牛齊明

在教師的日常工作中，經(jīng)常需要寫一些文章，在文章中常常遇到文字和段落需要修改為統(tǒng)一格式的情形。一般情況下，大家會逐個選中要改變格式的文本或段落，再更改字體和字號。但是這種方法比較煩瑣，本期將探討如何更快速地設(shè)置文字格式。

問：如何在Word中快速設(shè)置文字和段落格式?

答：我們可以通過控制鍵Ctrl來實現(xiàn)。例如：將不連續(xù)的5個小標題設(shè)置為行距固定值22磅、首行縮進2字符、黑體、四號字。先選中第一個小標題，按住Ctrl鍵，同時在文本選定區(qū)依次單擊其他4個小標題，松開Ctrl鍵，單擊格式菜單，單擊段落命令，設(shè)置行距為固定值22磅，從格式工具欄設(shè)置字體為黑體，字號為四號。這時5個標題就神奇地變?yōu)榻y(tǒng)一的格式了。

問：設(shè)置了一個標題或段落的格式后，如何讓Word文檔中的其他標題或段落與其保持一致?

答：在Word中有兩種復(fù)制格式的方法。

一是使用F4鍵。F4鍵可重復(fù)對Word文檔上一次的格式設(shè)置操作。例如：用戶在將第一個小標題的格式設(shè)置為黑體，行距固定值18磅后，若想讓其他4個不連續(xù)的小標題的樣式與其保持一致，可以緊接著選中下一個小標題，按F4，再選中下一個小標題，按F4。這個功能還可以用于重復(fù)插入文件、表格或者圖片。只要按下F4鍵，上次操作就會重現(xiàn)，減少了用戶編輯文檔的重復(fù)勞動。

二是格式刷法。格式刷實際上是一種特殊的復(fù)制、粘貼工具，主要用于對字符、段落和圖形的格式化。具體操作為：首先選中設(shè)置好格式的文字，在工具欄上雙擊“格式刷”按鈕，光標會變成格式刷的樣式。選中需要設(shè)置同樣格式的文字，就可以將選定的復(fù)雜格式復(fù)制到多個不連續(xù)的位置。

格式刷也有快捷鍵。用戶在源格式文字上按下Ctrl+Shift+C，再在目標文字上按下Ctrl+Shift+V，即可完成格式的快速復(fù)制。

還可以使用Ctrl加格式刷法。首先，選中設(shè)置好格式的文字，在工具欄上雙擊“格式刷”按鈕，光標會變成格式刷的樣子。按住Ctrl鍵，用鼠標在文本選定區(qū)依次單擊其他需要設(shè)置格式的文字即可。(注：Word 2000以上版本支持此方法。)

問：對于一篇長文檔，如果頻繁使用格式刷或者按鍵設(shè)置和修改格式，還是會影響到速度和效率。有更一勞永逸的方法嗎?

答：如果想讓格式的設(shè)置一勞永逸，建議大家嘗試樣式。在處理文本格式上，格式刷和樣式的區(qū)別是：當格式發(fā)生變化時，格式刷還要重新刷一遍對象(文字或圖形)，而樣式不必如此麻煩，它只需修改相應(yīng)的樣式屬性就可以了。所以，使用樣式能減少再次修改的許多重復(fù)操作。

使用樣式法，首先要創(chuàng)建和應(yīng)用樣式。第一步，在菜單欄依次單擊“格式”→“樣式和格式”菜單命令，打開“樣式和格式”任務(wù)窗格。在任務(wù)窗格中用鼠標單擊“新樣式”按鈕。第二步，在彈出的“新建樣式”對話框中，為新建樣式取一個名稱，如“我的樣式”。然后，單擊左下方的“格式”按鈕，在下拉菜單中選擇“字體”或“段落”命令，進行具體的字體或段落格式設(shè)置。第三步，在“樣式和格式”任務(wù)窗格中，選中“自動更新”復(fù)選框。這是最關(guān)鍵的一步。這樣，Word才會自動更新對格式所做的修改。樣式創(chuàng)建完成后，在正文中選擇相應(yīng)的段落，在“樣式和格式”任務(wù)窗格中點擊對應(yīng)的樣式名稱(如“我的樣式”)，即可應(yīng)用所創(chuàng)建的樣式。

需要修改格式時，只要對相應(yīng)的樣式進行修改即可。首先，打開“樣式和格式”任務(wù)窗格，把鼠標移到對應(yīng)樣式的名稱上(如“我的樣式”)，點擊右端的下拉按鈕，選擇“修改”命令；其次，在彈出的“修改樣式”對話框中，使用“格式”下拉菜單中的命令進行必要的修改，然后確定。當修改完成，原來使用該樣式的所有段落就會自動變成新的格式了。