宋雯霞

內(nèi)部控制是指企業(yè)為保證資產(chǎn)的安全完整,提高企業(yè)的經(jīng)營效率,保證經(jīng)營信息及財務(wù)報告的真實、可靠,以及促進企業(yè)貫徹既定經(jīng)營方針而采用的一切方法和措施。目前我國許多企業(yè)的內(nèi)部控制還相當(dāng)脆弱,主要體現(xiàn)為:對內(nèi)部控制的重要性缺乏認(rèn)識、內(nèi)部控制制度殘缺不全或有關(guān)規(guī)定不夠合理、內(nèi)部控制制度流于形式、投資者風(fēng)險意識淡薄、企業(yè)內(nèi)部缺乏制衡機制、對管理系統(tǒng)缺乏控制力等。所以,強調(diào)企業(yè)內(nèi)部控制的重要性,加強對企業(yè)內(nèi)部控制的研究具有非常重要的意義。

一、企業(yè)內(nèi)部控制的作用

(一)有助于管理層實現(xiàn)其經(jīng)營方針和目標(biāo)

內(nèi)部控制是由企業(yè)若干具體政策、規(guī)章制度和程序組成的,而它們的制定是為了實現(xiàn)管理層的經(jīng)營方針和目標(biāo)設(shè)計的。企業(yè)內(nèi)部控制可以說滲透于企業(yè)經(jīng)營活動的各個方面,只要企業(yè)生存和發(fā)展,就要開展經(jīng)營活動和經(jīng)營管理,就需要有相應(yīng)的內(nèi)部控制。

(二)保護企業(yè)各項資產(chǎn)的安全和完整,防止資產(chǎn)流失

企業(yè)各項資產(chǎn)的安全和完整性是企業(yè)賴于生存和發(fā)展的最基本的保證,加強內(nèi)部控制是保證資產(chǎn)安全和完整的重要措施。

(三)保證經(jīng)營信息和財務(wù)會計資料的真實性、完整性

企業(yè)只有保證經(jīng)營信息和財務(wù)會計資料的真實性、完整性,才能夠為管理層提供科學(xué)合理的決策依據(jù),以便管理層作出正確的決策。

二、內(nèi)部控制的建立和實施

一個單位要實行內(nèi)部控制,重點應(yīng)當(dāng)在組織結(jié)構(gòu)及職責(zé)分工、授權(quán)批準(zhǔn)、會計記錄、資產(chǎn)保護、職工素質(zhì)、預(yù)算管理和報告制度等重要環(huán)節(jié)組織實施。在控制上把握好“小而不粗,疏而不漏”的原則,從“實用、簡潔、有效”著眼,制定符合本單位實際情況的內(nèi)部控制制度。

(一)組織結(jié)構(gòu)控制

實行和完善內(nèi)部控制,首先要從本單位的組織結(jié)構(gòu)開始,主要包括:確定單位的組織形式,明確相關(guān)的管理職能和報告關(guān)系,以及為每個組織單位內(nèi)部劃分責(zé)任權(quán)限。

根據(jù)內(nèi)部控制的要求,單位在確定和完善組織結(jié)構(gòu)的過程中,應(yīng)當(dāng)遵循不相容職務(wù)相分離的原則。單位的經(jīng)濟活動通常劃分為五個步驟,即授權(quán)、簽發(fā)、核準(zhǔn)、執(zhí)行和記錄。合理設(shè)置財務(wù)會計和相關(guān)工作崗位,明確職責(zé)權(quán)限,形成相互制衡機制,就能夠保證不相容職務(wù)分離,便于內(nèi)部控制作用的發(fā)揮。

(二)授權(quán)批準(zhǔn)控制

授權(quán)批準(zhǔn)是指單位在處理經(jīng)濟業(yè)務(wù)的過程中必須經(jīng)授權(quán)批準(zhǔn)以進行控制。企業(yè)每一層的管理人員既是上級管理人員的授權(quán)客體,又是對下級管理人員授權(quán)的主體。授權(quán)批準(zhǔn)控制要求各級人員必須經(jīng)過授權(quán)和批準(zhǔn)才能執(zhí)行有關(guān)的經(jīng)濟業(yè)務(wù),不能越權(quán)、超出自己的職責(zé)權(quán)限辦理有關(guān)業(yè)務(wù)。各級人員在其業(yè)務(wù)處理職責(zé)權(quán)限范圍內(nèi),無須請示便可直接處理業(yè)務(wù),從而避免互相推委、扯皮、推脫責(zé)任的現(xiàn)象發(fā)生,才能提高工作效率,做到分工負(fù)責(zé),權(quán)責(zé)分明。

(三)預(yù)算控制

預(yù)算控制的內(nèi)容可以涵蓋單位經(jīng)營活動的全過程,包括籌資、融資、采購、生產(chǎn)、銷售、投資、管理等諸多方面;也可以就某些方面實行預(yù)算控制。

預(yù)算的執(zhí)行層由各預(yù)算單位組織實施,并輔之以對等的權(quán)、責(zé)、利關(guān)系,由內(nèi)部審計部門負(fù)責(zé)監(jiān)督預(yù)算的執(zhí)行,通過預(yù)算的編制和實施,檢查預(yù)算的執(zhí)行情況,比較分析內(nèi)部單位未完成預(yù)算的原因,并對未完成預(yù)算的不良后果采取改進措施。在預(yù)算的執(zhí)行過程中,企業(yè)還要根據(jù)實際情況,對預(yù)算作出合理的、切合實際的修正,以保證編制的預(yù)算更符合公司的經(jīng)營需要,為以后編制預(yù)算提供更加科學(xué)合理的依據(jù)。

(四)風(fēng)險控制

企業(yè)所面臨的風(fēng)險按形成的原因一般可分為經(jīng)營風(fēng)險和財務(wù)風(fēng)險兩大類。企業(yè)都必須通過有效的內(nèi)部控制措施加以控制和防范。對財務(wù)風(fēng)險的控制,關(guān)鍵是要保證有一個合理的資本結(jié)構(gòu),維持適當(dāng)?shù)呢?fù)債水平,既要充分利用舉債經(jīng)營這一手段獲取財務(wù)杠桿的收益,提高自有資金盈利能力,同時也要注意防范過度舉債而帶來的財務(wù)風(fēng)險,避免陷入財務(wù)危機。

(五)資產(chǎn)保護控制

企業(yè)的資產(chǎn)是企業(yè)賴于生存和發(fā)展的源泉,保護資產(chǎn)的安全性是內(nèi)部控制的基本目標(biāo)。資產(chǎn)保護控制主要包括接近控制、盤點控制,從廣義上說,資產(chǎn)保護控制包括對實物的采購、保管、發(fā)貨及銷售等各個環(huán)節(jié)進行控制。

接近控制主要是指嚴(yán)格控制無關(guān)人員對資產(chǎn)的接觸,只有經(jīng)過授權(quán)批準(zhǔn)的人員才能接觸資產(chǎn)。一般情況下,現(xiàn)金、銀行存款、其他貨幣資金、有價證券和存貨等變現(xiàn)能力強的資產(chǎn),必須限制無關(guān)人員直接接觸,間接接觸可通過保管、批準(zhǔn)、記錄及不相容職務(wù)的分離和授權(quán)批準(zhǔn)控制來達(dá)到。

盤點控制是指對實物資產(chǎn)進行盤點,并將盤點結(jié)果與會計記錄進行比較,盤點結(jié)果與會計記錄如不一致,可能說明資產(chǎn)管理上出現(xiàn)漏洞、浪費、損失或其他不正常現(xiàn)象。

(六)會計記錄控制

會計記錄控制的要求是保證會計信息反映及時、完整、準(zhǔn)確、合法。一個單位的會計機構(gòu)實行會計記錄控制,要建立會計人員崗位責(zé)任制,對會計人員進行科學(xué)的分工,使之形成相互分離和制約的關(guān)系。經(jīng)濟業(yè)務(wù)一經(jīng)發(fā)生,就應(yīng)對記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù)的所有憑證進行連續(xù)編號,通過復(fù)式記賬,在兩個或兩個以上相關(guān)賬戶中進行登記,以防止經(jīng)濟業(yè)務(wù)的遺漏、重復(fù),并發(fā)現(xiàn)問題。

(七)職工素質(zhì)控制

職工素質(zhì)控制包括企業(yè)在招聘、使用、培養(yǎng)、獎懲等方面對職工素質(zhì)進行控制。招聘是保證單位的職工應(yīng)有素質(zhì)的重要環(huán)節(jié),企業(yè)的用人部門和人力資源部門應(yīng)共同對應(yīng)聘人員的素質(zhì)、水平和能力等有關(guān)情況進行全面的測試、調(diào)查,以確保受聘人員能夠適應(yīng)工作的要求。企業(yè)管理層應(yīng)重視對單位職工的培訓(xùn)、管理和使用,合理配置人力資源,充分調(diào)動職工的積極性。

(八)管理信息系統(tǒng)控制

通過管理信息系統(tǒng),企業(yè)員工能夠清楚地理解企業(yè)的內(nèi)部控制制度,明確其所承擔(dān)的職責(zé)和任務(wù),并及時取得和交換他們在執(zhí)行、管理和控制企業(yè)經(jīng)營過程中所需的信息。有效的管理信息系統(tǒng)有助于提高企業(yè)內(nèi)部控制的效率和效果,有助于控制標(biāo)準(zhǔn)的建立和修正,控制活動成效的評定,控制報告的擬定以及改進建議的及時傳達(dá)。企業(yè)應(yīng)按控制系統(tǒng)的需要識別使用者的信息需要,在此基礎(chǔ)上收集、加工和處理信息,并將這些信息及時、準(zhǔn)確和經(jīng)濟地傳遞給企業(yè)內(nèi)的相關(guān)人員,使他們能夠順利履行其職責(zé)。

(九)編制業(yè)績報告控制

業(yè)績報告也稱責(zé)任報告,是單位內(nèi)部各級管理層掌握信息,加強內(nèi)部控制的報告性文件,也是內(nèi)部控制的重要組成部分。業(yè)績報告是為單位內(nèi)部控制服務(wù)的,屬于管理會計的范疇,因此,編制業(yè)績報告必須與單位內(nèi)部的組織結(jié)構(gòu)和其他控制方式相結(jié)合,明確反映各級管理層負(fù)責(zé)人的責(zé)任。業(yè)績報告可以有日報、周報、月報、季報、年報等,并通過文件的形式予以規(guī)定。

(十)電子信息技術(shù)控制

該控制要求運用電子信息技術(shù)手段建立內(nèi)部控制系統(tǒng),減少和消除人為操縱因素,確保內(nèi)部控制制度的有效實施,同時要加強電子信息系統(tǒng)的開發(fā)與維護、數(shù)據(jù)輸入與輸出、文件存儲與保管、網(wǎng)絡(luò)安全等方面的控制。

三、加強企業(yè)內(nèi)部控制的措施

(一)規(guī)范法人治理結(jié)構(gòu),建立健全內(nèi)部控制制度

實施內(nèi)部控制,首先需要規(guī)范法人治理結(jié)構(gòu)。從所有者的立場出發(fā),正確處理企業(yè)所有者與企業(yè)經(jīng)營者的關(guān)系,加強公司董事會在經(jīng)營中的決策地位,進一步明確了股東會、董事會、監(jiān)事會和經(jīng)理層的職責(zé),使決策系統(tǒng)、管理系統(tǒng)和監(jiān)督系統(tǒng)各司其職、各負(fù)其責(zé)、協(xié)調(diào)運轉(zhuǎn)、形成有效的相互監(jiān)督、制約機制。

(二)貫徹相互牽制原則和協(xié)調(diào)配合原則

牽制原則是一項完整的經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動,必須經(jīng)過具有互相制約關(guān)系的兩個或兩個以上的控制環(huán)節(jié)方能完成,在橫向關(guān)系上,至少由彼此獨立的兩個部門或人員辦理以使該部門或人員的工作受另一個部門或人員的監(jiān)督。在縱的關(guān)系上,至少經(jīng)過互不隸屬的兩個或兩個以上的崗位或環(huán)節(jié),以使下級受上級監(jiān)督,上級受下級制約。另外各部門或人員必須相互配合,各崗位和環(huán)節(jié)都應(yīng)協(xié)調(diào)同步,協(xié)調(diào)配合原則是相互牽制原則的深化補充。貫徹這一原則,尤其要避免只管牽制錯弊而不顧辦事效率的機械做法,而必須做到既相互牽制又相互協(xié)調(diào),從而在保證質(zhì)量,提高效率的前提下完成經(jīng)營任務(wù)。

(三)加強企業(yè)財務(wù)內(nèi)部控制

通常認(rèn)為企業(yè)內(nèi)部控制僅僅是審計部門關(guān)注的問題。其實,從企業(yè)的角度或從企業(yè)財務(wù)管理的角度來說,更應(yīng)關(guān)注企業(yè)財務(wù)內(nèi)部控制,因為它對企業(yè)財務(wù)管理目標(biāo)的實現(xiàn)和企業(yè)財產(chǎn)的安全有重要的直接的影響。建立科學(xué)、嚴(yán)密的企業(yè)財務(wù)內(nèi)部控制制度是安全、有效的財務(wù)管理的基礎(chǔ)。

(四)不斷提高會計人員素質(zhì)

企業(yè)內(nèi)控制度的中心是財務(wù)會計控制,承擔(dān)內(nèi)部控制職責(zé)的主要是會計人員。因此,財務(wù)會計人員要真正能擔(dān)當(dāng)內(nèi)部控制的重任,更新知識,提高操作能力就顯得刻不容緩。

(五)加強風(fēng)險評估

企業(yè)應(yīng)在經(jīng)營過程中加強風(fēng)險評估和風(fēng)險管理,隨著經(jīng)濟的發(fā)展,經(jīng)濟環(huán)境的變化,企業(yè)的經(jīng)營風(fēng)險逐步增大并更具有不確定性,如資產(chǎn)風(fēng)險、信息系統(tǒng)風(fēng)險、兼并重組風(fēng)險等,要加強董事會各專業(yè)委員會的作用,及早進行風(fēng)險評價,確定風(fēng)險領(lǐng)域,防患于未然。

(作者單位:焦作市政工程建設(shè)有限公司)