摘要:本文通過(guò)對(duì)電子閱覽室功能的劃分及管理職能的界定，論述了電子閱覽室在學(xué)生思想和學(xué)業(yè)培養(yǎng)過(guò)程中所起的各種作用。依靠傳統(tǒng)方法管理電子閱覽室已不能滿(mǎn)足信息時(shí)代學(xué)生對(duì)各種信息的要求，從而使電子閱覽室也面臨著豐富、完善和改革的要求。本文從信息建設(shè)的角度對(duì)電子閱覽室管理中遇到的問(wèn)題及其應(yīng)對(duì)方法進(jìn)行了一些探索。

關(guān)鍵詞:電子閱覽室;信息技術(shù);管理;改革

中圖分類(lèi)號(hào):C250.76文獻(xiàn)標(biāo)志碼:A 文章編號(hào):1002—2589(2009)18—0190—02

隨著計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用，在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)支撐下，信息傳遞速度越來(lái)越快。為使高校師生能應(yīng)用好電子閱覽室，滿(mǎn)足他們?cè)诮虒W(xué)、科研及學(xué)習(xí)新知識(shí)等諸方面的需求，高校院系紛紛建立了自己的電子閱覽室。這其中外語(yǔ)專(zhuān)業(yè)電子閱覽室的功能最難把握和定位。作為傳統(tǒng)閱覽室的補(bǔ)充，電子閱覽室完善了信息來(lái)源和渠道，是圖書(shū)資料電子化的最具體體現(xiàn)。它不但為高校師生借助電子技術(shù)設(shè)備，通過(guò)電子信息資源完成學(xué)術(shù)資料的檢索、開(kāi)發(fā)和利用，而且在了解和掌握世界上最新學(xué)術(shù)動(dòng)向方面，起了至關(guān)重要的作用。但如何使用和管理好電子閱覽室以使教師和學(xué)生充分利用電子閱覽室這一新興媒體從事與專(zhuān)業(yè)有關(guān)學(xué)術(shù)活動(dòng)，已成為評(píng)價(jià)電子閱覽室能否充分發(fā)揮其效率的重要標(biāo)準(zhǔn)。

一、傳統(tǒng)閱覽室的應(yīng)用及管理特點(diǎn)

作為傳統(tǒng)外語(yǔ)專(zhuān)業(yè)閱覽室，其功能不外乎訂閱和整理學(xué)術(shù)期刊，外購(gòu)?fù)庹Z(yǔ)教學(xué)閱讀及參考書(shū)目，為教師提供有限的學(xué)科教學(xué)材料的參考文獻(xiàn)等。功能劃分更細(xì)一些的專(zhuān)業(yè)閱覽室甚至還整理資料索引，編輯書(shū)目名錄，自行制作音像教材以及為教師和學(xué)生提供科研所需材料的復(fù)印件等。這種管理模式對(duì)傳統(tǒng)外語(yǔ)專(zhuān)業(yè)閱覽室來(lái)說(shuō)，無(wú)外乎是擁有一支具有一定文字閱讀能力的資料員隊(duì)伍，以及他們需要有認(rèn)真的工作態(tài)度等。過(guò)去，由于對(duì)傳統(tǒng)閱覽室的定位僅僅限于為教師和學(xué)生提供一般性的借閱圖書(shū)和一般性學(xué)習(xí)指導(dǎo)方面的服務(wù)，因而從事這一工作的人員素質(zhì)參差不齊，其中既有高學(xué)歷人士，也有普通人，既有專(zhuān)業(yè)人員，也有非專(zhuān)業(yè)人員。由于專(zhuān)業(yè)閱覽室的松散管理體制，有的單位甚至把這個(gè)地方看作是安置教學(xué)富余人員和職工家屬的場(chǎng)合。其管理由于“不會(huì)涉及計(jì)算機(jī)這類(lèi)復(fù)雜設(shè)備的維護(hù)管理問(wèn)題，”[1]模式也呈簡(jiǎn)單化的結(jié)構(gòu)，人員流動(dòng)性強(qiáng)，管理隨意，沒(méi)有特定的目標(biāo)價(jià)值取向和自身功能定位，從而使得這一為學(xué)術(shù)服務(wù)的重要機(jī)構(gòu)成為了某種擺設(shè)。事實(shí)上，閱覽室辦得好與壞往往取決于從業(yè)人員服務(wù)意識(shí)的強(qiáng)弱。

二、電子閱覽室所具有的新功能和不足之處

電子閱覽室作為新型媒體，不僅信息傳播的速度快，涵蓋的范圍廣，而且信息容量巨大且“內(nèi)容十分復(fù)雜”[2]，其無(wú)所不包的信息幾乎可以涵蓋社會(huì)的所有方面。過(guò)去研究人員需要幾天甚至更長(zhǎng)一段時(shí)間來(lái)尋找的相關(guān)資料，現(xiàn)在幾分鐘內(nèi)即可通過(guò)搜索引擎在網(wǎng)絡(luò)上查閱到其源頭。對(duì)于一些重要學(xué)術(shù)文獻(xiàn)，學(xué)術(shù)研究人員甚至還可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)向保存有這些資料的單位訂閱。而國(guó)外一個(gè)最新的學(xué)術(shù)觀點(diǎn)從披露到在國(guó)內(nèi)為眾多學(xué)者們所廣泛了解，所需時(shí)間至多也不過(guò)個(gè)把月時(shí)間。這種便利快捷的信息搜索方式不但加大了科研人員跟蹤世界學(xué)術(shù)動(dòng)態(tài)的力度，大大開(kāi)闊了人們的眼界，而且也為高校師生加速自身知識(shí)的更新帶來(lái)了意想不到的優(yōu)勢(shì)。據(jù)本人統(tǒng)計(jì)，現(xiàn)在的高校教師在撰寫(xiě)科研文章時(shí)極少有人不利用網(wǎng)絡(luò)的，學(xué)生的課程和畢業(yè)論文所需的素材也大都在網(wǎng)絡(luò)上尋找，由此可見(jiàn)網(wǎng)絡(luò)在日常教學(xué)和科研中所發(fā)揮的重要作用。

然而，盡管電子閱覽室相對(duì)于傳統(tǒng)閱覽室具有很大的速度和信息容量上的優(yōu)勢(shì)，但要讓師生在十幾平方英寸的顯示屏上不斷顯示的信息中迅速找到他們所需要的各種信息，沒(méi)有很好的電腦基礎(chǔ)知識(shí)和專(zhuān)業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)是很難實(shí)現(xiàn)的。雖說(shuō)現(xiàn)在的大學(xué)生大都學(xué)過(guò)電腦操作課程，具有一定的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)知識(shí)，但在信息分類(lèi)，知識(shí)整合和通過(guò)索引尋找所需的專(zhuān)業(yè)知識(shí)等方面，對(duì)他們來(lái)說(shuō)卻并非輕車(chē)熟路。尤其是熟練使用外語(yǔ)在網(wǎng)絡(luò)上查找國(guó)外網(wǎng)站提供的特定文獻(xiàn)，對(duì)許多學(xué)生來(lái)說(shuō)還不是一件很容易的事情。

在高校外語(yǔ)專(zhuān)業(yè)學(xué)生中，女生人數(shù)歷來(lái)占據(jù)著學(xué)生總數(shù)的絕大部分。據(jù)在鄭州大學(xué)所作的一項(xiàng)統(tǒng)計(jì)表明，在許多班級(jí)，男生人數(shù)甚至還占不到全班人數(shù)的百分之十。而同男生相比，女同學(xué)雖然具有語(yǔ)言學(xué)習(xí)的天分，但對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用卻處于劣勢(shì)。這就要求電子閱覽室的從業(yè)人員除了要有較全面的語(yǔ)言專(zhuān)業(yè)基本知識(shí)外，同時(shí)還需具備良好的網(wǎng)絡(luò)知識(shí)才能充分發(fā)揮這一特定部門(mén)的功能。過(guò)去傳統(tǒng)閱覽室那種“人員安排隨意，管理隨心所欲”的陳舊模式在信息化普及的今天，已遠(yuǎn)不能適應(yīng)電子閱覽室的發(fā)展趨勢(shì)?，F(xiàn)在的電子閱覽室所要求的從業(yè)人員除了要有較高的文化素養(yǎng)外，同時(shí)還要有良好的網(wǎng)絡(luò)使用技術(shù)才能全方位地服務(wù)好教師和學(xué)生，滿(mǎn)足他們對(duì)電子閱覽室不斷提出的新要求。

三、電子閱覽室需要建立新的管理模式

要建立一個(gè)全新的外語(yǔ)電子閱覽室管理模式，首先要研究它的特點(diǎn)?，F(xiàn)在許多院校對(duì)電子閱覽室的管理已經(jīng)逐步重視起來(lái)，不斷地探索和完善電子閱覽室的各項(xiàng)管理制度，以使其能更好地為教學(xué)和科研服務(wù)，這其中包括“電子信息源、電子文獻(xiàn)數(shù)據(jù)”[3]等的管理。盡管各校對(duì)此的管理模式互有差異，但理念基本上是一致的，即提供盡可能方便的服務(wù)。

但從外語(yǔ)電子閱覽室整體特點(diǎn)看，除了需提高從業(yè)人員語(yǔ)言素質(zhì)外，他們對(duì)電子閱覽室設(shè)備的掌控能力也是重要的方面。這可以分為硬件管理和軟件管理。所謂硬件管理，是指對(duì)電子閱覽室所有計(jì)算機(jī)及配套設(shè)備的管理，如計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，配套電源等;軟件管理則包括制定各項(xiàng)規(guī)章制度，對(duì)計(jì)算機(jī)軟件、網(wǎng)絡(luò)信息資源，電子出版物及閱覽環(huán)境的管理等。因此，管理人員的素質(zhì)提高也包含了這兩個(gè)方面的能力。他們能否熟練使用計(jì)算機(jī)是外語(yǔ)專(zhuān)業(yè)電子閱覽室管理成敗的一個(gè)重要因素。

1.對(duì)硬件等技術(shù)設(shè)備的管理

外語(yǔ)電子閱覽室提供的服務(wù)是以計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等設(shè)備為依托的服務(wù)，日常涉及的技術(shù)問(wèn)題比較多。要保持技術(shù)設(shè)備的良好性能，保證網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)處于穩(wěn)定、高效的運(yùn)行狀態(tài)，與管理人員對(duì)硬件設(shè)備了解掌握以及使用者對(duì)設(shè)備的規(guī)范操作密不可分。這就要求閱覽室管理人員首先要具有解決硬件設(shè)備問(wèn)題能力。由于上機(jī)師生的計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平存在著差異，計(jì)算機(jī)設(shè)備日常因操作不當(dāng)及頻繁使用，常導(dǎo)致硬件損壞，系統(tǒng)崩潰等故障發(fā)生而使閱覽中斷。此時(shí)，就要求管理人員利用自己扎實(shí)的計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，迅速解決問(wèn)題，恢復(fù)系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。在閱覽室開(kāi)放期間，管理人員要加強(qiáng)巡視，并通過(guò)技術(shù)手段，實(shí)行對(duì)計(jì)算機(jī)的實(shí)時(shí)監(jiān)控，做到出現(xiàn)小故障能自行解決，有了大問(wèn)題，請(qǐng)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員維護(hù)，或者請(qǐng)硬件設(shè)備制造單位來(lái)解決。

其次，懂得在故障發(fā)生時(shí)能及時(shí)采取正確措施。管理人員除了對(duì)設(shè)備日常運(yùn)營(yíng)期間看護(hù)外，還要學(xué)會(huì)通過(guò)軟件技術(shù)手段，來(lái)防止停機(jī)死機(jī)現(xiàn)象發(fā)生。對(duì)此除了具備普通硬件知識(shí)外，還需要掌握有一定的軟件知識(shí)，如利用計(jì)算機(jī)上安裝的恢復(fù)系統(tǒng)軟件來(lái)保證系統(tǒng)迅速恢復(fù)運(yùn)行。

再次，能自行在計(jì)算機(jī)上安裝一定的硬件，采用必要的預(yù)防和保護(hù)手段來(lái)防止系統(tǒng)癱瘓，如安裝硬盤(pán)保護(hù)卡、啟動(dòng)電源保護(hù)裝置等。

最后，還要懂得如何防病毒，對(duì)受病毒侵害的計(jì)算機(jī)能及時(shí)采取措施殺毒和預(yù)防網(wǎng)絡(luò)黑客，懂得及時(shí)更新服務(wù)器并更新軟件，保持軟件不斷升級(jí)。

2.對(duì)軟件等服務(wù)技術(shù)管理

外語(yǔ)電子閱覽室是通過(guò)提供大量外來(lái)電子信息為師生讀者服務(wù)的，由于它與傳統(tǒng)閱覽室在管理上存在著較大差異，有許多技術(shù)服務(wù)方面的新問(wèn)題是值得探討和考慮的。這首先是:

(1)一定要有嚴(yán)格的規(guī)章制度。制度是一切管理活動(dòng)的保障。管理人員在啟用電子閱覽室之前首先要制定一套完善的管理制度、技術(shù)操作規(guī)范提供給讀者遵守。如上機(jī)規(guī)則，電子讀物閱讀規(guī)則、管理人員自身崗位職責(zé)，閱覽室安全條例等。這些需要管理者與讀者之間密切配合和相互協(xié)調(diào)。只有雙方合作起來(lái)，電子閱覽室功能才能得以充分發(fā)揮。

(2)電子信息源頭管理。由于電子信息來(lái)源渠道多、易復(fù)制和傳播，尤其是互聯(lián)網(wǎng)的開(kāi)放性使得國(guó)外大量不良信息參雜其中，這就存在一個(gè)對(duì)有害網(wǎng)絡(luò)信息的監(jiān)控問(wèn)題，因而管理起來(lái)相對(duì)困難。因此，電子閱覽室的管理人員，要有不良信息鑒別能力，并使用技術(shù)措施，控制學(xué)生涉及有害信息，加強(qiáng)對(duì)學(xué)生的宣傳教育，自覺(jué)抵制來(lái)自網(wǎng)絡(luò)媒體的不良影響。

(3)閱讀環(huán)境管理。閱讀環(huán)境管理即是對(duì)人的管理，是對(duì)管理者與讀者的管理。和諧的閱讀環(huán)境建立在雙方溝通合作之上。前面說(shuō)過(guò)，作為管理人員不僅要有圖書(shū)館學(xué)知識(shí)，一定的專(zhuān)業(yè)能力，還要努力學(xué)習(xí)掌握計(jì)算機(jī)運(yùn)用的基本技能、網(wǎng)絡(luò)工具的使用方法和檢索技巧，這些都是以前的傳統(tǒng)閱覽室管理人員所不需具備的。同時(shí)他們還要具有良好的職業(yè)修養(yǎng)，職業(yè)道德和責(zé)任心。高校電子閱覽室服務(wù)的對(duì)象是廣大師生，要站在一定高度與師生搞好協(xié)調(diào)，盡力幫助他們檢索電子文獻(xiàn)，規(guī)范操作技能，才能保證電子閱覽室的效用。

(4)對(duì)讀者開(kāi)展閱讀技能培訓(xùn)。有的讀者計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平有限，不懂信息檢索方法和技巧，管理人員要加強(qiáng)輔導(dǎo)，教會(huì)他們系統(tǒng)掌握網(wǎng)絡(luò)服務(wù)工具，瀏覽等使用方法，在管理員與讀者之間建立平等、信任及和諧的關(guān)系。

結(jié)論

高校的外語(yǔ)院系電子閱覽室作為對(duì)傳統(tǒng)閱覽室的補(bǔ)充和完善，對(duì)師生快速了解國(guó)內(nèi)外學(xué)術(shù)動(dòng)態(tài)，提升專(zhuān)業(yè)教學(xué)和學(xué)術(shù)研究水平正發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。雖然其自身尚有不少需要改進(jìn)的地方，但圖書(shū)資料向電子化方向發(fā)展卻是一個(gè)大趨勢(shì)。如何對(duì)其進(jìn)行科學(xué)管理，使其充分發(fā)揮應(yīng)有的作用，這對(duì)管理者來(lái)說(shuō)是個(gè)很大的挑戰(zhàn)。只有管理人員的素質(zhì)提升了，許多問(wèn)題才能迎刃而解。而作為電子閱覽室的管理者，只有自身具有科學(xué)的態(tài)度、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)淖黠L(fēng)，良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，以及具備相應(yīng)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和一定的電子技術(shù)，才能打破傳統(tǒng)管理模式的束縛，將這一新興的具有挑戰(zhàn)性的工作做好。

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