劉艷玲

電子文件是指能被電腦系統(tǒng)識別、處理、按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等載體上,并可以在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。電子文件的特征是信息形態(tài)以數(shù)字編碼的形式存在,并且可以采用圖像、聲音、動畫等多媒體來表述其內(nèi)容。

電子文件管理是非常復(fù)雜的管理活動,它包括電子文件的保管利用及收集整理兩個方面。涉及諸多利益相關(guān)者,既有電子文件的形成者、利用者,又有對電子文件進行長期保管并提供利用的檔案館等機構(gòu);既有生成電子文件的業(yè)務(wù)系統(tǒng),也有對其對其進行保管的檔案系統(tǒng);電子文件管理涉及的諸多活動中,既有形成文件的業(yè)務(wù)流程,又有文件管理流程;管理活動既需要良好的管理規(guī)范,又需要大量成熟的技術(shù)支撐,既要保證電子文件在機構(gòu)內(nèi)部的順暢流轉(zhuǎn),又要保證其與外部具有良好的共享交換平臺。

一、電子文件的保管利用

1.保管上的特點。(1)電子文件的保管需要不斷地更新設(shè)備。當電子文件使用某種電子信息技術(shù)和設(shè)備將其記錄于存儲載體之后,就永遠離不開支持這種載體的技術(shù)和設(shè)備環(huán)境。由于電子信息技術(shù)的發(fā)展日新月異,電子文件在保管條件上必須通過不斷地更新設(shè)備來適應(yīng)新技術(shù),才能達到經(jīng)常保存和使用文件的目的。這是電子文件在保管上與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件不同的特殊要求。因此,醫(yī)院在同類型電子設(shè)備更新時,應(yīng)注意到新老設(shè)備的兼容性,或及時更新原有信息的適應(yīng)性。使大量的業(yè)務(wù)信息不致因設(shè)備的更替而造成損失。(2)信息容量大、所占空間極小。隨著多媒體電腦中掃描儀的使用和外置硬盤、光盤海量存儲的出現(xiàn),使文件原文(包括文字和圖像)完整文本的輸入成為可能。這不僅大大減少了紙質(zhì)文件占用的大量存儲空間,而且還能完全避免對以紙質(zhì)為載體的圖書或檔案原件長期或永久保管的文件造成自然的或人為的損害,從而延長文件的壽命。(3)管理人員必須是掌握計算機應(yīng)用技術(shù)和檔案管理專業(yè)知識的復(fù)合人才。和以往的傳統(tǒng)文件管理相比,電子文件的管理有其不可逾越的設(shè)備、技術(shù)要求。這就使得管理人員不僅要熟悉檔案管理專業(yè)知識,還要精通計算機應(yīng)用技術(shù)。否則,所保管的電子文件就會因人們的無知與無能而無法破譯,成為永遠的謎底。

2.使用上的特點。(1)信息資源的共享性。電子文件在被制成光盤或通過網(wǎng)絡(luò)傳輸之后,很容易為眾多需求者提供近距離或遠程信息資源共享。(2)電子文件的同步重復(fù)使用性。在計算機網(wǎng)絡(luò)的支持下,一份電子文件,可同時供若干個需求者同步使用,也可以重復(fù)使用。

二、電子文件的收集和整理

1.電子文件的收集。(1)建立一套完善的電子文件收集網(wǎng)絡(luò)。電子文件同紙質(zhì)文件在形成上都有一個共同的特點,就是分散性。每個部門、每個科室、每個工作人員都可能是電子文件的形成者。這種形成的分散性使得電子文件的收集不可能由單獨的科室或個人獨立完成。因此,必須建立一個包括分管領(lǐng)導(dǎo)、專兼職檔案員、網(wǎng)絡(luò)管理員在內(nèi)的收集工作網(wǎng)絡(luò),從組織上確保收集工作落到實處。(2)專兼職檔案員與網(wǎng)絡(luò)工作人員共同完成電子文件的收集工作。在收集工作中,網(wǎng)絡(luò)管理人員將每日或每周形成的電子文件提示給專兼職檔案員,檔案管理人員再根據(jù)來源原則確認電子文件的歸檔范圍,確定應(yīng)收集的電子文件,經(jīng)確認的電子文件通過檔案管理人員的提前介入,進入歸檔程序。

2.電子文件的整理。電子文件的整理,就是按照一定的原則和方法,將電子文件分門別類組成電子檔案的工作。電子文件整理的原則是確保電子文件的真實性、有效性、原始性和完整性。整理工作主要集中在分類、編目、排序三個方面:①分類:要根據(jù)本單位的實際,聯(lián)系紙質(zhì)文件的分類方案,結(jié)合電子文件自身的特點,制定一套科學、完善的分類方案并盡量保持與紙質(zhì)文件分類一致。一些比較大的單位可采用:年度—問題(機構(gòu))—保管期限—文件類別分類法;單位小、文件類別單一的,可采用:年度—保管期限分類法。②排序:按照本單位的分類方案,對電子文件進行分類后,進行編號,并按編號順序排序,使全部電子文件成為一個有機的整體。③編目:建立一個包括件號、責任者、文號、題名、日期和備注在內(nèi)的歸檔電子文件目錄,以備查詢。

三、 電子文件收集整理過程中應(yīng)注意的幾個問題

1.做好電子文件的鑒定工作 電子文件鑒定工作的內(nèi)容包括:①可靠性鑒定?？煽啃澡b定主要針對電子文件的載體,其次是查看其自身有無病毒感染。載體作為電子文件信息的直接生存環(huán)境,其質(zhì)量好壞將直接影響到今后檔案信息的完整性和準確性。因此,應(yīng)認真查看電子文件所依賴的軟盤、光盤及硬盤等存儲介質(zhì)是否損壞(劃傷、污染等),如有損壞,應(yīng)及早采取拷貝、轉(zhuǎn)換或更新等補救措施。計算機病毒可對電子文件造成致命的傷害,因此,收集來的電子文件,必須經(jīng)過對其所依賴的系統(tǒng)及其存儲介質(zhì)進行全面、準確地病毒檢測,使其盡可能地減少或避免病毒的侵害,確保電子文件的歸檔質(zhì)量。②可讀性鑒定?？勺x性鑒定是歸檔整理過程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié),也是技術(shù)鑒定中最重要的方面。這項工作的實質(zhì)就是通過計算機系統(tǒng)來確認其內(nèi)容能否正常讀出,是否有丟失和差錯現(xiàn)象,確定文件內(nèi)容是否齊全、完整,以便于今后的正常利用。③價值鑒定。正確評價電子文件的價值,首先應(yīng)確認其是否屬于歸檔范圍,其次應(yīng)選擇那些具有查考利用價值的電子文件進行保存。要根據(jù)本單位的實際,準確地判定每份電子文件的保管期限,對同一份文件的電子版本、紙質(zhì)版本,保管期限應(yīng)完全一致。④密級鑒定。要根據(jù)每份文件所記錄的事實和單位各部門人員的職責不同,進行文件的密級劃定,在歸檔前對每份文件進行的密級鑒定,不僅對電子文件的使用管理進行了控制,也為今后歸檔文件的管理奠定了基礎(chǔ)。

2.應(yīng)注意考證電子文件的真實性、原始性 任何記錄公務(wù)或商務(wù)等活動的文件,都必須以真實性為基礎(chǔ),公務(wù)文件的真實性包括兩層含義即可靠性和原始性?！翱煽啃浴敝肝募膬?nèi)容未被改動,“原始性”指文件的格式未被改動過,無論是文件的內(nèi)在含義,還是文件的外在風格,都必須保持文件的原貌,才具備完整意義上的真實性。因此,電子文件真實性的確認主要體現(xiàn)在對信息可靠性和原始性的確認上。

(編輯/李舶)