莫　凱

摘要：企業(yè)要在激烈競爭中提高生存質(zhì)量與空間，關(guān)鍵在于不斷完善和加強企業(yè)管理機制以及產(chǎn)品的質(zhì)量，而這一運行的過程則需要科技檔案管理技術(shù)作為重要的輔助手段來實現(xiàn)，最大限度地開發(fā)和利用科技檔案資源以提高企業(yè)的競爭力和經(jīng)濟效益。隨著西部大開發(fā)戰(zhàn)略的實施，國家增加對基礎(chǔ)設(shè)施的投入，對水泥的需求明顯增加。因此水泥生產(chǎn)線建設(shè)項目檔案工作全過程的管理，提高水泥生產(chǎn)線建設(shè)項目檔案管理質(zhì)量顯得尤為重要。

關(guān)鍵詞：科技檔案管理；水泥生產(chǎn)線；建設(shè)項目檔案

中圖分類號：F062.9文獻標識碼：A

文章編號：1674-1145（2009）08-0147-02

一、思想上重視科技檔案管理

科技檔案是一個企業(yè)的重要資源，科技檔案管理工作直接影響著企業(yè)的生存與發(fā)展。隨著社會的發(fā)展和進步，科技檔案管理工作的作用越來越重要。由于科技檔案具有專業(yè)技術(shù)性、成套性、現(xiàn)實性、復用性及共享性的特點，所以它可以節(jié)省大量的設(shè)計費用和時間，對科技檔案的有效利用具有十分重要的意義。例如，一個完整、準確的圖紙和數(shù)據(jù)記錄，可以使設(shè)計者在原有的基礎(chǔ)上避免重復錯誤和在技術(shù)進步上得到快速和有效的提高，使企業(yè)產(chǎn)品得到不斷的完善和更新；反之，圖紙和數(shù)據(jù)記錄的不完整則會造成不斷的重復設(shè)計和錯誤，造成企業(yè)產(chǎn)品的停滯不前，以至于被社會淘汰。

水泥生產(chǎn)線建設(shè)項目科技檔案是整個水泥生產(chǎn)工程項目的縮影，真實地記錄了企業(yè)在科技活動中的科技過程和科研成果，它既是企業(yè)消化、吸收科學技術(shù)的重要來源，又是制定、改進生產(chǎn)工藝、改造技術(shù)設(shè)備的第一手資料和基本依據(jù)。將項目建設(shè)檔案工作全過程管理模式滲透于水泥生產(chǎn)線建設(shè)項目的每個階段、每道程序、每個工作環(huán)節(jié)之中，將檔案工作貫穿于水泥生產(chǎn)線建設(shè)項目的全過程，使水泥生產(chǎn)線建設(shè)項目中形成的每一份文件都處于受控狀態(tài)，有利于及時了解水泥生產(chǎn)線項目的詳細情況，對工程質(zhì)量評定、工程竣工后的管理和維護，以及對新建項目工程的籌備等，都具有重大利用價值。同時通過檔案積累有利于對其研究，提高管理理論水平。為了使其更好地服務(wù)于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動，就必須重視信息資源的開發(fā)，使科技檔案在技術(shù)成果轉(zhuǎn)化過程中發(fā)揮作用。

二、水泥生產(chǎn)線建設(shè)項目檔案工作全過程管理

筆者曾參與三個大型水泥生產(chǎn)線項目建設(shè)在科技擋案方面的收集、整理、歸檔的全過程，認為水泥生產(chǎn)線建設(shè)項目檔案工作全過程管理模式是合理的，且有效的，不失為一個很好的舉措。然而，在具體的應(yīng)用過程中，應(yīng)根據(jù)具體的實際情況，靈活采取管理方法，以取得更好的效果。水泥生產(chǎn)線建設(shè)項目檔案工作全過程管理的實施，由“項目前期準備階段事前介入”，“項目實施階段實時監(jiān)控”，“項目交工、竣工階段核查、驗收”三部分組成。

自項目工程立項開始，水泥生產(chǎn)線建設(shè)項目主管部門必須將檔案管理工作作為工程建設(shè)項目的重要組成部分列入議事日程，著手開展文件材料的收集、積累和整理工作；制定檔案工作的初步計劃，明確檔案工作的管理體制和工作職責；派專業(yè)科技檔案管理人員專項負責建設(shè)項目檔案資料的全程管理；同時要求各參建單位明確檔案人員，通過覆蓋全項目的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，將有關(guān)項目建設(shè)文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范及時發(fā)到企業(yè)各主管部門、各施工、監(jiān)理單位，以保證企業(yè)各部門、各施工單位、監(jiān)理單位在文件材料的形成、積累、整理、歸檔過程中有法可依，為項目實施階段大量的文件歸檔管理打好基礎(chǔ)。

在項目的實施過程中，將檔案工作融入項目建設(shè)工程全過程，與工程實體同等重視。工程項目檔案管理文件材料質(zhì)量監(jiān)控重點在施工圖設(shè)計文件（含變更）、廠家資料和現(xiàn)場施工文件三個方面。檔案管理員在收集、整理、歸檔過程中每個階段、每道程序、每個工作環(huán)節(jié)都可借助檔案管理網(wǎng)絡(luò)快速反饋至企業(yè)主管部門、各參建單位、監(jiān)理單位。企業(yè)主管部門在檢查工程質(zhì)量、進度時，同步檢查檔案資料的形成管理情況。還可同時驗收應(yīng)歸檔的文件材料的完整程度與管理質(zhì)量。同時檔案管理員還可根據(jù)文件材料的收集、積累、整理情況進行預立卷。由于科技文件材料歸檔時間上靈活性，大部分不必等項目的結(jié)束就可歸檔，其形成的科技文件可按工作階段、子項結(jié)束時間逐步歸檔。既保證了科技檔案的完整與安全，也為今后科技檔案的正式立卷工作節(jié)省了大量的時間。

竣工驗收工作是對項目建設(shè)質(zhì)量的一次全面的檢驗和考核，是項目建設(shè)的最后一道關(guān)口。項目文件材料驗收是項目竣工驗收中的重要環(huán)節(jié)。檔案管理人員此時應(yīng)將平時同步歸檔的項目文件材料系統(tǒng)匯總，全面梳理進行預驗收，把住最后一道關(guān)口，將有關(guān)的問題解決在正項目檔案工作正式移交之前，這是保證項目文件材料質(zhì)量的有效措施。

三、加強科技檔案管理

管理科技檔案時，既要遵循檔案管理總原則，又要結(jié)合科技檔案自身特點，通過有效途徑，提高科技檔案的管理水平，建立科技檔案管理體系，使其在水泥生產(chǎn)線建設(shè)項目中發(fā)揮更大的作用。

（一）科技檔案管理的基礎(chǔ)

科技檔案的收集和正確分類是管好科技檔案管理的基礎(chǔ)。要做好檔案的收集工作，檔案人員必須做好正確的指導及嚴格的驗收。首先，要求檔案人員按照歸檔明細表對應(yīng)歸檔項目逐一核對，指導設(shè)計人員對文件進行篩選；其次，要把好文件材料歸檔的質(zhì)量關(guān)。歸檔后的材料要進行分類，如：水泥生產(chǎn)線建設(shè)項目的生產(chǎn)知識、技術(shù)資料文件、設(shè)備資料等可以根據(jù)時間來歸檔，再根據(jù)資料性質(zhì)分類。

（二）檔案部門實行全面質(zhì)量管理

企業(yè)檔案室是所有文件和資料的歸口管理部門，也是運行質(zhì)量體系的重要組成部分。按照全面質(zhì)量管理工作的標準要求，深入廣泛地開展全面質(zhì)量管理教育，增強了全體從事檔案工作人員的質(zhì)量意識，把全面質(zhì)量管理引入檔案管理工作中，借鑒全面質(zhì)量管理的方法、步驟、措施，建立檔案工作的質(zhì)量保證體系，以科學完善的管理思想和方法，對檔案工作進行全面有效的管理，提高檔案的質(zhì)量和利用效益。建立健全各種水泥生產(chǎn)線建設(shè)項目檔案管理制度，使檔案管理人員在工作中有章可循，有規(guī)可依，從而使水泥生產(chǎn)線建設(shè)項目檔案管理規(guī)范化。

（三）利用計算機及其網(wǎng)絡(luò)管理檔案

為提高檔案管理水平，可以根據(jù)需要建立滿足檔案管理需求的數(shù)據(jù)庫，包括各種資料目錄、資料的接收目錄等。利用時輸入需查找的資料名稱（圖號、明細表及標準號等），計算機就能在很短的時間內(nèi)給出答復，為檔案資料的查找提供了方便，提高了查閱的速度。還可以通過局域網(wǎng)的建立，實現(xiàn)檔案信息資源共享，同時還可以將一些重要的資料刻成光盤進行備份，使檔案的載體不只是紙質(zhì)文件，打破傳統(tǒng)檔案利用的時空界限。

（四）科技檔案的保密與利用

科技檔案的保密與利用是當前檔案管理工作中較為突出的問題。只有加強對科技檔案的管理，正確劃定密級，安全妥善保管，正確處理好服務(wù)與保密的關(guān)系，防止科技檔案竊密、失密及流失事件的發(fā)生，才能使本單位在競爭中處于有利地位。所以企業(yè)要制定嚴格的保密制度、借閱制度及復印制度，對不同檔案劃分不同的保管期限和密級，依據(jù)各崗位的規(guī)范和權(quán)限進行借閱。

日常做好電子檔案的保密工作還需注意在加強檔案系統(tǒng)的硬件建設(shè)基礎(chǔ)上，還要重視內(nèi)部的泄密問題，加強內(nèi)部管理體制的建設(shè)，關(guān)注計算機病毒的新變化。檔案的利用體現(xiàn)出檔案的價值，檔案價值的實現(xiàn)依靠有效的保密措施，它們之間的工作是并重的、是相輔相成的及辯證統(tǒng)一的。因此，只有充分認識到利用和保密的關(guān)系，認識到檔案利用和保密的重要性，才能在搞好檔案開發(fā)利用工作的同時搞好保密工作。

四、結(jié)論

筆者根據(jù)多年工作經(jīng)驗，認為水泥生產(chǎn)線建設(shè)項目檔案管理實行“三過程”模式是可行的，是提高水泥生產(chǎn)線建設(shè)項目檔案管理質(zhì)量和效率的有效手段。水泥生產(chǎn)線建設(shè)項目要取得社會效益和經(jīng)濟效益雙豐收，必須要應(yīng)用先進的技術(shù)，不斷進行科技開發(fā)，不斷地提高科技檔案管理水平，使產(chǎn)品質(zhì)量始終滿足客戶需要。如果一個企業(yè)有一套完整的科技檔案管理體系，那么這個企業(yè)在開發(fā)產(chǎn)品時就擁有了良好的技術(shù)基礎(chǔ)，就能搶先占領(lǐng)市場，占據(jù)市場競爭的有利地位，全面提高和保持企業(yè)市場競爭能力。

參考文獻

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