黃　晶

摘要:文章結(jié)合物資采購工作的實際,分析了對于科研單位采購工作面臨的形勢和存在的問題,提出了加強物資采購管理的主要措施。

關(guān)鍵詞:物資采購;采購管理體制;供應(yīng)商管理

中圖分類號:TV717 文獻標(biāo)識碼:A

文章編號:1674-1145(2009)21-0016-02

隨著經(jīng)濟全球化和信息技術(shù)的發(fā)展,采購管理的作用日益凸顯,采購已不僅僅是企業(yè)或部門的一種獨立的功能和一般性的作用,而是一種與企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略決策緊密相關(guān)的綜合性管理活動。過去的采購就是拿錢買東西,目的是以最少的錢買到最好的商品。但是,隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展、技術(shù)的進步、競爭的日益激烈,采購已由單純的商品買賣發(fā)展成一種職能,是企業(yè)經(jīng)營的一個核心環(huán)節(jié),也是獲取利潤的重要來源,占有舉足輕重的地位。

一、采購工作面臨的市場形勢

市場經(jīng)濟體制建立以來,物質(zhì)資料日益豐富,多數(shù)物資由賣方市場轉(zhuǎn)變?yōu)橘I方市場,物資流通渠道增多,采購時選擇的余地更大;市場運行不規(guī)范,市場機制不健全,市場法規(guī)不完善,再加上執(zhí)法不嚴,道德自律不夠,造成假冒偽劣、質(zhì)次價高、質(zhì)次價廉的產(chǎn)品和三無產(chǎn)品充斥市場,嚴重干擾了正常的物資流通秩序,增加了做好

物資采購工作的難度。

二、采購工作普遍存在的問題

(一)對采購工作的重要性認識不足

有些人思想認識不到位,錯誤地認為市場經(jīng)濟就是下放權(quán)力,各行其事,而加強物資采購管理,就是重走計劃經(jīng)濟的老路,就是倒退。這種認識是片面和有害的,因為它忽視了物資采購工作在保障科研生產(chǎn)和降低生產(chǎn)成本方面所發(fā)揮的重要作用。

(二)提出的物資需求計劃性不強

由于科研單位與一般生產(chǎn)型企業(yè)不同,往往需要采購的物資種類多、批次多、數(shù)量少,無法形成批量、爭取批量采購價格,這都給采購管理工作增加了難度。

以上暴露的問題讓我們意識到如何做好采購工作,是擺在面前需要迫切解決的一個重要課題,它直接關(guān)系著科研單位的研究、生產(chǎn)、發(fā)展能否順利進行,這就對做好物資采購管理工作提出了個更新、更高的要求。

三、加強物資采購管理的主要措施

(一)加強供應(yīng)商管理,把好采購第一關(guān)

供應(yīng)商管理是物資采購的基礎(chǔ)和第一關(guān),供應(yīng)商資質(zhì)的優(yōu)劣決定了采購物資是質(zhì)優(yōu)價廉還是質(zhì)次價高。在供應(yīng)商管理中對供應(yīng)商資質(zhì)、信譽的判斷,國外有商業(yè)調(diào)查機構(gòu),如鄧白氏。國內(nèi)由于缺乏這樣的權(quán)威機構(gòu),可以通過商會、專業(yè)聯(lián)合會等方式收集此類信息,更重要的是通過歷史成交記錄進行觀察和判斷。供應(yīng)商一般分為廠家和商家。在采購工作中,應(yīng)堅持先廠家、后商家的原則,盡量減少流通環(huán)節(jié),這樣更有利于保證物資質(zhì)量,降低采購成本。供應(yīng)商選擇的條件也不宜搞一刀切,應(yīng)該在確保產(chǎn)品優(yōu)質(zhì)、價格優(yōu)惠合理、服務(wù)優(yōu)良的前提下,根據(jù)物資需求的計劃性、采購批量、采購資金保證程度等和市場供應(yīng)商總體狀況綜合確定,這樣才會有可行性。否則,無論標(biāo)準高低,都會影響采購工作,出現(xiàn)找不到符合條件的供應(yīng)商,或者選擇的供應(yīng)商不是最優(yōu)供應(yīng)商的狀況。當(dāng)然供應(yīng)商管理對供應(yīng)商資質(zhì)的考察只是表面的,特別是在當(dāng)前市場上仍然充斥著假冒偽劣產(chǎn)品的情況下,產(chǎn)品的質(zhì)量、服務(wù)等方面情況還需要在實踐中進一步檢驗,供應(yīng)商管理工作應(yīng)該根據(jù)實際采購情況和市場變化適時進行調(diào)整,進行一個動態(tài)的管理過程。

(二)建立健全的采購管理體制和規(guī)章制度

隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展和企業(yè)改革的深入,物資采購體系發(fā)生了很大變化,傳統(tǒng)的采購管理已不適合目前的采購物資采購工作,這就要求我們要不斷健全、完善采購管理體制和各項規(guī)章制度,為加強采購管理,做好采購工作提供組織和制度保證。例如,建立健全的物資采購管理制度,設(shè)立專門的采購監(jiān)督部門,制定和完善物資招標(biāo)采購、物資比質(zhì)比價擇優(yōu)采購等一系列管理辦法,把物資采購全過程都納入規(guī)范管理的軌道,做到有序可控。

(三)堅持采購的原則和程序,規(guī)范采購渠道和采購行為

1.確定采購原則

(1)貨比三家原則:沒有比較就不能判斷質(zhì)量、價格、服務(wù)是否最優(yōu);

(2)合格供應(yīng)商采購原則:盡量挑選在考察過的,符合本單位要求的、質(zhì)量可靠的供應(yīng)商中采購;

(3)合同約定原則:本單位和供應(yīng)商的權(quán)利和義務(wù),應(yīng)當(dāng)按照平等、自愿的原則以書面合同方式約定。

2.物資采購方式

科研單位物資采購方式包括招標(biāo)采購(公開招標(biāo)、邀請招標(biāo))和一般采購(競爭性談判、詢價、單一來源采購)。

(1)國家有招標(biāo)采購比較完整的法規(guī)要求,一般單位也制定了招標(biāo)采購的內(nèi)部操作文件,對招標(biāo)的過程作了詳細的規(guī)定,這里不再贅述。但是招標(biāo)的范圍不能僅以采購金額來確定,應(yīng)根據(jù)采購物資的類別和市場情況來確定。

(2)競爭性談判方式采購一般適用于招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的,以及技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊,不能確定詳細規(guī)格或者具體要求的,還包括采用招標(biāo)所需時間不能滿足用戶緊急需要的,以及不能事先計算出價格總額等情況。

(3)單一來源方式采購一般適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購的;發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的;必須保證原有采購項目一致性或者服務(wù)配套的要求,需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購等情況。

(4)詢價方式采購一般適用于采購的貨物規(guī)格和標(biāo)準統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目。

3.采購結(jié)果分析

對于每一類物資的采購,必須做出分析。分析的內(nèi)容可以包括供應(yīng)渠道的選擇、采購方式的選擇、采購產(chǎn)品質(zhì)量情況、售后服務(wù)情況等,分析的目的就是為了節(jié)約采購成本和優(yōu)化采購流程。

(四)加強人員培訓(xùn),提高采購人員素質(zhì)

我國市場經(jīng)濟發(fā)育還不夠成熟,市場經(jīng)濟體制還不夠健全、規(guī)范,物資的質(zhì)量、價格千差萬別,良莠不齊,叫人真假難辨,這都使得物資管理的難度越來越大,對物資采購的要求越來越高。做好物資管理工作,必須組建優(yōu)秀的采購團隊,團隊的每一位成員都要有大局意識、奉獻精神,愿意為完成共同的采購目標(biāo)而奮斗。從目前的情況來看,提升物資管理團隊素質(zhì)的方法有兩個:一是充實物資管理新生力量,包括從科研部門引進和社會招聘管理人才;二是對現(xiàn)有的物資管理人員進行培訓(xùn),這是最主要的。物資采購管理人員的素質(zhì)包括以下幾個方面:

要有保密意識。由于采購的物資跟研究的項目密切相關(guān),有時會涉及保密信息,而采購人員又需要頻繁地與外界(主要指供應(yīng)商)接觸,保密原則這是科研單位采購人員必須遵守的最基本的原則。

遵紀守法,廉潔自律。遵紀守法是物資采購管理人員必備的品質(zhì),必須樹立法制觀念,杜絕索賄、受賄和損公肥私的違法違紀行為,搞好廉潔自律,講采購工作置于公開透明的環(huán)境中,維護單位聲譽,一心一意為物資采購工作服務(wù)。

加強業(yè)務(wù)學(xué)習(xí),提高采購技能。當(dāng)前社會是知識的社會、終身學(xué)習(xí)的社會。要掌握現(xiàn)代物流科學(xué)理論、方法和手段以及物流管理專業(yè)技能,不斷更新知識層次,以適應(yīng)不斷發(fā)展的采購工作需要,勝任更多更高的采購任務(wù)。尤其在目前物流信息化管理的前提下,還要求采購管理人員必須具備計算機操作能力,準確把握市場發(fā)展的態(tài)勢,特別是每一類物資的供應(yīng)情況,供應(yīng)商的情況,供應(yīng)渠道等,只有這樣,才能采取相應(yīng)的采購策略。

踏實肯干的奉獻精神。采購人員必須嚴謹細致,一絲不茍,對各項采購任務(wù)要樹立超前意識,并具備發(fā)現(xiàn)問題、分析問題、解決問題的能力。在采購工作中勤奮、踏實、兢兢業(yè)業(yè),一切以保障科研生產(chǎn)為中心,特別對于緊缺物資的采購,緊急項目采購,采購人員必須具備奉獻精神,不能有任何畏難情緒。

四、結(jié)語

本文結(jié)合物資采購工作的實際,分析了對于科研單位采購工作面臨的形勢和存在的問題,提出了加強物資采購管理的主要措施,從而達到降低采購成本,有效滿足科研生產(chǎn)物資供應(yīng)的需求。

參考文獻

[1]鞠頌東,徐杰.采購管理.機械工業(yè)出版社,2005(第1版).

[2]劉華,王艷,葉靖.物資采購管理.清華大學(xué)出版社,2008(第1版).

作者簡介:黃晶(1982- ),女,中國電子科技集團公司第二十八研究所助理工程師,研究方向:采購管理。