王繼芳

摘要: 教學秘書是學校各項教學工作具體實施者之一,是教學管理的生力軍,處于教學管理與改革的前沿,肩負著維持正常教學秩序,提高教學質(zhì)量的重要使命。本文分析了教學秘書的工作范圍、作用和特點,對于教學秘書更好地開展工作具有一定的參考價值。

關鍵詞: 教學秘書工作范圍作用特點

根據(jù)教育部2007年文件精神,要把發(fā)展高等教育的重點放在提高教學質(zhì)量上,而教學管理則是順利實施質(zhì)量工程的保證。在整個教學管理過程中,院系級的教學秘書是學校各項教學工作的具體實施者之一,是教學管理的生力軍,處于教學管理與改革的前沿,肩負著維持正常教學秩序,提高教學質(zhì)量的重要使命,其工作質(zhì)量直接影響著教學工作的正常進行,甚至影響教學質(zhì)量。可見,高等學校教學秘書的工作是十分重要的。教學秘書工作作為高等學校教學管理工作中最基層的工作,是連接教務處與各院系的紐帶,在督促、檢查、落實學校各項教與學活動中起著重要作用。院系教學秘書工作具有時間性強、任務量大、事務繁多和責任重大的特性,一旦工作不到位,二級學院的正常教學秩序就將難以得到保障。教學秘書必須熟悉教學管理、學生管理,掌握教學和學生管理的規(guī)律,具備一定的管理能力,只有這樣,工作建議、參謀意見才有針對性、合理性,才有價值。

一、教學秘書的工作范圍與作用

(一)教學秘書是培養(yǎng)計劃及相關政策制訂的參與者

教學秘書是一線的教學管理人員,熟知培養(yǎng)計劃在具體執(zhí)行過程中存在的具體問題,能為領導修訂培養(yǎng)計劃提供具體的意見和原則,從而使新的培養(yǎng)計劃能更切合本校的實際情況。同時,教學秘書也是學校各種制度、政令的具體執(zhí)行者,是教師和領導、教師和學生之間的橋梁和紐帶,最了解廣大師生的心聲,能為領導和上級部門進行決策提出建設性的意見和建議,是領導的參謀和助手。

(二)教學秘書是教學運行的組織者

協(xié)調(diào)有序的教學秩序來源于教學秘書日常的精心組織與管理。對于教師,從開學前的教學任務的安排,課表的編排,教學的進度,教學質(zhì)量的調(diào)查,考試的安排與實施,等等,每一個教學環(huán)節(jié)都需要教學秘書親自完成。對于學生主要是學籍管理工作,是對學生從入學到畢業(yè)整個培養(yǎng)過程的管理。具體工作包括嚴格按照學校的相關規(guī)定政策,對學生的入學注冊、在學校的紀律表現(xiàn)、學籍變動、學習情況、專業(yè)方向選擇、課程選修、各種大型(全國計算機等級、大學英語等級等)考試報名、成績記錄和畢業(yè)資格審定等方面的管理。

教學秘書必須認真、細心、耐心地做好學籍管理和進修委培工作,學生課程考核材料審查,成績一覽表的錄入、輸出、存檔工作,組織好學生進行網(wǎng)上選課工作,以及學生的學位審核和畢業(yè)證書、學位證書發(fā)放工作。

(三)教學秘書是教學質(zhì)量的監(jiān)控者

教學秘書是教學管理最基層的管理者,其工作性質(zhì)決定了其對教學質(zhì)量最有發(fā)言權,所以要做好系部的督導工作。通過教師的教學進度,作業(yè)的批閱程度,學生的學習成績,以及各種質(zhì)量調(diào)查問卷等活動,評估教學效果,提出存在的真實問題,根據(jù)實際情況,提出符合實際的建設性建議和措施。并將領導在此基礎上形成的決議進行落實,通過不斷的監(jiān)和控,達到提高教學質(zhì)量的目的。

建立和完善由教學信息員和教學督導員組成的多層次、全方位、實時化的教學信息反饋系統(tǒng),對教學狀態(tài)實時調(diào)控,包括教師課堂教學質(zhì)量評價、教學督導條例、領導聽課制度、考教分離制度和考試質(zhì)量分析制度等一系列質(zhì)量監(jiān)控措施。

(四)教學秘書是廣大師生的服務者

教學秘書不僅是管理者,更是為學生、為教師、為教學服務的基層服務者。因為他的工作對象就是教師和學生,學生日常的請假、休學、成績的錄入、選課、學分等,每一項工作都離不開教學秘書。還要為教師進行教材征訂、安排任務、編排課表、安排考試、登錄成績等,特別是兼有公共教學任務的單位,教學秘書還要負責和外單位進行溝通和協(xié)調(diào)工作。

因此,教學秘書是整個教學管理網(wǎng)絡中的樞紐,如果教學秘書不能在教學管理中發(fā)揮應有的作用,將會導致整個教學管理工作脫節(jié),對外溝通出現(xiàn)障礙,造成整個教學秩序混亂。

二、教學秘書工作的特點

(一)服務對象的特殊性

教學秘書工作對象為主管領導、教師和學生,教學秘書處在中間環(huán)節(jié),首先,教學秘書對主管領導負責,并將其布置的任務、指標具體為執(zhí)行任務,分別根據(jù)學生、教師兩個不同對象安排工作;其次,教學秘書要將從教師、學生獲得的教學信息、建議等反饋給主管領導。另外,根據(jù)實際工作情況,教學秘書還必須將自己的工作結果進行總結,并將建議反饋給主管領導。在教師與學生之間,教學秘書還起著聯(lián)系人的作用,將學生的信息與建議反饋給教師,同時協(xié)助教師對學生進行教學管理。

由于高校是知識分子薈萃的場所,職稱高低、年齡大小、學科不同、地域差別等,以及固有的傳統(tǒng)觀念和教學改革、創(chuàng)新所產(chǎn)生的碰撞,常使教學秘書處于非?！皩擂巍钡木车?。高校學生地域的差異性也給教學秘書的工作帶來了難度。因此,服務對象的特殊就對教學秘書提出了很高的要求。

(二)教學事務的繁雜性

在院系幾乎所有的教學事務都由教學秘書處理,包括每學期的教學計劃錄入、確認,各個階段的檢查工作,平時的調(diào)停課管理,日常的教務通知的上傳下達,以及各學期的補考、重修錄入統(tǒng)計等。有人曾經(jīng)做過統(tǒng)計,僅每年的6月15日至30日之間,教學秘書面臨所有畢業(yè)生的論文答辯安排及畢業(yè)審核學位證書發(fā)放,僅此一項工作,教學秘書至少打400通電話,“飛信”集中通知不少于50次,無數(shù)次地催交各答辯小組的論文,檢查其規(guī)范性,同時還要無數(shù)次地接聽和接待學生關于畢業(yè)咨詢和補考的相關事宜。在此期間還要面臨新生大類分流工作,期末考試安排,等等。所有教學秘書基本都是超大負荷運轉,每天加班到晚上9點是常事。

(三)教學工作的常規(guī)性、時限性

教學工作中有許多是常規(guī)性工作,例如:每學期初的學期初補考,教學計劃錄入,教學任務下達,中期的教學檢查,期末的考試管理和學期的教學任務分配與工作量計算等,還有常規(guī)的教研課題申報、課程建設申報,等等,這就需要教學秘書有謀略、有計劃地做好多項工作。同樣教學工作中又有許多時限性的,例如:每次考試成績的及時上網(wǎng)、學院有關通知的及時傳達或轉發(fā)等,這就需要教學秘書在較短的時間內(nèi)全力以赴地完成。

(四)管理過程的政策性、協(xié)調(diào)性

教學秘書在工作過程中,經(jīng)常會涉及教育的政策法規(guī)、學校的各項制度等,又使其工作具有一定的政策性,需要熟練掌握學校關于教學方面的各項管理規(guī)章制度,如學生考試作弊制度、學籍制度,等等。當學生對選課及學籍等各方面處理有異議時,教學秘書就要及時根據(jù)學校相關政策做好解釋工作。

教學秘書還要做好學校和學院的協(xié)調(diào)工作,與學校職能部門之間、與其他院系之間、與主管領導之間、與本院系教師和學生之間相互溝通、協(xié)調(diào)。

因此,教學秘書需服從教務處和學院的雙重領導,直接參與教學活動的組織、安排,并根據(jù)教務處的要求,對二級學院的教務工作進行日常管理。日常教學工作是教學秘書的主要工作內(nèi)容,需要認真貫徹執(zhí)行相關政策。教學秘書在學院教學管理上有著互通信息、上傳下達的橋梁作用。

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