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        對檔案數(shù)字化建設(shè)的探討

        2009-07-28 08:00:22董春明
        中國新技術(shù)新產(chǎn)品 2009年13期
        關(guān)鍵詞:數(shù)據(jù)庫信息建設(shè)

        董春明

        摘要:隨著信息技術(shù)的發(fā)展,檔案建設(shè)的數(shù)字化也提上了日程,檔案作為一種原生的信息資源,其重要性正日益凸顯出來。本文主要論述了檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性,檔案數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)容及步驟。同時指出檔案工作者要不斷學(xué)習(xí)科學(xué)知識,逐步掌握信息技術(shù)為檔案工作服務(wù),為社會主義經(jīng)濟建設(shè)服務(wù),為社會主義精神文明建設(shè)服務(wù)。

        關(guān)鍵詞:檔案;數(shù)字化建設(shè)

        近年來,國家檔案局、中央檔案館把“加快檔案信息化建設(shè)”、“加快現(xiàn)有檔案的數(shù)字化進程” 列入全國檔案事業(yè)發(fā)展的重要計劃。同時,國家檔案局在中國檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)研討會上宣布:我國將進一步加快數(shù)字化檔案館的建設(shè)。由此,傳統(tǒng)檔案館數(shù)字化建設(shè)的問題引起了人們的關(guān)注,并且有一些檔案館已經(jīng)開始對此投資建設(shè)。我們認為,傳統(tǒng)檔案館的數(shù)字之路并非一蹴而就,而是一個循序漸進的過程,對這個過程的各個環(huán)節(jié)進行深入的分析研究是十分必要的,只有在有了清楚認識的基礎(chǔ)上,才能規(guī)劃和解決好檔案館的數(shù)字化之路,為今后的數(shù)字檔案館、虛擬檔案館的建設(shè)打好基礎(chǔ)。

        1 檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性和緊迫性

        1.1 檔案數(shù)字化有助于改善檔案管理

        只有實現(xiàn)檔案數(shù)字化,才能沖破檔案利用的種種局限,使檔案管理部門從封閉走向開放,從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變,實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理,為社會提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

        1.2檔案數(shù)字化是形勢發(fā)展的需求

        21世紀(jì)是信息化的時代,把數(shù)字化建設(shè)擺在了十分突出的位置,無疑是十分及時和正確的。數(shù)字檔案館是其重要組成部分。其一,檔案館就是各級政府保管和提供利用檔案信息的職能部門。館藏有數(shù)十萬卷檔案資料,數(shù)百萬件檔案文件,是本地區(qū)最豐富、最有實用價值的信息資源庫。這樣一大批浩如煙海,珍貴的檔案信息資源有助于為各級領(lǐng)導(dǎo)和廣大公眾利用,充分實現(xiàn)信息共享。其二,檔案載體的更新?lián)Q代迫切要求檔案館數(shù)字化。檔案由原始的甲骨、竹箋、貝殼、絲帛到紙質(zhì),發(fā)展了幾千年,記錄下了中華文明和世界文明史。近年來,檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替,電子檔案的出現(xiàn)給檔案館提出了一個亟待解決的課題,那就是電子檔案的收集、保管、保護和利用手段,而解決這個問題的途徑只有一個,那就是檔案館的數(shù)字化。目前,檔案館的檔案保管、利用與形勢的發(fā)展要求不相應(yīng),仍然停留在紙質(zhì)檔案的管理及較原始的檢索利用水平上,使得絕大部分電子檔案無法采集、收集和提供利用,甚至絕大部分電子檔案已經(jīng)被清洗、丟失。這是一個極其重大的損失和無可挽回的錯誤。

        1.3檔案數(shù)字化是社會發(fā)展強烈需求

        當(dāng)今,人們的時間意識越來越強,領(lǐng)導(dǎo)做出重大決策需要迅速、準(zhǔn)確;各職能部門工作查考要求快速及時;社會廣大公眾對檔案信息需要量不斷增加,如婚姻檔案,有一些農(nóng)村,尤其是僻遠山區(qū)的利用者要查閱婚姻檔案十分困難,來回要好幾天,他們迫切要求信息共享。還有一些外商投資者,他們想了解本地區(qū)的整體情況,才敢于投資,那么要了解詳細內(nèi)容恰恰只有檔案館才是最全、最新、最直接、最方便的一個場所,特別是我們建立現(xiàn)行文件查閱中心之后,對各界人士及外商投資查閱信息更為方便,這都迫使檔案館這個信息保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統(tǒng)的原始管理、檢索和提供利用的手段,以現(xiàn)代化、多功能的服務(wù)措施,使檔案館館藏的信息能及時、方便地提供給各方面的需求者。

        2 檔案數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)容

        2.1 推進檔案數(shù)字化,必須提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平

        目前,檔案信息數(shù)字化的現(xiàn)狀是檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件多、亂,這些都嚴重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。筆者認為對這一問題取得共識是檔案數(shù)字化建設(shè)思想上的一次飛躍,它使我們的觀察視野從計算機系統(tǒng)擴大到整個檔案信息管理。檔案信息自動化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個方面和各個環(huán)節(jié),其中首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范,檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和真正實施。檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范本身也是一個系統(tǒng)工程,要推進檔案數(shù)字化建設(shè),必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化,掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關(guān)系。

        2.2檔案數(shù)字化建設(shè)要著眼于提高系統(tǒng)的整體水平

        檔案數(shù)字化建設(shè)的著眼點應(yīng)是整個系統(tǒng),組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個節(jié)點都應(yīng)達到一定水平,并通過網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通,這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢,提高系統(tǒng)的綜合能力。部分節(jié)點甚至一個重要節(jié)點的障礙,都可能造成系統(tǒng)的梗阻。當(dāng)然,要求每個節(jié)點的裝備水平和應(yīng)用能力齊頭并進是不現(xiàn)實的,不可能“齊步走”。鼓勵和支持先進單位提高水平,在一些單位進行較高水平的試點,以取得值推廣的經(jīng)驗,對整個系統(tǒng)是有利的,但其基本出發(fā)點就是為了提高系統(tǒng)的整體水平,只有少數(shù)先進的節(jié)點不可能組成先進的系統(tǒng)。

        2.3推進檔案數(shù)字化要有重點地抓好數(shù)據(jù)庫建設(shè)

        目前,我們檔案數(shù)字化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向數(shù)字管理系統(tǒng)的過渡階段,完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫建設(shè)。開發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是國家檔案信息工程的核心和基礎(chǔ),是工程的主體。數(shù)據(jù)庫的含義是依托先進的信息技術(shù)對檔案進行科學(xué)的管理和方便的使用。建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項長期的任務(wù),要經(jīng)過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。經(jīng)過實踐我們認為建設(shè)數(shù)據(jù)庫經(jīng)驗中最主要的有:領(lǐng)導(dǎo)重視,統(tǒng)一認識,堅持計算機技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合;面向應(yīng)用,建立“活庫”,以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫的“活性”;突出重點,由單一庫向系統(tǒng)庫發(fā)展等。當(dāng)前若能把綜合數(shù)據(jù)庫的完善提高和各單位檔案目標(biāo)庫建立起來,通過網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接形成開放的分步式數(shù)據(jù)庫群,將使自動化系統(tǒng)效率大大提高一步。

        3 檔案數(shù)字化建設(shè)的步驟

        3.1 建立檔案數(shù)據(jù)庫

        第一步,輸入文件級目錄。在建立數(shù)據(jù)庫的過程中,可邊輸入邊打印,一方面補齊卷內(nèi)文件目錄,另一方面檢驗輸入的正確性,從而確保檔案數(shù)據(jù)庫的真實性、完整性和有效性。第二步,采用掃描儀、數(shù)碼相機等設(shè)備,實現(xiàn)原文件信息數(shù)字化。檔案館婚姻檔案、知青檔案、山林土地檔案利用十分頻繁,尤其知青檔案已十分破爛,只有實行數(shù)字化,才能確保原件的永久保存。從實踐看,檔案數(shù)據(jù)庫的建立大大提高了工作效率。

        3.2 建立檔案局(館)網(wǎng)站

        檔案數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)與當(dāng)?shù)卣?wù)網(wǎng)、公眾網(wǎng)聯(lián)網(wǎng)實施資源共享。在互聯(lián)網(wǎng)上向政府和社會提供檔案信息查閱,政策法規(guī)查詢、舉辦網(wǎng)上展覽,展示本地兩個文明建設(shè)的成果;建立網(wǎng)上現(xiàn)行文件查閱中心提供全文查詢,逐步實現(xiàn)政務(wù)公開,營造有利于當(dāng)?shù)厥薪?jīng)濟建設(shè)和社會發(fā)展的良好環(huán)境。

        3.3 加強電子文件的收集和積累工作

        電子文件是未來館藏數(shù)字檔案最主要的來源。以前,進館單位只移交紙質(zhì)檔案和紙質(zhì)文件目錄,現(xiàn)在應(yīng)該要求進館單位實行電子文件和紙質(zhì)文件的歸檔雙軌制,一般將電子文件拷貝兩套,異地保存,并隨紙質(zhì)文件一并移交檔案館。這樣既推進了機關(guān)檔案室的電子化進程,又節(jié)省了檔案館建立數(shù)據(jù)庫的工作量。

        3.4 加大檔案管理軟件推廣力度

        電子文件是包括電子文件內(nèi)容、電子文件載體和電子文件顯示、修改的電子計算機軟硬件平臺的組合。由于種種原因,各進館單位電子文件所依賴的軟硬件平臺不同,這給集中到檔案數(shù)據(jù)庫造成困難。對此,我們要高度重視,采取積極的措施予以解決。印發(fā)電子目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與交換格式,對案卷級和文件級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)的字段名稱、類型、長度作出了規(guī)定,規(guī)范軟件和數(shù)據(jù)格式,確保數(shù)據(jù)庫的準(zhǔn)確性和有效性。

        檔案數(shù)字化建設(shè)是一項長期而又復(fù)雜的任務(wù),不可能一步到位。工作中我們力求分步實施,突出重點,講求實效,持續(xù)發(fā)展。

        參考資料

        [1]國際檔案理事會主席王剛同志在《第十四屆國際檔案大會開幕式上的致詞》,《中國檔案報》2000年第547期

        [2]楊公之主編《檔案信息化建設(shè)導(dǎo)論》,中國檔案出版社2001年版

        [3]王榮國、李東來《數(shù)字圖書館的概念形態(tài)及研究范圍》《圖書館學(xué)報》2001,5。

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