[摘要]:本文主要論述了高等院校教材管理計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)(簡稱MIS—Management and Information System)的設(shè)計(jì)思想與實(shí)現(xiàn)方法，由于本系統(tǒng)具有使用方便，操作簡單，安全穩(wěn)定，工作流程清晰合理，并與用戶熟悉的工作方式相一致，用戶無需培訓(xùn)即可方便地使用該系統(tǒng)進(jìn)行工作，深受用戶的歡迎。

[關(guān)鍵詞]:高校教材管理 信息系統(tǒng) 系統(tǒng)設(shè)計(jì)

一、概述

我國高等學(xué)校的教材管理工作，在各高校一般是由教務(wù)處下屬的教材科負(fù)責(zé)完成，其主要工作內(nèi)容包括：每學(xué)期的教材計(jì)劃制定、教材采購、教材入庫、教材領(lǐng)用、記賬、結(jié)算等一系列的工作。由于在高校中專業(yè)設(shè)置門類多，各專業(yè)每學(xué)期開設(shè)的課程種類也較多而且互不相同。因此，教材科每學(xué)期所涉及管理的出入庫教材種類少則幾百種多則幾千種，經(jīng)手的教材冊數(shù)少則幾千冊多則幾萬冊。特別是近年來，隨著我國高等教育規(guī)模的不斷擴(kuò)大，高校學(xué)生人數(shù)迅速增加，使各高校的教材管理工作更加繁重。

據(jù)調(diào)查，到目前為止，我國還有許多高校，甚至一些重點(diǎn)院校的教材管理工作仍為手工管理方式，這種管理方式不但與現(xiàn)實(shí)高校教材管理業(yè)務(wù)的需求不相適應(yīng)，而且也與高校信息化建設(shè)的發(fā)展趨勢不相適應(yīng)。因此，高校教材管理人員目前迫切需要一套方便、高效的計(jì)算機(jī)化的管理信息系統(tǒng)來代替他們繁重、低效的傳統(tǒng)手工管理方式，并最終實(shí)現(xiàn)教材管理的全面自動(dòng)化。

鑒于上述需求，一方面，我們對(duì)高校教材管理業(yè)務(wù)進(jìn)行了詳細(xì)調(diào)查，另一方面，又對(duì)以前推廣的教材管理系統(tǒng)失敗的原因作了進(jìn)一步的分析，并采用比較先進(jìn)的現(xiàn)代計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)，設(shè)計(jì)開發(fā)了一套具有方便、高效、易用等特點(diǎn)的“高校教材管理信息系統(tǒng)”。

二、高校教材管理的業(yè)務(wù)流程與數(shù)據(jù)流程

經(jīng)調(diào)查，各高校教材管理的業(yè)務(wù)流程及數(shù)據(jù)流程都大同小異，其基本流程如下圖1和圖2所示。由圖可見，原教材管理業(yè)務(wù)及數(shù)據(jù)流程清晰順暢，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)完整，管理規(guī)范，因此，在計(jì)算機(jī)化的教材管理信息系統(tǒng)開發(fā)中，可基本不必改變原系統(tǒng)的處理流程，而只需根據(jù)計(jì)算機(jī)信息處理的特點(diǎn)，將原系統(tǒng)庫存管理中所使用“分帳”數(shù)據(jù)的重復(fù)登記處理過程去掉，用戶如需查詢“分帳”庫存管理中的數(shù)據(jù)，可由計(jì)算機(jī)自動(dòng)從“總賬”和“出庫單”的數(shù)據(jù)庫文件中隨時(shí)提取。這樣做既可提高入出庫數(shù)據(jù)查詢的準(zhǔn)確性、及時(shí)性、方便性，又可使管理人員擺脫重復(fù)、繁瑣、易錯(cuò)、量大的分帳數(shù)據(jù)登記的機(jī)械性重復(fù)勞動(dòng)，從而提高系統(tǒng)的工作效率。

三、教材管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)

1.功能模塊設(shè)計(jì)

根據(jù)上述我們對(duì)教材管理業(yè)務(wù)流程和數(shù)據(jù)流程的調(diào)查分析，并根據(jù)模塊劃分原則，同時(shí)考慮到用戶對(duì)新系統(tǒng)的易學(xué)易用性，我們將新系統(tǒng)劃分為六個(gè)功能模塊結(jié)構(gòu)：

（1）“教材計(jì)劃”模塊：包括對(duì)教材計(jì)劃數(shù)據(jù)的錄入、編輯、修改、查詢和打印功能，其中打印功能還包括由計(jì)劃自動(dòng)生成的“訂書單”打印。

（2）“總帳”模塊：包括入庫流水帳（即總賬）數(shù)據(jù)的輸入、修改、查詢和打印，并可選擇入庫教材打印入庫結(jié)算單，送報(bào)財(cái)務(wù)處與書店資金結(jié)算。

（3）“分帳”模塊：只提供書庫庫存中每種教材的入、出庫數(shù)據(jù)及現(xiàn)有庫存數(shù)據(jù)的查詢。

（4）“出庫”模塊：包括出庫單數(shù)據(jù)錄入、查詢、修改和出庫單打印功能。

（5）“結(jié)算”模塊：包括按班級(jí)進(jìn)行的學(xué)期教材費(fèi)用結(jié)算和畢業(yè)班教材費(fèi)用匯總結(jié)算表打印。

（6）“系統(tǒng)維護(hù)”模塊：包括系統(tǒng)初始化設(shè)置，如新學(xué)期各種數(shù)據(jù)表的建立、權(quán)限設(shè)置、口令設(shè)置等；系班名維護(hù)包括系名、班級(jí)名的輸入、刪除、添加等；系統(tǒng)數(shù)據(jù)維護(hù)包括系統(tǒng)數(shù)據(jù)表備份、刪除、整理等功能。

2.數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)

根據(jù)系統(tǒng)功能的實(shí)際需求，用戶操作的方便性，以及系統(tǒng)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的安全性及效率等因素的綜合考慮，我們共設(shè)計(jì)了如下幾個(gè)數(shù)據(jù)表：（1）學(xué)期（學(xué)期號(hào)，學(xué)期名）；（2）系別（系號(hào)，系名）；（3）班級(jí)（系號(hào)，班號(hào)，班名，人數(shù)，學(xué)制，備注）；（4）課程（課號(hào)，課程名）；（5）教材計(jì)劃（學(xué)期名，系號(hào)，班號(hào)，課號(hào)，書號(hào)，數(shù)量，備注）；（6）總賬（日期，書號(hào)，入庫數(shù)量，單價(jià)，總金額，備注）；（7）書庫（書號(hào)，書名，作者，出版社，出版時(shí)間，版次，單價(jià)，庫存數(shù)量，備注）；（8）出庫單（學(xué)期名，系號(hào)，班號(hào)，日期，書號(hào)，出庫數(shù)量，經(jīng)手人，備注）。

3.輸入設(shè)計(jì)

在輸入數(shù)據(jù)的界面設(shè)計(jì)中，我們充分考慮到用戶數(shù)據(jù)輸入的方便性與快速性要求，給用戶數(shù)據(jù)輸入提供了多種快速輸入方法。

4.輸出設(shè)計(jì)

輸出界面設(shè)計(jì)思想同上；輸出報(bào)表格式設(shè)計(jì)按用戶要求內(nèi)容和格式輸出。

四、系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)及特點(diǎn)

1.開發(fā)工具及運(yùn)行環(huán)境

由于Delphi的技術(shù)先進(jìn)性和強(qiáng)大的功能，我們決定采用Delphi7.0作為系統(tǒng)開發(fā)工具，系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境為Windows 9x以上的Windows系統(tǒng)平臺(tái)。

2.系統(tǒng)特點(diǎn)

（1）系統(tǒng)的人機(jī)界面友好，操作簡便，直觀的圖形界面所見即所得。用戶在使用新系統(tǒng)時(shí)有著天然的熟悉和親近感，凡使用過Windows的用戶幾乎無需培訓(xùn)即可使用本系統(tǒng)進(jìn)行工作。

（2）巧妙的數(shù)據(jù)庫和模塊功能設(shè)計(jì)，基本做到使基礎(chǔ)數(shù)據(jù)一次輸入多次使用，用戶的數(shù)據(jù)輸入量大大減少，這不但減少用戶的工作量，提高了系統(tǒng)工作的效率，而且避免了由于同一數(shù)據(jù)的多次輸入不一致所造成的數(shù)據(jù)混亂。

（3）強(qiáng)大的模糊查詢功能，用戶只需輸入與系統(tǒng)記錄數(shù)據(jù)相關(guān)的最簡單條件，系統(tǒng)立刻會(huì)幫助用戶找到所需的相關(guān)記錄；自動(dòng)統(tǒng)計(jì)和計(jì)算功能，使用戶無需作任何帳目計(jì)算，即可得到統(tǒng)計(jì)、匯總等計(jì)算數(shù)據(jù)，大大減輕了教材管理人員的工作負(fù)擔(dān)和勞動(dòng)量。

（4）系統(tǒng)的穩(wěn)定性好、容錯(cuò)性強(qiáng)。系統(tǒng)提供了強(qiáng)大的檢錯(cuò)糾錯(cuò)功能和聯(lián)機(jī)幫助功能，以幫助用戶修改糾正錯(cuò)誤，正確使用系統(tǒng)。

（5）系統(tǒng)的安全可靠性好。系統(tǒng)除了提供每次退出系統(tǒng)時(shí)的自動(dòng)數(shù)據(jù)備份以外，還在系統(tǒng)維護(hù)模塊中提供用戶所需的軟、硬盤定期備份功能；另外，系統(tǒng)的權(quán)限及口令設(shè)置功能，限制了非法用戶進(jìn)入系統(tǒng)，使系統(tǒng)由專人專職負(fù)責(zé)，保護(hù)了系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。

（6）由于系統(tǒng)功能模塊的獨(dú)立性強(qiáng)，塊間耦合弱，因此系統(tǒng)結(jié)構(gòu)簡單，可維護(hù)性好；又由于系統(tǒng)開發(fā)工具Delphi技術(shù)的先進(jìn)性和強(qiáng)大功能，使系統(tǒng)的升級(jí)性好。

五、結(jié)束語

本教材管理系統(tǒng)所具有的方便、高效、安全、穩(wěn)定、易學(xué)易用等特點(diǎn)，在河南財(cái)經(jīng)學(xué)院教材科使用三年多來，反映良好。它不但大大減輕了管理人員的工作量和勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了工作效率，而且由于系統(tǒng)提供的教材需求和庫存信息及時(shí)準(zhǔn)確，使教材科管理工作的質(zhì)量明顯提高，得到有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和師生的好評(píng)。目前，河南財(cái)經(jīng)學(xué)院校園網(wǎng)正在建設(shè)之中，我們也正在積極準(zhǔn)備將系統(tǒng)升級(jí)為網(wǎng)絡(luò)版的教材管理系統(tǒng)以進(jìn)一步推進(jìn)高校信息化建設(shè)的進(jìn)程。

參考文獻(xiàn)：

[1]黃梯云.管理信息系統(tǒng).高等教育出版社，1999.

[2]陳廣宇.管理信息系統(tǒng)應(yīng)用與開發(fā).中國人民公安大學(xué)出版社，2000.

(作者單位：廣東外語藝術(shù)職業(yè)學(xué)院)