[摘要]本文根據(jù)高校合并、擴招的新形勢，論述了高校實行校、院（系）二級教學(xué)管理體制后，院（系）教學(xué)秘書的工作內(nèi)容與要求；結(jié)合工作實際，闡述了院（系）教學(xué)秘書必備的職能與素質(zhì)。

[關(guān)鍵詞]高等學(xué)校 教學(xué)秘書 職能 素質(zhì)

隨著我國高等學(xué)校合并、擴招等改革工作的不斷深入，我國許多高校的辦學(xué)規(guī)模都不同程度地擴大，為了適應(yīng)新形勢下教學(xué)管理工作的需要，目前大多數(shù)高校普遍實行校、院二級教學(xué)管理。教務(wù)處是學(xué)校教學(xué)管理的職能部門，各學(xué)院是學(xué)校二級管理機構(gòu)；在教務(wù)處的領(lǐng)導(dǎo)下，學(xué)院進行各項教學(xué)活動。教學(xué)秘書是學(xué)院專職教學(xué)管理人員，承擔(dān)具體的日常教學(xué)管理工作。校、院二級管理體制的實施，對院（系）教學(xué)秘書的工作賦予了管理性和服務(wù)性的雙重特性，對教學(xué)秘書的素質(zhì)也提出了新的更高要求。教學(xué)秘書在院（系）的日常教學(xué)管理工作中具有舉足輕重的作用。因此，研究高等學(xué)校二級教學(xué)管理體制下，院（系）教學(xué)秘書的職能和素質(zhì)，對搞好高校的教學(xué)管理，提高教學(xué)質(zhì)量具有重要的現(xiàn)實意義。

一、教學(xué)秘書的職能

院（系）教學(xué)秘書從事的教學(xué)管理工作主要包括教學(xué)計劃管理，教學(xué)過程管理，教學(xué)質(zhì)量管理和教學(xué)檔案管理等工作。

1．教學(xué)計劃管理

教學(xué)計劃是保證教學(xué)質(zhì)量和人才培養(yǎng)規(guī)格的基本文件，是安排教學(xué)任務(wù)、組織教學(xué)過程的基本依據(jù)。教學(xué)秘書要在上級主管的領(lǐng)導(dǎo)下，根據(jù)專業(yè)要求，按照教學(xué)規(guī)律認(rèn)真組織制定教學(xué)計劃；根據(jù)專業(yè)自身發(fā)展的需要，適時調(diào)整、修訂教學(xué)計劃。教學(xué)計劃是一種具有法規(guī)性的重要教學(xué)管理文件，在教學(xué)工作中要保持教學(xué)計劃的權(quán)威性、穩(wěn)定性和連續(xù)性，防止他人任意改變教學(xué)計劃。教學(xué)計劃的制定與執(zhí)行的工作特點，要求教學(xué)秘書應(yīng)對本院各專業(yè)的情況了如指掌，不但要認(rèn)真完成日常教學(xué)管理工作，還要善于發(fā)現(xiàn)專業(yè)教學(xué)中的新問題，新特點，積累經(jīng)驗，及時提出修訂、調(diào)整教學(xué)計劃的建議，確保教學(xué)計劃更趨于合理。在教學(xué)管理工作中，教學(xué)秘書通過推行教學(xué)行政管理工作，協(xié)調(diào)各個教學(xué)環(huán)節(jié)，使教學(xué)有序運轉(zhuǎn)，為認(rèn)真完成教學(xué)任務(wù)、確保人才培養(yǎng)質(zhì)量發(fā)揮教學(xué)組織工作的作用。

2．教學(xué)運行管理

教學(xué)運行管理是使用教學(xué)行政管理職能，將教學(xué)計劃實施于教學(xué)活動中的最重要的教學(xué)管理工作，它包括以教師為主導(dǎo)、以學(xué)生為主體，師生相互配合的教學(xué)過程的組織管理和以校、院兩級教學(xué)管理部門為主體進行的行政管理，它從計劃到實施，從起始到終結(jié)，再到新的起始和終結(jié)，是一個復(fù)雜而有規(guī)律的發(fā)展過程。一項任務(wù)緊接一項任務(wù)，一個環(huán)節(jié)緊扣一個環(huán)節(jié)。因此，各級教學(xué)管理組織要協(xié)同配合，步調(diào)一致，嚴(yán)格執(zhí)行教學(xué)規(guī)范和各項制度，保持教學(xué)工作穩(wěn)定運行，確保教學(xué)質(zhì)量，隨意超前和拖延滯后都會對教學(xué)造成難以彌補的損失。在整個管理過程中，教學(xué)秘書必須及時上傳下達教務(wù)處的工作部署，傳達教學(xué)任務(wù)，組織落實教學(xué)籌備工作，督促教師嚴(yán)格執(zhí)行教學(xué)計劃，嚴(yán)格實行調(diào)（停）課制度，及時處理執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題或事故；及時協(xié)助教務(wù)處做好本院各類考試的監(jiān)考安排工作；及時整理學(xué)生成績，發(fā)放學(xué)生的各種證書；及時統(tǒng)計上報教師工作量。

教學(xué)運行管理工作是經(jīng)常性的教學(xué)管理工作，教學(xué)秘書要嚴(yán)格按照管理制度和檢查方法開展工作，認(rèn)真記錄執(zhí)行的結(jié)果。在這一管理過程中，教學(xué)秘書在教學(xué)主管領(lǐng)導(dǎo)與教師、學(xué)生之間發(fā)揮的是橋梁和助手的作用，自身工作同時發(fā)揮著指令和服務(wù)雙重作用，是他人難以替代的。

3．教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控管理

為了提高教學(xué)質(zhì)量，教學(xué)管理部門必須及時了解教學(xué)中出現(xiàn)的問題，協(xié)調(diào)教與學(xué)的關(guān)系，保證教學(xué)活動的正常運行，必須經(jīng)常進行教學(xué)質(zhì)量的定期檢查、隨機抽查或集中檢查。教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控的內(nèi)容包括教學(xué)文件的完整性，任課教師的落實情況，教師講稿、教案準(zhǔn)備和作業(yè)批改情況，教材到位情況，實驗實習(xí)環(huán)節(jié)的安排，教學(xué)設(shè)施與手段的配置，教師課堂教學(xué)質(zhì)量、學(xué)生上課出勤率、畢業(yè)設(shè)計等情況。

在教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控管理工作中，教學(xué)秘書要提出質(zhì)量監(jiān)控工作方案，協(xié)助學(xué)校教務(wù)處對本院的教學(xué)工作進行檢查，如負責(zé)組織檢查聽課、召開師生座談會、收集反饋意見等。及時將教學(xué)過程中發(fā)現(xiàn)和發(fā)生的問題反饋給教務(wù)處和院領(lǐng)導(dǎo)，為上級部門和主管領(lǐng)導(dǎo)提供決策依據(jù)，以便學(xué)校統(tǒng)籌解決問題，確保教學(xué)質(zhì)量的提高。

4．教學(xué)檔案管理

教學(xué)檔案材料主要是教學(xué)管理工作重要的指令性文件、教學(xué)過程中形成的記錄、紀(jì)要和各種總結(jié)性材料等。院（系）教學(xué)檔案的管理和建設(shè)是院（系）教學(xué)秘書的重要管理工作內(nèi)容。教學(xué)檔案是在本學(xué)院的發(fā)展過程中形成的，承載著院（系）教學(xué)活動的概貌和工作結(jié)果，直接反映了基層教學(xué)水平和院（系）的發(fā)展，是院（系）歷史發(fā)展的原始記載，是開展教學(xué)改革、教學(xué)研究、推動學(xué)科發(fā)展的基礎(chǔ)條件，是維護教學(xué)工作歷史的重要憑證，是評價教學(xué)效果和進行教學(xué)、科研決策的重要依據(jù)，為今后的教學(xué)研究、教學(xué)改革、教學(xué)發(fā)展提供了前人的研究成果和研究思路，對今后教學(xué)工作具有指導(dǎo)和參考作用。教學(xué)秘書在日常教學(xué)管理工作中，必須注意有關(guān)資料的收集、整理、統(tǒng)計和歸檔，建立一套種類齊全、內(nèi)容豐富的教學(xué)檔案，以便及時、準(zhǔn)確地為學(xué)校和院領(lǐng)導(dǎo)提供情況和數(shù)字，分析研究教學(xué)中的問題。要充分利用教學(xué)檔案，為教學(xué)工作、教學(xué)研究和教學(xué)管理服務(wù)。

二、教學(xué)秘書的素質(zhì)

人的素質(zhì)是指一個人的政治思想、道德品質(zhì)和知識技能，經(jīng)過長期鍛煉和學(xué)習(xí)所達到的水平。教學(xué)秘書的職能及其在教學(xué)管理工作中的重要作用，要求教學(xué)秘書應(yīng)該具備以下幾個方面的良好素質(zhì)和能力。

1．具備良好的政治思想素質(zhì)

政治思想素質(zhì)是人綜合素質(zhì)的核心和靈魂，決定著其他素質(zhì)的價值取向和動力方向。教學(xué)秘書不能整天只忙于處理日常瑣事，低效率地辦理低層次事務(wù)，應(yīng)該加強對黨的路線、方針和政策的學(xué)習(xí)，特別是要學(xué)習(xí)、研究高等教育管理理論，樹立法制觀念，這樣才能站得高、看得遠，增強對問題的觀察能力和預(yù)見性，更好地適應(yīng)社會、經(jīng)濟、教育發(fā)展對教學(xué)管理工作的新要求，樹立管理服務(wù)意識、管理育人意識。這樣才能做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，為師生提供高質(zhì)量、高層次的管理服務(wù)，高效率、高水平地做好事務(wù)性管理工作。

2．具有較高的專業(yè)知識素質(zhì)

教學(xué)秘書要熟悉本學(xué)院各專業(yè)、各學(xué)科的基本知識和結(jié)構(gòu)體系，了解各學(xué)科教學(xué)的要求和相互之間的關(guān)聯(lián)，熟悉教學(xué)過程和教學(xué)規(guī)律，及時解決教學(xué)中碰到的問題。教學(xué)秘書只有對本專業(yè)有比較深入的了解，對各門課程的基本內(nèi)容比較熟悉，懂得各學(xué)科之間的聯(lián)系，在安排課程時才能符合教學(xué)規(guī)律的要求，正確處理課程的先后順序和相關(guān)學(xué)科之間知識結(jié)構(gòu)的關(guān)系。

3．具有健康的心理素質(zhì)

教學(xué)秘書工作是一項繁瑣、勞累而清貧的工作，難以直接形成具體的有形成果，在工作中，教學(xué)秘書主要處于配角和服務(wù)性的地位，取得的工作成績主要體現(xiàn)為教學(xué)工作的正常運轉(zhuǎn)，不一定會引起領(lǐng)導(dǎo)和別人的關(guān)注，更難得到及時的表揚和肯定，但如果工作中稍有疏忽，則可能影響到諸多方面，甚至導(dǎo)致教學(xué)事故，并很快遭到來自多方面的誤解、埋怨和批評。如果教學(xué)秘書沒有高尚的思想境界、良好健康的心理素質(zhì)就難以勝任這項工作，如果沒有良好的敬業(yè)精神和奉獻精神，就不能擔(dān)當(dāng)這一重任。

4．具有與時俱進的教育質(zhì)量觀

高等教育規(guī)模的不斷擴大，特別是高校素質(zhì)教育的深化細化，要求教學(xué)管理工作者的教育質(zhì)量觀要與時俱進。高校教育的最終目標(biāo)是培養(yǎng)各種類型高素質(zhì)人才，包括學(xué)術(shù)型人才、實用型人才、精英型人才、復(fù)合型人才等，因此，教學(xué)秘書要深刻了解本校的人才培養(yǎng)目標(biāo)，保持清晰的工作思路，圍繞教學(xué)目標(biāo)開展教學(xué)管理工作，發(fā)揮自己所從事的工作在全校教學(xué)管理中的作用。

5．具有良好的書面和口頭表達能力

在院（系）教學(xué)管理工作中，教學(xué)秘書經(jīng)常要根據(jù)教學(xué)要求撰寫一些教務(wù)文書，例如籌備教學(xué)工作會議，發(fā)布教學(xué)指令，通報教學(xué)情況，撰寫教學(xué)總結(jié)，聘請院外專家教授等，這些工作要求教學(xué)秘書必須具有一定的寫作能力，行文要準(zhǔn)確、流暢，易懂；另外較好的口頭表達能力也是教學(xué)秘書必備的，因為在處理日常工作中，教學(xué)秘書經(jīng)常與教務(wù)管理部門、其他學(xué)院的同行接觸，許多事情需要上傳下達；參與各種會議，需要組織發(fā)言；碰到問題，要請示匯報；與師生交流，遇到誤解，需要解釋原因，交涉事宜等，這些都要求教學(xué)秘書必須口頭表達準(zhǔn)確，措辭得當(dāng)，條理清晰，簡明扼要。否則在工作交流中，就無法正確表達工作意圖，使工作對象無所是從，這樣輕則引起工作誤會，嚴(yán)重時可能影響管理工作的全局。

6．具有較強的工作協(xié)調(diào)平衡能力

教學(xué)秘書的管理工作涉及到的部門和人員較多，既要面向教師又要面向?qū)W生；既要承擔(dān)教務(wù)處指定的工作，又要接受本院領(lǐng)導(dǎo)指派的任務(wù)；既要與同級業(yè)務(wù)部門溝通，又要與其他學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、任課教師交流。教學(xué)秘書所經(jīng)辦的事務(wù)也紛繁復(fù)雜，既有事關(guān)學(xué)院學(xué)科建設(shè)的重要事務(wù)，又有日?，嵥樾∈?；既有上級領(lǐng)導(dǎo)和教務(wù)處交待辦理的事務(wù)，又有普通師生要求協(xié)助處理的事情；既有常規(guī)性、連貫性的日常管理，又有突發(fā)性、臨時性的事件。并且所辦事務(wù)多牽涉到院（系）師生的切身利益，容易引起矛盾，處理不好將直接影響許多人的工作和學(xué)習(xí)。因此，教學(xué)秘書必須要有過硬的業(yè)務(wù)水平和較強的工作協(xié)調(diào)平衡能力，要從大局和整體工作角度來考慮問題、處理事務(wù)，盡量減少人為因素引發(fā)的工作扯皮、推諉、擱置等現(xiàn)象。

7．具有較好的計算機應(yīng)用能力

高效快捷的工作方法不僅是時代對我們提出的要求，也是衡量管理水平的重要標(biāo)志。運用辦公自動化技術(shù)是提高辦公效率和管理水平的有效途徑。教學(xué)管理工作是以學(xué)期為基本時段，學(xué)生的每門專業(yè)課程一般要在一學(xué)期內(nèi)完成，因此，教學(xué)秘書的日常管理工作不僅量大而且時效性強。教學(xué)秘書必須熟練地掌握計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，不斷提高運用計算機等先進辦公設(shè)備從事信息收集和處理的能力，及時、準(zhǔn)確、科學(xué)地利用教學(xué)信息為教學(xué)工作服務(wù)，使教學(xué)管理工作科學(xué)化、規(guī)范化。

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（作者單位：湖南衡陽南華大學(xué)公共衛(wèi)生學(xué)院）