孟繁俐

摘要學(xué)校檔案在學(xué)校的各項(xiàng)工作中發(fā)揮著重要的作用,常常反映著學(xué)校的辦學(xué)水平。本文就如何提高學(xué)校檔案的管理水平進(jìn)行了探討研究,并就檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用提出了一些措施和辦法。

關(guān)鍵詞學(xué)校檔案 管理 措施

中圖分類(lèi)號(hào):G647文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A

學(xué)校檔案形成于學(xué)校各個(gè)時(shí)期、各個(gè)方面,是全校教職員工在長(zhǎng)期的教學(xué)工作、管理工作中形成的具有保存價(jià)值的文字材料,是學(xué)校的寶貴財(cái)富。學(xué)校檔案作為學(xué)校教職工勞動(dòng)和智慧的結(jié)晶,在學(xué)校各項(xiàng)工作中發(fā)揮著重要的作用。實(shí)踐證明,它對(duì)于推動(dòng)教育改革,科學(xué)管理學(xué)校,提高教學(xué)質(zhì)量,開(kāi)展教學(xué)研究,維護(hù)學(xué)校權(quán)益,展示學(xué)校的輝煌業(yè)績(jī)和發(fā)展歷程具有重大的作用。下面就如何提高學(xué)校檔案管理水平作一些粗淺的探討。

1 強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)力度,健全學(xué)校檔案管理體制

要切實(shí)加強(qiáng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的支持力度,學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)重視程度不同,在一定程度上影響著檔案工作整體水平的提升,因此領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案工作的重要前提。通過(guò)簽訂《檔案管理目標(biāo)責(zé)任書(shū)》等辦法和相關(guān)措施,強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí),增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任心,以保證檔案工作落到實(shí)處;其次,自上而下,建立健全的檔案管理機(jī)構(gòu),成立以分管校長(zhǎng)為組長(zhǎng)、各處(系)責(zé)任人參與的領(lǐng)導(dǎo)小組,配備檔案專(zhuān)職人員,形成完整的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系,將檔案管理納入制度化管理,明確分管領(lǐng)導(dǎo)職責(zé),專(zhuān)、兼職檔案員職責(zé),建立學(xué)校綜合檔案室,以確保檔案工作的順利開(kāi)展。

2 健全規(guī)章制度,強(qiáng)化檔案管理措施

建立完善的檔案管理工作制度,是檔案工作逐步實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的有力措施和重要保證。如《檔案人員崗位責(zé)任制》、《立卷歸檔制度》、《文書(shū)檔案管理辦法》、《聲像、實(shí)物檔案管理辦法》、《檔案保管制度》、《檔案利用制度》、《檔案保密制度》、《檔案統(tǒng)計(jì)制度》、《檔案鑒定、銷(xiāo)毀制度》等,以促使全校教職員工人人都重視檔案,支持檔案并自覺(jué)地維護(hù)學(xué)校檔案工作,使學(xué)校檔案工作保質(zhì)保量圓滿完成好。

3 加強(qiáng)業(yè)務(wù)建設(shè),不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平

學(xué)校檔案工作能否搞好,檔案人員的素質(zhì)至關(guān)重要。所以學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要挑選政治思想好、事業(yè)心強(qiáng)、作風(fēng)過(guò)硬、熟悉學(xué)校工作、掌握檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)、具有一定文學(xué)功底的人從事檔案工作。要加強(qiáng)檔案人員自身業(yè)務(wù)建設(shè)。第一,檔案人員要積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動(dòng),刻苦鉆研檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí),掌握檔案專(zhuān)業(yè)技能;第二,檔案人員對(duì)檔案工作要有責(zé)任感和緊迫感,要充分認(rèn)識(shí)到學(xué)校檔案工作是學(xué)校建設(shè)的一項(xiàng)重要任務(wù),學(xué)校發(fā)展需要檔案和檔案工作,要把學(xué)校檔案工作當(dāng)做一件大事,抓好、抓實(shí)、抓出成效;第三,建立檔案工作網(wǎng)絡(luò),派懂電腦且熱愛(ài)檔案事業(yè),默默奉獻(xiàn)的人擔(dān)任學(xué)校專(zhuān)職檔案管理員,運(yùn)用現(xiàn)代化管理知識(shí)和先進(jìn)技術(shù)設(shè)備,努力學(xué)習(xí)掌握計(jì)算機(jī)操作、數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)庫(kù)管理和網(wǎng)絡(luò)管理等基本技能,提高檔案管理水平,使學(xué)校的檔案工作邁上辦公自動(dòng)化步伐,為學(xué)校教學(xué)、管理服務(wù)。因此,加強(qiáng)檔案人員的業(yè)務(wù)能力培養(yǎng),提高檔案工作者的素質(zhì),是推動(dòng)學(xué)校檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。

4 積極創(chuàng)造條件,改善檔案人員工作條件

要積極創(chuàng)造條件,采取有力措施,建立一支具有堅(jiān)定理想信念,掌握現(xiàn)代化科技知識(shí)和專(zhuān)業(yè)技能,富有創(chuàng)造力的檔案管理隊(duì)伍。檔案管理人員屬專(zhuān)業(yè)人員,學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要關(guān)心檔案管理人員,按有關(guān)規(guī)定,認(rèn)真做好專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)聘工作,檔案部門(mén)的經(jīng)費(fèi),應(yīng)列入學(xué)校預(yù)算,切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案室、庫(kù)房等硬件設(shè)施的建設(shè),確保建設(shè)經(jīng)費(fèi)和物資的嚴(yán)格到位。另外,還應(yīng)為檔案室配置計(jì)算機(jī)等工作設(shè)備,逐步改善工作條件,維護(hù)學(xué)校檔案的完整與安全。

5 突出收集重點(diǎn),保證檔案材料齊全完整

檔案工作可以用“收、管、用”三個(gè)字概括,即收集、整理、鑒定利用。學(xué)校檔案材料是領(lǐng)導(dǎo)正確決策、研究工作、處理重大問(wèn)題的依據(jù),搞好文件材料收集是確保檔案材料齊全完整的前提和基礎(chǔ),也是直接反映本單位工作實(shí)績(jī)的有力證明。

6 善于利用檔案,充分發(fā)揮檔案信息資源的作用

檔案是信息產(chǎn)業(yè)的一個(gè)分支,建檔是基礎(chǔ),管理是關(guān)鍵,利用才是目的。我們要把“一切為了學(xué)校發(fā)展,千方百計(jì)服務(wù)教職工”作為檔案工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)。開(kāi)發(fā)利用檔案信息是檔案工作的根本目的,也是檔案工作中最具活力的一項(xiàng)重要工作,圍繞學(xué)校的發(fā)展建設(shè),努力搞好檔案信息的開(kāi)發(fā)利用。

總之,科學(xué)規(guī)范的檔案管理是學(xué)校發(fā)展工作的重要組成部門(mén),我們?cè)谧龊脵n案的收集、整理、歸檔工作的同時(shí),也要做好檔案的開(kāi)發(fā)利用工作。在注重檔案收集質(zhì)量的同時(shí),更要提高檔案的利用率,這樣不僅可以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的自身價(jià)值,而且可以為學(xué)校的發(fā)展進(jìn)步作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。展望未來(lái),機(jī)遇和挑戰(zhàn)共存,機(jī)遇大于挑戰(zhàn),只要我們搶抓機(jī)遇,避免消極因素帶來(lái)的不利影響,充分發(fā)揮檔案特有的管理優(yōu)勢(shì),科學(xué)管理,就會(huì)把學(xué)校的檔案工作做得更好,使之發(fā)揮更大的作用。

參考文獻(xiàn)

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