【摘 要】人事檔案管理是人事管理工作中必不可少的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，不僅能提供相關(guān)人事數(shù)據(jù)和信息支持，還能為人力資源管理和利用創(chuàng)造條件。高校聘用制的實(shí)行和日趨完善，對人事檔案工作提出了更新、更高的要求。本文通過分析當(dāng)前聘用制下高校人事管理的現(xiàn)狀和面臨問題，探索其發(fā)展之路。

【關(guān)鍵詞】高校 人事檔案 聘用制

隨著高校聘用制的實(shí)行和制度的不斷完善，對人事檔案工作提出了更新、更高的要求，也為人事檔案管理提出了新課題。高校聘用人員的檔案如何管理才能夠積極適應(yīng)聘用制改革的需要？本文擬對此問題進(jìn)行一些研究和探討。

1 聘用制的推行

聘用制是以效率和公平為原則，以思想品質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)、工作能力、創(chuàng)造潛力等為評價標(biāo)準(zhǔn)，在定編、定崗、定責(zé)的基礎(chǔ)上，對人才進(jìn)行公開競聘、擇優(yōu)聘用，并以合同形式確定雙方權(quán)利與義務(wù)的一種用人制度。

隨著1995年《中華人民共和國高等教育法》的頒布，高校取得了法人資格，具有了聘用教師的權(quán)利；1998年教育部《面向21世紀(jì)教育振興行動計劃》出臺后，教師聘用制的實(shí)施就納入了高校人事改革的軌道。2000年6月，中組部、人事部、教育部聯(lián)合頒布《關(guān)于深化高等學(xué)校人事制度改革的實(shí)施意見》，其中一條重要措施就是“全面推行聘用制”。2002年7月，國家人事部出臺了《關(guān)于事業(yè)單位試行人員聘用制度的意見》后，我國高校相繼啟動了教師聘用制。

2 聘用制下高校人事檔案管理的現(xiàn)狀

人事檔案及其管理工作在高校的發(fā)展中起著不可替代的關(guān)鍵作用，為高校用人提供各類人才信息，為各類專業(yè)技術(shù)人員的職稱評定，勞動工資制度改革和職工享受各類福利待遇提供重要依據(jù)，是人才開發(fā)的重要資源。當(dāng)前，隨著高校全面推行事業(yè)單位全員聘用制，對新進(jìn)人員一律實(shí)行人事代理。

2.1在這種制度下，高校人事檔案管理有其進(jìn)步性：（1）實(shí)現(xiàn)人力資源的優(yōu)化配置。（2）高校人事部門的工作重心由傳統(tǒng)的“檔案管理”向“人員管理”轉(zhuǎn)移，更好提高人才資源利用率。（3）降低人事管理的交易成本。（4）實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的共享，發(fā)揮人事檔案信息的社會化服務(wù)功能。

2.2由于當(dāng)前我國實(shí)施聘用制的大環(huán)境還不夠成熟，相應(yīng)的配套制度也不完備，在此背景下，高校的人事檔案管理工作存在如下問題：

2.2.1“代理”權(quán)責(zé)模糊，機(jī)制運(yùn)行不暢?，F(xiàn)行人事代理責(zé)權(quán)規(guī)定不夠細(xì)化，協(xié)調(diào)機(jī)制沒有明確建立和落實(shí)，造成一旦出現(xiàn)問題就產(chǎn)生相互推卸責(zé)任等一系列問題。另外，檔案信息維護(hù)不及時，資料不完整。人事檔案管理是一個動態(tài)的過程，資料應(yīng)及時反映人員的發(fā)展現(xiàn)狀。而現(xiàn)實(shí)中的人事代理大多是只代理人員初進(jìn)時的檔案，隨后形成的新材料未能及時加以補(bǔ)充、更新，使檔案沒有同步記載個人的發(fā)展。

2.2.2未實(shí)現(xiàn)減負(fù)增效的目的。人事檔案送代理機(jī)構(gòu)，原單位檔案員工作量沒有減少，反而更大。除以前正常的檔案管理日常工作外，上交檔案材料、職稱評審、工資晉升時查閱檔案內(nèi)容、出具各種證明材料、轉(zhuǎn)交檔案等都要到代理機(jī)構(gòu)辦理，工作繁冗，效率不高。

2.2.3“人檔分離”導(dǎo)致人才隊(duì)伍不穩(wěn)定。人事代理制度使教師由傳統(tǒng)的單位人變成了社會人，雖然說它客觀上促進(jìn)了人員流動，但同時也容易讓代理人員在心理上認(rèn)為自己不是學(xué)校的正式成員，教師的歸屬感不強(qiáng)，人才流動頻繁，“棄檔”現(xiàn)象嚴(yán)重。

3 高校人事檔案管理的發(fā)展

在高校，人事檔案管理的最終目的是使其得到充分利用，可為高校的發(fā)展提供科學(xué)的信息和決策依據(jù)。當(dāng)前，面對不斷發(fā)展變化的新形勢和新任務(wù)，研究如何進(jìn)一步加強(qiáng)對高校人事檔案工作規(guī)范化、制度化建設(shè)，運(yùn)用高科技手段，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作全面現(xiàn)代化，使其更好地為高校制度改革和教育事業(yè)的發(fā)展服務(wù)，具有十分重要和深遠(yuǎn)的意義。

針對當(dāng)前高校的人事檔案管理工作所存在的問題，我們可做如下努力：

3.1加強(qiáng)制度建設(shè)，規(guī)范操作規(guī)程

3.1.1明確職責(zé)，建立健全規(guī)章制度。高校和檔案代理機(jī)構(gòu)應(yīng)該做到協(xié)調(diào)一致，有可操作的具體措施，有嚴(yán)格的合同約束，有明確的責(zé)任、權(quán)利保證。強(qiáng)化法制建設(shè)，加大法治力度，完善人事檔案管理工作制度。此外，還要制定一套與高校改革發(fā)展相配套的人事檔案管理模式，以適應(yīng)人事代理業(yè)務(wù)，充實(shí)高校人事檔案管理內(nèi)容，使人事檔案代理工作步入有序的發(fā)展軌道。

3.1.2提高從業(yè)素質(zhì)，規(guī)范操作規(guī)程。建設(shè)一支高素質(zhì)的高校人事代理服務(wù)隊(duì)伍，從業(yè)人員除應(yīng)具備較為豐富的代理知識，較強(qiáng)的分析和解決微觀人事管理中具體問題的能力，掌握現(xiàn)代人事管理科學(xué)技術(shù)，精通人事政策法規(guī)，還要轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，增強(qiáng)服務(wù)意識。

3.2利用現(xiàn)代技術(shù)，實(shí)現(xiàn)人事檔案高效管理

檔案的現(xiàn)代化建設(shè)不是簡單地用計算機(jī)代替手工勞動，也不是把傳統(tǒng)的管理方式搬到網(wǎng)絡(luò)管理上來，而是借助現(xiàn)代信息技術(shù)，引進(jìn)先進(jìn)的管理理念，對檔案管理中不適應(yīng)的一些做法進(jìn)行改革。

大力推進(jìn)人事檔案管理的現(xiàn)代化和信息化，廣泛應(yīng)用國際互聯(lián)網(wǎng)、光盤數(shù)據(jù)庫、聯(lián)機(jī)檢索等現(xiàn)代信息傳播手段，建立高校人事檔案多媒體網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)高校與代理機(jī)構(gòu)連網(wǎng)，并與全球網(wǎng)絡(luò)連接；通過互聯(lián)網(wǎng)建立個人檔案信息查詢系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)信息共享，使有關(guān)部門無論從哪個角度上查閱檔案都能做到快捷、簡單、方便、明了；采用規(guī)范的應(yīng)用軟件、先進(jìn)的電子信息技術(shù)，有計劃、分步驟、分階段地來構(gòu)建整個多媒體信息系統(tǒng)，利用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案采取有效性的、有特征性的、有系統(tǒng)性的管理，實(shí)現(xiàn)簡化利用程序，提高利用效率。

現(xiàn)代化檔案管理可使檔案管理工作短時間內(nèi)高質(zhì)量地完成諸如干部任免審批表、干部簡歷等常用材料的自動生成，并實(shí)現(xiàn)部門之間信函、文件的電子傳遞，減少人工勞動，提高工作效率和工作質(zhì)量；在單位引進(jìn)人才方面也可以建立人才資源信息數(shù)據(jù)庫，組建“人才銀行”，利用計算機(jī)調(diào)閱應(yīng)聘者的檔案資料，避免用人單位的被動狀態(tài)，使人事檔案管理工作更加充實(shí)完善；人事信息數(shù)據(jù)庫及多媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建立以后，還快速準(zhǔn)確獲取每個職工的信息，并對這些信息資料進(jìn)行綜合分析，在較短時間內(nèi)為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門提供全方位的人事信息服務(wù)。

3.3轉(zhuǎn)變觀念，提高檔案利用率，發(fā)揮人事代理社會服務(wù)功能

我們要樹立人事檔案利用的意識，在此，可借鑒國外人事檔案“積極利用”與“審慎開放”并重的成功經(jīng)驗(yàn)，樹立“以人為本，立檔為民”指導(dǎo)思想，保持檔案管理部門和人事部門密切協(xié)作的關(guān)系，規(guī)范利用程序，拓展服務(wù)內(nèi)容，改變服務(wù)方式，變坐等服務(wù)為主動服務(wù)，變封閉型服務(wù)為開放型服務(wù)，充分開發(fā)檔案利用價值，實(shí)現(xiàn)人事代理制度“面向市場，服務(wù)為主，多元開放”的相應(yīng)功能。

總而言之，隨著高校崗位聘用制的實(shí)行和制度的不斷完善，高校人事檔案工作需要在傳統(tǒng)的管理方式上，向著能夠成為高等學(xué)校人事聘用可依據(jù)的數(shù)據(jù)庫方向轉(zhuǎn)變，這將對高校實(shí)行崗位聘任制，形成能上能下、能進(jìn)能出的充滿生機(jī)與活力的用人機(jī)制，促進(jìn)高校教育和整體管理水平的提高發(fā)揮更人的作用。

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(作者單位：廣東醫(yī)學(xué)院）