[摘要]教育信息化、校務(wù)電子化環(huán)境下，高校檔案如何應(yīng)勢發(fā)展，可以從建立新時期高校文件材料歸檔規(guī)范，實行“雙軌五同步”管理，提升信息資源管理理念、努力實現(xiàn)高校檔案管理的現(xiàn)代化等方面，探索校園網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的高校檔案管理模式。

[關(guān)鍵詞]高校檔案 管理模式 校園網(wǎng)絡(luò)

隨著教育信息化的深入，我國高等院校已基本完成擔(dān)當(dāng)著學(xué)校教學(xué)、科研、管理和對外交流等多種角色的校園網(wǎng)建設(shè)。校園網(wǎng)的建立和完善、網(wǎng)上OA系統(tǒng)的啟用、與OA系統(tǒng)無縫對接的檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)、大量電子文件與有用的數(shù)字信息的普及，為高校檔案館（室）數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化提供有效平臺的同時，也是對高校檔案工作的極大挑戰(zhàn)。筆者認為，高校檔案館（室）要在教育信息化、高校電子校務(wù)中發(fā)揮應(yīng)有的作用，檔案管理者必須改變檔案工作傳統(tǒng)觀念和管理方式，探索校園網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的高校檔案管理模式。

一、建立新時期高校文件材料歸檔范圍與保管期限表，使管理更標(biāo)準(zhǔn)、更規(guī)范

1.建立高校文件材料歸檔范圍與保管期限表。參照最新頒布的國家檔案局第8號令《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，結(jié)合沿用了十幾年的《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》、《高校實體檔案分類法》，按照“機構(gòu)－歸檔范圍－保管期限”的框架，確定文書檔案的歸檔范圍。各高校可結(jié)合“三定”方案中機構(gòu)的設(shè)置，各機構(gòu)按照職能順序，依次確定和編排系統(tǒng)的、詳細的、操作性強的歸檔范圍明細表。

2.修訂文件材料保管期限?！陡叩葘W(xué)校檔案工作規(guī)范》中，檔案保管期限存在明顯偏長或偏短的情況，如財會類檔案將“上級有關(guān)財務(wù)會計工作的文件材料”保管期限定為“永久”，時間過長，視內(nèi)容修訂為“30年”或“10年”即可。再如，教學(xué)類檔案中的新生錄取名單的保管期限為“長期”，而經(jīng)常提供配套利用的在校學(xué)生名冊、學(xué)生成績總冊、畢業(yè)證簽領(lǐng)冊等的檔案保管期限則為“永久”。應(yīng)當(dāng)將“錄取名單”的保存期限修訂為“永久”，即與其他相關(guān)檔案一致。總之，歸檔范圍內(nèi)的文件材料保管期限的劃分，需要進行細致修訂。

3.同步生成電子文件材料歸檔范圍與保管期限表。目前，高校電子校務(wù)中形成的電子文件歸檔管理還處于一種隨意、無序狀態(tài)。因此，各高校在開發(fā)運用檔案管理系統(tǒng)時，可以將已制作形成的電子文件材料歸檔范圍與保管期限表設(shè)置于歸檔系統(tǒng)中，各職能部門的業(yè)務(wù)人員在判定歸檔與否時，系統(tǒng)會自動彈出與其業(yè)務(wù)相關(guān)的歸檔范圍與保管期限列表，這樣業(yè)務(wù)人員對于應(yīng)歸檔的文件一目了然，只要用鼠標(biāo)點擊相關(guān)的條目，該文件保管期限就自動生成。檔案人員也可以按照系統(tǒng)的提示督促業(yè)務(wù)人員按要求歸檔。

二、實行高校檔案的“雙軌五同步”管理模式

電子文件操作方便，傳遞快捷，存儲空間小，具有傳統(tǒng)文件無可比擬的優(yōu)勢，但由于電子文件的完整性、有效性、安全性以及法律憑證作用還有待于進一步加強和完善，檔案以紙介質(zhì)歸檔將會與以電子化歸檔方式并存運轉(zhuǎn)很長一段時期。在這個特殊的過渡時期，高校檔案工作者應(yīng)采取一手抓電子檔案管理，一手抓紙質(zhì)檔案管理的“雙軌制”管理，將兩種檔案的信息管理緊密結(jié)合并相統(tǒng)一，實行“五同步”，即“同步鑒定、同步歸檔、同步著錄、同步整理、同步利用”管理模式，為將來過渡到高校檔案數(shù)字化奠定堅實的基礎(chǔ)。

1.同步鑒定。文件材料鑒定通過兩個階段進行：第一階段是在歸檔前，鑒別文件價值，界定保管期限。電子檔案的鑒定不僅要對信息內(nèi)容進行價值判斷，由于電子文件的易修改性還需要對其真實性、可靠性及合法性作出準(zhǔn)確把握。第二階段是在檔案管理過程中，其主要任務(wù)是對已到保管期限的檔案重新審查鑒定，對失去保存價值的檔案鑒定銷毀。這兩個階段的鑒定工作互為聯(lián)系、相輔相成，為將來的電子檔案管理提供方便。

2.同步歸檔。在文件生成、運轉(zhuǎn)過程中，各職能部門電子文件要制作紙質(zhì)拷貝，紙質(zhì)文件要進行數(shù)字化形成電子文件。文件歸檔時，由文書人員核對文件材料是否完整齊全，同時核對其電子版本的真實性與原始性，若不符合要求，文書人員重新制作電子文件，反之則將電子文件保存到計算機硬盤中進行物理歸檔。

3.同步著錄。電子文件在收發(fā)文登記及其流轉(zhuǎn)過程中按照公文處理的要求進行著錄，并隨文件的流轉(zhuǎn)而補充和確認，文件歸檔后，按照歸檔文件整理要求補充與電子文件相對應(yīng)的紙質(zhì)文件應(yīng)包含的檔案信息，如全宗號、年度、機構(gòu)分類號、保管期限、件號等，電子文件與其對應(yīng)的紙質(zhì)文件共享這些著錄信息。未經(jīng)收發(fā)文處理的歸檔文件及電子文件著錄信息采取歸檔時集中錄入的方式進行。

4.同步整理。同一份文件的電子版本和紙質(zhì)版本應(yīng)該采用相同的分類方法，具有相同的保管期限，形成相同的檔號，編制對應(yīng)的歸檔信息說明。檔號設(shè)置固定位數(shù)，由“全宗號－年度－機構(gòu)分類號－保管期限－件號”等著錄信息生成。紙質(zhì)檔案應(yīng)備注相同電子檔案的存放路徑，電子檔案應(yīng)編制歸檔信息說明，如：電子文件形成時間、形成責(zé)任者、相關(guān)背景等情況的說明；電子檔案配套軟硬件環(huán)境的說明；數(shù)據(jù)庫分類方法、分類體系、分類編號的說明；存儲（格式轉(zhuǎn)換、壓縮等）操作說明等。

5.同步利用。在文件查閱時利用者可以通過同一“檔號”，檢索到紙質(zhì)和電子兩種類型的同一文件。在提供利用時以電子文件利用為主，將可公開的電子文件在網(wǎng)上直接提供利用，另外還可通過刻錄光盤或復(fù)制軟盤提供利用。由于電子文件的真實性、憑證作用、法律效力尚未根本解決，因此在需要發(fā)揮檔案憑證性作用時，可按照同一件號調(diào)閱紙質(zhì)文件。

“雙軌五同步”管理模式可以最大化地利用歸檔文件材料成果，提高了電子文件歸檔齊全完整程度，實現(xiàn)文檔一體化；可以使紙質(zhì)文件及其電子版本建立準(zhǔn)確、可靠、統(tǒng)一的標(biāo)識關(guān)系；可以有效地發(fā)揮電子文件便于利用和資源共享的優(yōu)勢，又便于確保具有憑證依據(jù)作用的實體檔案的安全，是電子文件法律效力尚不明確階段檔案整理的較好模式。

三、提升信息資源管理理念，努力實現(xiàn)高校檔案管理的現(xiàn)代化

校園網(wǎng)絡(luò)、計算機和信息技術(shù)等手段的運用，使高校檔案工作呈現(xiàn)出信息載體多樣化、管理對象信息化、工作方式計算機化、服務(wù)方式網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展態(tài)勢。高校檔案工作者必須提高自身的信息資源管理理念，運用高科技知識與手段，全面開展高校檔案的現(xiàn)代化管理，提高檔案工作各個環(huán)節(jié)的效率和質(zhì)量，更好地為學(xué)校教學(xué)、建設(shè)和發(fā)展服務(wù)。

1.加強基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫建設(shè)。根據(jù)檔案主管部門提出“存量數(shù)字化，增量電子化”的要求，高校檔案館（室）不但要實現(xiàn)電子文件的歸檔、管理和利用，還要將館（室）藏檔案分批分次地數(shù)字化，加強基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫建設(shè)，逐步建成檔案目錄數(shù)據(jù)庫、學(xué)生成績檔案數(shù)據(jù)庫、學(xué)位論文數(shù)據(jù)庫、照片檔案數(shù)據(jù)庫及重大科研成果數(shù)據(jù)庫等有高校特色的基礎(chǔ)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)。

2.利用現(xiàn)代化技術(shù)對檔案進行管理。采用條形碼自動識別技術(shù)，實現(xiàn)檔案資料查詢和檢索的自動化；應(yīng)用光盤技術(shù)，擴大信息存貯量，減少庫房壓力；利用縮微和復(fù)制技術(shù)，延長檔案使用壽命；運用指紋技術(shù)、水印技術(shù)、電子印章、電子簽名等現(xiàn)代化技術(shù)手段對檔案材料進行保護。

3.開展智能化的網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)模式。高校檔案工作者可開辟數(shù)據(jù)庫查詢、在線閱讀、文件下載、電子郵件、檔案論壇、網(wǎng)絡(luò)會議等多種渠道，改變以往死守庫房的被動管理模式為智能化的網(wǎng)絡(luò)檢索等信息服務(wù)模式，實現(xiàn)多方位、一體化的信息服務(wù)。

檔案信息的數(shù)字化和檔案工作的網(wǎng)絡(luò)化是高校檔案管理的重要發(fā)展方向，高校檔案工作者面對機遇和挑戰(zhàn)，應(yīng)當(dāng)勇于創(chuàng)新，不斷探索檔案管理新模式，讓高校檔案館（室）真正成為檔案信息資源中心和信息服務(wù)管理中心，使高校檔案館（室）信息服務(wù)邁上一個新臺階。

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（作者單位：福建福州職業(yè)技術(shù)學(xué)院）