姜　巍　毛忠行

關鍵詞：文獻資源建設；圖書采購；招標

摘 要：將高校圖書館圖書采購評標指數(shù)分解為表達書商折扣的經(jīng)濟標和反映書商服務的綜合標，并進行了分析、研究，為在圖書采購招標中選擇綜合實力強、能夠為圖書館建立良好藏書體系的書商，提出了具有可操作性解決方案。

中圖分類號：G256文獻標識碼：A 文章編號：1003-1588（2009）01-0020-03

目前，高校圖書館均在圖書采購中實行公開招標，但由于圖書采購與物資采購、工程招標的特點不一樣，因此對于書商的評價標準有著不同的選取，從而影響到圖書館藏書質(zhì)量和藏書結構?？茖W地選擇書商是高質(zhì)量完成圖書采購的重要前提。本文擬對圖書采購招標中評價指標（即對書商的評價標準）進行研究、探討，以期對實踐有所裨益。

1 在圖書采購評標過程中需要明確的問題

1.1 明確圖書采購招標主導權

在圖書采購招標中，招標機構一般是高校的招標領導小組，招標工作的運行、評標委員會的組成、評標標準等都是由他們決定的，圖書館難以獲得主導權。由于他們對圖書館的基本業(yè)務和圖書出版發(fā)行的情況不了解，往往將圖書館采購與學校的物資采購和工程建設招標等同起來，對于圖書采購業(yè)務的簡單化認識使他們?nèi)菀變H僅關注折扣。圖書館應該主動參與到采購招標中去，向評標人員介紹圖書館業(yè)務工作、圖書出版發(fā)行的特點，以及會對圖書館藏書建設的影響等，從而引導選擇符合圖書館文獻資源建設的書商。圖書館不是去“操縱”招標，而是去引導招標。

1.2 選擇合適的評標方法

《政府采購貨物和服務招標投標管理辦法》規(guī)定，貨物服務招標采購的評標方法分為最低價評標法、綜合評分法和性價比法。很顯然，由于圖書采購的特點不同于一般商品采購，主要涉及供貨品種、到貨時間、訂到率、訂全率、價格優(yōu)惠及圖書專業(yè)數(shù)據(jù)、加工服務等內(nèi)容，因此，圖書采購招標的評標方法應選用綜合評標法，既要考慮書商給予的圖書折扣，也要考慮書商所能提供服務的水平，實行綜合評分高者中標的原則。

1.3 圖書采購的特殊性

圖書采購的特殊性，首先表現(xiàn)在圖書采購的不確定性，圖書的出版發(fā)行是一個有序的、漫長的過程，招標時只是對圖書作宏觀的、概括性的描述，而無法用一種規(guī)范的、明確的語言來規(guī)定所提供圖書的具體細節(jié)，包括書名、作者、出版社、出版時間等信息；其次表現(xiàn)在對中標書商實現(xiàn)合同約定的不確定性，圖書采購的完成必須依賴于中標書商的采購實力、圖書配送速度等因素，選擇一個具有強大業(yè)務能力、能按圖書館采購要求提供相關服務的中標書商無疑是圖書采購順利實現(xiàn)的一個基礎條件；最后表現(xiàn)在圖書采購過程中監(jiān)督的不確定性，由于圖書折扣、圖書出版發(fā)行、書商供貨能力及服務水平等無法進行實時檢查、監(jiān)督，給圖書采購造成了一定的風險。

1.4 中標書商數(shù)與圖書采購合同期限

首先，盡量避免只選擇一家書商，以保證有全面的圖書來源，避免造成個別專業(yè)的缺口，達到分散購書風險的目的。購書經(jīng)費在100萬以下，選一主一輔書商為宜，100萬以上，可根據(jù)書商的供書能力和代理出版社的多少，優(yōu)選數(shù)家書商。其次，是否設置標段，或者說標段如何設置，要根據(jù)購書經(jīng)費來確定，可按圖書類目分為社科圖書、自科圖書，也可按出版社劃分標段。最后，關于圖書采購期限，由于圖書（特別是專業(yè)圖書）出版情況比較復雜，圖書出版品種、出版時間往往無法掌握，同時考慮到減少書商的短期行為，可適當延長合同期限，以2~3年較為適宜。

1.5 購書經(jīng)費與招標金額

目前，圖書采購的招標一般都采用一個標的選取多家書商，再根據(jù)不同書商的特色及服務，分解購書經(jīng)費，決定采購的數(shù)量。但對于高校圖書館來說，這仍是遠遠不夠的，由于圖書招標采購采取的是圖書預訂為主、現(xiàn)場采購為輔的方式，所以有時讀者急需的教學參考書、考研用書、科研用書，或者一些暢銷書、熱門書、考試資料、計算機類的圖書和一些會議文獻、內(nèi)部資料等無法及時購入，影響到了讀者的閱讀。因此，可考慮預留一部分經(jīng)費作為零散采購，或者可規(guī)定5萬元以下的自購金額，不必通過招標，從而給圖書館一定的圖書采購自主權。

1.6 書商折扣與圖書館所需服務的平衡

圖書折扣是許多圖書館在招標時非?？粗氐囊粋€指標。通過采購招標獲得較好的購書折扣是招標的目標，它可使圖書館有限的資金發(fā)揮最大的作用。圖書館尋求的是滿足多層次讀者需求，優(yōu)惠的價格不是圖書館采購的最終目的。如果圖書館沒有獲得所需的圖書資源，讀者不能借閱到所需的圖書的話，就是再優(yōu)惠的價格，意義也不大。因此，圖書采購招標必須明確高折扣率并不是圖書館選擇書商的惟一標準，制定書商為圖書館提供相關服務的內(nèi)容和質(zhì)量標準，找到書商所能給予的最大優(yōu)惠條件與書商所能提供的最好服務的平衡點，盡可能選擇資信優(yōu)良、服務質(zhì)量好的書商，為圖書館提供高質(zhì)量的藏書和高水平的服務。不要因過分地強調(diào)折扣，使中標書商提供的服務大打折扣，造成圖書質(zhì)量、服務質(zhì)量和圖書訂到率等方面的問題，從而嚴重影響圖書館的正常采訪工作和文獻資源建設。

2 經(jīng)濟標分析

圖書采購評標指標可以分成兩部分：關于圖書折扣的經(jīng)濟標和關于書商服務的綜合標，各書商總評分為100分，經(jīng)濟標和綜合標各為50分。

2.1 經(jīng)濟標的計算方法

取各書商折扣的平均值為最優(yōu)折扣率，投標折扣率每高于最優(yōu)折扣率0.5個點扣2分，低0.5個點扣1分。例如經(jīng)統(tǒng)計平均扣率為27，與平均扣率相同書商的經(jīng)濟標可得50分；書商甲的扣率為28，他的經(jīng)濟標得分為：50—(28-27)/0.5×1=48分；書商乙的扣率為26，他的經(jīng)濟標得分為：50—（27-26）/0.5×2=46分。

2.2 說明

（1）圖書采購的評標顯然不能簡單地取最低折扣，但不同的計算方法效果是相差很大的。通常的做法是根據(jù)各投標人的平均折扣作為參考基準，再根據(jù)與平均折扣相比，折扣每增加或減少0.5%，得分加減若干分。由于投標人投標的自由，無法事先限定其投標的折扣，通過擴大高低分差，可以起到遏止惡意報價的作用。（2）在投標競爭公開、日益激烈、圖書市場日趨成熟的情況下，各書商的投標折扣有下降趨同的現(xiàn)象，而服務的差別相對較大，因此實際上服務分值對中標影響更大。圖書采購利用招標的方式將圖書扣率提高，從而節(jié)約了圖書館的購書經(jīng)費，但是折扣越高往往對圖書訂到期率、訂全率的影響越大，很容易造成圖書館訂貨量與到貨量的失衡。對高校圖書館來說，折扣和服務都很重要，沒有服務質(zhì)量的折扣毫無意義。

3 綜合標分析

綜合標是對書商的資信、服務水平進行的綜合評價，總分為50分。打分的依據(jù)是：⑴書商在標書中承諾和相關證明；⑵評標小組對書商實際考察、向其他高校圖書館征詢的結果，它的采信度高于書商的承諾；⑶對書商相關服務實際操作的現(xiàn)場考核，包括網(wǎng)站情況、預訂目錄的制作、編目數(shù)據(jù)的著錄、圖書個別加工等項目；⑷評標專家對書商的印象。綜合標可分解為如下內(nèi)容。

3.1 企業(yè)基本情況（10分）

3.1.1 資質(zhì)證書、注冊資金（2分）

評分內(nèi)容：注冊資金滿200萬得滿分，每少20萬扣1分。

說明：⑴書商的資質(zhì)和誠信狀況是能否履行合同的前提。有實力的書商能夠較好地履行合同，可作為長期的合作伙伴，而沒有誠信的書商，其履行合同的能力值得懷疑，會造成圖書的訂到率、訂全率較低，編目數(shù)據(jù)質(zhì)量較差，因此，對書商資質(zhì)和誠信的要求是招標要求中不可或缺的內(nèi)容。⑵招標書中往往都對書商的注冊資金設定具體了要求，其目的是保證書商具有相當?shù)慕?jīng)營實力，但問題實際上并不這么簡單，由于歷史原因，若干年對于注冊資金要求相對不高，書商中有一些是長期專門從事高校圖書館服務的，其工作經(jīng)驗豐富、服務能力強、數(shù)據(jù)規(guī)范，由于體制原因無法增資，因此對于此類書商，應適當予以放寬，以免將優(yōu)秀書商攔在參與競爭的門外?？疾鞎痰慕?jīng)濟實力應由會計事務所審計的財務報表、銀行出具的資信證明等作為主要判斷依據(jù)，并且是連續(xù)數(shù)年的數(shù)據(jù)，這樣才更為合理和權威。

3.1.2 訂戶情況（3分）

評分內(nèi)容：與本省高校圖書館合作滿10家得滿分，每少2家扣1分。

說明：高校圖書館在圖書采購上有很大的共同點，因此與書商有業(yè)務來往的高校圖書館越多，說明書商為高校圖書館服務的能力越強，可靠性越高。

3.1.3 出版社合作情況（5分）

評分內(nèi)容：與出版社合作滿50家，且包含圖書館所列重點出版社的得滿分，每少5家扣1分。

說明：高校圖書館對出版社的選擇上要求很高，一般來說，高校圖書館采購的專業(yè)圖書有80%以上來自于20%的的重點出版社，這是書商關注的重點，但為了保證圖書的訂到率、訂全率，書商也必須在中小出版社的業(yè)務聯(lián)系下功夫。

3.2 服務質(zhì)量及承諾（40分）

3.2.1 正版圖書保證（2分）

評分內(nèi)容：有承諾者滿分。

說明：書商必須承諾不能提供任何盜版圖書，圖書館一經(jīng)發(fā)現(xiàn)書商有提供盜版圖書的行為，除要求書商無條件調(diào)換外，還將對書商給予書價10倍的罰款，并承擔由此引發(fā)的一切法律責任，并將拒絕該書商參加下次圖書采購的招標。

3.2.2 訂購書目到書率（10分）

評分內(nèi)容：現(xiàn)貨圖書到書率95%以上、預訂圖書年到書率90%以上得滿分，減5%扣2分。

說明：⑴圖書訂到率和到書期限是圖書采購的重要指標，它體現(xiàn)了書商的綜合實力。有實力的書商信譽較好，到書快、訂到期率高，實力一般或較弱的書商到書慢、訂到率低。⑵根據(jù)圖書館采購計劃要求：書商的最低到書率3個月應不低于70%，半年不低于85%,一年不低于90%。如有特殊情況(出版變更、不可測因素)應作出合理說明和回告。⑶對于書商無法采購到的圖書，圖書館有權撤銷訂單，另覓其他采購渠道。

3.2.3 提供符合國家標準的CNMARC數(shù)據(jù)（8分）

評分內(nèi)容：科學的內(nèi)部工作流程、較高的編目人員職業(yè)素質(zhì)、數(shù)量、符合國家標準和CALIS標準的編目數(shù)據(jù)，每點2分。

說明：⑴圖書館普遍要求書商提供圖書的CNMARC格式編目數(shù)據(jù)，以便于圖書館編目人員生成館藏書目數(shù)據(jù)庫，從而降低圖書館編目人員的勞動強度，提高工作質(zhì)量與效率。這是考察書商綜合服務能力的很重要的一個指標，也是影響圖書館為讀者服務的一個重要指標。⑵科學的企業(yè)內(nèi)部工作流程、較高的編目人員職業(yè)素質(zhì)，是編制高質(zhì)量編目數(shù)據(jù)的基礎。

3.2.4 物流送貨（2分）

評分內(nèi)容：企業(yè)有專門的車輛送貨滿分，通過貨運公司的扣1分。

說明：圖書館對書商有嚴格的到書期限要求，書商必須具有高效率的物流配送保障，使訂到的圖書能盡快地送到圖書館指定的位置。

3.2.5 提供全面的電子訂購數(shù)據(jù)（5分）

評分內(nèi)容：有社科新書目、科技新書目、上海新書目（含高校教材目錄）及自己組織的新書書目，有完善的商務平臺可提供新書及暢銷書目信息，年供新書書目不低于10萬種。

說明：預訂書目是圖書采購的前提條件，公開發(fā)行的三目是獲得預訂信息非常重要的來源，當然有實力的書商也可以編制最新圖書的預訂書目。書商的綜合實力越強，與其建立業(yè)務聯(lián)系的出版社就越多，獲取出版社出版信息就越新越全，編制的預訂目錄的使用價值就越高。對于高校圖書館來說：預訂目錄的重要性遠大于現(xiàn)貨目錄。

3.2.6 省內(nèi)及周邊地區(qū)有專門書庫并能組織現(xiàn)采（2分）

評分內(nèi)容：每一方面各1分。

說明：綜合實力強的書商往往可以從眾多的出版社獲取大量的最新的出版信息，可以建立自己的現(xiàn)貨樣本庫，為圖書館進行現(xiàn)采提供了極大的方便，從而提高了圖書采購的準確性和適用性。

3.2.7 免費上門提供新書的個別加工（5分）

評分內(nèi)容：包括：給圖書貼條形碼、磁條、蓋藏書章，不能提供，或不能上門提供的扣5分。

說明：在市場日益激烈的競爭中，書商的服務工作越做越好，粘磁條、蓋印章、貼條碼、貼書標等圖書個別加工圖書館都交由書商去做了。圖書館節(jié)約了人力，提高工作效率。但圖書館必須對書商的加工服務進行必要的檢查，以保證質(zhì)量。

3.2.8 驗收及退書條件（3分）

評分內(nèi)容：非訂購圖書占購書量0.5%以上，扣除2分；有條件退書的扣1分，無條件退書不扣分。

說明：驗收是圖書館對書商采購到的新書進行檢查的環(huán)節(jié)，書商必須提供詳細清單，經(jīng)過圖書館核對清單與實際到書無誤后，方可支付書款。在驗收中發(fā)現(xiàn)的有質(zhì)量問題的和非本館訂購的圖書，書商必須無條件退書。否則會影響到圖書館藏書質(zhì)量。

3.2.9 其他特色服務（3分）

評分內(nèi)容：書商承諾提供不在圖書館要求提供的其它特色服務，每提供一項加1分。

說明：書商提供的其他特色服務是指圖書采購招標文件未要求書商而書商出于競爭考慮主動提出的其他服務項目，如給圖書館提供活動贊助、贈書、舉辦學術講座、為老師購書提供優(yōu)惠折扣等。

4 事后監(jiān)督

為了確保書商能按約定提供相應的服務，必須加強事后監(jiān)督，定期對圖書訂購和到書情況進行考察，對于考察結果應及時與書商溝通，并向相關監(jiān)督部門匯報。對于出現(xiàn)的問題要及時加以糾正，直至取消采購合同。

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