付云金

摘要:高校檔案逐步實(shí)現(xiàn)了數(shù)字信息化管理。管理模式由過去的以紙質(zhì)檔案為主,數(shù)字檔案為輔,逐步實(shí)現(xiàn)了以數(shù)字檔案為主,紙質(zhì)檔案為輔的發(fā)展趨勢。在享受檔案數(shù)字信息化方便、快捷的同時(shí),也給檔案管理帶來了令人思考新的問題。如何最大限度地發(fā)揮數(shù)字檔案的價(jià)值作用和確保數(shù)字檔案長期、安全的保存,是當(dāng)前擺在檔案管理人員面前的重要研究課題。

關(guān)鍵詞:數(shù)字檔案;檔案管理;檔案工作人員

中圖分類號(hào):G276文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A

文章編號(hào):1674-1145(2009)33-0233-02

隨著現(xiàn)代科技的迅速發(fā)展和高校自身改革的不斷深化,高校檔案逐步實(shí)現(xiàn)了數(shù)字信息化管理。管理模式由過去的以紙質(zhì)檔案為主,數(shù)字檔案為輔,逐步實(shí)現(xiàn)了以數(shù)字檔案為主,紙質(zhì)檔案為輔的發(fā)展趨勢。在享受檔案數(shù)字信息化方便、快捷的同時(shí),高校檔案數(shù)字、信息、網(wǎng)絡(luò)化也帶來一系列的問題。如何最大限度地發(fā)揮數(shù)字檔案的價(jià)值作用和確保數(shù)字檔案的長期、安全的保存,是當(dāng)前擺在檔案管理人員面前的重要研究課題。本文就當(dāng)前數(shù)字檔案管理中存在的問題及對策作以下討論。

一、檔案管理工作觀念意識(shí)相對滯后

傳統(tǒng)的檔案工作“為保管而保管,重保管輕利用”、“安于現(xiàn)狀”、“墨守成規(guī)”等舊的觀念意識(shí),是制約檔案工作發(fā)展的重要因素。表現(xiàn)在對數(shù)字檔案的作用和價(jià)值重視程度不夠,意識(shí)薄弱,管理分散。主要原因是大多數(shù)電子文件形成的傳統(tǒng)觀念,認(rèn)為電子文件不是文件而忽視其歸檔,一些聲像檔案材料大多數(shù)保存在制作形成部門和個(gè)人手中。事后不按檔案的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)去進(jìn)行整理,更不向檔案部門移交。致使大多數(shù)有價(jià)值的科學(xué)實(shí)踐、或有紀(jì)念意義的社會(huì)活動(dòng),往往不能留下完整、系統(tǒng)的聲像檔案資料,損失嚴(yán)重。有的單位只歸檔了正文而沒有歸檔附件。有的對部分因時(shí)間較長、利用率相對較低的磁帶或錄像帶,私自沖洗掉,或改錄其他內(nèi)容的現(xiàn)象較多,當(dāng)以后再需用這些聲像檔案時(shí)而不得不再進(jìn)行補(bǔ)拍、補(bǔ)錄。這種離奇“制造”的贗品,失去了檔案的真實(shí)性、時(shí)效性價(jià)值。此外,在保管條件上,有部分單位或部門因不具備保管聲像檔案的特殊條件,而嚴(yán)重影響了聲像檔案的壽命。有的雖有聲像資料,但也只是集體合影、會(huì)議場景、人物發(fā)言一套程式化的、新聞導(dǎo)語式的內(nèi)容,缺少有意義的特寫鏡頭,人物專訪和事件細(xì)節(jié),沒有內(nèi)涵和深度。有的聲像資料攝錄后,沒有及時(shí)輔以必要的文字說明(包括內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)、任務(wù)和制作者等),相隔時(shí)間一長,時(shí)過境遷,人事更動(dòng),也就無法記憶和認(rèn)知了。這種聲像資料的作用和價(jià)值必然受損,大打折扣。凡此種種,都是對聲像檔案管理意識(shí)不強(qiáng)造成的后果。如何將這些活生生的真實(shí)寫照,永久地保存下來,更好地開發(fā)利用,是我們廣大檔案工作者的重要職責(zé)。要想做好這項(xiàng)工作,必須強(qiáng)化聲像檔案意識(shí)。重視檔案的憑證價(jià)值、知識(shí)儲(chǔ)備價(jià)值、紀(jì)念和欣賞價(jià)值,即文物收藏價(jià)值[1]。要將檔案工作納入各單位工作計(jì)劃、規(guī)劃,列入領(lǐng)導(dǎo)議事日程,加大經(jīng)費(fèi)投入,確保足夠的人力、物力、資源的配備。認(rèn)真貫徹落實(shí)好《檔案法》,按照法律和政策規(guī)定,以對黨負(fù)責(zé)、對歷史負(fù)責(zé)、對人民負(fù)責(zé)的高度歷史責(zé)任感,切實(shí)做好這項(xiàng)工作。要完善制度建設(shè),確保檔案的齊全、完整、系統(tǒng),結(jié)合本單位工作實(shí)際,制定出檔案的收集制度、歸檔制度,以及檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)和有關(guān)人員崗位職責(zé)。

二、數(shù)字檔案的安全問題

隨著網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展,網(wǎng)絡(luò)安全問題已日益突出。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全問題也正在受到前所未有的挑戰(zhàn)。據(jù)計(jì)算機(jī)安全專家的調(diào)查,約有21%的局域網(wǎng)在新建立過程中就受到過病毒感染,運(yùn)行2年后從未發(fā)現(xiàn)過病毒的網(wǎng)絡(luò)只占7%,而接入互聯(lián)網(wǎng)所遇到的非法訪問則難以計(jì)數(shù),現(xiàn)有的“防火墻”等技術(shù)對“黑客”高手往往防不勝防。如果一些網(wǎng)絡(luò)只設(shè)計(jì)了電子文件的邏輯歸檔功能,而沒有考慮對其進(jìn)行物理歸檔,一旦網(wǎng)絡(luò)毀壞,電子文件的丟失將難以避免。此外,也存有檔案信息的損毀和遺失問題,如工作人員操作失誤、設(shè)備故障。另外還存在檔案的保密制度不夠健全,存在某些漏洞。有的信息是公開的,有的則是保密的。保密信息還分內(nèi)部、秘密、機(jī)密和絕密等不同等級,應(yīng)嚴(yán)格區(qū)別對待,不可混淆。要制定合理嚴(yán)格的檔案信息化安全保密制度,并不斷培養(yǎng)和強(qiáng)化從業(yè)人員的安全保密意識(shí)。建立嚴(yán)格的監(jiān)控機(jī)制,引入科學(xué)實(shí)用的網(wǎng)絡(luò)安全應(yīng)對策略,結(jié)合使用物理隔離和邏輯隔離等多種安全防范手段,對“病毒”和“黑客”等行為及時(shí)采取應(yīng)對和防范措施。

三、數(shù)字檔案的保存問題

數(shù)字檔案在保管方式上比紙質(zhì)檔案難度更大,易受外界干擾和人為因素的影響[2]。雖然數(shù)字檔案的載體記錄密度大,所占空間變小,但其對周圍環(huán)境和保管條件要求是很高的。如何保證數(shù)字文件的真實(shí)性、完整性、安全性,更是一個(gè)重大而又亟待解決的問題。目前,對于長久保存的數(shù)字文件,需要定期進(jìn)行復(fù)制,以防信息損失。數(shù)字檔案的保存應(yīng)具備必要的存放空間和完備的保管設(shè)施。要專庫或?qū)９翊娣?并保持適宜的溫度(14℃~24℃)和相對濕度(40%~60%);存放磁帶、磁盤檔案必須避開30奧斯特以上的磁場。要定期檢查,對多次使用和已污損的聲像檔案要及時(shí)修整、復(fù)制。對長期保存且不常用的磁帶,每年重繞一次,或刻錄光盤多套保存。采取成熟的檔案管理系統(tǒng)和邏輯、嚴(yán)密的流程化處理機(jī)制,責(zé)任落實(shí)到人,同時(shí)注意做好紙質(zhì)檔案的保存和重要電子檔案的備份工作。

四、檔案隊(duì)伍專業(yè)人才不足

人是檔案管理的主體,檔案工作人員的素質(zhì),直接影響檔案工作的實(shí)際成效。目前,在檔案管理專業(yè)技術(shù)人員中,以初級職稱占據(jù)了絕大多數(shù)比例。檔案管理人員文化水平、技術(shù)力量薄弱與數(shù)字檔案管理所要求的較強(qiáng)專業(yè)性質(zhì)之間的矛盾,導(dǎo)致了檔案管理水平不能提高。調(diào)查表明,檔案管理人員不少是非專業(yè)的“兼職”,沒有經(jīng)過檔案管理的專業(yè)培訓(xùn)。其業(yè)務(wù)素質(zhì)勢必嚴(yán)重影響檔案管理質(zhì)量。尤其是高校檔案管理工作紛繁復(fù)雜,類別有教學(xué)檔案、科技檔案、圖書資料檔案等。這就要求高校檔案工作者具備較高的專業(yè)技術(shù)水平和較強(qiáng)的業(yè)務(wù)素質(zhì)。要更好地推進(jìn)高校檔案數(shù)字信息化建設(shè)進(jìn)程,檔案人員素質(zhì)的全面提高是其中關(guān)鍵的一環(huán)。首先,要建立完善的檔案工作人員培訓(xùn)制度,有計(jì)劃地對在職人員進(jìn)行繼續(xù)教育和培訓(xùn),更新其知識(shí)結(jié)構(gòu),提高其業(yè)務(wù)水平,培訓(xùn)主要包括:檔案法律法規(guī)、計(jì)算機(jī)應(yīng)用知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)、現(xiàn)代管理知識(shí)等,熟練運(yùn)用現(xiàn)代化的工具處理檔案資料,使檔案管理工作適應(yīng)信息化社會(huì)的需要。其次,要努力引進(jìn)或選調(diào)計(jì)算機(jī)專業(yè)人才,對他們進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn),使之盡快適應(yīng)檔案網(wǎng)絡(luò)化工作。培養(yǎng)造就一批掌握現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的復(fù)合型檔案管理人員,以適應(yīng)當(dāng)前檔案事業(yè)發(fā)展的需要。

總之,檔案是人們各項(xiàng)社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的歷史記錄,必然存貯著各種社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的成果。檔案工作者對于這些成果應(yīng)當(dāng)倍加愛護(hù),并且充分注意發(fā)揮其作用。同時(shí),檔案又有其自身的特點(diǎn)和價(jià)值作用,并且有獨(dú)特的管理要求,不可與其他相關(guān)事物相混淆。要立足于檔案工作,充分發(fā)揮檔案和檔案工作的獨(dú)特作用。電子計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用,產(chǎn)生了大量的電子文件和電子檔案,這是需要我們本著求實(shí)創(chuàng)新的精神去研究新事物。當(dāng)今研究的重點(diǎn)主要是以數(shù)字檔案為主,紙質(zhì)檔案為輔的新情況和新措施,探索以數(shù)字檔案為主,紙質(zhì)檔案為輔的發(fā)展趨勢和對策。充分認(rèn)識(shí)和高度重視檔案的文物收藏價(jià)值。把“面向信息時(shí)代”作為現(xiàn)階段檔案管理工作的目標(biāo),不斷優(yōu)化檔案管理,努力使檔案管理達(dá)到現(xiàn)代化水平。

參考文獻(xiàn)

[1]陳作明.論檔案[J].檔案學(xué)研究,2000,(3).

[2]陳海英.論信息化時(shí)代的高校電子檔案管理[J].蘭臺(tái)世界,2006,(10s).