摘要:自上世紀(jì)90年代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在會計行業(yè)的深入與發(fā)展,至今已徹底顛覆了傳統(tǒng)的手工會計模式,但經(jīng)過了長期的實(shí)踐證明,會計電算化過程中也出現(xiàn)了相當(dāng)多的問題,文章旨在探究其不足之處,尋求解決問題的方法。

關(guān)鍵詞:會計電算化;財會專業(yè)人員;財務(wù)數(shù)據(jù)

中圖分類號:R735文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A

文章編號:1674-1145(2009)21-0183-02

信息全球化的今天,會計電算化使得會計人員可以從繁重的手工核算中解脫出來,而且還極大地提高了會計工作的質(zhì)量和效率。從而會計電算化越來越受到社會各個企事業(yè)單位的關(guān)注和重視,普及率也越來越高,但它并不是天衣無縫的,用電子計算機(jī)代替?zhèn)鹘y(tǒng)的手工操作也有自己的不足之處,如財務(wù)數(shù)據(jù)的保密性和安全性較差、網(wǎng)絡(luò)安全防范能力弱、會計檔案無紙化和電腦操作無形化所帶來的種種風(fēng)險等問題日益嚴(yán)重。

一、會計電算化的概念及重要性

會計電算化是“以電子計算機(jī)為主的當(dāng)代電子信息處理技術(shù)應(yīng)用于會計的簡稱。它是一個電子計算機(jī)代替手工記賬、算賬、報賬以及部分代替人腦完成的對會計信息的分析、預(yù)測、決策的全過程”。會計電算化的應(yīng)用大大節(jié)約了會計工作所需的大量人力、物力和時間,與手工會計相比,具有運(yùn)算速度快,存儲量大、高度數(shù)據(jù)共享、檢索查詢速度快捷、制作報告容易、數(shù)據(jù)分析準(zhǔn)確等特點(diǎn),這是一次歷史性的變革,也是一次跨越性的發(fā)展。

在全球范圍內(nèi)看,我國會計電算化事業(yè)起步相對比較晚,因此一些企業(yè)和相關(guān)人員也未曾從根本上認(rèn)識到建立完整的會計信息系統(tǒng)對企業(yè)的重要性。其實(shí)會計電算化除了能夠有效從減輕會計人員負(fù)擔(dān),提高核算效率等作用之外,更重要的是它能夠從整體上去推進(jìn)國民的生產(chǎn)發(fā)展與前進(jìn),是社會進(jìn)步的一大表現(xiàn),電算化在會計行業(yè)也逐漸從輔導(dǎo)——并用——主導(dǎo)地位發(fā)生轉(zhuǎn)變,如今的會計工作已經(jīng)超越了珠子算盤的年代,走進(jìn)了高速、多軌道、同時發(fā)展的新時期。

二、會計電算化的不足之處

(一)財會專業(yè)人員計算機(jī)知識的欠缺

這個問題尤其突出的表現(xiàn)在一些企業(yè)的老會計師身上,他們從建國時就運(yùn)用算盤來開展工作,所掌握的知識、理論也只能滿足手工會計核算。而如今卻發(fā)生了翻天覆地的變化,算盤成為了棄兒,不再得寵,同時計算機(jī)的運(yùn)用和實(shí)踐又有相當(dāng)?shù)碾y度,并且隨著科技的發(fā)展前進(jìn),會計電算化的應(yīng)用對會計人員提出了越來越高的要求,一些會計師很難適應(yīng)這樣的轉(zhuǎn)變。

在現(xiàn)代企業(yè)中,我們既要求會計人員掌握一定的會計專業(yè)知識,同時還要掌握相關(guān)的計算機(jī)知識,財務(wù)軟件的使用技術(shù)以及保養(yǎng)和維護(hù)。一般會計人員業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)豐富,但計算機(jī)專業(yè)知識卻很匱乏,難以勝任用計算機(jī)處理會計業(yè)務(wù)的工作。表現(xiàn)較為突出的是對財務(wù)軟件的應(yīng)用方法掌握得不夠透徹和熟練,對軟件的認(rèn)識有局限性,對軟件運(yùn)行過程中一旦計算機(jī)出現(xiàn)故障,會計人員就束手無策了。這會導(dǎo)致自己很長時間的工作成果付諸東流,更嚴(yán)重的就是威脅到企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。這個問題已成為企業(yè)快速實(shí)現(xiàn)會計電算化的障礙之一。

(二)數(shù)據(jù)保密性、安全性較差

財務(wù)數(shù)據(jù)是企業(yè)的商業(yè)機(jī)密和生命線,需要對外絕對的保密,從這個角度看來,數(shù)據(jù)保密性、安全性差在很大程度上關(guān)系著企業(yè)的生存與發(fā)展,但幾乎所有的軟件系統(tǒng)都在對完善會計功能而花了大力氣,卻沒有幾家軟件公司認(rèn)真研究過數(shù)據(jù)的保密問題,并且他們在這個問題上也顯得措手無策。例如,成都某公司計算機(jī)被盜,其內(nèi)存價值百萬元的資料無任何加密防范措施,該公司的損失已遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了計算機(jī)本身的價值。而有些軟件所謂的加密,也無非是對軟件本身的加密,防止盜版,不能真正起到數(shù)據(jù)的保密作用,安全性上更是難如人意,系統(tǒng)一旦癱瘓,或者受病毒侵襲,或者突然斷電,很難恢復(fù)原來的數(shù)據(jù)。

(三)重視賬務(wù)忽視管理

會計電算化過程中我們往往只注重的是數(shù)據(jù)真實(shí)、完整和安全,而忽視了電算化的管理流程及管理方式,從而在很多環(huán)節(jié)里,由于管理結(jié)構(gòu)不嚴(yán)密,導(dǎo)致了業(yè)務(wù)處理上的違法、舞弊現(xiàn)象的出現(xiàn)。一些具備管理型功能的成本核算,如財務(wù)指標(biāo)分析體系以及資金供求預(yù)測等模塊根本沒有設(shè)立,或者設(shè)計和內(nèi)容都過于簡單,功能不健全,并且查詢功能也不到位,所以大大地限制了其管理功能的施展,沒有充分發(fā)揮會計電算化對加強(qiáng)財務(wù)管理的功能及作用。

(四)會計信息容易失真

當(dāng)今社會金錢至上的觀點(diǎn)嚴(yán)重侵蝕著人們的頭腦,而恰恰會計行業(yè)是掌握企業(yè)資金流動的部門,再加上會計電算化的演變,便為做假賬、提供虛假會計信息及經(jīng)濟(jì)違法犯罪打開了方便之門。傳統(tǒng)的手工記賬條件下,做假賬的速度慢、隱蔽性差,且要具有高超的技術(shù),若要弄假成真不是一般人所能為。而在電算化的條件下,在一定程度解除了作假者的后顧之憂,為作假者提供了快捷的外在條件。因?yàn)槔糜嬎銠C(jī)作假最簡單、最安全、最常見的方法是篡改輸入數(shù)據(jù)與刪除數(shù)據(jù)。同時任何人員如果能夠接觸到會計數(shù)據(jù)的修改與刪除的,都不會像手工記賬那樣留下明顯的痕跡,這讓許多心術(shù)不正的人員有機(jī)可乘。

三、針對會計電算化的解決方案

(一)加強(qiáng)會計電算化人才培訓(xùn)

實(shí)行會計電算化是一個不可逆轉(zhuǎn)的時代潮流,所謂適者生存,要在當(dāng)今激烈競爭的社會里面生存和發(fā)展,企業(yè)必須要求會計人員既要把握精準(zhǔn)的會計專業(yè)知識,又要把握相關(guān)的計算機(jī)知識、網(wǎng)絡(luò)知識、信息治理知識等。會計電算化人才缺乏,是制約我國會計電算化事業(yè)的要害環(huán)節(jié)。因此,企業(yè)要促進(jìn)會計人員的知識結(jié)構(gòu)向既博又專的方向發(fā)展,大力培訓(xùn)會計電算化人才,把握會計電算化的基礎(chǔ)操作技術(shù),改革財會人員的知識結(jié)構(gòu)和工作職能,從而提高會計人員的綜合素質(zhì)和技能。

(二)加強(qiáng)會計電算化法制制度建設(shè)

建立健全的會計電算化法制制度,是會計電算化健康發(fā)展的重要保證。而目前目前國家還沒有明確有效的法律法規(guī),使得電算化犯罪得到控制。因此為了給企業(yè)營造良好的社會環(huán)境,防止電算化犯罪的法制建設(shè),可從兩個方面入手:(1)建立懲治利用會計電算化犯罪活動的法律,明確規(guī)定哪些行為屬于舞弊行為及懲處方法;(2)建立會計電算化系統(tǒng)的保護(hù)法律,明確電算化系統(tǒng)中哪些東西或哪些方面受法律保護(hù)(硬件、軟件、數(shù)據(jù)庫)及受何種保護(hù)。

(三)加強(qiáng)計算機(jī)系統(tǒng)安全控制

企業(yè)機(jī)密的保密工作是關(guān)乎一個企業(yè)的發(fā)展的,如果沒有良好的安全系統(tǒng)的保護(hù),過分依賴于計算機(jī),萬一惡意病毒入侵或者黑客侵入盜取資料,就會使得企業(yè)滿盤皆輸,所以加強(qiáng)安全系統(tǒng)的控制是為了保證計算機(jī)系統(tǒng)的運(yùn)行安全,避免由于外部環(huán)境因素導(dǎo)致系統(tǒng)運(yùn)行錯誤的不安全隱患。主要的控制措施包括:

1.明確規(guī)定操作人員的工作職責(zé)和工作權(quán)限,杜絕未經(jīng)授權(quán)人員操作會計軟件,防止會計人員越權(quán)使用軟件;操作人員身份的密碼控制。

2.預(yù)防原始憑證和記賬憑證等會計數(shù)據(jù)未經(jīng)審核而輸入計算機(jī)的措施。如規(guī)定原始憑證必須經(jīng)有關(guān)審核人員審核并簽章后才能輸入計算機(jī)等。

3.保證機(jī)房安全。盡量減少外界因素所致的計算機(jī)故障,例如計算機(jī)機(jī)房應(yīng)采用單獨(dú)專門供電系統(tǒng),并且不定期檢查電源、接地線的安全等措施,以保證機(jī)房環(huán)境安全。

4.建立必要的上機(jī)操作記錄制度。操作人員離開機(jī)器時,應(yīng)執(zhí)行相應(yīng)的命令退出會計軟件,或規(guī)定用操作日志的形式記錄每天的上機(jī)操作內(nèi)容等。此外,在會計軟件中還應(yīng)設(shè)置防止重復(fù)操作、遺漏操作和誤操作的控制程序。

(四)加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)

內(nèi)部審計既是企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)的重要組成部分,也是強(qiáng)化內(nèi)部會計監(jiān)督的制度安排。在會計電算化中,由于會計師與計算機(jī)密切交流的特殊形態(tài),因而對內(nèi)部審計提出了更高、更嚴(yán)格的要求。內(nèi)部審計必須包括以下幾個方面:

1.對會計資料要進(jìn)行定期的審計,檢查電算化會計賬務(wù)處理是否正確,是否遵照《會計法》及有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定,審核費(fèi)用簽字是否符合公司內(nèi)控制度、憑證附件是否規(guī)范完整。

2.審查機(jī)內(nèi)數(shù)據(jù)與書面資料的一致性,如查看賬冊內(nèi)容,做到賬表相符,對不妥或錯誤的賬表處理應(yīng)及時調(diào)整。

3.監(jiān)督數(shù)據(jù)保存方式的安全、合法性,防止發(fā)生非法修改歷史數(shù)據(jù)的現(xiàn)象。

4.需要細(xì)致地對各個系統(tǒng)運(yùn)行各環(huán)節(jié)進(jìn)行審查,在管理上加強(qiáng)系統(tǒng)部門的監(jiān)控,防止漏洞的出現(xiàn)。

(五)管理上要明確職責(zé)分工

職權(quán)明確是企業(yè)管理合法化和有效化的必要條件之一,電算化部門內(nèi)部必須把職責(zé)分工同組織控制相結(jié)合,以實(shí)現(xiàn)職權(quán)分離,有效地限制和及時發(fā)現(xiàn)錯誤或違法行為。例如,賬、錢、物三分管的原則不變,處理每一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)必須有明確職責(zé)分工的原則不變,但平行登記的原則會有所轉(zhuǎn)變,記賬、結(jié)賬則轉(zhuǎn)化為計算機(jī)程序控制。督促工作人員及時保證工作的完成并做好相應(yīng)的記錄,保證工作質(zhì)量、杜絕舞弊現(xiàn)象的發(fā)生。工作人員的崗位必須分別由幾人或幾個部門承擔(dān)。如審核記賬員崗位不得由出納人員兼任,也不得審核自己輸入的憑證。進(jìn)行這種職責(zé)分工的目的,是盡可能在電算化部門內(nèi)部保持不相容職能(如業(yè)務(wù)授權(quán)、執(zhí)行、保管和記錄)的分離。內(nèi)部控制的關(guān)鍵點(diǎn)就在于不相容職務(wù)的分離,通過進(jìn)行內(nèi)部職責(zé)分工,補(bǔ)救會計電算化不相容職能集中化的不足,減少利用計算機(jī)舞弊的可能性。

(六)要避免會計檔案無紙化和電腦操作無形化帶來的風(fēng)險

傳統(tǒng)的手工會計系統(tǒng)中,企業(yè)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)都是記錄于紙張之上的,增加或者刪減、修改都會留下各自的筆跡和印章,但會計電算化以后,會計憑證轉(zhuǎn)變?yōu)橐晕募?、記錄形式儲存在磁盤、電腦等高科技介質(zhì)上,使會計核算無紙化,修改數(shù)據(jù)不留痕跡。一旦計算機(jī)受損壞,就會有丟失或毀損數(shù)據(jù)文件的危險。所以會計電算化對會計檔案管理形式提出了更高的要求。不僅要保存好相關(guān)的紙質(zhì)數(shù)據(jù)文件,還要保存、保管好已存儲在電子介質(zhì)中的各種會計數(shù)據(jù)和計算機(jī)程序,如計算機(jī)機(jī)內(nèi)及磁盤內(nèi)會計信息安全保護(hù)、計算機(jī)病毒防治,以及計算機(jī)操作管理等。俗話說小心使得萬年船,會計工作要做好兩手的準(zhǔn)備才能有備無患,在面對風(fēng)險的時候勝券在握,應(yīng)對自如。

綜合以上分析我們可以看到,會計電算化已經(jīng)成為了社會發(fā)展的趨勢,我們只能順應(yīng)其發(fā)展,盡管會計電算化系統(tǒng)不是十全十美的,其中有許多的漏洞和不足,但是我們可以通過提高會計師自身計算機(jī)能力水平、改善使會計內(nèi)部控制體系、加強(qiáng)法制意識建設(shè)等方法和措施去不斷地完善這個系統(tǒng),趨利避害,讓計算機(jī)更好地為社會大眾和企業(yè)會計行業(yè)服務(wù)。

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作者簡介:韋昌勝(1978- ),男(壯族),廣西東蘭人,廣西海河水利建設(shè)有限責(zé)任公司財務(wù)部經(jīng)理,在職研究生。