徐 健

摘 要:本文從研究民辦高校的檔案信息化工作現(xiàn)狀入手,分析制約民辦高校檔案信息化發(fā)展的因素,并有針對(duì)性地提出對(duì)策,通過(guò)“機(jī)制創(chuàng)新、制度完善、監(jiān)管強(qiáng)化、資源整合”四方面舉措,破解民辦高校檔案信息化難題,實(shí)現(xiàn)民辦高校檔案信息化工作的良性發(fā)展。

關(guān)鍵詞:民辦高校 檔案信息化

進(jìn)入二十一世紀(jì)以來(lái),信息技術(shù)的發(fā)展日新月異,由此帶來(lái)文件和檔案的信息化已經(jīng)成為所有檔案工作者無(wú)法回避的焦點(diǎn)問(wèn)題。作為一名高校專職檔案管理員,筆者一直注意對(duì)民辦高校檔案工作現(xiàn)狀的觀察與思考。在信息化的大環(huán)境下,民辦高校的檔案工作狀況如何?是否還停滯在紙質(zhì)文件的管理階段?民辦高校的檔案信息化進(jìn)程存在哪些阻力?出路在哪里?這些都是筆者想要與大家共同探討的問(wèn)題。

一、民辦高校的檔案信息化現(xiàn)狀

民辦高校作為我國(guó)高校群體中的特殊一員和新生力量,一直是眾多專家學(xué)者關(guān)注的焦點(diǎn)。民辦高校的發(fā)展?fàn)顩r也關(guān)系著我國(guó)高等教育改革的成效。不過(guò),目前民辦高校的發(fā)展還存在許多問(wèn)題,其中檔案工作發(fā)展是比較突出的一個(gè)問(wèn)題。民辦高校的檔案工作主要存在以下幾個(gè)難題:

1.檔案管理機(jī)制不健全。民辦高校的管理體制和公辦高校有很大區(qū)別。許多民辦高校采用企業(yè)化的管理機(jī)制,為減少開(kāi)支,舉辦者往往盡力壓縮人員編制、縮減資金投入。這種情況下,民辦高校的檔案工作不受重視,人員編制和經(jīng)費(fèi)投入都難以得到保證。陜西省的一項(xiàng)調(diào)查統(tǒng)計(jì)顯示:全省受調(diào)查的民辦高校中,有20%的民辦高校未真正建立學(xué)校綜合檔案機(jī)構(gòu),檔案工作一直沒(méi)有統(tǒng)一管理,缺少全校性的檔案管理制度;有60%的民辦高校未真正建立學(xué)校檔案工作網(wǎng)絡(luò),未實(shí)行部門立卷歸檔制度。由此可見(jiàn),檔案管理的基礎(chǔ)工作都不能完全開(kāi)展,更不用說(shuō)檔案信息化了。

2.檔案管理人員的素質(zhì)不高。民辦高校的舉辦者不能保證檔案人員編制和經(jīng)費(fèi)投入,檔案員得不到培訓(xùn)機(jī)會(huì),知識(shí)結(jié)構(gòu)老化,專業(yè)技能陳舊。大多民辦高校的檔案管理員同時(shí)還要從事辦公室的工作,少數(shù)民辦高校甚至沒(méi)有檔案管理專業(yè)出身的檔案員,往往以辦公室人員充當(dāng)檔案員。這些人員本身沒(méi)有健全的檔案管理及計(jì)算機(jī)應(yīng)用專業(yè)知識(shí),對(duì)信息化前沿動(dòng)態(tài)不甚了解,種種原因都極大地阻礙了民辦高校檔案信息化工作的進(jìn)程。

3.檔案意識(shí)薄弱。民辦高校的檔案工作發(fā)展緩慢,與學(xué)校管理者的檔案意識(shí)薄弱有很大關(guān)系。一些民辦高校的舉辦者看重的不是學(xué)校的發(fā)展和未來(lái),而是眼前的利益得失。調(diào)查表明,越是檔案工作發(fā)展落后的民辦高校,其管理者的檔案意識(shí)越是薄弱。許多人覺(jué)得檔案沒(méi)有用處或作用不大,不能帶來(lái)現(xiàn)實(shí)的效益。也有的領(lǐng)導(dǎo)只看重部分重要檔案如人事檔案、學(xué)籍檔案的管理,而忽略了其他檔案尤其是電子檔案的搜集和保管。檔案意識(shí)的薄弱是民辦高校檔案信息化發(fā)展緩慢的重要原因之一。

4.檔案管理機(jī)構(gòu)的硬件設(shè)施落后。檔案信息化不僅需要計(jì)算機(jī)、存儲(chǔ)器等信息存儲(chǔ)設(shè)備,還需要復(fù)印機(jī)、照相機(jī)、掃描儀等信息加工設(shè)備以及與之相配套的軟件。這些設(shè)備技術(shù)先進(jìn),更新?lián)Q代速度快,就算是公辦高校也不一定能全部配齊,更不用說(shuō)辦學(xué)經(jīng)費(fèi)更加緊張的民辦高校。

二、民辦高校檔案信息化發(fā)展策略

針對(duì)以上阻礙民辦高校檔案信息化發(fā)展的四大難題,筆者給出了以下幾點(diǎn)解決策略:

1.完善民辦高校檔案工作制度。筆者認(rèn)為,應(yīng)該在民辦高校舉辦條件中明確檔案經(jīng)費(fèi)投入的比例,人員、建筑及設(shè)備的最低標(biāo)準(zhǔn)等。同時(shí)教育行政主管單位要建立健全考核機(jī)制,把檔案信息化工作水平納入民辦高校檢查評(píng)估項(xiàng)目。這樣,就可以從制度上保障民辦高校對(duì)檔案信息化的投入。可以預(yù)見(jiàn),考核機(jī)制的引入將會(huì)加強(qiáng)民辦高校舉辦者對(duì)檔案工作的重視,逐步改善檔案信息化現(xiàn)狀。

2.檔案工作實(shí)行“持證上崗”制度。檔案員必須接受檔案行政主管部門舉辦的從業(yè)資格培訓(xùn),合格者發(fā)給檔案工作從業(yè)資格證書(shū)。這樣,既可以通過(guò)培訓(xùn)提高檔案員的專業(yè)知識(shí)和技能,特別是檔案信息化所需要的計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)和信息管理技術(shù);又可以通過(guò)考試淘汰一批不具備檔案管理能力的兼職人員,促使民辦高校管理者聘用專業(yè)技術(shù)人員提高學(xué)校檔案管理水平?！俺肿C上崗”制度的實(shí)行,可以有效提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

3.加強(qiáng)對(duì)民辦高校檔案信息化工作的監(jiān)督檢查。主管部門對(duì)民辦高校檔案工作的監(jiān)管力度不夠,也在一定程度制約著民辦高校檔案信息化工作的發(fā)展。有些主管單位沒(méi)有把民辦高校的檔案工作放到和公辦院校同等地位看待,總是自覺(jué)不自覺(jué)地把民辦高校歸入特殊群體,對(duì)待民辦高校也是“得過(guò)且過(guò)”,檢查可以放松,標(biāo)準(zhǔn)可以放低,要求可以放寬。上級(jí)主管部門的態(tài)度也助長(zhǎng)了民辦高校忽視檔案工作的心理。所以,要從根本上扭轉(zhuǎn)民辦高校檔案信息化工作的不利局面,主管部門一定要強(qiáng)化對(duì)民辦高校檔案工作的監(jiān)督檢查。鑒于現(xiàn)狀,上級(jí)主管部門應(yīng)該對(duì)民辦高校傾注更多的關(guān)注和指導(dǎo),使民辦高校更深刻地認(rèn)識(shí)到檔案信息化工作的重要性。

4.通過(guò)資源整合,實(shí)現(xiàn)效益共享。在調(diào)查中,筆者也了解到民辦高校對(duì)檔案信息化建設(shè)落后的無(wú)奈心情。民辦高校本身經(jīng)費(fèi)緊張,收入又不穩(wěn)定,也得不到政府的財(cái)政支持。因此,民辦高校有限的經(jīng)費(fèi)用于保障教學(xué)等主要工作尚有不足,更不用說(shuō)投入不受重視的檔案管理工作了。筆者在深思以后,提出了一個(gè)大膽的設(shè)想:借鑒當(dāng)前經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域比較流行的“優(yōu)勢(shì)互補(bǔ),合作共贏”做法,既然單獨(dú)一所民辦高校難以保證對(duì)檔案的投入,為何不把同一地區(qū)(或者地理位置鄰近)的幾所民辦高校的檔案建設(shè)資源進(jìn)行統(tǒng)一整合,建立一個(gè)資源共享的檔案管理機(jī)構(gòu)呢?筆者暫時(shí)把這個(gè)機(jī)構(gòu)稱為“聯(lián)合檔案室”,它是相鄰地域的若干民辦高校因自身經(jīng)費(fèi)不足以支持一個(gè)現(xiàn)代化的檔案室而把各自的檔案經(jīng)費(fèi)集中統(tǒng)一使用,建立一個(gè)資源共享的檔案管理機(jī)構(gòu)。建立“聯(lián)合檔案室”的好處有以下幾點(diǎn):(1)“聯(lián)合檔案室”的舉辦經(jīng)費(fèi)由參與的民辦高校共同負(fù)擔(dān),經(jīng)費(fèi)短缺問(wèn)題迎刃而解,可以購(gòu)買先進(jìn)的儀器設(shè)備,從事檔案信息化的深入加工。(2)“聯(lián)合檔案室”的檔案員可以從各民辦高校原來(lái)的檔案員中擇優(yōu)錄用具有檔案專業(yè)知識(shí)和信息管理技術(shù)的人員,就可以實(shí)現(xiàn)人力資源的優(yōu)化。(3)“聯(lián)合檔案室”統(tǒng)一管理各民辦高校的檔案,并且檔案室的科研成果由各民辦高校共享。這樣就實(shí)現(xiàn)了信息資源的共享。同時(shí),由于實(shí)行了檔案的共管,可以此為切入口,在民辦高校之間進(jìn)行更加深入的交流與合作。總之,建立“聯(lián)合檔案室”對(duì)于現(xiàn)階段的民辦高校來(lái)說(shuō)有百利而無(wú)一害,是一個(gè)解決民辦高校檔案信息化建設(shè)的好方法。

以上就是筆者對(duì)現(xiàn)階段民辦高校檔案信息化建設(shè)的一點(diǎn)思考。當(dāng)然,其中還有許多不成熟的地方,一些理論也沒(méi)有通過(guò)實(shí)踐的檢驗(yàn)。筆者寫(xiě)出來(lái)與大家共同探討,希望能夠拋磚引玉,合眾家之長(zhǎng)想出一個(gè)解決目前民辦高校檔案信息化建設(shè)問(wèn)題的好辦法,為民辦高校檔案信息化水平的提高貢獻(xiàn)綿薄之力。

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作者單位:江蘇省宿遷市宿遷學(xué)院