摘要：在社會(huì)事業(yè)日益發(fā)展的形勢(shì)下，檔案工作已經(jīng)成為各企事業(yè)單位的重要組成部分，它的進(jìn)步在一定程度上推動(dòng)并維護(hù)著各企事業(yè)單位的發(fā)展。本文通過對(duì)當(dāng)前檔案工作的分析，闡述了加強(qiáng)基層檔案管理工作的具體措施和方法。

關(guān)鍵詞：檔案管理；規(guī)范化；標(biāo)準(zhǔn)化

中圖分類號(hào)：C931.3 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A文章編號(hào)：1002—2589（2008）18—35—02

檔案是對(duì)過去工作和歷史情況的記錄，它可以為工作提供備查的依據(jù)。檔案是歷史的真憑實(shí)證，是第一手的參考材料。首先，它是在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的，而非后人編造的，這就客觀地紀(jì)錄了歷史情況，具有最可靠的憑證。其次，它保留著真切的歷史痕跡，如有些是當(dāng)事人的親筆手稿；有些還留有領(lǐng)導(dǎo)人或有關(guān)人員的親筆簽署或批示；有些材料是以照片、錄音帶、錄像帶的形式存在的，這些都是檔案具有憑據(jù)作用的證明。

檔案業(yè)務(wù)工作是檔案工作者圍繞檔案，利用科學(xué)的原則和方法管理檔案，為單位內(nèi)部和外部服務(wù)的工作，是一個(gè)單位整體工作的組成部分，是維護(hù)單位歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。雖然我們交通征稽單位成立時(shí)間不是很長(zhǎng)，但是隨著征稽事業(yè)的快速發(fā)展，各單位的檔案意識(shí)逐步提高，檔案管理水平也日趨成熟?？梢哉f，檔案信息作為一種人文資源，以其原始性、真實(shí)性、無可替代性的特點(diǎn)，在推動(dòng)交通征稽工作中正彰現(xiàn)其積極的促進(jìn)作用。

在日益發(fā)展的形勢(shì)下，在迅速發(fā)展的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中，檔案工作已成為各個(gè)企事業(yè)單位的重要組成部分，它在一定程度上推動(dòng)并維護(hù)著各企事業(yè)單位的發(fā)展。檔案管理的現(xiàn)代化突出表現(xiàn)在檔案的信息化建設(shè)方面，它是信息時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，走不以人的意志為轉(zhuǎn)移的。隨著資源系統(tǒng)局域網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，加強(qiáng)系統(tǒng)特別是基層檔案管理的現(xiàn)代化工作已迫在眉睫，此項(xiàng)工作的完成，將會(huì)把檔案載體從紙質(zhì)發(fā)展為全面錄入的電子文檔，為社會(huì)提供高效率的服務(wù)。那么，在基層單位檔案管理的基礎(chǔ)工作應(yīng)該做到以下四點(diǎn)。

一、提高檔案干部的整體素質(zhì)

在現(xiàn)今的形勢(shì)下，建立一支有專業(yè)知識(shí)、有文化素質(zhì)、政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、紀(jì)律嚴(yán)、作風(fēng)好的檔案干部隊(duì)伍是檔案管理工作的首要工作。

1.近幾年，專業(yè)檔案人員隊(duì)伍逐年壯大，大專以上的人數(shù)占有了一定的比例，大學(xué)本科畢業(yè)的人數(shù)也在逐年的增加，從中可以看出，檔案干部隊(duì)伍在文化知識(shí)的結(jié)構(gòu)上有了很大的提高，從而為檔案事業(yè)的發(fā)展注入了新的生機(jī)。

2.盡管檔案干部人員文化知識(shí)結(jié)構(gòu)上有了很大的變化，但是專業(yè)技術(shù)人員偏少，檔案的專業(yè)人員貧乏。各基層單位認(rèn)為檔案工作有人就能干好，對(duì)其重視程度不夠，往往是沒有穩(wěn)定的檔案人員，且更換頻繁。但是許多檔案工作，特別是基礎(chǔ)業(yè)務(wù)和規(guī)章制度的建設(shè)，要求檔案人員要有較長(zhǎng)的學(xué)習(xí)時(shí)間，積累經(jīng)驗(yàn)，才能逐漸適應(yīng)并逐步完善。這種頻繁調(diào)動(dòng)，無疑造成專業(yè)技術(shù)人員偏少，專業(yè)檔案人員貧乏，必然影響到檔案工作的連續(xù)性、完整性。因此，從維護(hù)檔案工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)利益考慮，加強(qiáng)檔案干部的思想政治工作，解決頻繁調(diào)動(dòng)的問題，建立健全必要的人員進(jìn)出管理制度，必將促進(jìn)檔案管理工作的持續(xù)和穩(wěn)定發(fā)展。

3.加強(qiáng)檔案人員的進(jìn)修學(xué)習(xí)工作。目前檔案部門知識(shí)老化，新技術(shù)知識(shí)貧乏，加強(qiáng)現(xiàn)有檔案人員的能力水平是提高現(xiàn)基層單位檔案管理水平的一項(xiàng)重要工作。為適應(yīng)崗位發(fā)展的需要，各基層單位應(yīng)多派檔案干部人員進(jìn)修學(xué)習(xí)，拓寬知識(shí)面，學(xué)習(xí)新技術(shù)，學(xué)習(xí)相關(guān)領(lǐng)域的知識(shí)，開闊視野，增長(zhǎng)技能，從而把本單位的檔案管理工作提高到一個(gè)新的水平，以適應(yīng)本單位的發(fā)展需要。

要提升基層檔案管理的層次，促進(jìn)檔案工作的現(xiàn)代化水平，提高基層檔案人員的素質(zhì)是一個(gè)很重要的因素。反過來說，有先進(jìn)的檔案軟硬件配套設(shè)施擺在這里，沒有內(nèi)行的人去經(jīng)營(yíng)、去管理，那等于竹籃打水一場(chǎng)空。為了適應(yīng)新形勢(shì)下檔案工作的需求，應(yīng)有計(jì)劃、有目的地調(diào)配或培養(yǎng)既懂檔案，又掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)的專職檔案管理人員。在今后的工作中，還要不斷地學(xué)習(xí)新知識(shí)、新技術(shù)，拓寬知識(shí)面，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，從而造就一批掌握現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的復(fù)合型檔案管理隊(duì)伍，只有這樣才能適應(yīng)檔案管理事業(yè)發(fā)展的需要，實(shí)現(xiàn)檔案工作的現(xiàn)代化和信息化。

二、檔案管理的基礎(chǔ)工作要規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化

檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要中間環(huán)節(jié)，在搞好硬件建設(shè)的同時(shí)，做好文書處理工作則是實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的重要基礎(chǔ)工作。日益豐富的工作實(shí)踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務(wù)，具有相對(duì)的獨(dú)立性，但文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿。所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關(guān)的工作環(huán)節(jié)。因此，我們要強(qiáng)化系統(tǒng)思維意識(shí)，樹立文書處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的入口關(guān)，做好實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)工作。

公文是檔案的前身，檔案由公文轉(zhuǎn)化而來?？梢哉f公文投改的怎樣，不僅僅決定公文本身的質(zhì)量，同時(shí)，也影響日后檔案的質(zhì)量，決定了檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的質(zhì)量問題。因此，我們?cè)诠闹瓢l(fā)中必須要注意解決好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化問題，為檔案工作實(shí)施規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理打下牢固的工作基礎(chǔ)。首先公文用紙質(zhì)量要好，幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一，規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，符合國(guó)家的有關(guān)規(guī)定。排版形式為橫拓，左側(cè)裝訂。其次，要注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權(quán)限，公文標(biāo)題是否準(zhǔn)確，主送單位和抄送單位是否準(zhǔn)確，落款是否與公文一致，有無日期等。最后，公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報(bào)表、簽字、批注等，都不應(yīng)使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明，有利于日后長(zhǎng)久保管利用。四是使用文種要合理，擬制格式要規(guī)范，行文不要濫用簡(jiǎn)稱和使用不規(guī)范的字，以利于日后標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化檢索手段的實(shí)

施應(yīng)用。

三、實(shí)施“以我為主”的立卷歸檔原則是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

相近公文的重復(fù)與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的最大問題。實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的根本目標(biāo)就是要實(shí)現(xiàn)檔案保管利用價(jià)值和案卷完整化、檢索利用便捷化?！耙晕覟橹鳌钡牧⒕須w檔工作則是解決問題、實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的關(guān)鍵性工作?！耙晕覟橹鳌钡牧⒕須w檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，這不僅是在我國(guó)文書立卷歸檔工作實(shí)踐中形成并堅(jiān)持下來的一條原則，而且還是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，乃至現(xiàn)代化的一個(gè)重要原則。它要求我們?cè)趯?shí)際工作中，在嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)務(wù)院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎(chǔ)上，要注意解決好三個(gè)問題：一是要準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時(shí)效性，完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔。否則，將會(huì)給檔案管理造成無序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點(diǎn)和進(jìn)行合理的立卷分工。要在“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護(hù)全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點(diǎn)，分清主次，把握全宗的入口關(guān)，使不該歸檔的文件不能混入，同時(shí)，又要注意防止應(yīng)歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一個(gè)卷內(nèi)，保持同一問題的完整性，并能夠反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價(jià)值的同時(shí)，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理奠定堅(jiān)實(shí)的工作基礎(chǔ)。

四、提高案卷質(zhì)量是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的可靠保證

不斷深化的工作實(shí)踐證明，案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價(jià)值的因素，而立卷方法問題與案卷裝訂質(zhì)量問題則可能是決定和影響檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化質(zhì)量的操作性因素。因此，在推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作進(jìn)程中，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好安排裝訂質(zhì)量問題，以有利于檔案規(guī)范化管理。同時(shí)，做好以上幾項(xiàng)工作外，還應(yīng)加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備以推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程，增加檔案管理人員的計(jì)算機(jī)水平。

綜合幾點(diǎn)，做好基層檔案管理工作對(duì)企事業(yè)單位的工作一定會(huì)起到推動(dòng)和維護(hù)工作。檔案管理作用，只有在領(lǐng)導(dǎo)重視與支持的前提下，在業(yè)務(wù)部門的指導(dǎo)下，通過檔案工作者的不懈努力，一定能時(shí)時(shí)有進(jìn)步，年年邁上新臺(tái)階。

（責(zé)任編輯/劉惠音）