彭澤華　胡開勝

摘要:數(shù)據(jù)存儲作為信息技術(shù)業(yè)務(wù)外包中的一項重要業(yè)務(wù)正成行業(yè)關(guān)注的熱點。本文在深入分析數(shù)據(jù)存儲外包風(fēng)險的基礎(chǔ)上,提出適度地開展數(shù)據(jù)存儲外包可以優(yōu)化高校圖書館人力資源的配置、降低數(shù)據(jù)存儲業(yè)務(wù)費用投入、提升服務(wù)水平的觀點,還在文中提出規(guī)避風(fēng)險的具體措施。

關(guān)鍵詞:高校圖書館;數(shù)據(jù)存儲外包;信息技術(shù)業(yè)務(wù)外包

中圖分類號:TP391文獻標(biāo)識碼:A文章編號:1009-3044(2009)22-pppp-0c

隨著信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展,Internet成為教育、科研、商業(yè)和社會溝通的新模式,人們對信息的加工、存儲、查詢、利用等有了更高的需求。在各種社會資源中有“信息倉庫”之稱的圖書館,也在走過了傳統(tǒng)圖書館、自動化圖書館兩個階段后,已快速步入數(shù)字圖書館(Digital Library)建設(shè)時期,而且基于數(shù)字資源與網(wǎng)絡(luò)開展服務(wù)已經(jīng)成為主要形式。與時同時,隨著各種商用數(shù)據(jù)庫的不斷引進和自建數(shù)據(jù)庫的不斷加強,使得高校圖書館的數(shù)字資得用TB單位來計算,并還在呈幾何級數(shù)地快速增長。海量級數(shù)據(jù)存儲設(shè)備的建設(shè)與維護已成為圖書館現(xiàn)代建設(shè)中投資最大的一部分,其性能的優(yōu)劣也直接影響整個數(shù)字圖書館的服務(wù)質(zhì)量。面對快速增長的數(shù)據(jù)存儲需求和不斷發(fā)展的存儲設(shè)備技術(shù),圖書館如何選擇合適的方案,建立一個可擴展的、安全的、高效的以及管理方便的存儲系統(tǒng)已經(jīng)擺在每一個高校圖書館的面前。

筆者根據(jù)多年從事高校圖書館項目建設(shè)與管理的經(jīng)驗認為:數(shù)據(jù)存儲作為信息技術(shù)服務(wù)中一項主要業(yè)務(wù),將其進行外包管理不失為高校圖書館建設(shè)過程中的一種有效管理方法。這將不但是一種高可用性、擴充性、安全性的建設(shè)方案,也是一種實現(xiàn)投資成本較少、獲得效益最大的建設(shè)方案。

1 數(shù)據(jù)存儲外包現(xiàn)狀

1.1 數(shù)據(jù)存儲外包的涵義

數(shù)據(jù)存儲外包是指數(shù)據(jù)存儲并非自己核心業(yè)務(wù)的企業(yè)在建立數(shù)據(jù)中心時,以合同的形式,通過公開招標(biāo),委托存儲服務(wù)提供商(SSP,Storage Service Provider)提供本企業(yè)所需要部分或全部數(shù)據(jù)的存儲、備份和災(zāi)難恢復(fù)等業(yè)務(wù),使企業(yè)可以集中精力主營自己的核心業(yè)務(wù)。

1.2 數(shù)據(jù)存儲外包的緣起與發(fā)展

數(shù)據(jù)存儲業(yè)務(wù)外包與信息技術(shù)應(yīng)用開發(fā)和維護、信息技術(shù)的培訓(xùn)、通訊網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和管理、信息系統(tǒng)的運作和管理、設(shè)備維護等業(yè)務(wù)的外包同屬信息技術(shù)外包的范疇。信息技術(shù)外包始于20世紀80年代末期的美國,1988年美國柯達公司宣布將其所有的信息系統(tǒng)職能外包給IBM和DEC等著名的信息技術(shù)公司,拉開了信息技術(shù)“業(yè)務(wù)外包”的序幕[1]。據(jù)Gartner公司2002年的研究報告,公司信息技術(shù)外包服務(wù)上的支出2001年已經(jīng)達到3000億美元,預(yù)計到2008年增長到7000億美元。有的研究者甚至預(yù)計到2010年信息技術(shù)外包服務(wù)市場將達到10000億美元[2]。

數(shù)據(jù)存儲外包是信息技術(shù)外包服務(wù)業(yè)務(wù)中的一種比較新的做法,但其發(fā)展卻很快。近年來,隨著企業(yè)的數(shù)據(jù)存儲量呈爆炸態(tài)勢增長,但缺乏專業(yè)的存儲管理能力,企業(yè)的存儲體系結(jié)構(gòu)的管理開始顯得捉襟見肘。而企業(yè)的資源總是有限的,若是將注意力集中到企業(yè)數(shù)據(jù)存儲管理上,勢必導(dǎo)致分配到產(chǎn)品制造或服務(wù)提供的資源不足。因為存儲的需求總是日益見長,但企業(yè)投資與人力相對有限,相對這樣的兩難境地,存儲服務(wù)自然應(yīng)運而生并得到較快的發(fā)展[3]。2002年,據(jù)美國互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)中心的研究表明,美國存儲服務(wù)市場預(yù)期可從2001年的1.4億美元增至5億美元[4]。05年, 據(jù)研究公司TheInfoPro稱,大多數(shù)財經(jīng)服務(wù)公司都開始將電子郵件歸檔服務(wù)交給ZANTAX、Iron Mountain和惠普等公司去管理。另外,大約有三分之一的公司將日常的備份工作外包給Iron Mountain、Arsenal Digital和AmeriVault那樣的公司去完成。在調(diào)查中還發(fā)現(xiàn)有15%以上的公司將災(zāi)難恢復(fù)中心、電纜線路和存儲設(shè)備的日常維護工作外包給其他公司完成;在財富1000家公司中,有將近20%的公司至少將一部分存儲管理業(yè)務(wù)外包給其他公司完成[5]。

目前外包數(shù)據(jù)存儲業(yè)務(wù)活動在北美已是一個極為普遍的現(xiàn)象,歐洲與亞洲也在朝這個方向發(fā)展。2007年11月23日,由上海市信息服務(wù)外包發(fā)展中心和維哲公司(GIC)聯(lián)合主辦上海信息服務(wù)外包產(chǎn)業(yè)發(fā)展論壇,在上海國際信息服務(wù)外包產(chǎn)業(yè)基地—盧灣區(qū)“智造局”勝利召開。信息產(chǎn)業(yè)部軟件與集成電路促進中心王輝博士與上海市信息服務(wù)外包發(fā)展中心主任徐龍章簽訂了《關(guān)于共同推進軟件與信息服務(wù)外包產(chǎn)業(yè) 發(fā)展研究合作意向書》,并發(fā)布了上海市首部信息服務(wù)外包產(chǎn)業(yè)“白皮書”《上海市信息服務(wù)外包產(chǎn)業(yè)發(fā)展報告》,在會上,國際頂尖IT咨詢機構(gòu)Gartner資深分析師TJSingh指出,對于目前國內(nèi)大多數(shù)企業(yè)用戶來說,或許網(wǎng)絡(luò)存儲外包服務(wù)概念感覺還是頗為遙遠,但毫無疑問,隨著中國存儲市場的進一步成熟,網(wǎng)絡(luò)存儲外包服務(wù)必將深刻影響未來存儲系統(tǒng)供應(yīng)商的中國市場策略,同時也將影響著目前中國企業(yè)用戶的數(shù)據(jù)存儲方式與觀念[6]。

2 數(shù)據(jù)存儲外包的優(yōu)勢分析

2.1 節(jié)約費用,夠獲得成本優(yōu)勢

隨著高校圖書館數(shù)字化建設(shè)的不斷深入,網(wǎng)上訪問的數(shù)字資源和各種服務(wù)不斷增加,對存儲系統(tǒng)的容量、性能和可靠性都提出了空前的高標(biāo)準(zhǔn)要求。如何以更低的成本,建立起一套或多套合理、實用的大容量存儲系統(tǒng)正在成為支持數(shù)字圖書館資源保存和網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)[7],而存儲服務(wù)提供商利用其規(guī)模經(jīng)濟和專業(yè)能力可以很好地解決這一難題。存儲服務(wù)提供商的規(guī)模經(jīng)濟性主要表現(xiàn)在基礎(chǔ)設(shè)施的建造與共享、對存儲專業(yè)人員的培訓(xùn)以及提供低成本高質(zhì)量的服務(wù)等方面[8]。以目前各高校數(shù)字圖書館數(shù)據(jù)備份方案的建設(shè)為例:近階段各高校數(shù)字圖書館所擁有的數(shù)字資源主要包括自建資源與引進資源,真正需要圖書館備份的數(shù)據(jù)是以館藏書目數(shù)據(jù)、隨書光盤數(shù)據(jù)、特色數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)等為主要構(gòu)成的自建資源,而在這兩大類資源中自建資源所占比重遠少于引資源,但圖書館有必要投大量的資金為有限容量的自建資源搭建獨立的備份平臺,但如果能以外包的形式解決數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)問題,不但可以與其它單位共享存儲服務(wù)商更為安全異地備份方案,而且還可以通過共享備份中心節(jié)約大量資金和后期維護費用。數(shù)據(jù)存儲業(yè)務(wù)實施外包對成本的降低效應(yīng)也早已在各企業(yè)的實踐中得到檢驗,根據(jù)美國學(xué)者對180家實施外包企業(yè)的調(diào)查結(jié)果,實施外包后, 42%企業(yè)的平均成本降低率達到16%,效果相當(dāng)明顯[9]。

2.2 規(guī)避風(fēng)險,提高服務(wù)水平

首先從技術(shù)的角度來說,高校圖書館作為學(xué)校文獻信息資源中心,其核心業(yè)務(wù)主要在圖書館學(xué)研究、圖書館管理研究、深層次的讀者服務(wù)研究、采訪決策控制、聯(lián)機合作編目的發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)資源編目的研究等方面,而對海量存儲技術(shù)研究與管理一直不是圖書館強項,另外圖書館技術(shù)人員隊伍一直以來都不太穩(wěn)定的現(xiàn)實情況等,這些都將導(dǎo)致圖書館在進行海量存儲系統(tǒng)的管理時增加其數(shù)據(jù)丟失或中斷服務(wù)風(fēng)險。數(shù)據(jù)存儲外包給專業(yè)存儲服務(wù)商后,由于他們專注于存儲技術(shù)而具有豐富實踐經(jīng)驗和專業(yè)能力、嚴格的質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)以及不斷跟蹤存儲領(lǐng)域內(nèi)最新技術(shù)的能力,這些都可以減少故障發(fā)生的頻率和故障恢復(fù)的響應(yīng)時間,從而保證圖書館各項服務(wù)的連續(xù)性。

其次從項目規(guī)劃的角度來說,項目規(guī)劃的決策者很難拿出一個最優(yōu)方案。原因有二個方面:(一)圖書館數(shù)字資源進行大規(guī)模自建與引進是最近幾年事,數(shù)據(jù)所需的存儲空間在不斷的快速增加,項目決策者永完不把握不準(zhǔn)存儲規(guī)模應(yīng)該多大,規(guī)模過大造成投資浪費的風(fēng)險,過少則不能滿足實際存儲容量增長的需求。(二)隨著IT技術(shù)的日新月異,市場環(huán)境瞬息萬變,數(shù)據(jù)存儲設(shè)備更新?lián)Q代速度極快,從SCSI?FC?iSCSI的數(shù)據(jù)傳輸協(xié)議層出不窮;從DAS?NAS?SAN(包括FC SAN和IP SAN) 的存儲系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)各有其優(yōu)劣[10];從半導(dǎo)體存儲器?光存儲器?磁存儲器的存儲介質(zhì)其能存儲數(shù)據(jù)容量不斷增大[11]。在這種技術(shù)、市場背景下如果做大規(guī)模的、長期規(guī)劃存在技術(shù)被淘汰風(fēng)險,反之存在不能滿足長遠發(fā)展的擴容需求風(fēng)險。采取數(shù)據(jù)存儲業(yè)務(wù)外包后只需按照實際使用的GB數(shù)量付費,從而將這些風(fēng)險轉(zhuǎn)嫁給數(shù)據(jù)存儲服務(wù)商,并減少投資、保證采用最新存儲技術(shù)和產(chǎn)品而提高圖書館的服務(wù)水平。

2.3 優(yōu)化人力資源配置,專注核心能力的發(fā)展

“核心能力”一詞最早是由管理學(xué)家普哈拉德和哈默在1990年刊登于《哈佛商業(yè)評論》的一篇論文“The Core Competence of The Corporation”中提出的。核心能力是組織的積累性學(xué)識,是一組技能和技術(shù)的集合體[12]。在圖書館事業(yè)日益發(fā)展的今天,一個圖書館要對所有業(yè)務(wù)和相關(guān)技術(shù)都占據(jù)競爭優(yōu)勢是不可能的,只能在整個業(yè)務(wù)鏈中選擇最擅長、最核心、最富有價值的環(huán)節(jié)來發(fā)展,而將其余環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)有選擇地外包給市場最具競爭力的企業(yè),從而實現(xiàn)各環(huán)節(jié)最佳能力的組合,達成整體發(fā)展優(yōu)勢,這就是圖書館業(yè)務(wù)核心化戰(zhàn)略[13]。對于圖書館而言,無論是信息的采集、知識的組織、理念的更新、技術(shù)的進步還是服務(wù)方法方式的優(yōu)化,都只是一種手段,終結(jié)目標(biāo)都是為了更好、更優(yōu)、更有效率和效益地為讀者提供服務(wù),這也是圖書館核心能力所在之處。

圖書館將數(shù)據(jù)存儲這種圖書館的非核心業(yè)務(wù)外包給存儲服務(wù)提供商的做法,實際就是圖書館的一種核心化戰(zhàn)略。它可在不需要擴大圖書館的規(guī)模的前提下,在實際上拓寬圖書館的邊界;既可以避免圖書館過于龐大,又可以通過分享館外優(yōu)質(zhì)資源。另外,從管理學(xué)的角度來考慮,通過與具有先進技術(shù)和先進管理水平的存儲服務(wù)提供商的合作,圖書館還可以學(xué)習(xí)和借鑒其先進的現(xiàn)代化管理思想、經(jīng)驗,促進自身管理理念的更新和管理水平的提高[14],從而進一步優(yōu)化人力資源配置,將更多的優(yōu)秀人才專注于圖書館核心業(yè)務(wù)的發(fā)展上。

3 數(shù)據(jù)存儲外包中存在的風(fēng)險和防范

外包作為一種先進的競爭策略,以其明顯的優(yōu)勢正被廣大企業(yè)所接受。高校圖書館作為知識信息資源管理的重要部門,是整個國民經(jīng)濟中一個特殊的、又頗為重要的行業(yè),當(dāng)然也應(yīng)加以吸收應(yīng)用,但同時也應(yīng)注意到不合理的外包、沒有嚴格管理的外包同樣具有很高的風(fēng)險。我國高校圖書館在進行存儲業(yè)務(wù)外包時要盡量做到降低風(fēng)險,下面將對這兩方面的問題加以討論[15]。

3.1,外包中潛在的風(fēng)險

外包中潛在的風(fēng)險集中表現(xiàn)在以下幾方面:

1) 存在著由于過分依賴數(shù)據(jù)存儲服務(wù)商而最終受控于服務(wù)商的風(fēng)險。當(dāng)一個單位將其數(shù)據(jù)存儲的建設(shè)與管理承包給另一個公司時,它自己對本單位存儲系統(tǒng)的建設(shè)與管理當(dāng)然就會減弱,進而放松對存儲技術(shù)關(guān)注,導(dǎo)致本單位對存儲技術(shù)的掌握就會越來越少,以至于不能跟上技術(shù)發(fā)展的步伐。然而,隨著圖書館現(xiàn)化化建設(shè)步伐的加快,特別是當(dāng)數(shù)字圖書館是未來圖書館的主要存在形式的時代,存儲基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)已成了圖書館一切數(shù)字資源建設(shè)的基石,如果圖書館自己對存儲技術(shù)了解太少,就只能過份地依賴存儲服務(wù)商。這就存在著受控于存儲服務(wù)商而最終導(dǎo)致外包費用增加的風(fēng)險[15]。

2) 存在著外包商不能很好地提供服務(wù)的風(fēng)險。畢竟存儲外包服務(wù)市場剛剛萌芽,不管是市場本身還是提供服務(wù)的廠商,規(guī)模都比較小。根據(jù)Gartner的報告,目前存儲服務(wù)市場只有幾億美元,存儲服務(wù)領(lǐng)域最大的廠商在2004年的營收僅為2000萬美元[16]。技術(shù)力量強、財力雄厚、具有持續(xù)發(fā)展能力、具有先進經(jīng)營策略與管理方式的存儲服務(wù)商一般能提供高質(zhì)量的服務(wù)。如果將業(yè)務(wù)外包那些管理思維陳舊、組織結(jié)構(gòu)雜亂、職員間缺乏團隊合作精神、缺乏研究與發(fā)展能力的外包商就有可能帶來項目質(zhì)量低下,甚至失敗及導(dǎo)致服務(wù)中斷或數(shù)據(jù)丟失的風(fēng)險[15]。

3) 存在著項目可行性不確定的風(fēng)險。這主要是由于所選擇的外包項目不適當(dāng)或簽定的合同缺乏靈活性造成的。一方面,由于許多市場因素的變化,有可能導(dǎo)致目前選定的項目在服務(wù)商完成之后已用不上的風(fēng)險。另一方面,存在著由于高新信息技術(shù)的出現(xiàn),使得目前訂立的標(biāo)準(zhǔn)在外包商完成之后已不具有竟?fàn)巸?yōu)勢或不能帶來原先預(yù)定效益的風(fēng)險。另外,還存在著圖書館與提供技術(shù)的服務(wù)商之間由于對需求的理解不一致,而造成的系統(tǒng)不能很好地滿足圖書館需求的風(fēng)險[15]。

2.2 外包中風(fēng)險的防范

在外包過程中可以從以下幾個方面來進行風(fēng)險的防范:

1) 根據(jù)本館實際情況選擇合適的外包存儲方案。圖書館在決定是否進行存儲外包之前,決策者一定要有這樣的一個觀點:外包存儲并非永遠都是最劃算的,除非有大量的數(shù)據(jù)需要處理。也就是說,因存儲空間的節(jié)省,每月每GB的開支至少要低于自己動手的成本,否則外包就不是明智之舉。根據(jù)存儲網(wǎng)絡(luò)公司的創(chuàng)始人,CTO Bill Miller的評估,雖然如同外包存儲成本一樣,外包存儲數(shù)量的下降也許會下浮,但至少應(yīng)不低于8TB[4]。另外,有關(guān)數(shù)據(jù)的備份、災(zāi)難恢復(fù)的存儲解決方案,本人的觀點傾向于外包的方式,原因有兩個方面,第一、就現(xiàn)階段來說,絕大部分高校的數(shù)字資源是以引進為主、自建為輔,如果為容量有限且真正需要圖書館自已來備份的自建資源獨立建立一個備份、容災(zāi)中心這是極為不合算的,因為這不但要獨立采購獨立的用于備存的儲設(shè)備還要有引進昂貴的備份、容災(zāi)軟件系統(tǒng);第二、從安全的角度來講,外包之后服務(wù)商所提供備份、容災(zāi)中心往往與圖書館物理位置相隔甚遠,這剛好完全符合容災(zāi)備份中心需要是異地建立和維護,利用地理上的分離能更安全保證系統(tǒng)和數(shù)據(jù)對災(zāi)難性事件的抵御能力的要求。

2) 對服務(wù)提供商進行全面的評估,謹慎選擇合作伙伴。雖然信息技術(shù)外包的市場已經(jīng)非常成熟,但一直以來,信息技術(shù)外包的概念離存儲是比較遙遠的,我們能夠看到桌面系統(tǒng)的外包、可以看到服務(wù)器系統(tǒng)的外包(IDC就是一個最好的例證),也可以看到企業(yè)整個IT系統(tǒng)的外包,但是單獨的存儲外包,卻比較新鮮[16]。在這種不太成熟市場環(huán)境下,對服務(wù)提供商進行評估以決定其運作方面的能力和財務(wù)、信譽度方面是否能滿足需要是數(shù)據(jù)存儲外包過程中最為關(guān)鍵的一步。其中,運作方面的能力包括有關(guān)存儲方面所需服務(wù)和技術(shù)支持的經(jīng)驗和能力、服務(wù)失敗或業(yè)務(wù)系統(tǒng)遭黑客入侵等偶發(fā)事件的應(yīng)對能力、在預(yù)期的操作環(huán)境下提供服務(wù)的經(jīng)驗、提供外包業(yè)務(wù)關(guān)鍵人員的業(yè)務(wù)能力和敬業(yè)精神與職業(yè)道德等進行評估;財務(wù)、信譽度方面的考察包括通過其它用戶和咨詢機構(gòu)了解服務(wù)提供商的信譽和表現(xiàn);分析服務(wù)提供商提供的已經(jīng)審計過的報告、年終報告和其它指標(biāo);考查服務(wù)提供商在同類型行業(yè)中服務(wù)的時間、占據(jù)的市場份額及其波動情況;評估服務(wù)提供商的技術(shù)費用支付能力,如服務(wù)提供商在財務(wù)上是否有能力投資和支持圖書館數(shù)據(jù)存儲外包業(yè)務(wù)所需的技術(shù)等[17]。

3) 制定完善的外包合同,并加強后期管理。在選定存儲服務(wù)提供商后,制定完善的外包合同、加強后期管理是必不可少的環(huán)節(jié)。外包合同的簽訂首先要基于信任和雙贏的基礎(chǔ)之上,并注重體現(xiàn)雙方的戰(zhàn)略意圖, 而不是片面追求成本的降低;在內(nèi)容上應(yīng)全面、詳實地明確服務(wù)范圍、各階段的任務(wù)、賠償責(zé)任與爭端解決程序,還要綜合考慮各種可能出現(xiàn)的情況,同時又必須具有一定的靈活性,以適應(yīng)未來的變化和新技術(shù)的應(yīng)用;在合同的期限與付款方式上,外包合同的期限不要太長并按階段進行付款,短期合同能夠使圖書館更好地改變技術(shù)方案來滿足業(yè)務(wù)需要。在合同執(zhí)行期間,圖書館要按照合同中的規(guī)定建立評估體系和激勵機制,并與服務(wù)商密切配合,及時交換意見,確定服務(wù)商能提供最優(yōu)的服務(wù)。

4 結(jié)束語

雖然數(shù)據(jù)存儲外包服務(wù)市場剛剛萌芽,市場本身、提供服務(wù)的廠商規(guī)模都比較小,但隨著全球的數(shù)字化浪潮不斷深入,使這個嶄露頭角的新市場正在顯示出了強大的生命力。高校圖書館作為學(xué)校文獻信息資源中心,對數(shù)據(jù)存儲的依賴程度遠大于一般的企、事業(yè)單位,如果高校圖書館能在充分認識數(shù)據(jù)存儲外包風(fēng)險的基礎(chǔ)上,適度地開展數(shù)據(jù)存儲外包管理,并采取有效的手段合理地規(guī)避外包風(fēng)險,那么就可以充分利用數(shù)據(jù)存儲外包的優(yōu)勢優(yōu)化人力資源的配置、降低數(shù)據(jù)存儲業(yè)務(wù)方面投入費用、提升服務(wù)水平。

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