摘要：信息化是現(xiàn)代企業(yè)管理的重要手段之一，文章基于威勝電子ERP項(xiàng)目，重點(diǎn)論述了該系統(tǒng)中的采購(gòu)管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)思想、系統(tǒng)特點(diǎn)，并介紹了該采購(gòu)管理系統(tǒng)在威勝電子集團(tuán)公司的應(yīng)用情況。

關(guān)鍵詞：ERP；業(yè)務(wù)流程；采購(gòu)申請(qǐng)

中圖分類號(hào)：TP399文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1674-1145（2009）08-0170-02

一、威勝電子的營(yíng)運(yùn)情況

威勝集團(tuán)是中國(guó)領(lǐng)先的能源計(jì)量設(shè)備、系統(tǒng)和服務(wù)的供應(yīng)商，于2005年12月在香港主板上市（股票代碼HK3393），是中國(guó)首家在境外上市的能源計(jì)量與管理專業(yè)集團(tuán)。公司與清華大學(xué)、浙江大學(xué)等多家高校廣泛開展“產(chǎn)、學(xué)、研”合作，并于2002年在行業(yè)內(nèi)首家建立了企業(yè)博士后工作站。公司每年將營(yíng)業(yè)收入的5%投入到研發(fā)和技術(shù)創(chuàng)新方面，以保持行業(yè)技術(shù)與產(chǎn)品領(lǐng)先的實(shí)力。截至2008年，集團(tuán)有員工逾2500人，總資產(chǎn)達(dá)20億元人民幣，銷售收入逾16億元人民幣。

威勝公司是典型的離散型研發(fā)和裝配制造企業(yè)，公司主要以研制生產(chǎn)電子儀表產(chǎn)品為主。生產(chǎn)類型為多品種少批量生產(chǎn)。生產(chǎn)方式以訂貨生產(chǎn)和備貨生產(chǎn)相結(jié)合的方式進(jìn)行。產(chǎn)品特點(diǎn)是結(jié)構(gòu)復(fù)雜、技術(shù)要求高，制造難度大。采購(gòu)供應(yīng)商大多在沿海地區(qū)，有些在國(guó)外，采購(gòu)周期比較長(zhǎng)。

根據(jù)威勝整個(gè)業(yè)務(wù)流程以及采購(gòu)管理需求的分析，現(xiàn)把其采購(gòu)管理業(yè)務(wù)常規(guī)需求歸納如下：

1．采購(gòu)申請(qǐng)單管理；

2．采購(gòu)計(jì)劃管理；

3．采購(gòu)訂單管理；

4．采購(gòu)進(jìn)貨管理；

5．采購(gòu)?fù)素浱幚恚?/p>

6．合同評(píng)審流程；

7．供應(yīng)商管理；

8．采購(gòu)綜合報(bào)表管理。

公司的采購(gòu)職能由物流中心擔(dān)當(dāng)。在實(shí)施ERP之前是由幾個(gè)產(chǎn)品線各自分別采購(gòu)，在實(shí)施ERP過程中，把各產(chǎn)品線進(jìn)行的合并營(yíng)運(yùn)，包括威勝電子、能源子公司、信息子公司、威銘子公司等。采購(gòu)部門的職責(zé)是負(fù)責(zé)威勝集團(tuán)所有材料和備品備件的采購(gòu)。

二、采購(gòu)管理系統(tǒng)的實(shí)施要點(diǎn)

（一）系統(tǒng)需求

威勝在建立以SAP產(chǎn)品為核心的ERP系統(tǒng)以前，信息“孤島”林立導(dǎo)致數(shù)據(jù)采集的速度和一致性不能滿足企業(yè)的發(fā)展。

1．財(cái)務(wù)、生產(chǎn)和物流是威勝運(yùn)營(yíng)的重要環(huán)節(jié)，也是威勝建立領(lǐng)先信息體系的首要需求。

2．威勝的第二項(xiàng)需求就是要提高準(zhǔn)時(shí)交貨率，降低庫(kù)存、提高生產(chǎn)效率。

物流和營(yíng)銷環(huán)節(jié)是威勝關(guān)注的焦點(diǎn)。銷售環(huán)節(jié)直接影響其生產(chǎn)策略和財(cái)務(wù)策略，同時(shí)也為企業(yè)制定階段性的戰(zhàn)略發(fā)展策略提供了依據(jù)。在企業(yè)的信息交流、素質(zhì)培訓(xùn)、協(xié)同工作等方面，威勝也急需強(qiáng)化，總之威勝的需求是多方面和全方位的。

（二）系統(tǒng)功能模塊劃分

ERP系統(tǒng)以生產(chǎn)計(jì)劃流為主線，分物料管理（含采購(gòu)管理和庫(kù)存管理）、生產(chǎn)管理、銷售管理、質(zhì)量管理、成本控制和財(cái)務(wù)管理6個(gè)子系統(tǒng)。各個(gè)系統(tǒng)協(xié)同運(yùn)行，子系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)高度共享。其中采購(gòu)管理系統(tǒng)不僅要能處理ERP主計(jì)劃提出的采購(gòu)要求并及時(shí)反饋執(zhí)行情況，還要提供對(duì)供需鏈管理的相關(guān)支持。采購(gòu)過程中伴隨著相應(yīng)的物流、資金流和信息流。

三、總體的業(yè)務(wù)需求

1．對(duì)于生產(chǎn)、維修以及辦公等需要的材料、備件、以及辦公用品，由需料單位直接在系統(tǒng)內(nèi)提報(bào)需求計(jì)劃，以縮短溝通途徑，提高整個(gè)提報(bào)過程的效率，減少人工重復(fù)工作。采購(gòu)部門的計(jì)劃員需針對(duì)月度需料情況進(jìn)行計(jì)劃的平衡和匯總，形成物資的采購(gòu)申請(qǐng)計(jì)劃。

2．對(duì)于不同的物資類別，以及不同的需求性質(zhì)如生產(chǎn)維修、大中修、項(xiàng)目等必須有不同的審批路徑。

3．對(duì)于部分材料及通用備品備件采用庫(kù)存最大、最小計(jì)劃，記錄物料的最高最低儲(chǔ)備定額，有效控制庫(kù)存水平，能夠查詢請(qǐng)購(gòu)明細(xì)及匯總、庫(kù)存明細(xì)及匯總等信息。

（一）采購(gòu)業(yè)務(wù)流程

采購(gòu)管理流程經(jīng)過幾次的改造和優(yōu)化，已經(jīng)形成一個(gè)比較成熟和完善科學(xué)管理體系，并且采用了相對(duì)比較完善的計(jì)算機(jī)信息管理系統(tǒng)來(lái)完成采購(gòu)任務(wù)。原有的采購(gòu)管理信息系統(tǒng)是使用了用友的U8系統(tǒng)，但沒有完全地系統(tǒng)使用。首先制造部門的計(jì)劃管理人員根據(jù)實(shí)際生產(chǎn)所需，在系統(tǒng)上申報(bào)所需物料，經(jīng)過制造部門的相關(guān)審核人員審核后，計(jì)劃提交采購(gòu)部門的主管，并會(huì)由系統(tǒng)產(chǎn)生物料相關(guān)的信息。例如：價(jià)格、庫(kù)存現(xiàn)有量、在途數(shù)量等，這些信息將提供給采購(gòu)部門經(jīng)過審批的計(jì)劃，將會(huì)重新分配組合后，分發(fā)給相關(guān)的采購(gòu)人員做采購(gòu)計(jì)劃，再交給管理層審批。審批后，采購(gòu)人員進(jìn)行詢價(jià)、報(bào)價(jià)之后做采購(gòu)申請(qǐng)，采購(gòu)申請(qǐng)經(jīng)管理層人員審批后，與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。物料到貨后，將在系統(tǒng)中做到貨的登記及驗(yàn)收，驗(yàn)收合格的物料將在結(jié)算員處做合同入庫(kù)和財(cái)務(wù)承付通知。同時(shí)倉(cāng)儲(chǔ)管理人員可以辦理倉(cāng)庫(kù)的入庫(kù)和出庫(kù)手續(xù)。

（二）采購(gòu)業(yè)務(wù)流程整合

在ERP項(xiàng)目中,業(yè)務(wù)流程的再造是重中之重，業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的核心思想是減少非增值活動(dòng)，減少等待時(shí)間、減少重復(fù)工作、協(xié)調(diào)工作量，從而提高增值活動(dòng)效率。引入集中采購(gòu)模式、整合采購(gòu)，降低庫(kù)存；加強(qiáng)采購(gòu)快速反應(yīng)、簡(jiǎn)化費(fèi)用采購(gòu)管理。

主要依據(jù)以下思想和原則：

1．實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)面向職能管理轉(zhuǎn)變?yōu)槊嫦蛄鞒坦芾恚瑢I(yè)務(wù)的審核與決策點(diǎn)定位于業(yè)務(wù)流程執(zhí)行的地方，縮短信息溝通的渠道和時(shí)間，從而提高對(duì)顧客和市場(chǎng)的反應(yīng)速度；

2．強(qiáng)調(diào)業(yè)務(wù)流程中每一個(gè)環(huán)節(jié)上的活動(dòng)盡可能實(shí)現(xiàn)最大化增值，盡可能減少無(wú)效的或不增值的活動(dòng)，例如去掉不必要的審核等。并從整體流程全局最優(yōu)的目標(biāo)，設(shè)計(jì)和優(yōu)化流程中的各項(xiàng)活動(dòng)；

3．要求業(yè)務(wù)流程之間盡量實(shí)現(xiàn)單點(diǎn)接觸，這不僅有利于流程通暢、責(zé)任明確，而且有利于提高內(nèi)外部顧客的滿意度；

4．在手工管理方式下，由于受到人的管理能力局限性約束，一般必須采用授權(quán)分工管理，授權(quán)分工管理必然會(huì)在一定程度上導(dǎo)致決策分散化，影響決策的有效性。因此，在建立新型“扁平化”組織運(yùn)行模式時(shí)，重視現(xiàn)代計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用，以便協(xié)調(diào)業(yè)務(wù)分散與管理集中之間的矛盾。

鑒此，業(yè)務(wù)流程重組的總體思路為：

1．實(shí)現(xiàn)從面向“職能”管理到面向“流程”管理的轉(zhuǎn)變；

2．從“流程”出發(fā)調(diào)整崗位職責(zé)、部門職責(zé)及績(jī)效考核指標(biāo)；

3．明晰企業(yè)控制的三個(gè)層次：事先計(jì)劃、事中監(jiān)控和事后分析。

除此以外，強(qiáng)化了幾個(gè)關(guān)鍵控制點(diǎn)：

1．增加對(duì)采購(gòu)價(jià)格控制點(diǎn)；

2．下訂單時(shí)不能隨意更改價(jià)格；

3．對(duì)沒有經(jīng)過評(píng)估合格的供應(yīng)商不能采購(gòu)；

4．對(duì)供應(yīng)商做采購(gòu)比例控制；

5．加強(qiáng)了計(jì)劃于采購(gòu)的協(xié)調(diào)與反饋；

6．包裝材料的計(jì)劃改善。

四、供應(yīng)商管理

在一個(gè)管理先進(jìn)的企業(yè)中，供應(yīng)商被看作企業(yè)的一部分。模塊記錄了供應(yīng)商的各種信息，包括供貨范圍、價(jià)格信息、供貨能力、供貨質(zhì)量以及交易記錄以及完整的供應(yīng)商評(píng)估體系，采用人工評(píng)分與系統(tǒng)自動(dòng)評(píng)分相結(jié)合，合理公正地評(píng)估供應(yīng)商。

五、系統(tǒng)設(shè)計(jì)的關(guān)鍵

建立合理的請(qǐng)購(gòu)體系，提高效率。采購(gòu)計(jì)劃是根據(jù)采購(gòu)申請(qǐng)制定的，生成采購(gòu)申請(qǐng)有4種：

1．采購(gòu)申請(qǐng)請(qǐng)購(gòu)。在一個(gè)相對(duì)規(guī)范的采購(gòu)部門里，所有采購(gòu)業(yè)務(wù)均由分廠的計(jì)劃員提出內(nèi)部采購(gòu)申請(qǐng)，經(jīng)主管部門審核后，由采購(gòu)部門的計(jì)劃員匯總平衡后再生成采購(gòu)申請(qǐng)，接到采購(gòu)任務(wù)的采購(gòu)員只需按照采購(gòu)申請(qǐng)創(chuàng)建采購(gòu)訂單，整個(gè)采購(gòu)系統(tǒng)處于標(biāo)準(zhǔn)閉環(huán)狀態(tài)。

2．人工請(qǐng)購(gòu)。在閉環(huán)ERP系統(tǒng)中，不應(yīng)由手工錄入采購(gòu)項(xiàng)目，但為實(shí)現(xiàn)靈活采購(gòu)的目的，企業(yè)一般希望有人工請(qǐng)購(gòu)功能以滿足實(shí)際需要。

3. MRP自動(dòng)請(qǐng)購(gòu)。生產(chǎn)上需要什么再買什么，不會(huì)增加庫(kù)存負(fù)擔(dān)。但無(wú)法滿足實(shí)際需要，等到生產(chǎn)計(jì)劃定好再采購(gòu)，只會(huì)讓生產(chǎn)部門等待，資源利用率低，也會(huì)使預(yù)計(jì)交貨期延長(zhǎng)，影響企業(yè)信譽(yù)，所以系統(tǒng)應(yīng)能夠提前請(qǐng)購(gòu)。

根據(jù)歷史采購(gòu)訂單提供的物料需求量、庫(kù)存系統(tǒng)提供的實(shí)際庫(kù)存量、采購(gòu)單的在途中采購(gòu)量和主生產(chǎn)排程等數(shù)據(jù)為依據(jù)，系統(tǒng)可計(jì)算出為滿足計(jì)劃生產(chǎn)所需物料的“凈需求”，生成請(qǐng)購(gòu)建議，并以此作為采購(gòu)計(jì)劃的依據(jù)。物料采購(gòu)公式：

凈需求= （毛需求- 庫(kù)存數(shù)量- 在途庫(kù)存數(shù)量）+生產(chǎn)預(yù)定數(shù)量

4．訂購(gòu)點(diǎn)預(yù)警法。對(duì)于易損常消耗件等輔料，通常用再訂購(gòu)點(diǎn)法請(qǐng)購(gòu)，它需要在物料文件中設(shè)定基本資料，如預(yù)設(shè)定訂購(gòu)點(diǎn)、經(jīng)濟(jì)訂購(gòu)量及安全存量等數(shù)據(jù)。一旦總庫(kù)存量加上在途量等于或小于訂購(gòu)點(diǎn)，則發(fā)出數(shù)量為經(jīng)濟(jì)訂購(gòu)量的采購(gòu)申請(qǐng)。這種做法可以由ERP系統(tǒng)自動(dòng)請(qǐng)購(gòu)，它不像MRP那樣需要嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臄?shù)據(jù)處理，但庫(kù)存量要正確，預(yù)設(shè)訂購(gòu)點(diǎn)、經(jīng)濟(jì)訂購(gòu)量、安全存量等數(shù)據(jù)也要合理。以上4種請(qǐng)購(gòu)方式保證了物料需求量的完整性和實(shí)時(shí)性，是訂單生產(chǎn)式企業(yè)保證交貨期、控制成本的重要手段。

六、應(yīng)用情況

該采購(gòu)管理系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)其他子系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了很好的集成，企業(yè)信息在各部門之間流通加快，數(shù)據(jù)充分共享，性能穩(wěn)定、可靠，為威勝帶來(lái)了良好的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

ERP上線運(yùn)行后，威勝電子以前存在的管理漏洞和盲點(diǎn)以及不協(xié)調(diào)性作業(yè)完全暴露出來(lái)了，通過半年多時(shí)間的調(diào)整，整個(gè)生產(chǎn)過程被完全規(guī)范起來(lái)，從客戶下訂單、營(yíng)銷部接受并在系統(tǒng)中錄入銷售訂單，通過ERP系統(tǒng)拋轉(zhuǎn)采購(gòu)和生產(chǎn)需求，采購(gòu)部根據(jù)銷售需求計(jì)算物料凈需求，并按時(shí)間和數(shù)量要求下達(dá)采購(gòu)訂單，生產(chǎn)部門做生產(chǎn)排單，開始進(jìn)入庫(kù)管部門，錄入生產(chǎn)入庫(kù)單及銷貨單，最后進(jìn)入財(cái)務(wù)應(yīng)收應(yīng)付，整個(gè)過程在系統(tǒng)里以一環(huán)接一環(huán)的狀態(tài)緊密鏈接，充分實(shí)現(xiàn)資料共享，信息傳輸速度加快，對(duì)信息的把握性得到加強(qiáng)，并且減少了相關(guān)人員的工作量，例如，采購(gòu)部的采購(gòu)訂單數(shù)量大致為50張/人天，以前采購(gòu)人員往往為了訂單追蹤而忙得焦頭爛額，上了ERP系統(tǒng)后，通過ERP的催貨單管理，避免了因訂單數(shù)量多造成的人為疏漏。

威勝是一個(gè)高速增長(zhǎng)的高科技企業(yè)，從2007年開始幾乎每年都是3億的產(chǎn)值增加，人員雖然不斷增加，但還是跟不上產(chǎn)值的增加速度，因?yàn)樾逻M(jìn)公司的人員必須熟悉產(chǎn)品所涉及的每個(gè)電子元器件。上ERP物控變得便捷，采購(gòu)變得順暢，縮短了生產(chǎn)周期，更為關(guān)鍵的是報(bào)表的準(zhǔn)確性和及時(shí)性大幅提高。

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作者簡(jiǎn)介：徐剛強(qiáng)（1964- ），男，湖南長(zhǎng)沙人，湖南工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院副教授，碩士，研究方向：企業(yè)信息化。