[摘 要] 本文研究總結(jié)了安順市煙草商業(yè)企業(yè)對全面預(yù)算管理的探索經(jīng)驗。第一,統(tǒng)一了思想,提高對預(yù)算管理的認識;第二,領(lǐng)導(dǎo)重視,加強制度建設(shè);第三,認真分析,合理的編制預(yù)算;第四,強化預(yù)算的執(zhí)行管理,嚴格獎懲;第五,推行預(yù)算管理的信息化建設(shè),提高工作效率。

[關(guān)鍵詞] 安順市;煙草企業(yè);預(yù)算管理

一、統(tǒng)一思想、提高認識

全面預(yù)算管理作為對現(xiàn)代企業(yè)成熟與發(fā)展起著重大推動作用的管理系統(tǒng),是企業(yè)內(nèi)部管理控制的一種主要方法。煙草企業(yè)是特殊的企業(yè),既要執(zhí)行國家總局的生產(chǎn)計劃,又要融入市場經(jīng)營。這就注定了企業(yè)在管理上存在很多需要調(diào)和的矛盾,而預(yù)算管理正是一個能統(tǒng)一協(xié)調(diào)企業(yè)各方面目標和需求的有力管理方式,也是煙草企業(yè)財務(wù)從核算型向管理型轉(zhuǎn)變的顯著標志。

安順市煙草公司隸屬于貴州省煙草公司,下設(shè)五縣一區(qū),2007年底卷煙年銷量7萬4千箱,烤煙年生產(chǎn)量20萬擔,年實現(xiàn)利潤1億1千5百萬元。安順市煙草公司結(jié)合實際,進行認真、全面、細致的分析,認為全面預(yù)算管理工作是促進各部門之間互相協(xié)調(diào)與溝通的有效辦法,特別是可以促進公司領(lǐng)導(dǎo)與財務(wù)部門、財務(wù)部門與其他職能部門、公司機關(guān)與各縣分公司之間的相互協(xié)調(diào)與溝通。安順市煙草公司現(xiàn)行體制是市公司為市場經(jīng)營主體,縣分公司分別簽訂目標責任,市局機關(guān)進行垂直管理,通過開展預(yù)算管理工作,給法人代表和財會人員架起了一座溝通、理解的橋梁,公司領(lǐng)導(dǎo)通過全面預(yù)算管理,可以更直接地進行有效的財務(wù)管理、企業(yè)管理,而財務(wù)部門則可以通過全面預(yù)算管理讓財務(wù)管理參與到企業(yè)經(jīng)營管理的各個方面,很好地監(jiān)督法人代表依照國家財經(jīng)制度、財會法規(guī)對企業(yè)進行管理,依法管理。全面預(yù)算管理是企業(yè)最經(jīng)常、最直接的一種監(jiān)管手段,在日常管理、開支等工作中,該不該干、能不能干?誰說了也不算,按“秤”辦,這個“秤”就是預(yù)算,能盡量避免矛盾,減少摩擦,寓制約與監(jiān)督于無形之中,從而使法人代表能依法行使手中的權(quán)力,財務(wù)人員能參與管理;是財務(wù)延伸管理的一種有效管理手段,是提升財務(wù)管理水平最有效的措施,是企業(yè)切實控制成本費用,從而達到進一步增強企業(yè)整體競爭力的有效途徑。

二、領(lǐng)導(dǎo)重視、組織保證、制度建設(shè)

為使預(yù)算管理工作貫徹落實到位,安順市煙草公司組建成立了由“一把手”任主任,其他領(lǐng)導(dǎo)班子成員任副主任,各科(室)、中心部門負責人為成員的預(yù)算管理委員會。下設(shè)辦公室,由財會部門負責人任主任,負責公司日常預(yù)算管理工作。在財務(wù)管理科常設(shè)預(yù)算部,由2名專職人員負責公司預(yù)算管理的具體工作。以各科(室)、各中心、各縣分公司為全面預(yù)算編制和執(zhí)行管理基本單位,各部門明確一名兼職的預(yù)算管理員。并依照國家有關(guān)財經(jīng)政策、法規(guī)、制度和有關(guān)規(guī)定,結(jié)合公司實際生產(chǎn)經(jīng)營情況,按照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、指標控制原則,在公司的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下,根據(jù)發(fā)展的需要,統(tǒng)籌安排和使用各項經(jīng)費,并通過制定各種項目指標,進行事前、事中和事后控制。同時制定了嚴密的財務(wù)預(yù)算管理實施辦法,主要包括職責劃分、編制時間、編制依據(jù)、編制預(yù)算的內(nèi)容、要求及程序等,以制度的形式確定下來,確保預(yù)算管理的認真執(zhí)行。本著“按月考核、按季兌現(xiàn)”的原則,每月、每季度對預(yù)算進行考評,將考評結(jié)果與每位員工的薪酬考核掛鉤,嚴格兌現(xiàn),確保預(yù)算管理工作的順利開展。

三、認真分析、科學(xué)合理編制預(yù)算

全面預(yù)算管理的第一步是編制預(yù)算,安順市煙草公司遵循“總量平衡、以收定支、效益優(yōu)先、切實可行”的原則,遵循“自上而下、自下而上、自上而下”的程序,按照分級編制、逐級匯總編制財務(wù)預(yù)算。在全面預(yù)算編制工作中的具體做法是:

1、每年編制全面預(yù)算的方針、目標、方案

各單位根據(jù)確定的目標,結(jié)合本部門實際情況,層層進行目標分解,在12月10日前各職能部門完成預(yù)算草案的編制并報市局預(yù)算管理委會,預(yù)算管理委員會進行逐項審查后上報省局備案并落實指標先執(zhí)行,待次年省局各項指標落實下達后,市局再將指標進行層層分解,各職能部門根據(jù)簽訂的目標責任對預(yù)算進行修訂,在規(guī)定時間內(nèi)上報預(yù)算管理委員會審批,預(yù)算管理委員會對各職能部門上報的預(yù)算項目進行逐項審議通過并報省局批準執(zhí)行。通過如此反復(fù)研究與修訂,最終經(jīng)預(yù)算管理委員會確定后以文件形式公布執(zhí)行。

2、在預(yù)算編制過程中做到分工協(xié)作,明確責任

各職能部門負責編制本部門預(yù)算,明確部門負責人為本部門預(yù)算編制和執(zhí)行的第一責任人,預(yù)算管理員為第二責任人,負責與各部門具體協(xié)調(diào)溝通,并負責日常預(yù)算管理工作,保證預(yù)算編制質(zhì)量;財務(wù)部門負責協(xié)調(diào)、溝通和督促工作。

3、認真抓好預(yù)算編制的具體工作

公司內(nèi)部各職能部門、基層站點作為基礎(chǔ)編制單位,根據(jù)公司預(yù)算管理委員會規(guī)定的預(yù)算項目,結(jié)合自身實際情況進行初步預(yù)算并編制預(yù)算草案,上交公司預(yù)算管理委員會,經(jīng)預(yù)算管理部門依據(jù)公司有關(guān)目標計劃,深入各職能部門、基層站點、市場等對目標年度內(nèi)的生產(chǎn)、銷售、收入、成本、費用、利潤、資本性投入、現(xiàn)金流量等進行大量調(diào)查、分析、研究,找準經(jīng)濟增長點和增收節(jié)支的切入點,結(jié)合前三年,特別是當年的實際水平和預(yù)算期內(nèi)的變化因素進行匯總、分析、調(diào)整。為防止有些部門打小算盤,有些預(yù)算指標偏大,有些又偏小,預(yù)算部門要與有關(guān)職能部門逐項落實,對個別突出問題經(jīng)過認真分析和反復(fù)研究,形成調(diào)整意見后返回到各職能部門,各職能部門修改后再報給預(yù)算管理部門匯總調(diào)整,提交市公司預(yù)算管理委員會審核、修訂、確認后,報省公司預(yù)算管理委員會審核同意后,預(yù)算管理部門將正式預(yù)算分解下達到各職能部門,嚴格貫徹執(zhí)行。

預(yù)算管理部門每月對預(yù)算執(zhí)行情況進行對照檢查、分析,研究、收集外部環(huán)境、政策變化的信息,寫出預(yù)算執(zhí)行分析報告,發(fā)現(xiàn)問題及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報。

四、強化預(yù)算執(zhí)行管理,嚴格獎懲

1、盡可能完善考核獎懲辦法,保證全面預(yù)算管理工作順利開展

為確保全面預(yù)算指標的嚴格執(zhí)行,安順市煙草公司預(yù)算管理委員會分別制定了《安順市煙草商業(yè)系統(tǒng)預(yù)算考核辦法》及《安順市煙草商業(yè)系統(tǒng)預(yù)算審批辦法及預(yù)算調(diào)整流程》等制度。目前,《安順市煙草商業(yè)系統(tǒng)預(yù)算考核辦法》已經(jīng)修訂到了第5稿,每一次的修訂都是根據(jù)當時的工作要求和管理需要作為基礎(chǔ),引導(dǎo)預(yù)算工作積極發(fā)展為目標,一次次的煥發(fā)出了新的管理效果和生命力。

(1)明確各職能部門考核的內(nèi)容為本部門上報的預(yù)算項及負責控制的預(yù)算項。這樣既加強了部門內(nèi)部費用的管理,又增強了對其他部門費用的控制;另外,通過這種方式,改變了預(yù)算管理都是財務(wù)人員的事這種觀點,現(xiàn)在,財務(wù)核算中心為各部門提供了能夠查閱相應(yīng)預(yù)算執(zhí)行情況的窗口,各部門在自己辦公室內(nèi)隨時就可以查看到自己部門發(fā)生的費用項目及控制的其他項目,為加強各職能部門與財務(wù)部門,各部門之間的溝通提供了一個較好的平臺。

(2)把過去的部門控制轉(zhuǎn)變?yōu)槿珕T控制。安順市煙草公司對可變費用加強了過程控制,根據(jù)各部門職能明確責任,轉(zhuǎn)變過去預(yù)算全由財務(wù)控制為職能部門參與控制,對可變費用部分明確了相應(yīng)的控制部門。如機關(guān)各部門發(fā)生的辦公費用、會議費用等,均由機關(guān)服務(wù)中心控制,工資福利等由人事勞資科控制,這些職能部門不僅是對本部門開支負責,同時還需對所控制的公司整項費用的支出情況負責。具體控制程序為由預(yù)算管理委員會下達各部門控制的費用項目,各部門日常發(fā)生的支出,先由使用部門向控制部門提出申請,按正常程序報領(lǐng)導(dǎo)審批,費用支出后,在規(guī)定的時間內(nèi)經(jīng)本部門簽署意見,再經(jīng)控制部門簽字(或登記),然后按公司規(guī)定報經(jīng)相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)簽審,再到財務(wù)報銷。無預(yù)算管理員簽字的票據(jù),領(lǐng)導(dǎo)簽了,財務(wù)也不報銷。

(3)加強對資金流的控制,真正實現(xiàn)收支兩條線。預(yù)算管理部門在對全市資金的控制和管理上與資金決算部門密切配合,各縣經(jīng)營部每天的營業(yè)款全部存入全市統(tǒng)一的收入戶,只能存入不能支取,每個月需要的費用開支由資金決算部門根據(jù)預(yù)算部門提供的各縣資金流量預(yù)算劃撥,遇到特殊情況需要追加資金的,必須按照規(guī)定辦理申請追加資金預(yù)算的手續(xù)后方可追加。這樣既嚴格控制了費用的開支,又使得全市的資金安排井然有序,為合理規(guī)劃企業(yè)的資金使用打下了堅實的基礎(chǔ)。

(4)充分發(fā)揮預(yù)算管理員的職能。為使公司的預(yù)算管理落到實處,公司預(yù)算管理委員會明文規(guī)定,各部門費用必須經(jīng)預(yù)算管理員簽字登記后方可到財務(wù)辦理報銷手續(xù),由控制部門控制的費用,除了需要本部門預(yù)算管理員簽字外還需要控制部門簽字認可后才能到財務(wù)辦理報銷手續(xù)。目的是部門預(yù)算的執(zhí)行,要由預(yù)算管理員來監(jiān)控。在剛剛運行初期,有些部門不太理解,認為自己是部門負責人,我簽字就可以報銷了,為什么需要一個預(yù)算管理員簽字認可,或者是說,自己發(fā)生的費用為什么需要其他部門來控制,但經(jīng)過一段時間后,預(yù)算管理員監(jiān)督的作用體現(xiàn)出來了,他們隨時可以向部門領(lǐng)導(dǎo)提供部門費用開支、預(yù)算執(zhí)行情況等,為領(lǐng)導(dǎo)下一步的決策提供了較為及時的信息。

(5)量化考核指標,區(qū)分考核級次。公司針對部門職能不同確定不同的考核指標,確定不同的考核分值,并規(guī)定預(yù)算與實際執(zhí)行數(shù)的偏差不能超過±15%,一方面控制了實際開支不能超過預(yù)算數(shù)的15%,另一方面也避免了為了怕經(jīng)費不夠而在編制預(yù)算時出現(xiàn)“寬打窄用”的現(xiàn)象,有效地保證了預(yù)算的準確性。同時,針對不同的考核部門、考核項目,采用比率和絕對值相結(jié)合的考核辦法進行考核加減分計算,最后得分計入每個部門的月績效考核分數(shù),分數(shù)實行按預(yù)算管理責任大小區(qū)分級次,不同級次分數(shù)不同,對本部門預(yù)算管理負主要責任的領(lǐng)導(dǎo)及預(yù)算管理員考核分值大,本部門的普通職工略減。獎懲對等,以部門為單位,范圍為全體員工的一系列措施,起到職工監(jiān)督領(lǐng)導(dǎo),領(lǐng)導(dǎo)安排必須有計劃的督促作用。這樣,不同的崗位都參與了預(yù)算管理,真正使預(yù)算管理成為全員管理。

2、嚴格控制預(yù)算調(diào)整,保持預(yù)算嚴肅性

預(yù)算在執(zhí)行過程中必然會遇到一些意外的、非人力可以控制的情況導(dǎo)致實際與預(yù)算出現(xiàn)偏差。就需要進行預(yù)算調(diào)整,為了保證我們的預(yù)算能與實際情況相吻合,又要避免出現(xiàn)隨意調(diào)整預(yù)算的情況,安順市煙草公司預(yù)算管理委員會出臺了《安順市煙草商業(yè)系統(tǒng)預(yù)算審批辦法及預(yù)算調(diào)整流程》。詳細規(guī)定了預(yù)算調(diào)整的各個方面,預(yù)算一般情況下不允許調(diào)整,除非遇到國家政策、企業(yè)發(fā)展計劃發(fā)生變化;上級公司及政府部門等外在單位對本企業(yè)提出的會議、培訓(xùn)等要求;上級公司及政府部門等外在單位對本公司進行突發(fā)性的工作檢查、審計;自然災(zāi)害和不可抗力等方面的原因才可以按規(guī)定流程辦理預(yù)算調(diào)整手續(xù)。并且預(yù)算調(diào)整必須是在事前進行調(diào)整,事后的調(diào)整一律不給予辦理。

通過規(guī)范預(yù)算調(diào)整更進一步強化了全面預(yù)算管理,也同時增強了全面預(yù)算的生命力。

五、推行預(yù)算管理信息化建設(shè),提高工作效率

安順市煙草公司的預(yù)算管理逐漸形成企業(yè)日常管理的一項重要工作以后,為了提高預(yù)算管理工作效率,在省公司的積極推進下,財務(wù)軟件中增加了預(yù)算管理模塊,公司率先進行了該模塊的實施,并對全體預(yù)算員進行了操作培訓(xùn)。目前,公司的預(yù)算管理從編制、審核、批復(fù)、到調(diào)整、預(yù)警、考核取數(shù)全部實現(xiàn)了系統(tǒng)內(nèi)操作,實現(xiàn)了每一個過程都有痕跡化管理,時時都可以分析比較當前的預(yù)算執(zhí)行情況,信息化建設(shè)的推進,使公司的預(yù)算管理工作又上了一個新臺階。

[作者簡介]

葛穎璐(1977-)女,安順市煙草公司財務(wù)管理科預(yù)算部主任,助理會計師.