劉　婷

中圖分類號:TP2文獻標(biāo)識碼:A文章編號:1671-7597(2009)0710033-02

一、引言

隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展和現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的進步,特別是網(wǎng)絡(luò)的快速發(fā)展和普及,為辦公自動化提供了很好的發(fā)展契機。辦公自動化(Office Automation,簡稱OA),顧名思義,就是讓工作中的各項活動實現(xiàn)“自動化”。自動化實現(xiàn)的媒介就是通過計算機及計算機網(wǎng)絡(luò),以及其他的電子技術(shù)。美國麻省理工學(xué)院M.季斯曼教授指出:“所謂辦公自動化,就是將計算機技術(shù)、通訊技術(shù)、系統(tǒng)科學(xué)及行為科學(xué)運用于傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理技術(shù)難以處理的數(shù)量龐大且結(jié)構(gòu)不明確的包括非數(shù)值型信息的辦公事務(wù)上。”

OA現(xiàn)在是一種新型的辦公方式,隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展,OA的核心問題是如何提高辦公效率,工作流技術(shù)是一種對工作進行優(yōu)化的思想和技術(shù),可以大大地提高辦公效率。

隨著圖書館信息化進程的加快,圖書館內(nèi)部數(shù)據(jù)流、信息流、資金流的信息管理已成為圖書館的管理提升的重要步驟,成為圖書館向信息化邁進的基礎(chǔ)。對圖書館這個特殊的環(huán)境下的辦公自動化的含義,我們可以理解為:將圖書館辦公業(yè)務(wù)的手工作業(yè)狀態(tài)轉(zhuǎn)變成自動化處理的過程。

二、工作流技術(shù)概述

工作流管理聯(lián)盟(Workflow Management Coalition,WFMC)于1993

年成立,給出了工作流的定義:工作流是一類能夠完全或者部分執(zhí)行的經(jīng)營過程,它根據(jù)一系列過程規(guī)則、文檔、信息或任務(wù)能夠在不同的執(zhí)行者之間進行傳遞與執(zhí)行。其目的主要是實現(xiàn)人與計算機交互事件結(jié)合過程中的自動化。工作流管理系統(tǒng)(Workflow Management System,WFMS)是通過計算機技術(shù)的支持去定義、執(zhí)行和管理工作流,協(xié)調(diào)工作流執(zhí)行過程中工作之間以及群體成員之間的信息交互。隨著計算機技術(shù)的發(fā)展,特別是網(wǎng)絡(luò)的普及,工作流管理系統(tǒng)的應(yīng)用范圍已不僅僅限于傳統(tǒng)辦公環(huán)境和工業(yè)制造中,已經(jīng)逐漸擴展到企業(yè)應(yīng)用環(huán)境中。

三、系統(tǒng)設(shè)計

(一)建設(shè)目標(biāo)

辦公自動化系統(tǒng)是為日常辦公、公文管理、工作請示、匯報、檔案、資料等管理提供高效、暢通的信息渠道。同時也能大力推動圖書館內(nèi)部的信息系統(tǒng)發(fā)展,提高圖書館的辦公自動化程度和管理水平。

1.實現(xiàn)對圖書館內(nèi)部文檔、圖書資料、公文及其他信息的全面管理;

2.在圖書館內(nèi)部建立起基于文件流程的平臺,為圖書館提供快捷、靈活的信息傳遞機制;

3.建立穩(wěn)定、安全的圖書館內(nèi)部信息流平臺,實現(xiàn)圖書館可制定的工作流和多種形式的內(nèi)容發(fā)布系統(tǒng)。

(二)模型和功能設(shè)計

建立如圖1所示的基于工作流的OA模型。

1.日常事務(wù):包括接待管理,車輛管理,會議管理,固定資產(chǎn)管理,日程安排和郵件管理六個方面。

2.公文管理:包括收文管理和發(fā)文管理。通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)各種審批流程,包括從公文創(chuàng)建到公文存檔的整個生命周期,即從公文的擬稿到核稿到簽發(fā)到歸檔。通過它可以實現(xiàn)無紙化辦公。

3.文件管理:實現(xiàn)電子化的文檔管理,讓用戶方便的對文檔進行查詢。新建,編輯,刪除文檔或文件夾,按照文檔的種類和性質(zhì)對文檔分類管理,分類查詢。并設(shè)置了用戶對文檔的使用權(quán)限:普通,中級,高級以及管理員。

4.圖書管理:實現(xiàn)圖書信息的管理。

5.核心管理:包括用戶管理,數(shù)據(jù)備份,日志管理,服務(wù)配置等。設(shè)置用戶各功能模塊的使用權(quán)限;完成系統(tǒng)每天各種數(shù)據(jù)的備份;提供工作流程定制工具等功能。

6.信息發(fā)布:包括公告欄、通訊錄。管理員可以對校內(nèi),館內(nèi)新聞進行發(fā)布,管理編輯和刪除;管理館內(nèi)人員通訊錄。館員能夠閱讀公告,查詢某人的聯(lián)系方式。通過辦公自動化系統(tǒng)發(fā)布通知,新聞,用無紙化的形式替代了書面?zhèn)鏖喌耐ㄖ绞?方便快捷節(jié)約。

7.工作流管理:是系統(tǒng)模型的核心部分,主要解決辦公環(huán)境的協(xié)作問題。其目的在于通過各種已經(jīng)設(shè)置好的資源建立起適合圖書館應(yīng)用的辦公流程,生成每個用戶的使用權(quán)限、匯報權(quán)限、審批機制等。

圖1基于工作流的OA系統(tǒng)模型

圖2公文管理模塊

(三)公文管理

公文管理是本系統(tǒng)的重要模塊。通過公司的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò),利用公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)將傳統(tǒng)的人工公文呈報方式改為網(wǎng)上傳遞,縮短公文流轉(zhuǎn)時間,提高辦公效率。它的主要功能是負(fù)責(zé)管理系統(tǒng)中所有的公文,從公文創(chuàng)建到公文存檔的整個生命周期,實現(xiàn)發(fā)文、審批等工作的無紙化辦公;實現(xiàn)電子化的文檔管理;提供方便的文檔查詢和記錄。按照公文的種類、公文的性質(zhì)和公文的流轉(zhuǎn)方式,完成各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的公文管理模式和流程,也支持用戶自定義的、靈活的公文管理模式和流程,實現(xiàn)以收文、發(fā)文為核心的公文管理自動化。在公文處理環(huán)節(jié)中,著重對企業(yè)公文的內(nèi)部流轉(zhuǎn)進行精心設(shè)計。其傳遞過程,主要分為公文呈報、公文簽發(fā)、公文跟蹤、公文查詢四部分。

圖3公文管理的流程設(shè)計

(四)流程設(shè)計

辦公自動化的流程是一個非常復(fù)雜的系統(tǒng)。在我們實際的工作中,辦公的特點是一項工作一般由多個人員按照先后順序協(xié)作完成,并且在它們之間符合一定的辦公流程。每項工作都由一個任務(wù)的集合和任務(wù)之間的流程關(guān)系集組成。從工作流管理的角度分析,業(yè)務(wù)流程是指為了一個業(yè)務(wù)目標(biāo)將相關(guān)的業(yè)務(wù)文檔、信息按照預(yù)先定義的方式傳遞給業(yè)務(wù)人并進行相應(yīng)處理的過程。而每個業(yè)務(wù)流程又由若干個業(yè)務(wù)活動組成,每項業(yè)務(wù)活動都由一個任務(wù)集和任務(wù)之間的流轉(zhuǎn)關(guān)系集組成,同時將業(yè)務(wù)過程劃分為任務(wù)和角色,通過用戶操作權(quán)限的分配和管理構(gòu)筑整個集成系統(tǒng)。因而數(shù)據(jù)的流轉(zhuǎn)也因為業(yè)務(wù)流程的不同而各異。數(shù)據(jù)隨著業(yè)務(wù)流的流轉(zhuǎn)而流轉(zhuǎn)。

在本系統(tǒng)中采用了靈活的流程自定義工具,方便用戶自己定義業(yè)務(wù)流程,用戶的業(yè)務(wù)流程的改變也可以很快重新部署新的流程。在用戶使用的過程中,用戶可以先去定義自己的流程。工作流引擎從數(shù)據(jù)庫中讀取相應(yīng)的過程描述,根據(jù)這些描述,生成相應(yīng)的工作項,添加到有關(guān)用戶的工作項列表中。用戶可以根據(jù)自己制定的流程去進行辦公,用戶可以方便地查看自己的工作項列表。當(dāng)選定了需要執(zhí)行的工作項以后,系統(tǒng)將啟動相應(yīng)的功能模塊,供用戶進行相應(yīng)的功能操作。

四、結(jié)束語

本文通過分析和研究高校圖書館辦公自動化的業(yè)務(wù)過程,設(shè)計了實用的辦公自動化系統(tǒng),實現(xiàn)了預(yù)期的目標(biāo),并實現(xiàn)了動態(tài)跟蹤公文流轉(zhuǎn),流程的自定義功能,使系統(tǒng)更加人性化。

參考文獻:

[1]劉蕾、劉厚泉,基于工作流的B/S模式OA系統(tǒng)設(shè)計與實現(xiàn)[J].微計算機信息,2008年第24卷,第2-3期.

[2]劉梅,辦公自動化系統(tǒng)在圖書館的應(yīng)用[J].科技資訊,2008,No.19.

作者簡介:

劉婷(1982-),女,山東大學(xué)計算機科學(xué)與技術(shù)專業(yè),同等學(xué)力在讀研究生,就職于山東電子職業(yè)技術(shù)學(xué)院。