[摘要]學員檔案是用人單位選人和用人決策的重要依據(jù)，而現(xiàn)代遠程教育的普及，給學員檔案管理帶來了難度。本文在分析高?，F(xiàn)代遠程教育學員檔案管理存在問題的基礎上，有針對性地提出了加強高校遠程教育學員檔案管理的相關建議。

[關鍵詞]現(xiàn)代遠程教育 檔案管理 以人為本 檔案數(shù)據(jù)庫

學員檔案管理是高校遠程教育管理工作的一項不可缺少的工作，這項工作做得好壞將直接影響到學員的切身利益，影響到檔案憑證作用的有效發(fā)揮。而現(xiàn)代遠程教育的普及，給學員檔案管理帶來了難度。

一、現(xiàn)代遠程教育及其學員檔案

現(xiàn)代遠程教育是指學員和教師、學員和教育機構(gòu)之間主要采用多種媒體手段進行教學和通信聯(lián)系的教育形式。學員可以不受空間和時間的限制進行學習，受教育者可以擴展到全社會。由于參加現(xiàn)代遠程教育的主要對象是成人學員，其在檔案管理方面具有流動性、分散性、廣泛性、模糊性等特點。

二、現(xiàn)代遠程教育學員檔案管理存在的問題

現(xiàn)代遠程教育由于其興起時間較短，在學員檔案管理方面不存在不少問題。

1.檔案管理觀念落后

遠程教育管理工作者的檔案意識淡薄，對學員檔案管理工作缺乏正確的認識，導致責任心不強，給學員填寫歸檔材料時不積極主動，材料不完整、不規(guī)范等，給學員就業(yè)或晉升埋下了隱患。

2.檔案管理內(nèi)容不完善

首先，在現(xiàn)代遠程教育下，大多數(shù)學校建立的學員檔案仍只包括報名表、審核表、入學通知、注冊表、花名冊、成績冊、學籍卡、學員證、準考證等證件和文字資料，沒有形成電子檔案。其次，能夠反映學員綜合素質(zhì)的各種材料也還未進入歸檔的范圍，比如，學員在校期間，許多評先評優(yōu)材料應該進入學員檔案的沒有進入學員檔案。又如，因為就業(yè)壓力較大，某些部門為了學員能順利就業(yè)，一些處分文件就沒有進入學員檔案。由此，檔案材料無法具體地反映學員綜合素質(zhì)。另外，有些學員在填寫檔案材料時不認真、不仔細，有的字跡潦草且模糊不清、有的不按要求書寫，使用圓珠筆，有的項目填寫不全、不準確，有的基于連名字都寫錯或?qū)憚e名等。這些不符合要求的做法，造成了檔案材料質(zhì)量不高、不規(guī)范。

3.檔案管理模式陳舊

如今，高校遠程教育學員檔案管理基本上還采用傳統(tǒng)的、原始的、手工操作的實體管理模式。隨著遠程教育招生人數(shù)的擴大，學員檔案也隨之不斷遞增，加上存放時間短、流動快、分配去向廣、投寄單位多等特點，層層疊疊的檔案管理全都是靠管理人員手工操作完成，致使信息資源得不到充分開發(fā)利用，不能為用人單位及時有效地提供所需信息。由于不實行計算機管理檔案，就不能使學員檔案材料信息化，也就沒有開發(fā)、利用可談，檔案將成為死檔。

4.檔案管理隊伍薄弱

高校檔案管理隊伍作為高校學員服務工作的重要組成部分，檔案管理隊伍的建設未得到應有的重視與加強，高等遠程教育這方面的問題更為突出。據(jù)調(diào)查，由于人力、物力所限，許多學校的辦學條件還不能盡如人意，教管人員緊缺，信息技術掌握的還不適應試點工作的要求：有的學校由教師和輔導員兼任學籍檔案管理工作，工作頭緒多，忙于應付，沒有時間也無力探討研究學籍電子檔案工作，有時甚至影響了檔案管理工作；有些即便是有專職的學員檔案管理人員，也是一個人或者兩個人，少數(shù)幾個檔案管理人員根本滿足不了高校學員人數(shù)激增的現(xiàn)狀；同時，即使有專職的檔案建設和管理人員，也大多是非專業(yè)的檔案管理人員，專業(yè)知識缺乏。

以上狀況與我國高校遠程教育發(fā)展和社會用人要求相脫離，建立內(nèi)容豐富、具有個性的學員檔案的重要作用迫在眉睫。

三、加強現(xiàn)代遠程教育學員檔案管理的建議

1.樹立“以人為本”的檔案管理觀

以人為本的學員檔案管理，就是要從學員的特點或?qū)嶋H出發(fā)，從尊重學員的人格和尊嚴出發(fā)、從服務學員的成長成才的過程出發(fā)，學員檔案管理員工作的方法、手段、規(guī)章、措施，對學員講話的方式技巧等都要體現(xiàn)學員是主體、是與學員檔案管理員具有平等人格的服務對象，學員的學習、發(fā)展、自尊等需要應當成為學員檔案管理員工作的出發(fā)點和歸宿。以人為本就是要把學員檔案管理工作和學員就業(yè)、終極價值聯(lián)系起來，使服務育人真正成為人的教育。

2.完善學員檔案內(nèi)容

從現(xiàn)行管理情況來看，高校遠程教育學員檔案應包學校對學員的考察、錄用、培養(yǎng)、教育和學員德、智、體、美、勞等方面的第一手材料，既要涵蓋學員素質(zhì)的全貌，也要體現(xiàn)當代大學員的時代風貌。學員素質(zhì)檔案內(nèi)容應分為兩大類，一類是學員人事檔案，一類是素質(zhì)拓展檔案。這兩項內(nèi)容涉及學員在校期間各方面的記錄。

另外，在形式上，學員檔案應包括文字檔案與電子檔案。學員檔案還應該按專業(yè)、類別分層次建檔，有學科、年級等集體檔案，也有學員個人檔案。學員檔案個體化與集體化的相互轉(zhuǎn)變，使學員檔案的主體型、多邊型、多角型展現(xiàn)在管理者和學員的面前，為促進學習、研究教學、搞好管理提供了快速、便捷。

3.建立遠程教育學員檔案數(shù)據(jù)庫

網(wǎng)絡化已成為時代的主旋律，網(wǎng)絡技術的應用更推動了檔案事業(yè)的發(fā)展。檔案數(shù)據(jù)庫的建立是網(wǎng)絡時代的要求，是實現(xiàn)數(shù)字化檔案館一個重要步驟，也為其它門類檔案的數(shù)字化提供了一種可行的模式。建立學員檔案數(shù)據(jù)庫能提高學員檔案的管理效率、檢索速度和查準率，如果沿用傳統(tǒng)的手工目錄查詢學員的檔案已經(jīng)不能適應當前形勢發(fā)展的要求。

4.提高檔案管理人員素質(zhì)

檔案人員的素質(zhì)包括職業(yè)道德素質(zhì)與業(yè)務素質(zhì)。職業(yè)道德可以概括為：履行職責、保護歷史資料、保守機密、周到服務。在業(yè)務素質(zhì)方面，由于設備的現(xiàn)代化、檔案種類及載體的多樣化，檔案管理水平的不斷提高，學員檔案管理人員除了應具備廣博的知識外，還應熟悉并掌握檔案學、檔案管理學、檔案保護技術等專業(yè)知識，隨著電子文件等多種新型載體的大量出現(xiàn)，要掌握計算機、光盤存貯、縮微技術及網(wǎng)絡技術等先進的管理手段，這樣才能使學員檔案管理從經(jīng)驗管理、科學管理，過渡到現(xiàn)代化管理。

總之，現(xiàn)代遠程教育以新的教育形式和特有的優(yōu)勢，向人們展示著強大的生命力和廣闊的前景，其辦學的開放性、社會性以及基層教學班的分散性和學員對象的差異性給整個檔案管理工作提出了新的要求。完善學員檔案，正確認識學員檔案工作的重要性，真正實現(xiàn)以人為本的管理，對于提高現(xiàn)代遠程教育的管理服務水平有著重要意義。

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（作者單位：廣東醫(yī)學院）