)量大相徑庭，結(jié)果造成有的一年一本，有的近十年才能湊足2000卷，很難從目錄號上清楚地了解檔案文件的時間特點。因此，引入時間因素作為劃分公安檔案的方法，即把相同時間內(nèi)形成的或反映相同時間的公安檔案集中歸類(如按最后結(jié)案日期歸入相應年度類別)，使檔案整理工作有了自然銜接基礎，便于縱向分析研究某一時間內(nèi)公安專門管理活動發(fā)展演變的規(guī)律。

(三)形態(tài)分類法

公安機關有許多專門檔案，它們的形體特征、載體類型、規(guī)格形狀具有特殊性，其管理手段、檢索方式與其它檔案也存在著較大的差異，需要以他們的結(jié)構、性質(zhì)、狀態(tài)作為分類依據(jù)。常見的有:(1)機動車檔案，機動車自領取牌證起直到車輛報廢整個過程中有關技術信息的系統(tǒng)記錄，是交通、治安管理的有力工具。它為公安機關偵破治安、刑事案件和調(diào)查處理事故提供可靠依據(jù)。例如，利用車輛檔案信息網(wǎng)絡系統(tǒng)，查詢交警查扣違章、無主車輛信息，機動車入戶、轉(zhuǎn)籍登記信息，以發(fā)現(xiàn)盜搶機動車的線索。(2)指紋檔案:依循指紋“人各不同，終身不變”的特點，建立指紋檔案，是刑偵部門一項重要業(yè)務建設。當犯有前科的罪犯重新作案時，將他遺留在作案現(xiàn)場上的指紋與儲存的指紋檔案進行比對，作出同一認定，就能夠據(jù)以識別犯罪者。當某犯罪分子連續(xù)多次作案時，把他遺留在各個犯罪現(xiàn)場上的指紋搜集起來，然后，集中力量查檔，通過比對認定同一，就可以為查證犯罪歷史記錄，串并案件，揭露、偵查、起訴、審判犯罪分子提供確定性的客觀依據(jù)。(3)槍彈痕跡檔案:建立槍彈痕跡檔案及相關數(shù)據(jù)庫，進行槍彈痕跡信息的管理、通報、協(xié)查和串并案等工作，可有效地打擊和控制持槍作案的犯罪活動。例如，對持槍作案現(xiàn)場遺留的，以及從犯罪分子手中繳獲的槍支、彈殼和彈頭，與公安檔案樣本或數(shù)據(jù)庫信息進行比對，即可確定持槍人

(四)地域分類法

公安派出所檔案記載和反映該地區(qū)范圍內(nèi)的社會治安現(xiàn)象，在內(nèi)容和形式方面具有鮮明的地域特征。這些種類的檔案宜采用地域分類法(城市以轄區(qū)門牌，農(nóng)村以村)進行分類，來順應基層管理活動的工作規(guī)律和檔案形成、利用規(guī)律。常見的有:(1)重點人口檔案。公安基層組織從群眾反映的、外單位反饋的，以及自己工作中積累、獲取的列管重點人口材料中，不僅可以發(fā)現(xiàn)線索和嫌疑對象，為集中打擊違法犯罪分子提供可靠依據(jù)，還促進了動態(tài)管理，避免因臨場收集材料走漏風聲，致使違法犯罪分子潛逃而難以抓獲。(2)戶籍檔案。公安機關戶口管理活動產(chǎn)生了大量的戶口憑證、簿冊、統(tǒng)計表等文件材料。其內(nèi)容反映本轄區(qū)每個人的身份情況、經(jīng)濟狀況、現(xiàn)實表現(xiàn)、交往人員、體貌特征、方言習慣、別名綽號等。戶籍檔案的管理是公安基層基礎工作的首要環(huán)節(jié)。公安檔案材料越豐富，對人的情況了解就越深入、越準確，其在配合偵查破案、發(fā)現(xiàn)犯罪方面的作用越顯著。(3)陣地控制檔案。針對重點地區(qū)、公共場所、特種行業(yè)的特點，建立相關的管理檔案。通過分析研究，找出加強治安管理的最優(yōu)方案，堵塞各種可能導致違法犯罪的隱患漏洞，有目的、有重點地采取防范措施，以保持這些區(qū)域治安秩序有條不紊。同時，也便于新民警盡快熟悉轄區(qū)基本情況，了解社會動態(tài)，掌握違法犯罪情況。

(五)專題分類法

按照重大活動進行一些“專題文件匯編”、“重要文獻匯編”、“重要文件匯集”等歸檔和編纂。從公安檔案中記載的重大事件、重大案件、重要問題和重要人物的重大公務活動，有計劃地系統(tǒng)編輯“本機關大事記”、“年表”、“重大案例簡介”、“重大事件情況介紹”等。如結(jié)合上級指示精神，聯(lián)系本地區(qū)公安工作的特點，編寫“嚴打”工作專題文件匯編、“兩會”保衛(wèi)專題、“重大節(jié)日及大型會議活動安全保衛(wèi)工作重要文件匯編，搜集整理“掃黃打非”、“打擊車匪路霸”、“麥收防火安全保衛(wèi)”工作等專題的資料匯編。

(六)事項分類法

按照檔案文件內(nèi)容所說明的主題或類型，將同類問題的文件類聚在一起，能較好地體現(xiàn)文件在內(nèi)容屬性方面的共性特點。如公安檔案按工作性質(zhì)或處理結(jié)果劃分為刑事拘審檔案、勞教檔案、刑事拘留檔案、治安處罰檔案等。又如戶籍檔案按類型劃分為戶口簿冊、遷(移)人戶口證、遷移證存根、死亡證存根等。值得注意的是，對于集團案件中不同人員，由于處理結(jié)果不同形成了不同的案卷，但為了保持一個案件材料的成套性、完整性，不能把它們分別歸類，而應貫徹“就高不就低”的原則，統(tǒng)一歸人最高處罰結(jié)果那一類，否則，會割裂一起案件內(nèi)材料的有機聯(lián)系。另外，對于某些不屬于任何一種類別，或具有綜合性的材料，可設置“綜合類”或“備查類”。

三、一些特色資料的歸檔

(一)重要活動

要注重研究總結(jié)公安工作發(fā)展的規(guī)律、特點，追尋出最能反映本行業(yè)或本專業(yè)源遠流長、獨具特色的檔案材料，并圍繞這一中心廣泛征集、收集具有典型代表性的檔案文件及有關資料。如體現(xiàn)公安工作不同歷史時期、有著特定形體格式的各類證件、標牌、執(zhí)照、簿冊、文書等;圍繞重大保衛(wèi)活動、處置重大突發(fā)事件(事故)，偵破重大、特大刑事案件過程中形成的具有社會影響力、特殊紀念意義的檔案文件;國家領導人為公安工作撰寫的文稿、題詞、批示等;揭示公安專業(yè)活動，有著新聞、藝術價值的各種照片、錄音、錄像材料;存在于老公安記憶中的“歷史”，經(jīng)過口述記錄的材料;等等。

公安各部門組織重大活動和召開重要會議，一般都安排人員拍攝錄像，形成了許多有價值的聲像檔案。其中一些在報刊上刊登或印成圖書、畫冊對外發(fā)行，但在檔案室卻找不齊這些原始檔案。分析原因:一是多個部門同時參與的大型活動，檔案管理不集中統(tǒng)一。各部門領導及相關工作人員都是臨時抽調(diào)的，各自負責一塊工作，形成的檔案材料缺乏協(xié)調(diào)、統(tǒng)一、集中，活動結(jié)束后，檔案材料也各歸東西，聲像(包括文書、實物等)檔案流失在所難免;二是從籌備到結(jié)束沒有提出歸檔要求和相應的控制措施以及貫穿始終的檔案管理、服務工作，也造成檔案材料流失;三是有關專業(yè)人員檔案意識不強，加之缺乏有效的管理，形成的檔案不及時歸檔，用完之后就歸為已有或是下落不明，又造成檔案的流失。對這些聲像資料應及時整理，隨時歸檔。改變半年或一年突擊歸一次檔的方式，做到邊收集邊歸檔。及時標識照片檔案的文字說明、拍攝者及類別，保證了整理質(zhì)量。

(二)名人檔案

公安機關黨政主要領導、革命烈士，有較大影響的知名人士，為公安工作作出重大貢獻的英雄模范，被社會公認的公安各領域有名望的專家、學者等著名人物，在公安實踐活動中形成的能夠反映其畢生經(jīng)歷和業(yè)績的手稿、著作、日記、書信、各類文書、傳記、回憶錄、生平事跡記載以及照片、錄音、錄像等檔案材料，從一定意義上講，是公安事業(yè)發(fā)展的縮影，對研究歷史有重要的參考價值，而且在公安理論與實踐的承前啟后方面也有著難以估量的影響。檔案部門要深入到名人所在的單位、家庭，通過熟悉的同志、家屬、親友以及報刊雜志，收集反映其業(yè)績的文字、圖像、實物等材料。

(三)公安實物

各級公安機關在各項專門工作活動中形成的具有歷史意義和保存價值的物品，尤其是公安機關各個時期作為歷史“化石”的物件以及名人過往留下的記錄和物證，是公安檔案的有益補充，使我們能保存的公安記憶更加鮮活、豐滿。檔案部門有計劃地精心挑選保存一些公安實物，對于改善庫藏檔案結(jié)構， 加強檔案工作宣傳，擴大檔案工作的影響力具有積極意義。內(nèi)容包括各個時期的警服、警銜、警號、胸(臂、肩)章等;具有公安特點的各類證件、簿冊、牌照等;偵辦重大刑事案件、處置重大事故(件)等過程中收集的能夠保存的物證;各類獎狀、證章、獎杯、錦旗、牌匾;名人過往所留下的記錄和物證;等等。

參考資料:

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(責任編輯/肖莉虹)