【摘 要】21世紀將是一個信息化的時代，隨著我國高等教育改革的日益深化，高校決策部門對信息的需求量更加迫切。高校檔案部門應加快信息化建設以適應社會發(fā)展，使高校檔案工作與國家加強教育、加快高校建設的步伐同步；使資源得以充分開發(fā)利用，更好地為高校、為社會服務。

【關鍵詞】高校檔案；現(xiàn)代化管理；動力機制研究

中圖分類號：G642.47 文獻標識碼：A 文章編號：1009-8283(2009)03-0144-01

所謂檔案信息化，就是檔案管理模式從以檔案實體保管為重點，向以檔案實體以數(shù)字化信息形式為社會提供服務為重心的轉(zhuǎn)變過程。

高校是向社會輸出高技術含量信息的重要基地，高校檔案網(wǎng)絡是高校向社會發(fā)布信息的重要平臺。高校檔案是高等學校從事教學、科研、黨政管理以及其他各項活動直接形成的對學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，是高校創(chuàng)造性勞動的凝結(jié)。檔案工作是辦好學校的重要基礎工作之一，是衡量學校教學質(zhì)量和管理水平的一個重要標志。

數(shù)字化檔案信息可使任何一位利用者不受任何時間、空間的限制，在任一地點、任一時間只需有一臺聯(lián)網(wǎng)的電腦，檔案信息數(shù)字化即可進入檔案管理系統(tǒng)查閱自己需要的檔案

檔案管理的的現(xiàn)代化可以是使高校檔案業(yè)務工作變得方便、快捷、高效。數(shù)字化檔案信息使檔案能及時歸檔，盡快地提供利用的平臺。在學校諸多檔案中，許多檔案在形成時已由計算機處理，檔案館的工作只剩下編制相應的檔號，整理上架。而計算機管理方面則只需對數(shù)據(jù)進行處理，已不再需要大量的數(shù)據(jù)錄入，數(shù)據(jù)錄入影響檔案計算機管理的“瓶頸”問題，已不復存在。

現(xiàn)代信息技術的飛速發(fā)展，把檔案工作帶入了自動化與網(wǎng)絡化的新階段，因特網(wǎng)和中國教育科研網(wǎng)以及高校校園網(wǎng)迅速的建設，給高校檔案工作提出了嚴峻的挑戰(zhàn)，也為高校檔案館網(wǎng)絡化建設帶來了難得的機遇。

1 高校檔案信息化建設現(xiàn)狀

1.1 思想意識方面

隨著高校檔案事業(yè)的發(fā)展，高校檔案工作已步入規(guī)范化軌道，領導和師生員工的檔案意識得到加強，檔案在高校教學、科研中的重要作用逐步顯現(xiàn)。但一些部門領導對檔案信息化建設缺乏應有的認識和足夠的重視，對檔案管理自動化的必要性、緊迫性感受不深，熱情不高，沒有建立檔案信息化的領導決策機構(gòu)，也沒有將檔案信息化建設列入議事日程。如：沒有給予檔案部門必要的資金、物質(zhì)和人才的支持，經(jīng)費不足，自動化設備不完善；機構(gòu)設置、人員編制上沒有到位，沒有形成相應的信息化隊伍，檔案信息化建設成了紙上談兵；再有，自動化建設帶有盲目性，設備的引進先于現(xiàn)代化技術的應用，脫離了本單位的實際需要和自身人、財、物資源的配置，將功近利現(xiàn)象比較重要。

1.2 技術方面

計算機的每一項技術，幾乎都在檔案管理中找到用武之地。檔案信息的多樣化極其巨大的數(shù)量，為新技術的應用提供了廣闊的天地。目前，大多高校檔案部門都建有自己的局域網(wǎng)，有的還上了因特網(wǎng)，信息化體系初見規(guī)模。但我們在瀏覽這些網(wǎng)頁時能看到的信息卻有限，且網(wǎng)頁更新較慢；關于檔案的收集、存儲、傳輸、發(fā)布、檢索和利用的手段等大多數(shù)檔案工作還處于原始的手工操作階段，離信息的計算機管理和遠程聯(lián)網(wǎng)查詢、利用相距甚遠。這均說明我們的檔案信息化建設還處于低水平狀況。制約檔案信息化的重要問題是缺乏操作簡單、功能強大的計算機軟件。一個地區(qū)多所高校要達到行業(yè)間信息溝通與共享，就應該有選擇地推薦或推廣某個應用軟件，從而推動檔案信息化的進程。

1.3 組織管理方面

檔案信息化的最終目標是實現(xiàn)檔案信息的社會化服務，

利用者可以不受時間、地域和文件數(shù)量的限制，通過網(wǎng)絡查詢利用開放檔案。但長期以來，檔案部門還處于封閉半封閉狀態(tài)，缺乏相對有利的指導和協(xié)調(diào)，推動檔案信息化的力度不夠；檔案系統(tǒng)沒有形成統(tǒng)一的信息化管理體系，各個高校各自為政，缺乏協(xié)調(diào)和合作，分散了信息資源建設的人力和物力，造成資源浪費；信息資源缺乏相對統(tǒng)一的標準，在開發(fā)上各搞一套，造成重復建設，并為以后兼容留下隱患。

2 高校檔案信息化建設

2.1 基礎硬件設施建設

高校檔案部門的信息化硬件設施建設要面向應用、面向需求，照顧到前后步驟的銜接?？筛鶕?jù)學校經(jīng)濟發(fā)展水平與檔案部門可支配的資金數(shù)量，制定一個中長期的硬件基礎設施建設方案，采取逐年分步添加的方法。在硬件的采購與替換中可采取新機器高配置為服務器，舊機器低配置為終端，使有限的資金通過累加，最大限度的發(fā)揮效能。

2.2 檔案信息資源建設

檔案信息資源建設是信息化建設的基礎和核心。它的主要任務一是對原有館藏傳統(tǒng)載體檔案進行數(shù)字化，即把原有傳統(tǒng)館藏載體檔案通過掃描、加工和處理，進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換。二是對正在形成的電子文件進行及時歸檔，并做到齊全完整，真實有效。高校檔案部門在檔案信息資源建設上應從以自己建立機讀目錄數(shù)據(jù)庫為主，向以收機讀目錄數(shù)據(jù)庫為主，自己建立機讀目錄數(shù)據(jù)庫為輔轉(zhuǎn)變，即在繼續(xù)做好自身館藏檔案機讀目錄建設的同時，要求具備條件的各部門將每年產(chǎn)生的歸檔案卷級目錄與歸檔文件目錄，以機讀目錄的方式交檔案館。

2.3 檔案管理應用系統(tǒng)建設

應選擇穩(wěn)定而合適的網(wǎng)絡操作系統(tǒng)。要充分考慮學校的實際環(huán)境與工作特點，選擇運行速度、可靠程度、容錯性優(yōu)良，保密性、安全性好的網(wǎng)絡操作系統(tǒng)，而且該系統(tǒng)要具有較強的生命力，能滿足學校不斷發(fā)展的需要，能支持各種硬件，能與本系統(tǒng)、本省的計算機網(wǎng)絡互連。

3 高校具有檔案管理網(wǎng)絡化的優(yōu)越條件

第一，具有豐富的電子信息資源。高等學校一直是科學發(fā)展的前沿領域，在接觸新知識，獲取新信息方面，高校檔案部門有著得天獨厚的優(yōu)越條件。計算機在高校檔案管理中得到廣泛應用。高校檔案部門出于自身管理需要使用計算機管理檔案，形成了大量的數(shù)字化檔案信息，進而產(chǎn)生了數(shù)字化檔案。

第二，具有發(fā)達的信息傳播網(wǎng)絡。許多高等院校建立了校園網(wǎng)，并與教育科研網(wǎng)和國際互聯(lián)網(wǎng)相連。校園網(wǎng)的開通為學校教學、科研及管理提供了先進的技術手段和嶄新的網(wǎng)絡環(huán)境，廣大師生可以不出校門、不出國門就與國內(nèi)外的專家進行科研項目合作、查詢資料、學術交流、籌備各種會議等等。既節(jié)約了經(jīng)費，又贏得了時間。計算機網(wǎng)絡化管理的出現(xiàn)，使計算機從輔助性的工具很快發(fā)展成一種工作環(huán)境，并伴隨著應用的普及而演變成一種工作方式。

4 結(jié)語

在這一建設中，尤其要注意加強標準化建設。通過制定共同遵守的各項標準，如網(wǎng)絡通訊及數(shù)據(jù)庫方面的標準、計算機硬件及軟件系統(tǒng)的標準、網(wǎng)絡傳輸?shù)臉藴省C讀格式、著錄規(guī)則的標準、文獻標引的標準等，建立標準化的數(shù)據(jù)庫。同時，要充分利用高校資源優(yōu)勢，開發(fā)館藏資源，加強數(shù)據(jù)庫建設。全面實現(xiàn)資源共享，為高校及社會提供豐富的信息資源和最優(yōu)質(zhì)的服務。

參考文獻：

[1]肖文建，我國檔案管理體制改革的重點、難點探析，檔案學通訊，2004(2)

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