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        淺談實(shí)驗(yàn)室管理體系的內(nèi)部審核

        2009-07-28 08:00:22郝春旺韓金愛
        中國新技術(shù)新產(chǎn)品 2009年13期
        關(guān)鍵詞:實(shí)驗(yàn)室

        郝春旺 韓金愛

        摘要:本文正確界定了內(nèi)部審核的定義,分析了其在實(shí)驗(yàn)室管理體系中的重要作用。就內(nèi)部審核的具體實(shí)施提出了較為可行的方法,對實(shí)驗(yàn)室內(nèi)審工作的建設(shè)具有較強(qiáng)的指導(dǎo)意義。

        關(guān)鍵詞:實(shí)驗(yàn)室;管理體系;內(nèi)部審核

        內(nèi)部審核是實(shí)驗(yàn)室管理體系的重要組成部分,是檢查本單位各項(xiàng)質(zhì)量活動是否符合評審準(zhǔn)則與質(zhì)量管理體系文件的一項(xiàng)重要工作,是實(shí)驗(yàn)室管理體系的一個關(guān)鍵要素。內(nèi)部審核簡稱“內(nèi)審”,是實(shí)驗(yàn)室自己進(jìn)行的,用于內(nèi)部目的的審核,也稱第一方審核,是一種自我約束、自我診斷和自我完善的活動?!皟?nèi)審”是實(shí)驗(yàn)室自身必須建立的評價(jià)機(jī)制,對所策劃的體系、過程及其運(yùn)行的符合性、適應(yīng)性和有效性進(jìn)行系統(tǒng)的、定期的審核,保證管理體系的自我完善和持續(xù)改進(jìn)過程。它對體系的不斷完善和發(fā)展,起著極為重要的作用。作為實(shí)驗(yàn)室管理體系的內(nèi)審人員,筆者就如何組織實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量體系的內(nèi)部審核,保持管理體系的長期有效運(yùn)行淺談幾點(diǎn)看法,以便相互借鑒和交流。

        1 領(lǐng)導(dǎo)重視,全員參與。質(zhì)量管理體系的內(nèi)部審核,涉及到體系的多個職能部門和所有實(shí)施過程,需要體系的最高領(lǐng)導(dǎo)者從思想上高度重視,在人、財(cái)、物等方面予以大力支持。最高領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)充分認(rèn)識內(nèi)部審核的意義和作用,全力支持內(nèi)審人員的工作,及時(shí)了解結(jié)果并為下一步的技術(shù)改進(jìn)提供依據(jù)。在社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制不斷完善和改進(jìn)的過程中,中國的國情也更為復(fù)雜,一項(xiàng)工作開展的好與壞,關(guān)鍵在于一把手抓工作的力度和工作重心的放置狀態(tài)。實(shí)驗(yàn)室內(nèi)部審核工作開展的好與壞,關(guān)鍵在于領(lǐng)導(dǎo)對“內(nèi)審”工作的重視程度和自身質(zhì)量意識?,F(xiàn)代市場是開放的市場,更是競爭的市場,意識決定消費(fèi)的方向,質(zhì)量決定市場的成敗。因此,管理層要親自過問審核工作,協(xié)調(diào)審核中遇到的重大問題,敦促各項(xiàng)措施的落實(shí),及時(shí)糾正偏離的方向,并制定激勵措施,保證“內(nèi)審”工作的長期有效運(yùn)行。質(zhì)量負(fù)責(zé)人要及時(shí)組織制定年度內(nèi)審計(jì)劃,組建內(nèi)審組并指定組長安排內(nèi)審人員,并負(fù)責(zé)追蹤不符合項(xiàng)。內(nèi)審組長和內(nèi)審人員應(yīng)認(rèn)真編制內(nèi)審計(jì)劃并嚴(yán)格按計(jì)劃實(shí)施,及時(shí)記錄審核發(fā)現(xiàn),簽發(fā)不符合項(xiàng)通知書,與被審核部門能有效溝通和反饋信息,事后詳細(xì)編寫內(nèi)審報(bào)告。由此可見,內(nèi)部審核工作,必須充分調(diào)動體系內(nèi)各環(huán)節(jié)的積極性,真正發(fā)揮實(shí)驗(yàn)室各成員的有效力量,方能使體系和檢測業(yè)務(wù)有效結(jié)合,促使質(zhì)量管理體系的長期有效運(yùn)行。

        2 精選審核隊(duì)伍,持續(xù)有效地開展內(nèi)部審核。市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,新產(chǎn)品的不斷涌現(xiàn)和產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)及測試方法的更新使得實(shí)驗(yàn)室內(nèi)部審核面臨新一輪的挑戰(zhàn),能否配備合格、稱職的內(nèi)審人員,組建一支過硬的審核隊(duì)伍顯得格外重要。實(shí)踐證明,審核隊(duì)伍素質(zhì)的高低將直接左右審核的效果。為此,實(shí)驗(yàn)室必須精心抓好審核隊(duì)伍的建設(shè),從組織上為管理體系的有效運(yùn)行提供基礎(chǔ)性保障。首先,在實(shí)驗(yàn)室內(nèi)部各職能部門中精心挑選一批熟悉業(yè)務(wù)、了解管理體系基礎(chǔ)知識,有一定學(xué)歷、職稱和工作經(jīng)驗(yàn),語言表達(dá)能力較強(qiáng),善于協(xié)調(diào)溝通,并且有高度責(zé)任感的人員擔(dān)當(dāng)此任。其次,對內(nèi)部審核人員要進(jìn)行上崗培訓(xùn),必要時(shí)需經(jīng)專業(yè)機(jī)構(gòu)培訓(xùn),待取得內(nèi)審員資格證書后方能上崗。此后每年必須組織一至兩次培訓(xùn),以便遞增知識結(jié)構(gòu)并定期輪換審核人員的崗位,適時(shí)組織經(jīng)驗(yàn)交流和理論研討,使內(nèi)審人員對評審準(zhǔn)則能夠正確理解,清楚內(nèi)部審核的工作程序、掌握內(nèi)審的技術(shù)方法和具備編制內(nèi)部審核檢查表及報(bào)告的能力。再次,對內(nèi)審員賦予其一定的權(quán)限,保證其獨(dú)立于被審核的工作之外,在肯定內(nèi)審工作的同時(shí),要采取激勵措施充分調(diào)動內(nèi)審人員的工作積極性,確保內(nèi)部審核工作的客觀性、獨(dú)立性、持續(xù)性和有效性。

        3 務(wù)實(shí)嚴(yán)謹(jǐn),全面提高實(shí)驗(yàn)室管理體系內(nèi)部審核水平。實(shí)驗(yàn)室每年開展的內(nèi)部審核包括19個要素等管理體系的所有要素,覆蓋與管理體系有關(guān)的所有部門、崗位和工作場所,不允許出現(xiàn)任何疪漏。尤其當(dāng)出現(xiàn)重大事故或有嚴(yán)重申訴∕投訴時(shí),更應(yīng)及時(shí)組織特殊內(nèi)審,調(diào)查原因,加以糾正。因而,實(shí)驗(yàn)室管理體系的內(nèi)部審核必須從以下幾個方面入手堅(jiān)持務(wù)實(shí)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)、富有成效的實(shí)施手段。

        3.1 年初搞好內(nèi)審策劃與準(zhǔn)備。按照內(nèi)審程序文件的規(guī)定,每年年初,質(zhì)量負(fù)責(zé)人要組織質(zhì)量管理部門及有關(guān)人員策劃并編制“年度審核計(jì)劃”,準(zhǔn)備審核工作文件、資料等軟件內(nèi)容。選派具有合格資質(zhì)的審核人員成立審核組,委任內(nèi)審組長,調(diào)配內(nèi)審人員,對質(zhì)量體系審核的范圍、內(nèi)容、時(shí)間、審核人員的分組以及審核依據(jù)等做出詳細(xì)安排。審核計(jì)劃經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后及時(shí)發(fā)放、通知到管理體系要素所涉及到的所有科室及各職能部門。同時(shí)審核組要根據(jù)計(jì)劃安排,按照編制要求提前編制檢查表,準(zhǔn)備現(xiàn)場審核記錄清單,為審核活動的順利開展做好準(zhǔn)備。

        3.2 開好管理體系內(nèi)部審核會議。管理體系內(nèi)部審核會議主要包括首次會議、審核組成員會議和末次會議,此三個會議對于內(nèi)審組與受審部門之間的溝通交流、審核信息的反饋以及審核過程的控制均起著十分重要的作用。首次會議和末次會議通常由實(shí)驗(yàn)室領(lǐng)導(dǎo)、內(nèi)審組全體成員、各相關(guān)科室、職能部門負(fù)責(zé)人及其他有關(guān)人員參加,會議應(yīng)簡短并力求準(zhǔn)確,主要說明審核目的和范圍,傳達(dá)審核計(jì)劃,強(qiáng)調(diào)審核原則,對審核實(shí)施情況進(jìn)行安排部署。末次會議主要是通報(bào)審核結(jié)論,報(bào)告不符合項(xiàng),重申審核,重點(diǎn)是對不符合項(xiàng)提出糾正措施和要求。審核組成員會議,是在現(xiàn)場審核結(jié)束后,內(nèi)審組召開的內(nèi)部會議,其主題是對審核結(jié)果進(jìn)行歸納、分析、協(xié)調(diào)相關(guān)問題,審核不符合項(xiàng)報(bào)告,評價(jià)質(zhì)量體系運(yùn)行的有效性和充分性,為末次會議做好準(zhǔn)備。

        3.3 抓好現(xiàn)場審核?,F(xiàn)場審核是整個審核工作中最為關(guān)鍵性的環(huán)節(jié),是整個內(nèi)審工作的靈魂,現(xiàn)場審核獲取的客觀證據(jù)和信息是評價(jià)質(zhì)量體系運(yùn)行有效性和充分性的重要依據(jù)?,F(xiàn)場審核中,內(nèi)審員要嚴(yán)格按照《評審準(zhǔn)則》的要求,正確掌握并運(yùn)用好審核的技巧和策略,把握好切入點(diǎn),選擇好審核的路徑,巧妙運(yùn)用審核方法,認(rèn)真進(jìn)行專業(yè)判斷。在審核路徑的選擇方面,內(nèi)審員可根據(jù)現(xiàn)場檢查表的設(shè)計(jì)要求和本檢測實(shí)驗(yàn)室的特點(diǎn)、組織構(gòu)架等實(shí)際情況,合理安排檢查路徑,力求覆蓋整個體系。在審核方法上,一般采取文件評審和“抽樣”檢查兩種方式。抽樣中應(yīng)盡可能抽取其具有代表性的“樣本”,對樣本的現(xiàn)場調(diào)查,一般包括“聽、看、問、查”等四個環(huán)節(jié)?!奥牎敝饕锹犑軐彶块T有關(guān)人員的介紹;“看”主要是在查閱受審部門的有關(guān)資料,包括檢測報(bào)告、檢測現(xiàn)場和原始記錄;“問”主要是針對受審單位情況介紹和現(xiàn)場調(diào)查提出相關(guān)問題,了解實(shí)際情況,掌握現(xiàn)狀;“查”主要是針對聽、看、問所收集到的情況和問題進(jìn)行現(xiàn)場核實(shí),順藤摸瓜觸及全貌?,F(xiàn)場審核結(jié)束后,內(nèi)審組應(yīng)對全部審核情況進(jìn)行綜合分析,并認(rèn)真填寫《評定記錄表》,嚴(yán)格按照《評審準(zhǔn)則》正確界定不符合項(xiàng),及時(shí)簽發(fā)不符合項(xiàng)通知書,并提出糾正和改進(jìn)措施。

        3.4 認(rèn)真撰寫內(nèi)審報(bào)告。質(zhì)量管理體系內(nèi)部審核報(bào)告是整個審核工作的外在體現(xiàn),是在對客觀證據(jù)及審核記錄進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析、歸納和評價(jià)的基礎(chǔ)上形成的審核總結(jié)。因此在撰寫內(nèi)審報(bào)告中要嚴(yán)格把握好報(bào)告的準(zhǔn)確性和完整性,要提供出足夠說明情況的客觀證據(jù)和審核發(fā)現(xiàn),運(yùn)用典型事實(shí)、準(zhǔn)確數(shù)據(jù)說出既能夠聚焦領(lǐng)導(dǎo)及顧客關(guān)心的問題,又能透過現(xiàn)象看到本質(zhì),引起相關(guān)部門注意的現(xiàn)象。報(bào)告中對不符合項(xiàng)的改進(jìn)措施要體現(xiàn)出可操作、可控制、可評價(jià)、可預(yù)防、可持續(xù)的價(jià)值觀念。

        4 加強(qiáng)內(nèi)審的后續(xù)跟蹤,改善管理體系運(yùn)行水平。

        糾正措施是改善和提高管理體系運(yùn)行水平的一項(xiàng)重要活動,是管理體系自我完善的重要手段。實(shí)驗(yàn)室的質(zhì)量管理體系只有通過不斷的完善和改進(jìn),才能進(jìn)一步推動檢測業(yè)務(wù)的規(guī)范化,提升實(shí)驗(yàn)室的整體水平,更好地參與市場競爭,因此,在審核結(jié)束后,內(nèi)審組必須加強(qiáng)對各部門糾正措施的跟蹤、檢查和驗(yàn)證,將跟蹤結(jié)果填寫《不合格項(xiàng)及措施跟蹤單》并提交管理評審。如措施達(dá)不到預(yù)期目標(biāo)和效果,必須按照糾正程序重新制定糾正計(jì)劃,采取新的改正措施。尤其是對內(nèi)審報(bào)告中所揭示的問題,要及時(shí)與有關(guān)部門匯總分析,徹底解決此類問題,以便達(dá)到改善和提高實(shí)驗(yàn)室管理體系運(yùn)行水平的目的。

        參考文獻(xiàn)

        [1]劉卓慧《實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)定工作指南》[M].北京,中國計(jì)量出版社,2007.

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