張永和

摘要:人口和計(jì)劃生育檔案是計(jì)劃生育工作中形成的具有保存和查考利用價(jià)值的真實(shí)歷史記錄,人口和計(jì)劃生育檔案可為政府決策提供準(zhǔn)確的依據(jù),可為育齡群眾提供優(yōu)質(zhì)服務(wù),可為農(nóng)民致富奔小康服務(wù);通過全面普查案卷實(shí)現(xiàn)案卷規(guī)范化,統(tǒng)一歸類,搞好類別;提高檔案管理人員素質(zhì),搞好科學(xué)管理檔案水平等途徑促進(jìn)人口和計(jì)劃生育檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)管理現(xiàn)代化建設(shè)。

關(guān)鍵詞:人口;計(jì)劃生育;檔案

中圖分類號(hào):C93-03文獻(xiàn)標(biāo)志碼:A文章編號(hào):1673-291X(2009)26-0163-02

作為世界第一人口大國(guó),我國(guó)人口和計(jì)劃生育工作的重要性日漸突出。人口計(jì)劃生育工作的法制化、制度化、規(guī)范化的發(fā)展,使人口和計(jì)劃生育檔案管理科學(xué)化進(jìn)入了更高、更新、更嚴(yán)、更準(zhǔn)的階段。探索當(dāng)前人口和計(jì)劃生育檔案科學(xué)管理的新思路,進(jìn)一步提高檔案科學(xué)管理水平,對(duì)更好地開展新時(shí)期人口和計(jì)劃生育工作,促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)健康快速地發(fā)展必將產(chǎn)生積極的推動(dòng)作用。

一、科學(xué)管理人口與計(jì)劃生育檔案的重要性

人口和計(jì)劃生育檔案是計(jì)劃生育工作中形成的具有保存和查考利用價(jià)值的各種文字、表圖、影像、聲音等不同形式的真實(shí)歷史記錄,是制定當(dāng)?shù)厝丝谂c計(jì)劃生育政策的重要資料,是過去人口和計(jì)劃生育工作的積淀。要提高科學(xué)管理人口和計(jì)劃生育工作檔案的水平,就必須對(duì)人口和計(jì)劃生育檔案的作用有一個(gè)充分的認(rèn)識(shí),這是科學(xué)搞好檔案工作的必要前提。

1.人口和計(jì)劃生育檔案可為政府決策提供準(zhǔn)確的依據(jù)

人口和計(jì)劃生育檔案資料是許多人口計(jì)劃生育統(tǒng)計(jì)數(shù)字的來源。在工作中,分析、處理這些數(shù)據(jù),其結(jié)果可用于政府統(tǒng)籌計(jì)劃,為政府決策提供人口數(shù)據(jù),為發(fā)展區(qū)域經(jīng)濟(jì)明確工作重點(diǎn),對(duì)科學(xué)統(tǒng)籌安排生產(chǎn)提供前瞻性的理論數(shù)據(jù)。

2.人口和計(jì)劃生育檔案可為育齡群眾提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)

利用人口和計(jì)劃生育檔案資料,通過從存儲(chǔ)計(jì)算機(jī)中的《育齡婦女基礎(chǔ)信息表》和《生育證》、《獨(dú)生子女證》等資料,可為育齡群眾提供相應(yīng)技術(shù)服務(wù)的依據(jù)。

3.人口和計(jì)劃生育檔案可為流動(dòng)人口提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)

有效利用人口和計(jì)劃生育檔案,掌握流動(dòng)人口動(dòng)向,及時(shí)了解流動(dòng)人口的婚育信息,可以滿足流動(dòng)人口計(jì)劃生育與生殖健康工作的需求。利用流動(dòng)人口檔案通過人口宏觀管理與決策信息系統(tǒng)的流動(dòng)人口管理交換平臺(tái),互通信息,既可引導(dǎo)流動(dòng)人口及時(shí)落實(shí)避孕節(jié)育措施,促進(jìn)社會(huì)撫養(yǎng)費(fèi)兩地配合征收,又可防止兩地因?yàn)椤皶r(shí)空差”出現(xiàn)工作疏漏,如發(fā)錯(cuò)證、重復(fù)發(fā)證等等。

4.人口和計(jì)劃生育檔案可保證計(jì)劃生育執(zhí)法的準(zhǔn)確性和嚴(yán)肅性

《中華人民共和國(guó)人口與計(jì)劃生育法》、《流動(dòng)人口計(jì)劃生育工作管理辦法》、《計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)管理?xiàng)l例》、《社會(huì)撫養(yǎng)費(fèi)征收管理辦法》等法律法規(guī)的相繼出臺(tái)實(shí)施,使人口和計(jì)劃生育行政部門承擔(dān)的監(jiān)督執(zhí)法任務(wù)越來越重?！缎姓V訟法》、《行政處罰法》、《行政許可證》的實(shí)施,提高了群眾的維權(quán)意識(shí),這對(duì)人口和計(jì)劃生育監(jiān)督執(zhí)法人員提出了更高的要求,利用人口和計(jì)劃生育檔案的真實(shí)信息,為計(jì)劃生育執(zhí)法的準(zhǔn)確性和嚴(yán)肅性打下了基礎(chǔ)。

5.人口和計(jì)劃生育檔案可為農(nóng)民致富奔小康服務(wù)

利用人口和計(jì)劃生育檔案信息,可及時(shí)了解和掌握黨和國(guó)家有關(guān)人口與計(jì)劃生育政策、科技信息,幫助農(nóng)民“少生快富”奔小康。特別是幫助計(jì)劃生育家庭發(fā)展生產(chǎn),提高生活水平,利用人口和計(jì)劃生育檔案信息,為他們傳遞國(guó)家對(duì)獨(dú)生子女戶、雙女戶家庭的優(yōu)先優(yōu)惠政策、獎(jiǎng)勵(lì)扶助政策,如農(nóng)業(yè)部門優(yōu)先向貧困女孩家庭提供高產(chǎn)優(yōu)質(zhì)優(yōu)良品種,推廣先進(jìn)技術(shù);金融部門對(duì)符合貸款原則和貸款政策的貧困女孩家庭優(yōu)先發(fā)放小額貸款;各級(jí)計(jì)劃生育協(xié)會(huì)組織的對(duì)計(jì)生戶優(yōu)惠扶持等一些優(yōu)惠政策,讓他們充分利用這些優(yōu)惠政策脫貧致富。

二、人口和計(jì)劃生育檔案工作現(xiàn)狀

1.領(lǐng)導(dǎo)重視不夠

在檔案保管的全過程中,基層人口計(jì)生檔案室的整理保管工作是基礎(chǔ),但這往往是工作的薄弱環(huán)節(jié)。一些領(lǐng)導(dǎo)不夠重視基層的檔案管理工作,因此,檔案工作在基層人口計(jì)生工作中沒有地位,根本提不到議事日程上來。比如,沒有將檔案保管工作是否達(dá)標(biāo)列入各級(jí)人口計(jì)生的考核體系中;在人員配備上,只考慮是不是黨員,但卻不考慮其是否具有檔案專業(yè)的背景;檔案工作人員兼職多,專職少;基層檔案室沒有制定規(guī)范的檔案管理制度等,從而導(dǎo)致工作人員對(duì)各類人口計(jì)生工作的檔案管理只能是“隨心所欲”,各行其是。

2.缺乏檔案管理意識(shí),檔案保管條件差

目前,因基層檔案保管工作基本沒有開展或沒有受到應(yīng)有的重視,基層工作人員在檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)、檔案意識(shí)等方面,均與《檔案法》的要求相差甚遠(yuǎn)?；鶎訖n案工作者大都缺乏檔案保管技術(shù)的基本知識(shí)和業(yè)務(wù)能力,因此,檔案管理工作較為雜亂無章。多數(shù)基層部門缺乏必要的檔案保管條件,無論是庫房建設(shè),還是添置必要的檔案保管設(shè)備,或是對(duì)檔案庫采取經(jīng)常性的保護(hù)措施等,均存在不容忽視的隱患和問題?！稒n案法》頒布后,除國(guó)家、省、市級(jí)人口計(jì)生檔案室外,縣以下的基層人口計(jì)生檔案室普遍還沒有制定嚴(yán)格的檔案管理規(guī)章制度;沒有添置必要的檔案保管設(shè)備,尤其是縣人口計(jì)生單位的檔案室均存在一房多用、辦公用品質(zhì)量低等現(xiàn)象,由此造成檔案資料的污損、丟失等大錯(cuò)。

三、抓好人口和計(jì)劃生育檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)管理現(xiàn)代化建設(shè)

在人口和計(jì)劃生育檔案科學(xué)化管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中,計(jì)算機(jī)應(yīng)用是一個(gè)大工程,尤其是那些時(shí)間較長(zhǎng)的計(jì)劃生育檔案,著錄工作量大而且復(fù)雜,如果沒有一整套現(xiàn)代化和科學(xué)化的工作程序與方法,會(huì)使計(jì)算機(jī)因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無法有效使用,甚至直接影響檔案管理工作科學(xué)化的進(jìn)展速度。因此,在著錄時(shí)掌握以下重點(diǎn)才可以取得基本的“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

1.全面普查案卷,去糟補(bǔ)漏,取精去陳重新組合案卷,實(shí)現(xiàn)案卷規(guī)范化。將那些組卷過厚、不規(guī)范和內(nèi)容混雜的案卷進(jìn)行重新裝卷,盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起,去掉過期不符合的案卷。

2.統(tǒng)一歸類,建立門戶,搞好類別,保證計(jì)算機(jī)檢索的顯著優(yōu)勢(shì)。為了確保檢索的完整性,在分類過程中,首先根據(jù)《中國(guó)檔案分類法》進(jìn)行分類、規(guī)范題名,檔案的分類號(hào)保證了檢索查全率,而題名準(zhǔn)確才能保證查索的查準(zhǔn)率。

3.分級(jí)次著錄,省時(shí)省力。在著錄過程中將案卷分層次進(jìn)行著錄,對(duì)人口報(bào)表等數(shù)據(jù)進(jìn)行圖表級(jí)著錄;對(duì)影像、聲音等資料進(jìn)行影音采集刻盤分類保管;將反映問題單一或查考價(jià)值不高的檔案進(jìn)行案卷級(jí)著錄;對(duì)一卷內(nèi)幾個(gè)文件涉及同一個(gè)內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級(jí)著錄;而對(duì)那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進(jìn)行文件級(jí)著錄。這樣處理不僅能揭示檔案的主題內(nèi)容和特征,而且也可以減少著錄條目和錄入條目,既節(jié)約了時(shí)間、人力與財(cái)力,又提高了效率。

4.分門另類,對(duì)于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷在著錄時(shí)可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引,而對(duì)那些特殊形式的檔案如“病歷檔案”、“案件”等則可用計(jì)算機(jī)程序?qū)⑷嗣?、地址、時(shí)間用案卷目錄直接錄入,然后用計(jì)算機(jī)統(tǒng)一給出分類號(hào)。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié),大大地提高著錄速度。

5.用關(guān)鍵詞替代主題詞,簡(jiǎn)化查找時(shí)間。主題詞存在著查找煩瑣、效率較低的弊端,可以采取以關(guān)鍵詞替代主題詞的做法,即從題名或文件主題中用靠思維歸納出揭示主題內(nèi)容的詞匯——關(guān)鍵詞進(jìn)行標(biāo)識(shí),待錄入計(jì)算機(jī)后,利用計(jì)算機(jī)批量處理的功能進(jìn)行處理。

6.提高檔案管理人員素質(zhì),搞好科學(xué)管理檔案水平。人口和計(jì)劃生育檔案管理工作者掌握知識(shí)和技能的水平,直接影響到檔案工作,必須做好檔案管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)工作,努力提高科學(xué)管理檔案的水平。積極組織檔案人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)和新技術(shù)學(xué)習(xí)班,提高檔案人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)和整體水平,并注重增強(qiáng)檔案信息觀念和提高檔案信息服務(wù)的能力,是提高人員素質(zhì)的根本途徑。加大計(jì)算機(jī)知識(shí)的比例,強(qiáng)化與圖書館學(xué)、情報(bào)學(xué)等相關(guān)學(xué)科的聯(lián)系,重視網(wǎng)絡(luò)知識(shí)的運(yùn)用,并適當(dāng)設(shè)立檔案專業(yè)的課時(shí),傳授檔案的新知識(shí)、新技術(shù)、新技能,使檔案人員及時(shí)了解檔案界的研究動(dòng)念、檔案工作的發(fā)展趨勢(shì)及現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案工作中的運(yùn)用,進(jìn)一步拓展學(xué)習(xí)領(lǐng)域,更新知識(shí)結(jié)構(gòu)。檔案管理人員要主動(dòng)學(xué)習(xí)信息技術(shù)、科學(xué)管理檔案等相關(guān)知識(shí),掌握和提高應(yīng)用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和使用新技術(shù)的能力。

總之,人口計(jì)劃生育部門領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識(shí)到人口和計(jì)劃生育檔案科學(xué)管理在計(jì)劃生育工作中的重要作用,把人口和計(jì)劃生育檔案當(dāng)成重要財(cái)富資源,給予必要的投入,建立獨(dú)立的檔案管理工作室,解決所需經(jīng)費(fèi),為科學(xué)管理檔案工作創(chuàng)造必要的條件。人口計(jì)劃生育部門檔案管理人員要做好人口和計(jì)劃生育檔案管理工作,根據(jù)人口計(jì)劃生育工作深入發(fā)展的需要,調(diào)整好人口計(jì)劃生育檔案信息開發(fā)利用的突破口,開展有效的服務(wù),盡可能多地創(chuàng)造社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益,為人口計(jì)劃生育事業(yè)的開展和社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展作出貢獻(xiàn)。